Op 16 februari 2011 vond in Maarssen de tweede Dag van de Ambtenaar 2.0 plaats. Dit is de presentatie die we hebben gebruikt tijdens de workshop "Tijd- en Plaatsonafhankelijk Werken: Gemakkelijker Gezegd dan Gedaan". Meer informatie kunt u vinden op www.futureworkspaces.nl.

1. Workshop
Tijd- en Plaatsonafhankelijk Werken
Gemakkelijker gezegd dan gedaan
Ruud.Janssen@novay.nl

2. aanleiding voor deze workshop
• project: Het Nieuwe Werken bij de Rijksoverheid: Ervaringen uit de Praktijk
(januari 2010 – februari 2011)
• opdrachtgever: Dorinda Hovestadt
(lid Directieteam Organisatie- en Personeelsbeleid Rijk)
• wat kunnen we leren van de initiatieven en pilots met HNW bij de Rijksoverheid?
• wat werkt wel en wat werkt niet om de Rijksoverheid “slimmer” te laten werken?

3. aanleiding voor deze workshop
• fase 1: “landkaart” van HNW-pilots
• fase 2: verdiepend onderzoek
• Yammer
• tijd- en plaatsonafhankelijk werken
• leidinggeven door middenmanagement
• BZK zal nader communiceren over de specifieke projectresultaten

4. de uitdagingen van
tijd- en plaatsonafhankelijk werken
het is gemakkelijker gezegd dan gedaan:
• welke vaardigheden moeten mensen ontwikkelen om
thuis, onderweg, of in een flexkantoor effectief te kunnen
werken?
• hoe maak je tijd- en plaatsonafhankelijk werken binnen
een afdeling uitvoerbaar? wat moet er dan anders, en
hoe?
• hoe kun je als individu en als afdeling daadwerkelijk de
vruchten plukken van deze manier van werken?

5. een groeipad voor tijd- en
plaatsonafhankelijk werken toekomstgerichter
fase 4: professionalisering van secundaire processen innovatiever
→ aandacht voor samenwerken (activiteitsgebaseerde werkplekken op
kantoor, virtuele samenwerkruimtes) deskundiger
→ aandacht voor kennisdelen en teamcohesie (informele kennissessies,
inzet van sociale media)
klantgerichter
fase 3: professionalisering van het primaire proces
→ aandacht voor digitale vaardigheden en persoonlijke effectiviteit productiever
→ resultaatsturing (declarabele uren, klanttevredenheid, bijdrage aan
teamdoelstellingen)
slagvaardiger
fase 2: opschalen
→ er wordt op grotere schaal mobiel en thuis gewerkt kostenbesparing
→ invoering van flexplekken, vaak vanwege kostenbesparing flexibeler
→ invoering van terugkomdagen voor betere interne afstemming
geconcentreerder
fase 1: mogelijk maken werken
→ thuis-pc of laptop, mobieltje, toegang op afstand
→ individuele afspraken over thuiswerken en aanwezigheid combineren
→ manier van werken en aansturen verandert niet wezenlijk werk en privé
tevredener
werknemers

6. welke middelen zijn belangrijk voor
tijd- en plaatsonafhankelijk werken?
flexplekken training persoonlijke effectiviteit
activiteitgebaseerd werken telefonisch vergaderen
informele ruimtes
manier van werken
fysieke werkomgeving
kennisdeelsessies
aanlandplekken terugkomdagen
goed gastheerschap
smartphone
sociale media
laptop abonnementen
thuiswerkafspraken
sturen op afstand ICT en applicaties
samenwerkruimtes
organisatie toegang op afstand
instant messaging
bereikbare collega’s en leidinggevenden

7. eerste interactief deel:
het afdelingsperspectief
bespreek onderling in groepjes:
• waar staat jouw afdeling in het groeipad?
• welke middelen worden er in jouw afdeling ingezet?
• waar wil je naartoe (welke vruchten wil je plukken)?
• zijn doelen en middelen in balans?

8. uitdagingen voor de ambtenaar
van de toekomst
in sync
hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt in de afdeling?
hoe weet je waar je collega’s mee bezig zijn?
→ overlegmomenten zijn schaarser, ad hoc gedeelde kennis en informatie wordt gemist
in touch
hoe bouw je een band op met je collega’s?
hoe voel je je verbonden met de afdeling?
→ face-to-face contact is schaarser en contact via email en telefoon is zakelijker
in control
hoe organiseer je je werk autonoom en effectief?
hoe benut je de voordelen van nieuwe middelen en media?
→ communicatie verloopt asynchroner en informatie is meer gefragmenteerd
→ er wordt een groot beroep gedaan op digitale vaardigheden en persoonlijke effectiviteit
in flow
hoe creëer je de juiste omstandigheden voor werk dat concentratie of inspiratie vereist?
→ de mobiele werkplek is vaak verre van optimaal
→ er moet weerstand worden geboden aan de druk om altijd bereikbaar te zijn

9. tweede interactief deel:
het persoonlijke perspectief
bespreek onderling in groepjes:
• herken je de uitdagingen? hoe ga je ermee om?
• welke vaardigheden heb je nodig? kun je ze aanleren? hoe?
• map de middelen in jouw afdeling op de uitdagingen; zijn er blinde vlekken?

10. tot slot
• kijk waar (in welke stadium) de medewerker zich bevindt
• ieder stadium heeft zijn eigen passende maatregelen om iemand aan te moedigen
(of juist te ontmoedigen!) om door te groeien naar het volgende
aanmoedigen
unaware aware curious envision tryout use sustain
ontmoedigen
gebaseerd op:
Dormant (1997). Planning change: past, present, future.
In: Kaufman, Thiagarajan, en MacGillis, The Guidebook for Performance Improvement
San Francisco: Pfeiffer.