Tài liệu hướng dẫn về việc tạo và quản lý báo cáo trong Microsoft Access 2000, bao gồm cách thiết kế báo cáo, phân loại báo cáo theo dạng cột, bảng, và nhóm. Tài liệu cũng cung cấp các bước thực hiện để tạo báo cáo bằng autoreport và report wizard, cùng với cách thức tùy chỉnh báo cáo và sử dụng các tính năng nhóm và sắp xếp dữ liệu. Ngoài ra, tài liệu cũng đề cập đến các thuộc tính và phần của báo cáo như tiêu đề, chi tiết và chân nhóm.

1. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
CH NG VI: BÁO BI U (REPORT)
6.1. Gi i thi u
6.1.1. Ý ngh a
i v i vi c qu n lý c s d li u thì m t yêu c u không th thi u là t o ra các
báo cáo. Microsoft Access ã cung c p cho chúng ta m t công c r t m nh thi t k
các báo cáo, ó là Report.
Sau khi thi t k c m t Report hoàn ch nh và l u l i, khi có nhu c u s d ng
n ch c n m Report, Accees s l y d li u hi n có trong c s d li u in.
Trong Access, Report c s d ng :
- T ch c và hi n th d li u theo nhóm.
- Th ng kê d li u theo nhi u hình th c khác nhau nh tính t ng, m, ….
- Báo bi u có th ch a m t báo bi u con (SubReport) và th (Chart).
- D li u c trình bày kèm theo hình nh, ng th ng,…nh m thu hút ng i
xem.
ng t nh form, d li u ngu n c a các report c l y t m t ho c nhi u
table/query ho c t câu l nh SQL. Chúng c g i là d li u ngu n (Record Source)
a Report.
6.1.2. Các thành ph n (section) trong Report
Hình 6. 1
- Report Header/Footer ( u/cu i báo bi u): Các u khi n, hình nh, tiêu
,... n m trong ph n này s xu t hi n ch m t l n u/cu i báo bi u.
- Page Header/Footer (tiêu u/cu i trang): Các u khi n trong ph n này
xu t hi n u/cu i m i trang trong báo bi u.
- Detail: Th hi n các d li u chi ti t.
Ngoài các thành ph n trên, Report còn có hai thành ph n khác có trong các báo
cáo nhóm là Group Header/Footer. Các u khi n trong các thành ph n này s xu t
hi n u/cu i m i nhóm trong báo bi u.
Trung t m tin h c- HAG Trang 77

2. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
6.1.3. Phân lo i
1. Báo cáo d ng c t (Columnar): Hi n th d li u trên m t c t nh ng khi in ra nó
in ra nhi u c t, d ng này thích h p l p các th h c viên, th kho, th th vi n,...
Ví d :
Hình 6. 2
2. Báo cáo d ng b ng (Tabular): D li u hi n th nh m t danh sách, th ng
c s d ng cho các báo cáo d ng danh sách li t kê.
Ví d :
Hình 6. 3
3. D ng nhóm (Group): T ng t nh báo cáo d ng b ng nh ng d li u c
phân theo t ng nhóm, trên m i nhóm ta có th th c hi n các th ng kê nh tính t ng,
trung bình,.... D ng này th ng c s d ng th ng kê theo t ng nhóm.
Ví d :
Hình 6. 4
Trung t m tin h c- HAG Trang 78

3. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
6.2. T o Report
6.2.1. Trình t chung
1. Phân tích yêu c u và xác nh d li u ngu n cho báo cáo. Có th t o tr c m t
query làm d li u ngu n (n u c n).
2. Tùy thu c vào lo i báo cáo (tabular, columnar, group) và d li u ngu n (l y t
t hay nhi u table/query), b n có th ch n m t trong các cách thi t k sau:
Dùng AutoReport: N u d li u l y t m t table/query.
Dùng Report wizard: N u d li u c l y t nhi u table/query.
thi t k : Dùng t o các report không theo các m u có s n. Cách này
th ng dùng cho nh ng ng i ã khá rành v thi t k report.
3. Thêm các u khi n vào, nh d ng, t thu c tính cho report và các u khi n
(n u c n). B c này th c hi n t ng t nh trên bi u m u. Các u khi n th ng
xu t hi n trong report là label, textbox, line, rectangle.
4. L u và óng bi u m u.
6.2.2. T o báo cáo b ng AutoReport
AutoReport t o ra các báo cáo li t kê t t c d li u t m t table/query.
1. Trong c a s Database, click Reports trong khung Objects.
2. Click New m h p tho i New Report.
Hình 6. 5
3. Ch n m t trong 2 lo i Autoreport sau ây:
AutoReport: Columnar: T o báo cáo d ng c t.
AutoReport: Tabular: T o báo cáo d ng b ng.
4. Click ch n table/query ngu n cho report.
5. Click OK.
L u ý: B n c ng có th t o nhanh m t báo cáo d ng c t theo các b c sau:
1. Ch n table/query ngu n.
2. Th c hi n m t trong 2 cách: 1. Vào Insert/AutoReport, 2. Click vào m i tên bên
nh nút New Objects trên thanh công c r i ch n AutoReport.
6.2.3. T o báo cáo b ng Report Wizard
Trình wizard s h i b n m t s thông tin v d li u ngu n, các tr ng c n a
vào báo cáo, cách nhóm d li u, cách th ng kê d li u, cách s p x p d li u,…. trong
quá trình thi t k và nó s t o ra m t báo cáo c n c vào thông tin mà b n cung c p.
1. Trong c a s Database, click Reports trong khung Objects.
Trung t m tin h c- HAG Trang 79

4. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
2. Click úp vào m c Create report by using wizard bên khung ch a báo cáo.
3. a các các tr ng vào report theo cách t ng t nh trong Form Wizard.
Click Next.
4. N u d li u ngu n c l y t nhi u table/query và các table/query này có liên
v i nhau thì ti p t c b c 5, ng c l i, chuy n sang b c 7.
5. Ch n d ng báo cáo có phân nhóm hay không b ng cách ch n m t table/query
khung bên trái c a h p tho i sau. Tùy vào l a ch n c a b n, access s hi n th m u
a báo cáo k t qu khung bên ph i. Click Next.
Hình 6. 6
6. Thêm vào các phân nhóm (n u mu n) và s p x p th t các phân nhóm. Báo
cáo minh h a trong h p tho i sau c phân nhóm theo th t : 1. MAKHO và
TENKHO, 2. Tháng xu t hóa n (NGAYHD By Month). Click Next.
Hình 6. 7
7. Ch n cách s p x p và th ng kê d li u (click vào Summary Options). Các
th ng kê có th dùng là t ng, trung bình, nh nh t và l n nh t. Click Next.
Trung t m tin h c- HAG Trang 80

5. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
Hình 6. 8
8. Ch n cách trình bày các u khi n (Stepped, Block, Outline,…) và h ng gi y
in ng ho c ngang. Click Next.
9. Ch n cách nh d ng các u khi n và trang trí cho báo cáo. Click Next.
10. t l i tên báo cáo (n u mu n) và ch n ch m báo cáo là xem (Preview
the report) ho c ch nh s a (Modify the report's design). Click Finish.
u ý:
Sau khi th c hi n b c 3, b n có th click nút Finish k t thúc vi c t o báo
cáo trong b t k b c nào còn l i. Khi ó Access s s d ng các nh d ng ang s
ng cho báo cáo trong các b c còn l i.
Thông th ng sau khi t o báo cáo b ng công c AutoReport ho c Report
wizard, b n c n ph i thi t k l i cho phù h p (xem ph n 6.3).
6.2.4. T thi t k Report
1. Trong c a s Database, click Reports trong khung Objects.
2. Click New m h p tho i New Report.
3. Ch n Report Design và ch n table/query ch a d li u ngu n cho báo cáo.
4. Click OK, Access s m Report ch Design b n thi t k l i. ch
Design, Access s hi n th h p tho i Field List ch a các tr ng c a d li u ngu n. B n
a các tr ng này vào báo cáo b ng cách rê và th t ng tr ng vào v trí mong
mu n.
6.3. Hi u ch nh report
6.3.1. Các thao tác c b n trên report
M m t report: Click ph i vào tên report trong c a s Database và ch n (1)
Preview report: M report xem k t qu và (2) Open report in design view: M Report
ch nh s a.
u m t report ang thi t k : Nh n Ctrl+S ho c click nút l nh Save .
Xóa m t report: Ch n report c n xóa r i nh n Delete, sau ó nh n Enter xác
nh n m t l n n a.
Trung t m tin h c- HAG Trang 81

6. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
6.3.2. Hi u ch nh report ch Design View
Thông th ng, các report sau khi c t o ra c n ph i c ch nh s a l i cho
phù h p. ti n hành ch nh s a m t report, tr c h t b n c n ph i m nó ch
Design View. Các thao tác c b n trên các u khi n trong report c ng c th c
hi n t ng t nh i v i bi u m u.
Ngoài ra do ch c n ng c a báo cáo là th ng kê d li u và in ra gi y nên c n xét
thêm các v n sau ây.
6.3.3. Các thu c tính c a Report và các u khi n trên report
Các thu c tính c a Report và u khi n c a Report c ng gi ng nh ã xét trên
Form, ngoài ra chúng ta c n xét thêm các thu c tính sau.
6.3.3.1. Thu c tính c a Report
- Thu c tính Page Header/Footer:
+ All Pages: Các thành ph n u trang và cu i trang c a báo bi u s in chung v i
t c các trang trong báo bi u.
+ Not With Rpt Hrd: Các thành ph n u c a báo bi u s in ra trên m t trang
riêng.
+ Not With Rpt Frt: Các thành ph n cu i c a báo bi u s in ra trên m t trang riêng.
+ Not With Rpt Hrd/Frt: C 2 thành ph n u và cu i c a báo bi u s c in
riêng trên 2 trang báo bi u.
- Thu c tính Picture Pages có giá tr :
+ All Pages: Hình nh xu t hi n trên t t c các trang báo bi u.
+ First Page: Hình nh ch xu t hi n trên trang u tiên.
+ No Pages: Hình nh không xu t hi n trên b t k trang nào c a báo bi u.
6.3.3.2. Thu c tính c a u khi n trong Report
- CanGrow: N u là Yes thì làm cho u khi n t ng u ch nh kích th c theo
ph ng d c i v i d li u ch a trong tr ng nó b bu c vào.
- CanShrink: Khi u khi n không ch a d li u ho c d li u r ng, s ch a ch ó
trên gi y là cho báo bi u có nhi u ch tr ng. N u mu n ng n ng a thì ta t thu c tính
này là Yes, Microsoft Access t ng co m t u khi n khi không có d li u trong ó.
- HideDuplicate: N u là Yes s che m t d li u trong u khi n n u giá tr c a nó
trùng v i m u tin tr c ó, làm cho báo bi u d c h n.
6.3.4. S p x p
Access cho phép s p x p các m u tin trong báo cáo theo m t th t nào ó nh
tên theo th t ABC, s l ng theo th t t ng d n,... B n có th s p x p t i a trên
10 tr ng và có th th c hi n ngay trong quá trình t o báo cáo b ng wizard ho c có
th th c hi n ch Design View.
Cách th c hi n nh sau:
Click ph i vào m t v trí tr ng trên report và ch n Sorting and Grouping ho c
vào menu ViewSorting and Grouping m h p tho i sau:
Trung t m tin h c- HAG Trang 82

7. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
Hình 6. 9
Ch n tr ng mu n s p x p trong c t Field/Expression và cách s p x p t ng
n (Ascending) ho c gi m d n (Descending) trong c t Sort Order. B n có th nh p
t bi u th c (b t u b ng d u =) làm ch tiêu s p x p. Ví d : s p x p theo tháng
hóa n nh minh h a h p tho i trên).
L p l i b c 2 cho m i tr ng mu n s p x p các dòng ti p theo.
u ý: Access s u tiên s p x p theo th t các dòng t trên xu ng.
6.3.5. Phân nhóm (Group d li u)
i báo cáo có th có t i a 4 nhóm. M i nhóm th ng có c u t o b i các thành
ph n: Tiêu u nhóm (Group Header), nhóm con (n u có), n i dung chi ti t trong
i nhóm (Details), tiêu cu i nhóm (Group Footer). Tr ng phân nhóm u tiên
có u tiên cao nh t g i là nhóm 1, n u trùng n tr ng ti p theo là nhóm 2,.....
Ph n d li u chi ti t ch xu t hi n m t l n trong báo cáo n m trong nhóm có u tiên
th p nh t.
Sau khi s p x p ta có th dùng tr ng/bi u th c ang xét nhóm d li u b ng
cách t các thu c tính nhóm (Group Properties) trong h p tho i Sorting and Grouping.
- Group Header/Footer: n (No)/hi n (Yes) tiêu u/cu i nhóm.
- Group On: Cách thi t l p nhóm, th ng là Each Value - l y toàn b giá tr c a
Field/Expression làm ch tiêu phân nhóm, ngoài ra có th dùng các hàm Day,
Month,...n u là tr ng ki u Date/Time,...
- Group Interval: Quy nh bao nhiêu giá tr khác nhau liên ti p Group On phân thành m t nhóm.
- Keep Together: M t s quy nh trình bày khi in.
+ No: In theo ch m c nh.
+ Whole Group: Ng t trang khi h t nhóm.
+ With First Detail: In tiêu u nhóm và dòng chi ti t u tiên trên cùng m t trang.
* t thu c tính Group On nhóm các tr ng/bi u th c i v i các ki u
li u khác nhau:
D li u ki u chu i: Thu c tính Group On có th là:
+ Each Value: Nhóm các m u tin n u chúng có cùng giá tr . Group Interval
th ng có giá tr là 1.
+ PreFix Character: Nhóm các m u tin n u có n ký t u gi ng nhau, v i n
c quy nh trong Group Interval.
D li u ki u ngày tháng: Thu c tính Group On có th là:
+ Each Value: Nhóm các m u tin có cùng giá tr .
+ Year, Qrt, Month, Week, Day, Hour, Minute: Nhóm các m u tin có cùng n m,
quí, tháng, tu n, ngày, gi , phút. Trong tr ng h p này Group Interval qui nh có bao
nhiêu giá tr trong n m, quí, tháng, tu n, ngày, gi , phút liên ti p trong m t nhóm.
Trung t m tin h c- HAG Trang 83

8. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
Ví d : N u mu n báo bi u in theo nhóm 6 tháng ta ch n Group On là Month và
Group Interval là 6.
D li u ki u s /ti n t : Thu c tính Group On có th là:
- Each Value : Nhóm các m u tin có cùng giá tr vào m t nhóm.
- Interval: Nhóm các m u tin có giá tr r i vào mi n quy nh trong thu c tính
Group Interval.
6.3.6. T o s th t
T c a s thi t k Report, ta thêm m t Text Box trong vùng Details.
t thu c tính cho Text Box này nh sau:
+ Control Source =1.
+ Running Sum: Ch n m t trong 3 tùy ch n sau :
- Over All: th t trang t m u tin u n m u tin cu i.
- Over Group: th t t ng trên nhóm.
- No: Không t o s th t .
6.3.7. ánh s trang
M report ch Design View.
Hi n th các thành ph n Page Header/Footer n u ch a c hi n th (vào
ViewPage Header/Page Footer).
T o m t Textbox trên vùng Page Header ho c Footer tùy theo v trí mu n t
trang.
S d ng phép toán ghép chu i và 2 hàm h th ng [Page] (hi n th s trang
ang xem) và [Pages] (hi n th t ng s trang) t o các bi u th c ánh s trang cho
report. Bi u th c này c nh p vào trong thu c tính Control Source c a Text Box ã
o b c 3.
Ví d : hi n th s trang d ng Trang x/n, b n nh p bi u th c = “Trang “ &
[Page] & “/” & [Pages] vào thu c tính Control Source c a textbox.
6.3.8. nh d ng trang và In báo cáo
6.3.8.1. Thi t l p trang in
M Report trong ch Design View
ho c Print Preview.
Vào FilePage Setup
+ Click vào Margins. Thi t l p kho ng
cách l (tính b ng inch) trong các textbox sau:
- Top: L trên.
- Bottom: L d i.
- Left: L trái
- Right: L ph i.
Hình 6. 10
Trung t m tin h c- HAG Trang 84

9. Tài li u Microsoft Access 2000 Ch ng 6 – Report
+ Click vào tab Page r i thi t l p các
thông s sau:
- ng in (Orientation)
1. Portrait: H ng in ng.
2. Landscape: H ng in ngang.
- Gi y in (Page)
1. Size: Kích c gi y.
2. Source: Cách t gi y in.
- Ch n máy in m c nh (Default Printer)
ho c m t máy in khác (Use specific Printer).
Hình 6. 11
6.3.8.2. In báo bi u
M report ch Print
Preview.
VàoFilePrint m h p tho i Print.
Thi t l p các thông s sau:
- Print Range: Ph m vi in:
+ All: In toàn b báo bi u
+ Pages From: Ch in m t s trang
c xác nh trong ph n 2 text box From
và To.
+ Selected Record (s): Ch in
ph n c ch n.
- Number of Copies: S b n in.
Click OK in. Hình 6. 12
Trung t m tin h c- HAG Trang 85