Существенное влияние на финансовые показатели организации оказывает грамотность построения закупочной деятельности. ECM-система, как центр взаимодействия сотрудников и процессов предприятия, позволяет объединить разрозненные операции в единый сквозной процесс управления закупками: связать подготовку и согласование конкурсной документации, планирование закупок, сбор и согласование заявок и т.д. В рамках вебинара эксперты DIRECTUM разобрали вопросы законодательства и рассказали, как с помощью ECM-системы оптимизировать важные этапы закупочной процедуры.

2. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ
(ред. от 13.07.2015) «О контрактной системе
в сфере закупок товаров, работ, услуг для
обеспечения государственных и муниципальных
нужд»
Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ
(ред. от 29.06.2015) «О закупках товаров, работ,
услуг отдельными видами юридических лиц»

3. Закупочная деятельность
Планирование закупки
Инициация закупки, тендерная документация
Проведение закупочной процедуры
Заключение договора
Контроль исполнения условий договора

4. Публикации на портале

5. Планирование закупки
Формирование и согласование заявок
Составление и согласование план-графика
Составление и утверждение плана закупок
Публикация плана закупок и план-графика
на портале закупок
Положение о закупке
План-график
План закупок

6. ECM: Планирование закупки
Шаблон заявок
Реестры заявок
Согласование
заявок
Публикация на портал:
плана закупки,
плана графика,
положения о закупке
План закупок

7. 3 421
Инициация, тендерная
документация
Подготовка к проведению закупки
комиссия
внутренний приказ
закупочная документация
Регистрация закупки на портале
Отслеживание сроков проведения закупки
Стоимость Документы Люди Сроки

8. ECM: Инициация, тендерная
документация
Приказ
Рабочая группа
Согласование
Оповещения
и напоминания
о сроках и этапах
проведения
закупки
Оповещения
и напоминания
о необходимости
инициации
закупки
Публикация на портал:
конкурсной документации,
извещения, проекта
контракта, тех. документации
Публикация

9. Закупочная процедура
Сбор и регистрация предложений участников
Формирование протокола о вскрытии/рассмотрении
заявок
Подведение итогов/определение победителя
* отмена закупки
* подано одно предложение, закупка у единственного
поставщика
Публикация итогов на портале
Комиссия
(50 %)
Публикация
на портал
Архив
протоколов

10. ECM: Закупочная процедура
Получение
и регистрация
документации
Заседание
комиссии,
подведение
итогов
Протокол
Участники
Оповещения
и напоминания
о сроках и этапах
проведения
закупки
Публикация

11. Заключение договора
и контроль исполнения условий
Согласование договора.
Утверждение и подписание обеими сторонами
Публикация договора на портале
Ведение реестра договоров
Ведение отчетности о исполнении договора
Practicum DIRECTUM:
полный цикл управления договорами

12. Исполнение,
оповещение
о закрытии,
отчетность
Согласование
с победителем
ECM: Заключение договора
и контроль исполнения условий
Протокол Оповещения
о заключении
договора
Заключение
договора
Публикация
Сдача
в архив
Публикация

13. Закупочная деятельность
Планирование закупки
Инициация закупки, тендерная документация
Проведение закупочной процедуры
Заключение договора
Контроль исполнения условий договора

14. Результаты опроса DIRECTUM:
какие процессы нужно автоматизировать в
первую очередь
Планирование закупок
Подготовка плана-графика и плана закупок
Согласование заявок на включение в план закупок
Подготовка к проведению закупки
Регистрация в системе информации о закупке
на основании извещения, конкурсной документации
Заключение договора
Ведение реестра договоров
Проведение закупочной процедуры
1
2
3
4

15. Схема процесса
Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Управление
договорами
Заявка
на проект
договора
Согласование
проекта
договора
Подписание,
отслеживание
исполнения
Схема процесса
Практика внедрения

16. Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Формирование запросов на действия с планом закупок

17. Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Формирование запросов на действия с планом закупок
Общая
О закупке
О договоре

18. Согласование проекта плана закупок в головной организации
Реестр заявок по плану закупки
по форме головной организации
Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки

19. Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Включение утвержденных запросов в план закупок

20. Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Включение утвержденных запросов в план закупок
Управление
договорами
Заявка
на проект
договора
Согласование
проекта
договора
Подписание,
отслеживание
исполнения

21. Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Оформление и согласование запроса на закупку

22. Управление
договорами
Заявка
на проект
договора
Согласование
проекта
договора
Подписание,
отслеживание
исполнения
Согласование и подписание договора с победителем
и контроль исполнения договорных обязательств

23. Схема процесса
Управление
закупками
Потребности
подразделений
Согласование
запроса на
план закупок
Согласование
с головной
организацией
Включение
в план
закупок
Согласование
запроса
на закупку
Проведение
закупки
Управление
договорами
Заявка
на проект
договора
Согласование
проекта
договора
Подписание,
отслеживание
исполнения
Схема процесса

24. Результаты проекта
Планирование закупок
Подготовка к проведению закупки
Проведение закупочной процедуры
Заключение договора
1
2
3
4
Были автоматизированы этапы:

25. Развитие
01.01.2016г.
Постановления Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 552;
№ 553; № 554; № 555; Постановление Правительства РФ от
21 ноября 2013 г. № 1043
Правила формирования, утверждения и ведения плана закупок и план-
графика.
Требования к форме плана закупок и план-графика
Форма плана закупок и план-графика
Правила и форма обоснование закупок товаров, работ и услуг
В ЕИС должна будет размещаться информация о ценах,
которые складываются на товарных рынках
01.01.2017г.
Реализована возможность общественного обсуждения
закупки