Presentatie op mini symposium Koning of Bedelaar over impact van digitalisering op de informatiehuishouding van archiefdiensten, Amsterdam, 6 feb 2012. Marc Holtman

1. Computer says no De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

2. Computer says no ? De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

3. D i g i t a l i s e r i n g

6. ? D i g i t a l i s e r i n g ?

7. “ Weet jij hoe dit zit, en kun je er voor zorgen dat het stuk retour komt?” Computer says no

9. Computer says no

11. Computer says no De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

12. Computer says no yes De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

13. Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

14. Missie Een missie geeft richting stelt een kader voor alle onderliggende niveaus Voorbeelden Het Stadsarchief Amsterdam ontsluit zijn archieven en collecties uitsluitend , maar dan wel volledig en uniform , op vijf hoofdkenmerken en twee contextgegevens , zodat zijn archieven en collecties op deze vijf kenmerken en twee contextgegevens volledig toegankelijk zijn voor gebruikers Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Easy Jet: iedereen laten vliegen We want to use the internet to facilitate historical research; Everybody should be able to use all archival collections at home 24 / 7 Een missie geeft aan waar je voor staat Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

15. Beleid en uitgangspunten Voorbeeld bij missie digitalisering Grootschalig Gestroomlijnd werkproces Projectmatige aanpak Leverancier onafhankelijk Gebruiker stelt prioriteiten Lage kosten voor gebruiker Korte levertijd voor gebruiker Kwaliteitsnorm is afgestemd op doel digitalisering (raadplegen documenten) Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Er moet een inventaris zijn Alle objecttypen Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

16. Processen Processen uitschrijven Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Geeft grip op de zaak Maakt afhankelijkheden zichtbaar Het plaatje moet kloppen Vertaling abstracte zaken naar eigen werkelijkheid Kan confronterend zijn (spaghetti plaatjes zijn geen goed teken) Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

17. Processen Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 He? Ah ! Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

18. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

19. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

20. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

21. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

22. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

23. Functionaliteit Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koppelt processen aan applicaties Ter ondersteuning van uitvoering processen Niet andersom! Breng voor bouw applicaties gewenste functionaliteit in kaart Missie Beleid en uitgangspunten Processen Functionaliteit Applicaties Metadata en data

24. ? D i g i t a l i s e r i n g ?

25. Workflowmanagement D i g i t a l i s e r i n g Geaumatiseerde koppeling en registratie bestanden

26. Voorbeeld scenario scans registreren in beheeromgeving Selectiebestand Beheersysteem Eerste 6#: ordernr Laatste 6#: serienr Orderbon Bestandsnaam Scannen A20758000001 A20758000002 A20758000003 Bereik A20758000001 – A20758999999 Archief 195 Inv nr 836 Order: A20758 A20758000004 A20758000005 Scan rapport A20758000001 A20758000002 A20758000003 A20758000004 A20758000005 12 tekens Registratie bestandsnamen Import Scripting Scripting Scripting Scripting Scripting Scripting

27. Architectuur: Aanpasbaar Uitbreidbaar Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

28. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Inbesteden Uitbesteden Geen zwart-wit verhaal! Investeer in kennis, zodanig dat je een volwaardig gesprekspartner bent Weet wat je wil

29. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

30. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Kiss Keep It Simple, Stupid Eenvoud is een voorwaarde voor betrouwbaarheid (Edsger Dijkstra)

31. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Voorbeeld

32. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Maak keuzes met beleid, niet omdat iedereen het doet Houd altijd je eigen missie voor ogen

33. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Voorbeeld: keuze opslagformaten scans Filesize Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 % TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100% JPEG Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34% Qua (ps) 10 Lossy 300 dpi 24 bits 2,1 Mb 1,1 Tb 10% Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1% Qua (ps) 10 Lossy 400 dpi 24 bits 3,3 Mb 1,6 Tb 15% JPEG2000 Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55% Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%

34. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Voorbeeld: keuze opslagformaten scans Filesize Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 % TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100% JPEG Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34% Qua (ps) 10 Lossy 300 dpi 24 bits 2,1 Mb 1,1 Tb 10% Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1% Qua (ps) 10 Lossy 400 dpi 24 bits 3,3 Mb 1,6 Tb 15% JPEG2000 Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55% Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%

35. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Voorbeeld: keuze opslagformaten scans Size does matter! Filesize Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 % TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100% JPEG Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34% Qua (ps) 10 Lossy 300 dpi 24 bits 2,1 Mb 1,1 Tb 10% Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1% Qua (ps) 10 Lossy 400 dpi 24 bits 3,3 Mb 1,6 Tb 15% JPEG2000 Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55% Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%

36. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Big Think Act small

37. Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

38. Computer says yes De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012 Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012