Руководитель проекта внедрения от компании Avis Expert рассказала об особенностях организации и результатах внедрения электронного финансового архива на базе DIRECTUM в крупнейшей сети гипермаркетов по продаже товаров для ремонта и строительства. Все доклады с конференции Открытые дни DIRECTUM 2014 http://days.directum.ru/

1. Открытые дни
DIRECTUM
Организация электронного финансового архива в
ритейле. Опыт Леруа Мерлен.
Екатерина Илюшина
Руководитель проектов
Avis Expert

2. О клиенте
Крупнейший DIY (Do-IT-Yourself)-
ритейлер России

3. О клиенте
325 гипермаркетов по всему миру

4. О клиенте
30 гипермаркетов
в 16 городах России

5. О клиенте
2 000 поставщиков

6. Ситуация
«Обычно обработка входящих финансовых документов, их
архивирование и последующая систематизация проводилась вручную.
Это привело к тому, что:
(а) процесс подготовки к налоговым проверкам и аудитам стал
длительным и трудоемким,
(б) документы терялись,
(в) обмен информацией между заинтересованными сотрудниками
затягивался,
(г) регламенты бизнес-процедур не соблюдались,
(д) а схема доступа к документам была сложна и непонятна»
Айрат Габидуллин, руководитель организационных проектов
«Леруа Мерлен»

7. Решение
• Необходим электронный архив
входящей финансовой
документации
• Партнер по внедрению Avis Expert,
г. Санкт-Петербург

8. Решение
Потоковый ввод
и распознавание
Хранение и поиск Источник данных

9. Цели внедрения
Обеспечение быстрого доступа сотрудников компании
к электронным копиям документов
Уменьшение трудозатрат на подготовку выборок электронных
копий документов для проверяющих организаций
Систематизация хранения электронных документов

10. Автоматизируемые
процессы
Потоковый ввод
и обработка
входящих документов
сотрудниками
центрального офиса,
Поиск финансовых
документов
пользователями
архива
Виды документов
• счет-фактура,
• товарная накладная
• акт передачи прав
• справка о стоимости выполненных
работ и затрат,
• УПД,
• ГТД,
• бланк приемки

11. Как обрабатываются?

12. Как обрабатываются?

13. Как обрабатываются?

14. Форма поиска

15. Особенности проекта
•Глобальный OeBS с удаленной командой поддержки

16. Особенности проекта
Использование сериализации штрихкодов по виду
Счет-фактура – F
Товарная накладная – N
Акт – A

17. Особенности проекта
Проработка максимального количества исключительных
событий
•Штрихкод не был распознан при сканировании
•Отсканирован штрихкод поставщика
•Наклеен штрихкод другого вида и т.д.

18. Особенности проекта
Обработка входящих документов началась до завершения
разработки решения
Предварительный этап:
•Определение формата штрихкода
•Запуск печати бобин со штрихкодами
•Добавление в OeBS поля для считывания штрихкода
•Краткие инструкции для ответственных лиц

19. Особенности проекта
Высокий уровень вовлеченности руководителя проекта
со стороны Заказчика
Универсальное решение

20. Результаты
«Благодаря внедренному электронному архиву
(а) значительно сократилось время, затрачиваемое специалистами на
поиск и работу с документами.
(б) все отделы, задействованные в процессе организации финансового
документооборота, получили удобный инструмент систематизации,
хранения, отслеживания и управления документами»
Айрат Габидуллин, руководитель организационных проектов
«Леруа Мерлен»

21. В цифрах
Длительность проекта – 4 месяца
Команда проекта – 8 человек

22. В цифрах
30 000 входящих документов в месяц
Новый электронный архив содержит данные с 5 тонн бумаги

23. В цифрах
330 пользователей в системе
Время обучения работе сотрудника в новой системе – 3 часа
Сокращение времени доступа к документу до нескольких секунд

24. Перспективы
2014 г.:
• Завершение распространения решения на гипермаркет в г. Красногорск
(Московская область)
2015 г.:
• 35 гипермаркетов Леруа Мерлен будут работать в системе
• Внедрение решения «Управления договорными документами»

25. Вопросы
Илюшина Екатерина, руководитель проектов Avis Expert
+7 (812) 332-92-36