Corso online: Come inviare email e newsletter senza farle finire nello SPAM

Online Business Training
Product Manager
Come inviare email e newsletter
senza farle finire nello SPAM

Come inviare email e newsletter
senza farle finire nello SPAM
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email informative o commerciali
arrivino correttamente a
destinazione?
RICORDA

Chi siamo
La rete cambia le persone, cambia le cose che
fanno. Per questo pensiamo a prodotti sempre
più affidabili, semplici, originali ed intuitivi.
Register.it SpA è una società del Gruppo Dada
che, con oltre 510 mila clienti e più di 1,8
milioni di domini registrati, si posiziona tra le
prime realtà del settore in Europa.
Azienda leader per la registrazione dei domini
Internet e della gestione della presenza online
di persone ed aziende.
Register.it propone ai suoi clienti un'offerta di
servizi professionali accessibili tramite la Rete
e gestibili attraverso strumenti di controllo
semplici e intuitivi. È inoltre il primo operatore
italiano accreditato presso ICANN.
2
La PEC: cos’è, quando, come e perché attivarla.

Stefano Trojani
Product Manager del team ‘Email & PEC’ di Register.it,
Stefano è specializzato nel prodotto PEC (Posta
elettronica Certificata) e nell’uso avanzato/professionale
del prodotto email (Exchange/PIM) di Register.it
3
Profilo
Speaker

4
Introduzione all’Email Marketing
in relazione allo SPAM
1. Acquisizione di un elenco di email
su cui fare campagne
2. Come creare un contenuto di qualità
per le tue mail
3. Consigli pratici per un
invio sicuro
4. Fai attenzione alla frequenza
dei tuoi invii
5. Come impostare il record SPF su Register.it
Sommario

Introduzione all’Email Marketing
Perché vale la pena usarlo
5
L’Email marketing è un tipo di comunicazione diretta al cliente attraverso la posta
elettronica per l’invio di messaggi commerciali.
In senso lato qualunque email inviata a
un cliente (o potenziale cliente), può
essere considerato Email Marketing,
anche se generalmente si usa questo
metodo per acquisire nuovi clienti,
fidelizzare i clienti già acquisiti o
convincerli ad acquistare subito
qualcosa.

… e lo SPAM?
6
Però ATTENZIONE!
L’utilizzo massivo di comunicazioni elettroniche da
parte delle società commerciali e non, ha causato
fenomeni di rigetto da parte dei server, tanto da
aumentare in modo significativo i fenomeni di posta
indesiderata (SPAM).

E’ tutta questione di «REPUTAZIONE»
7
Uno dei meccanismi che regola l'intercettazione dello
spam è l'IP reputation.
L'IP reputation (reputazione dell'indirizzo IP) viene
costruita in base a molte variabili, tra cui: il volume di
messaggi inviati da un determinato IP, da quante
spamtrap* sono state innescate, da quante email
verso indirizzi non esistenti vengono spedite, da
quante segnalazioni di abuso sono state fatte…
* Lo vedremo in dettaglio nelle prossime slide

7
Acquisizione di un elenco di email su cui fare campagne
PRIMA PARTE

Acquisizione di un elenco Email
9
Se hai intenzione di fare email marketing
acquistando da terzi un elenco mail è
fondamentale verificare quanto segue:
√ Tratta solo con fornitori di dati affidabili. MAI
acquisire i dati dal Web o da fonti di cui non ti fidi.
√ Invia comunicazioni sulla base di qualche
fattore noto, come ad esempio l’interesse in un
prodotto specifico o di altro fattore rilevante.
RICORDA: Usa elenchi di indirizzi email di qualità

10
√ Guarda cosa succede dopo aver inviato
le tue comunicazioni
Studia la deliverability con attenzione.
Se ti tornano indietro molte email di errore
(ossia hai un alto bounce rate) significa che
la tua lista è obsoloeta e contiene indirizzi
non più attivi.
Se la percentuale di mail che ti tornano
indietro in una campagna si aggira intorno
all’ 1-2%: questo rientra nei valori
accettabili; percentuali più alte invece
influenzeranno pesantemente (in negativo)
la tua reputazione.

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→ Ricorda: un bounce rate alto (un’alta
percentuale di mail che ti torna indietro) è un
indicatore di una mailing list mal gestita.
Significa che non hai verificato periodicamente
le e-mail e molti account non sono più attivi
Considera che riceverai un bounce per ogni
messaggio inviato ad un account inattivo

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ATTENZIONE ALLE SPAM TRAP!!!
Alcuni ISP (Internet Server Provider) accettano i
messaggi inviati alle caselle di posta non più
utilizzate o abbandonate.
Tali account sono chiamati SPAM TRAP: si
presume infatti che nessuno dovrebbe mai inviare
email a loro quindi ogni messaggio che finisce in
quelle caselle è considerato spam e segnalato al
provider per le black list.

7
Creare contenuti di qualità per le newsletter
SECONDA PARTE

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Scrivi un messaggio che abbia contenuti di qualità
Se vuoi essere a prova di SPAM
Il contenuto del messaggio è il primo fattore che influenza
la reputazione di una email.
Lo stile della tua comunicazione non influenza
particolarmente la reputazione, anche se è sempre bene
cercare di soddisfare il cliente, perché se annoiato, o
addirittura infastidito dalle tue mail, potrebbe segnalarti
lui stesso come spammer (attraverso la funzione “marca
come SPAM” presente in molte webmail)
La qualità del contenuto però non significa solo ciò che
scrivi nel messaggio (inteso come l’argomento di cui tratta
la mail), ma anche tutta una serie di accorgimenti che
garantiscono la qualità da un punto di vista tecnico.

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Vediamo insieme gli accorgimenti da seguire:
√ Studia attentamente l’oggetto del messaggio: questa è la parte più sensibile e delicata del
procedimento, perché oltre ad essere la pietra angolare su cui si baserà la scelta dei tuoi clienti se
aprire o no la mail, è una delle caratteristiche che hanno un maggiore peso in rapporto di filtri
anti-spam.
In particolare evita questi errori comuni:
→ NON Inserire il nome o il client di posta elettronica
→ NON usare parole maiuscole
→ NON usare parole inventate
→ NON inserire nel titolo parole “pericolose da spammer” (le vedremo in seguito)

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√ Funzione “cancellami dalla newsletter”: i destinatari delle tua mail devono avere la
possibilità di annullare la sottoscrizione alla newsletter per non ricevere ulteriori
messaggi (opt-out); se non si fornisce la funzione “unsubscribe” (o questa non funziona),
la tua reputazione verrà compromessa.

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√ Evita contenuti pieni di link: ad
esempio non mettere collegamenti
ipertestuali a pagine o siti che in
realtà, attraverso redirect, puntano
ad altri URL.

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√ Utilizza i colori in modo discreto: la combinazione di testo nero su sfondo bianco è
sempre la più leggibile. L’enfasi del rosso è fortemente associata agli schemi del marketing
aggressivo/disonesto o spam. Ricorda di evitare anche altri colori, come il verde, blu
elettrico e giallo.
√ Evita le parole comuni tipiche degli spammer: (es. Registrati al sito, rispondi al sondaggio,
richiesta di, Viagra, sconto riservato solo per te, fai soldi, Carta di Credito, ecc…)
√ Non inviare email pubblicitarie fatte da sole immagini: questo tipo di email non
vengono viste da tutti gli utenti (dipende dal loro client di posta) ed i filtri anti-spam non
sono in grado di leggerli, quindi, pensando che la tua email sia vuota gli spam alert la
trattano come inutile, e la considerano come spam.

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√ Evita le frasi piene di punti esclamativi: per
esempio: “il modo più sicuro per
risparmiare!!!!!!!!!!!!!!”
√ Evita le AZIONI comuni tipiche degli
spammer: oppure gli inviti a fare qualcosa (il
cosiddetto call-to-action): sono link nella e-mail
che invitano l’utente a eseguire azioni. Se non
puoi fare a meno di usarle Evita frasi come:
“Clicca qui” o “Gratis !!!!!”,

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√ Evita il “cute spelling”: ossia gli S.P.A.Z.I tra le parole, oppure mettere str@ni | caratteri tra le
parole di senso compiuto.
√ Evita le parole in maiuscolo o inventate:
– Le parole in MAIUSCOLO indicano, nel linguaggio comune di comunicazione online, “il parlare
ad alta voce o urlare”,
– Non c’è invece bisogno di motivare l’inadeguatezza di utilizzare parole inventate.

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√ Evita i “commenti HTML”
nella tua mail: per esempio: <!– TESTO NASCOSTO QUI –!> :
Alcuni spammer tentano di aggirare i filtri di contenuti mettendo
molti tag di commento HTML all’interno del corpo del testo e-
mail. In questo modo, i filtri non identificano le parole di uso
comune degli spammer in quanto sono inframmezzati da parole
lecite nei tag di commento. Il destinatario tuttavia, non vedrà i
tag di commento e potrà leggere il messaggio di spam per come
è stato ideato.
Per questo anche la pratica di usare dei commenti HTML nel
codice della mail è ritenuta sospetta.

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√ Non usare codice spazzatura nell’ HTML
Alcuni messaggi spam includono del contenuto lecito attraverso
codice nascosto per ingannare i filtri antispam. Banalmente il
testo viene inserito fuori dei tag HTML in modo da nascondere il
codice in questione. Non vi è alcun motivo per aggiungere del
testo al di fuori dei tag HTML, per cui la sola presenza di HTML
illegale può essere trattata come sospetta.
es: <table><tr>TESTO NASCOSTO QUI<td>contenuto della tua
mail</td></tr></table>

Creare contenuti di qualità per la newsletter
23
Se avrai seguito questa
Check list avrai una mail di qualità,
pronta per essere inviata ai tuoi
contatti!
MA NON E’ FINITA QUI!

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Consigli pratici per un invio sicuro
TERZA PARTE

Pronto per l’invio?
Preparati per l’invio (da client o Webmail)
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√ Evita l’invio di newsletter mettendo
tutti i destinatari nel campo Cc: (copia)
o Ccn: (copia carbone nascosta)
Questa pratica, diffusa nel marketing alle
prime armi, può essere estremamente
dannosa e le email inviate sono
immediatamente segnalate come spam.
Soprattutto dopo un gran numero di invii
provenienti dallo stesso indirizzo mittente
di posta elettronica.

26
√ Evita il campo To: vuoto:
Anche questo è tipico dei messaggi di spam.
In tale pratica il campo To: è spesso vuoto.
Secondo la RFC 822 (Paragrafo A.3.1), lo
standard mondiale per il formato dei
messaggi email, ogni messaggio deve avere
almeno un indirizzo di posta elettronica nel
campo To: Pertanto, se questo campo è
vuoto, c’è il ragionevole dubbio che sia
spam.

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√ Evita che il campo From: (mittente) sia lo
stesso del campo To: (destinatario)
questa è infatti una prassi comune per gli
spammer. Piuttosto che lasciare il campo To:
vuoto o con un indirizzo email sbagliato gli
spammer sono soliti inserire nel campo
From: lo stesso indirizzo email del
campo To:
generalmente usando indirizzi email falsi.

28
√ Evita che il campo From: (mittente) sia
presente nella lista dei destinatari a cui
invii le mail
Gli spammer spesso mischiano le mail delle
loro liste generalmente usando indirizzi
email falsi.
Evita di inserire una email inesistente nel
campo From: – ancora una volta il
ragionamento alla base degli spammer è
quello di nascondere il mittente effettivo
del messaggio.

29
√ Evita Più di 10 destinatari nel campo To: e
/ o Cc: / o Ccn
Molti messaggi di spam contengono infatti
più di 10 destinatari. Anche se questo può
verificarsi per “mailing legittimi”, i filtri
tendono ad essere sospettosi in questi casi.
In genere mail legittime del genere sono di
natura personale perché la maggior parte
delle società professionali non utilizzano
questo metodo per l’invio di newsletter o
mailing.

30
Se avrai seguito questa
Check list avrai ottime probabilità di
non intaccare la tua IP reputation
Considera che spesso gli ISP
(internet Server Provider) mettono
comunque dei limiti al numero di
mail inviabili con una sola email.

7
Fai attenzione alla frequenza dei tuoi invii
QUARTA PARTE

La frequenza delle newsletter da inviare
32
Qualità e quantità delle email da inviare
Il comportamento (behavior) di un account che invia email è spesso confrontato con quello che ha
tenuto in passato
Un’anomalia rilevante, che si discosta dal comportamento usuale, può essere considerata come abuso
o “email abusata”.
Supponiamo per esempio che una legittima attività invia normalmente sui 1.000 messaggi al giorno;
se la stessa azienda inizia improvvisamente ad inviare 10.000 messaggi al giorno, il mittente può
essere considerato come spammer.

Ottimo ma non abbondante. «Cit.»
33
Non importunare troppo i tuoi utenti
Anche una invii mail perfettamente legali, ma ad una cadenza eccessiva, queste verranno
contrassegnate come spam da parte degli utenti tramite il comando “Contrassegna come spam”
presente in quasi tutte le webmail.
La funzione marca come spam presente nella webmail di Register.it

34
52% le segnala come SPAM
Come reagiscono gli utenti quando si trovano «SPAM» nella casella email

35
45.8% elevata frequenza
delle email
42% qualità della
newsletter
Le principali cause di segnalazioni come SPAM di «mail lecite»

36
Tieni conto che è molto facile rovinare una buona reputazione facendo i seguenti errori:
→ Modificando massivamente la cadenza di invio di posta elettronica
→ Perdendo il controllo sulla mailing list
→ Importunando i clienti con email indesiderate.
E’ anche possibile per fortuna riabilitare una reputazione
danneggiata, dimostrando la volontà di applicare pratiche
“oneste”.
Ricorda sempre però che il tuo spam ha avere
un impatto altri utenti,
pertanto il tuo ISP (Internet Server Provider)
potrebbe chiudere il tuo account!

Too many IP
37
Il classico messaggio degli utenti «abusati»
Lo stesso messaggio, sopra a tutto se inviato dallo stesso mittente a diversi destinatari, è
sicuramente rilevato come spam se la provenienza è da molti paesi diversi (country) o molti indirizzi
IP: questo comportamento è solitamente considerata la prova di un programma usato dagli spammer
chiamato botnet.
La migliore reputazione è dato ai
mittenti che hanno 1-2 indirizzi IP
In 1-2 paesi nello stesso giorno.

Cosa vuol dire essere «abusato»?
38
Il classico messaggio degli utenti «abusati»
Perché gli account vengono abusati?
Negli ultimi anni lo SPAM è cresciuto in maniera
esponenziale, diventando un problema per tutti i paesi.
Lo Spammer infatti attacca i computer di utenti di tutto
il mondo che si trasformano in una sorta di
collegamento inconsapevole; in questo modo lo
spammer si protegge dalle legislazioni dei paesi che si
dimostrano più rigidi nei confronti della pratica dello
SPAM.
http://www.register.it/support/email-abuse.html
La nostra guida per difendersi dagli abusi

Impostare il record SPF
ULTIMA PARTE

Come impostare il record SPF
40
NOTA: Da aprile 2016 tutti i domini Register.it hanno impostato il record SPF in automatico.
Ti consigliamo di creare un record Sender Policy
Framework (SPF) per il tuo dominio. Un record SPF è
un tipo di record Domain Name Service (DNS) che
identifica i server di posta autorizzati a inviare email
per conto del tuo dominio.
Lo scopo del record SPF è impedire agli spammer di
inviare messaggi con indirizzi del mittente falsificati
interni al tuo dominio. I destinatari possono
controllare il record SPF per determinare se un
messaggio che sembra provenire dal tuo dominio
proviene da un server di posta autorizzato.

41
STEP 1
Dal tuo pannello di controllo, vai
nel dominio in questione e clicca
su Configurazione DNS

42
STEP 2
Premi Gestione Avanzata del DNS

43
STEP 3
Scorri infondo alla lista del record del tuo
dominio. Se non trovi il record TXT con il
valore:
v=spf1 include:spf.webapps.net ~all
sarà necessario aggiungerlo manualmente.
Premi sul bottone AGGIUNGI RECORD

44
STEP 4
Inserisci i seguenti valori
Name: domain_name.ext. (es:
mydomain.com.)
TTL: 900
Type: TXT
Value: v=spf1
include:spf.webapps.net ~all
Poi premi sul bottone APPLICA

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Rivenditori Register.it
Speaker: Francesco Magnano
Tutti i giorni dalle 9.00 alle 18.00
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