Documentul descrie funcțiile și structura documentelor de evidență operativă, incluzând documente justificative, registre contabile și documente de sinteză. Acesta detaliază clasificarea documentelor pe baza naturii operațiilor, locului întocmirii și regimului de utilizare, precum și norme de întocmire și corectare a acestora. De asemenea, documentul explică procesul de întocmire și utilizare a facturilor și notelor de plată în cadrul activităților economice.

1. DOCUMENTELE DE
EVIDENŢĂ OPERATIVĂ
RB

2. 1. NOŢIUNI GENERALE
Documentele îndeplinesc următoarele
funcţii: justificativă, informativă, de control
şi juridică.
În funcţie de modul de întocmire,
conţinutul şi rolul lor, documentele
contabile se grupează astfel:
 documente de evidenţă (justificative):
factura, chitanţa, bon de consum etc.
 registre contabile: registru- jurnal, nota de
contabilitate, fişa de cont etc.
 documente de sinteză: balanţa conturilor,
bilanţul contabil, contul de rezultate etc.

3. 2 STRUCTURA DOCUMENTELOR
DE EVIDENŢĂ
Documentele justificative trebuie să cuprindă
următoarele elemente principale:
 denumirea documentului ( factură, chitanţă, bon
de consum);
 denumirea şi sediul unităţii care a întocmit
documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii lui;
 părţile participante la efectuarea operaţiei
economice (când este cazul);
 descrierea operaţiei consemnate în document;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiei
economice;
 numele şi semnăturile persoanelor participante;

4. 3 CLASIFICAREA
DOCUMENTELOR DE EVIDENŢĂ
1. După natura operaţiilor la care se referă:
 documente de dispoziţie - care cuprind ordinul de executare a
unei operaţii (ordinul de plată);
 documente de execuţie - consemnează operaţii economice
efectuate (factura, chitanţa);
 documente combinate (mixte) - cuprind atât ordinul de
executare a unei operaţii, cât şi confirmarea efectuării ei (bonul
de consum);
2. După locul întocmirii:
 documente interne – circulă doar în interiorul unităţii
economice;
 documente externe – circulă la terţi sau sunt întocmite de către
terţi;
3. După regimul de tipărire şi utilizare:
 documente cu regim special - pentru care sunt stabilite reguli
stricte de tipărire, numerotare, întocmire, păstrare (chitanţa,
factura, cecul, avizele de însoţire, foi de parcurs, efecte de
comerţ);
 documente cu regim uzual: bon de consum etc.

5. 4. După sfera de aplicare:
 documente generale sau comune – care sunt utilizate de către toate
unităţile (facturi, chitanţe);
 documente specifice – utilizate pentru operaţii specifice anumitor ramuri de
activitate;
5. După forma de prezentare:
 documente tipizate – care se întocmesc pe formulare-tip (facturi, chitanţe);
 documente netipizate – care se întocmesc pe formulare specifice unor
ramuri sau se improvizează în funcţie de necesităţi;
4 NORME DE ÎNTOCMIRE ŞI CORECTARE
Completarea documentelor se poate face manual (cu cerneală sau cu
pastă de pix) sau cu mijloace tehnice (cu maşini de scris sau cu ajutorul
tehnicii de calcul).
În documentele contabile nu sunt admise ştersături, răzături sau
lăsarea de spaţii libere .
Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot fi corectate
numai cu respectarea anumitor reguli:
 tăierea cu o linie orizontală a textului sau sumei eronate şi scrierea alături
sau deasupra a textului sau sumei corecte;
 confirmarea corecturii prin semnătura persoanei care a întocmit documentul,
menţionându-se şi data corectării;
 documentele cu regim special întocmite greşit se anulează prin tăierea cu o
linie în diagonală pe care se scrie cuvântul “ANULAT”, păstrându-se în
continuare în carnetele respective, fără a se detaşa;

6. FACTURA
Se întocmeşte manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în 3
exemplare, la livrarea produselor, lucrărilor şi serviciilor, de către
compartimentul de desfacere, pe baza dispoziţiei de livrare, a avizului de
însoţire a mărfii, sau altor documente. Factura se întocmeşte de către
plătitorii de TVA, si de către unităţile neplătitoare de TVA.
Factura serveşte ca:
 Document pe baza căruia se decontează produsele, lucrările şi serviciile
prestate;
 Document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
 Document de încărcare în gestiunea primitorului;
 Document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi
cumpărătorului;
NOTA DE PLATA
Incasarea banilor pentru marfurile vandute se face pe baza Notei de
plata intocmita in doua exemplare, din care unul se da clientului, iar
celalalt ramane la ospatar.
Incasarea se poate face nu numai in numerar, ci si prin virament, pe
baza filelor de CEC din carnete cu limita de suma, sau in cont, prin
receptia hotelurilor.
La sfarsitul programului, fiecare ospatar centralizeaza datele din
Bonurile de marcaj si Notele de plata in Borderoul de incasari si plati,
cu defalcarea desfacerii pe sectii(pentru descarcarea gestiunii acestora)
sip e modalitati de incasare a banilor.
In cazul vanzarii cu incasare in numerar, acesta se depune la caseria
centrala a societatii pe baza Monetarului.