Presentatie over massa digitalisering en kwaliteitswaarborging

1. Geïndustrialiseerde digitalisering
Kwaliteitswaarborging in massadigitaliseringsprojecten

2. Digitalisering Stadsarchief
2003 15.000 scans per jaar
Beeldmateriaal
Hoge kwaliteit
2007 15.000 scans per week
Digitaliseren op verzoek
Gestandaardiseerd proces
2017 15.000 scans per dag
Geïndustrialiseerde digitalisering

5. “Maar dat is toch onbegonnen werk”
“Nou, daar werk ik graag een paar uurtjes voor over meneer
van Ooijen”

6. De kwaliteit van het eindproduct wordt bepaald
door de kwaliteit van het proces
Focus op het proces en niet (alleen) op het eindproduct
Focus op het werkproces en niet (alleen) op de scans

8. Geïndustrialiseerd
Grootschalig
Continue productie
Gestandaardiseerd
Schaalbaar
Nodig
Gestandaardiseerd werkproces
Alles wat geautomatiseerd kan worden automatiseren
Een nuchtere kijk op kwaliteitsbeheersing

9. Doel
Een stabiel proces
De uitkomst wordt voorspelbaar

10. Vier eisen
1. Geen verlies of (nieuwe) schade aan originelen
2. De reproducties bevatten alle betekenisvolle informatie
3. Alle informatie is gedigitaliseerd, in de originele volgorde
4. De reproducties zijn gekoppeld aan de juiste metadata

12. De kwaliteitsmedewerker van het Stadsarchief is geen image
specialist, maar iemand die snapt hoe het proces in elkaar
steekt en de afhankelijkheden doorgrond
Bij constatering van een fout wordt eerst onderzocht wat de
oorzaak is, wat de impact is en hoe groot de kans op
herhaling is. Daarna wordt besloten om wel
of niet over te gaan tot actie

13. Vier meetmethoden
1. Auditing en evaluatie van het proces
2. Geautomatiseerde controle op scans
3. Beoordeling van productie rapportages
4. Steekproeven

14. Auditing en evaluatie van het proces
Aanbestedingstraject en plan van aanpak
Transparantie
Periodieke evaluatie

15. Geautomatiseerde controles
Op scans
Bij constatering fout wordt de order verwijderd
En opnieuw geleverd

16. Productie rapportages
Krachtige manier om overzicht te krijgen op uitvoering
Live of na uitvoering taken
Zowel eigen proces als leverancier

20. Steekproeven
Scans: volledigheid, volgorde, croppen
Originelen via schade inventarisatie
Toepassing van QAL principes

22. Digitalisering notarieel archief
3,5 kilometer
760 kasten
3.000 dikker dan 15 cm
3600 planken
30.000 protocollen
20 miljoen scans
Doorlooptijd 5 jaar: 15.000 scans per dag

23. Stand van zaken
Gestart begin 2016
Implementatie nieuwe werkwijze
Aantal scans
Rustige opstart, daarna opschaling
1e project wordt dit jaar afgerond
(25.000 per week)

24. Vragen?
Bedankt!

34. Meest kwetsbare onderdeel
volledigheid