1. Door Andrea Jansen
Plukken van de
Golden Apple Tree
Category management staat bekend als hét middel om kosten te besparen,
risico’s te verlagen en toegevoegde waarde van leveranciers te verhogen.
Dankzij een handige toolkit kunnen die vruchten ook geplukt worden.
V
ier NEVI-3-studenten ont- Excellence programma van de NEVI. Het Aan de hand van een korte vragenlijst kan
wikkelden, ondersteund model werd getoetst door een groep van bepaald worden waar de organisatie staat op
door professor Frank experts bestaande uit Ton Geurts (cpo Ak- het gebied van CM en wat gedaan kan wor-
Rozemeijer, een prakti- zoNobel), Jan Jongsma (cpo FrieslandCam- den om het resultaat en de duurzaamheid te
sche toolkit waarmee elke pina) en Johan Zandstra (inkoopdirecteur verbeteren.”
organisatie zelf kan beoordelen hoe effectief KLM), die unaniem enthousiast waren over De CM Improvement Indicator heeft vier
haar category management (=CM) is. En de bruikbaarheid ervan. kwadranten. In het kwadrant Sleeping
wat minstens zo belangrijk is: hoe duurzaam Vooral de enquête leverde opzienbarende Beauty moet een organisatie werken aan de
dit effect is. Category management wordt resultaten op, vindt medestudent Marcel resultaten én de verankering. In het Laby-
hierbij gedefinieerd als een organisatiebreed Koops, sectormanager strategische inkoop rinth loopt de organisatie vast in procedures
proces, waarbij het totale inkoopvolume in bij de Sint Maartenskliniek. “Duidelijk en richtlijnen, zonder dat dit voldoende re-
categorieën wordt verdeeld en waarbij per werd dat category management nog steeds sultaat oplevert. In Fireworks wordt winst
categorie in lijn met de organisatiedoelstel- gezien wordt als het beste middel om de in- behaald, maar die is tijdelijk. Tijdelijke
lingen een sourcing-tactiek wordt opgesteld koopkosten te beheersen. Daarnaast bleek winst omzetten in een duurzaam resultaat
waarvan de uitvoering wordt gestuurd met dat het heel belangrijk is dat het meetbare kan, maar dan moet wel geïnvesteerd wor-
behulp van management control. resultaten oplevert, maar ook dat het duur- den in de verankering van CM in de organi-
“We wilden een toolkit ontwikkelen waar- zaam verankerd is in de organisatie. Die satie. Als dat eenmaal is gebeurd, kan lang-
mee een inkoopafdeling zelf aan de slag verankering zit eigenlijk al ingesloten in de durig worden geplukt van de Golden Apple
kan”, vertelt NEVI-3-student Xandra van basisprincipes van category management. Tree, de nummer vier.
Lipzig, teamleider inkoop van Gemeente Het moet een prioriteit zijn van de top. Een “Kijk, het is geen exacte wetenschap”, legt
Apeldoorn. “Blijkt dat category manage- ‘manier van leven’. En juist dat aspect ont- Jan van Goor, hoofd inkoop & logistiek
ment in de organisatie nog niet zo goed breekt meestal.” uit. “Met onze korte vragenlijst kan wel
werkt als je wel zou willen, dan geeft de CM een diepgaande interne discussie gevoerd
Toolkit1 je praktische handvatten om dit te Vijf stappen worden over category management. De vra-
verbeteren. Of je nu werkt bij de overheid, Die twee belangrijkste factoren voor lang- genlijst helpt daarom niet alleen om te kij-
semi-overheid of het bedrijfsleven, de CM durig succes van category management, re- ken waar de organisatie zich bevindt in de
Toolkit is altijd bruikbaar.” sultaat en verankering, vormen de basis van CM Improvement Indicator, hij geeft ook
Het model is ontstaan uit literatuuronder- de CM Improvement Indicator, het belang- aan waar verbeterpunten liggen én hij helpt
zoek, interviews met adviesbureaus en een rijkste onderdeel van de CM Toolkit. je te beoordelen of het voor de organisatie
uitgebreide enquête onder bedrijven die NEVI-3-student Marc Klaassen, purchase haalbaar is om van de Golden Apple Tree
hebben deelgenomen aan het Purchasing manager bij Recticel: “De CM Improve- te plukken. Misschien is Fireworks voor
ment Indicator laat in vijf stappen duidelijk sommige organisaties wel een heel logische
1 Voor de CM Toolkit, de CM Improvement zien waar een organisatie winst kan behalen keuze in deze tijd van economische terug-
Indicator en de CM Scoretabel geldt copyright. op het gebied van category management. gang.” 
maart 2010 27

2. Stellingen Verankering CM Score Stap 1: De vragenlijst
1. CM is een wezenlijk onderdeel van de organisatiestrategie De vragenlijst, oftewel de CM Scoretabel
2. Het informatiesysteem genereert periodiek de resultaten van CM voor het (links), bestaat uit tien stellingen: vijf over
management het resultaat en vijf over verankering van
3. CM is een integraal onderdeel van de inkoopfunctie category management in de organisatie. De
4. De CM-teamleden beschikken over de juiste kennis en vaardigheden scoretabel kan ingevuld worden door men-
5. Binnen de organisatie wordt gebruikgemaakt van een uniform CM-proces sen uit verschillende lagen van de organisa-
tie en zeker ook door het topmanagement.
Totaal
De lijst kan ingevuld worden voor de gehele
organisatie, maar ook voor één categorie.
Stellingen Resultaat CM Score Op beide assen van het model, resultaat en
1. Het topmanagement en belangrijke stakeholders ondersteunen CM verankering, kan maximaal 25 punten ge-
scoord worden. Deze score bepaalt de plaats
2. Doelen ten aanzien van CM worden gehaald of overtroffen
in het model. Een score op beide assen van
3. Door CM zijn betere en intensievere relaties met onze leveranciers ontstaan
20 of meer levert een plek in de Golden
4. CM heeft veel kwaliteitsverhoging en/of innovaties opgeleverd Apple Tree. De scores laten zien op welk
5. CM heeft een veel betere risicobeheersing opgeleverd gebied verbeteringen doorgevoerd moeten
Totaal worden om dichter bij de Golden Apple
Tree te komen en vormen de basis voor de
interne discussie.
Score Betekenis
1 Geheel onjuist Stap 2: Waar staat de organisatie?
De CM Improvement Indicator (links-
2 Enigszins onjuist
onder) heeft vier kwadranten. De Golden
3 Niet juist/niet onjuist (neutraal)
Apple Tree is het summum van category
4 Enigszins juist management: het levert de beste resultaten
5 Geheel juist op en deze zijn ook nog eens duurzaam ver-
ankerd in de organisatie. Het is echter waar-
schijnlijker dat de organisatie zich in één
Hoog van de drie andere kwadranten bevindt.
Stap 3: Focus op doel
De Golden Apple Tree is het kwadrant dat
C D
het meeste en meest duurzame resultaat op-
levert. Organisaties die kunnen plukken van
Fireworks Golden Apple Tree
de Golden Apple Tree scoren hoog op zowel
Hoog resultaat Hoog resultaat resultaat als verankering in de organisatie.
Lage verankering Hoge verankering Voordat een jonge appelboom veel mooie
Kortstondig succes Langdurig succes
Resultaat van CM
appels draagt, zijn er jaren van goede ver-
zorging en voldoende voeding. Organisaties
die kunnen plukken van de Golden Apple
Tree werken dan ook al jaren hard om dit
A B resultaat te bereiken. Belangrijker nog: zij
moeten blijven investeren om de boom
Sleeping Beauty Labyrinth sterk te houden en de oogst steeds maar
weer te laten groeien. In deze organisaties is
Laag resultaat Laag resultaat
Lage verankering Hoge verankering category management volledig ingebed en
Kansen op verbetering Verbetering stagneert geaccepteerd.
De relatie met leveranciers is in dit kwa-
drant wezenlijk anders dan in de andere
Laag Hoog kwadranten. Er wordt gestreefd naar een
Verankering van CM win-winsituatie voor beide partijen. De
leverancier wordt doorlopend uitgedaagd
De CM Improvement Indicator
om te zoeken naar oplossingen die toege-
voegde waarde creëren en risico’s verkleinen.
28 maart 2010

3. De Golden Apple Tree is
het summum van category
management
Innovatie staat centraal. De meeste organi- de korte termijn en verankering is duidelijk juist gepasseerd. Met concrete stappen kan
saties die category management gebruiken, van minder belang. Er wordt daarom ook elke organisatie de status van Golden Ap-
streven naar de Golden Apple Tree. weinig tijd ‘verspild’ aan het vastleggen van ple Tree bereiken. Er zal dan wel gewerkt
processen, procedures en het inrichten van moeten worden aan het commitment van
Stap 4: Op weg naar de Golden controlesystemen. Soms wordt een inkoop- zowel de organisatie als de leveranciers. Ook
Apple Tree adviesbureau ingeschakeld om de klus te ondersteuning door het topmanagement is
Als gezegd mag de Golden Apple Tree dan klaren. Fireworks kan een bewuste strategie belangrijk.
wel het doel zijn van veel organisaties, de zijn om resultaten snel te verbeteren. De organisatie moet haar tegenstanders
meeste ondernemingen bevinden zich in kennen en op zoek gaan naar de voordelen
een van de andere drie kwadranten: Slee- Van Fireworks groeien richting Golden Ap- die category management kan bieden. Ken-
ping Beauty, Labyrinth en Fireworks. Dit pel Tree, moet CM beter verankerd raken in nisvoorsprong is belangrijk en de organisa-
geldt zelfs voor de meeste bedrijven uit de organisatie. Zowel intern als extern (denk tie moet tegelijkertijd werken aan intensieve
het Purchasing Excellence Programma van aan leveranciers) zal energie moeten worden relaties met leveranciers. En last but not least:
NEVI. gestoken in de relaties op de langere termijn. niet opgeven! De organisatie moet zorgen
De volgende stappen helpen om dichter bij voor resultaten en die resultaten moeten
Sleeping Beauty de gouden appels te komen: zichtbaar worden gemaakt.
Is de organisatie een Sleeping Beauty, dan
is category management nog niet of nauwe- Maak CM onderdeel van de organisatie- Stap 5: Blijf plukken
lijks ontwikkeld. Er zijn veel kansen op ver- strategie en de inkoopfunctie; Is de Golden Apple Tree gecreëerd, dan is
beteringen, maar daarvoor zal de organisatie ● tel categorieteams samen en leg bevoegd-
S
dat zeker geen garantie dat er altijd van ge-
wakker geschud moeten worden. Allereerst heden en verantwoordelijkheden vast; plukt kan blijven worden. Er kunnen veel
zal het topmanagement de nut en noodzaak ● Zet een commissie op die de plannen oorzaken zijn voor het terugvallen naar één
van category management moeten inzien. goedkeurt en de voortgang in de gaten van de andere kwadranten. Te denken valt
Dit kan vanuit de inkoopafdeling, maar houdt; aan een economische crisis, een reorganisa-
meestal bepalen andere factoren de agenda ● icht informatiesystemen in om CM te
R
tie of een fusie. Soms maakt de organisatie
van de top, zoals economische teruggang, ondersteunen en te monitoren; een weloverwogen keuze om te kiezen voor
toenemende concurrentie en teruglopende ● Zorg dat de medewerkers van de catego- kortstondig vuurwerk, omdat succes op de
resultaten. rieteams voldoende kennis en vaardig- korte termijn van levensbelang is voor de
heden hebben. organisatie op langere termijn. De lange-
Fireworks termijnvisie moet echter wel altijd gericht
Zit de organisatie in het Fireworks-kwa- Labyrinth blijven op de Golden Apple Tree. De kans
drant, dan is het topmanagement juist wél De organisatie zit opgesloten in een doolhof, dat de organisatie dan terugvalt naar het
doordrongen van het nut van category ma- er is veel tijd en energie geïnvesteerd in de kwadrant Labyrinth of de Sleeping Beauty,
nagement. Sterker nog: de organisatie stelt verankering van CM, maar resultaat blijft is in zo’n geval klein. £
zichzelf hoge besparingsdoelen om resulta- uit. De oorzaak is vaak te vinden in te wei-
ten te verbeteren en het topmanagement ziet nig inspanning van het management. Ma- Andrea Jansen is zelfstandig
CM als het belangrijkste middel om hier- nagers zien het nut van CM niet in, voelen communicatieadviseur en eigenaar van
voor te zorgen. Het gaat om het resultaat op zich niet verantwoordelijk, of voelen zich JansenCom.
maart 2010 29