GT Excel

Chương 6: Sử dụng MICROSOFT EXCEL 6.1 Giới thiệu, khởi động và thoát khỏi Excel 6.2 Định dạng dữ liệu và các phép toán 6.3 Các thao tác trên bảng tính 6.4 Sử dụng một số hàm thông dụng 6.5 Biểu đồ 6.6 In ấn http://slide-giaotrinh.tk

6.1 Giới thiệu, khởi động và thoát Excel 6.1.1 Giới thiệu tính năng 6.1.2 Khởi động 6.1.3 Giới thiệu giao diện 6.1.4 Thoát

6.1.1 Giới thiệu tính năng là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.

6.1.2 KHỞI ĐỘNG Khởi động MS Excel C1: Double Click vào biểu tượng C2: Start\ Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Excel C3: Start\ Run -> nhập Excel và ấn OK

6.1.3 GiỚI THIỆU GIAO DIỆN Thanh Menu lệnh Thanh tiêu đề Các thanh công cụ Thanh công thức Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Tên của cột từ A - IV Số thứ tự của hàng từ 1- 65536 Các Worksheet: Sheet1, … Cột hiện hành Hàng hiện hành Con trỏ ô Hộp báo địa chỉ ô

6.1.4 THOÁT EXCEL Thoát khỏi MS Excel C1: Trên cửa sổ Word Mở mục chọn File\ Exit C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4. C3: Nhấn phím Close trên thanh tiêu đề của chương trình.

6.2 Định dạng dữ liệu và các phép toán 6.2.1 Các khái niệm 6.2.2 Các kiểu dữ liệu 6.2.3 Định dạng dữ liệu 6.2.4 Các phép toán

6.2.1 CÁC KHÁI NIỆM 6.2.1.1 Workbook 6.2.1.2 Worksheet 6.2.1.3 Hàng (Row) 6.2.1.4 Cột (Column) 6.2.1.5 Ô (Cell) 6.2.1.6 Các loại địa chỉ

6.2.1.1 Workbook Là một tệp tin của chương trình bảng tính Excel Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets khác nhau. Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới một Workbook trong mục chọn Tools\ Options\ General\ mục Sheet in new workbook .

6.2.1.2 Worksheet: là một Sheet, tức là một bảng tính nằm trong Worksbook mỗi Workbook phải có ít nhất một Worksheet. có 256 cột (Column) và 65536 dòng (Row) và giao giữa hàng và cột là ô (Cell) được xác định bởi địa chỉ ô

6.2.1.3 Hàng (Row) 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A (dùng để đánh số thứ tự cho dòng).

6.2.1.4 Cột (Column) 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A (dùng để đánh số thứ tự cho dòng).

6.2.1.5 Ô (Cell) Ô : Là vị trí giao của hàng và cột, được xác định bởi địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới đến tên hàng. Ví dụ : A4, N3, … Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành. Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới.

6.2.1.6 Các loại địa chỉ Địa chỉ tương đối là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công thức chứa địa chỉ ô. Khi sao chép công thức của ô nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa vùng nguồn và vùng đích. được viết dưới dạng: <Cột><Dòng> VD: A4, B10

KHÁI NIỆM CƠ BẢN Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính. được viết dưới dạng: $<Cột>$<Dòng> VD: $A$4, $B$10

KHÁI NIỆM CƠ BẢN Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích được viết dưới dạng: <$Cột><Dòng>(cố định cột, thay đổi theo hàng) hoặc <Cột><$Dòng>(cố định hàng, thay đổi theo cột) VD: $A6, B$8 Để chuyển đổi giữa các kiểu địa chỉ, nhấn phím F4 để chuyển đổi

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 6.2.2.1 Kiểu chuỗi (Text): a  z, A  Z, 0  9, các ký tự khác: “ , ?, <, >, … Theo mặc định, kiểu Text được canh trái Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 6.2.2.2Kiểu Số (Number): 0->9, các dấu +, - , (, *, $ Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong ô Kiếu Number có các định dạng sau: Số chưa định dạng(Gerneral). Số đã được định dạng theo kiêu số(Number). Số ở dạng tiền tệ(Currency). Số ở dạng kế toán(Accounting).

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU Số ở dạng ngày (Date). Số ở dạng giờ(Time). Số phần trăm %(Percentage). Số ở dạng chuỗi (Text). Số ở dạng phân số(Fraction). Số ở dạng khoa học(Scientific). Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng… Một số được khai báo khác(Custom).

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 6.2.2.3 Kiểu Logic chỉ nhận giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic <> : Khác = : Bằng <= : Nhỏ hơn hoặc bằng < : Nhỏ hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng > : Lớn hơn

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 6.2.3.4 Kiểu công thức bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-) chứa các phép toán hoặc các hàm

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.1 Định dạng kiểu số Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác nhau. Dữ liệu số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2 thành phần: dạng số ( Category ) và kiểu định dạng ( Format Code ). Các dạng số gồm: số ( Number) , số phần trăm ( Percentage ), tiền tệ ( Currency ), ngày tháng ( Date ) ...

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.1 Định dạng kiểu số Cách 1 : Sử dụng hộp thoại Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format/Cells ... hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + 1 , xuất hiện hộp thoại:

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.1 Định dạng kiểu số Chọn số lẻ thập phân xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn. Chọn kiểu số âm Chọn dạng số

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.1 Định dạng kiểu số Cách 2 : Sử dụng nút lệnh Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng, kích chuột tại biểu tượng: Comma Style để nhóm 3 số thành 1 nhóm (xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn). Ascending để tăng số lẻ thập phân. Descending để giảm số lẻ thập phân.

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.2 Định dạng Font chữ Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format/Cells ...(hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục Format Cells ...) Trong cửa sổ Format Cells , chọn làm việc trên thẻ Font :

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.2 Định dạng Font chữ

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.2 Định dạng Font chữ Để chọn Font chữ mặc định trong Microsoft Excel, tiến hành như sau: Vào menu Tool/Options Trong cửa sổ Option , chọn làm việc trên thẻ General . Chọn Font chữ trên mục Standard Font Chọn kích thước chữ trong mục Size . Chọn OK, xuất hiện hộp thông báo, chọn OK .

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào. Dữ liệu hiển thị trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô ( Horizontal) , được canh theo chiều cao của ô ( Vertical ) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc ( Orientation ).

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô Thực hiện như sau: Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng. Vào menu Format/Cells ...(hoặc có thể kích chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục Format Cells ...)

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Horizontal Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều dọc của ô trong hộp thoại Vertical Chọn hình thức trải dữ liệu trong Orientation

6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN 6.2.4.1 Các phép toán số học % : Toán tử phần trăm. ^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa. *, / : Toán tử nhân, chia. +, - : Toán tử cộng, trừ.

6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN 6.2.4.2 Phép toán nối chuỗi Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1 chuỗi duy nhất Phép toán có dạng: & Ví dụ: “Đại”&” “&“Học”  Đại Học

6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN 6.2.4.3 Phép toán so sánh > lớn hơn < nhỏ hơn = bằng <> khác nhau >= lớn hơn hoặc bằng <= nhỏ hơn hoặc bằng.

6.3 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính 6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính 6.3.1.1Tạo tập tin bảng tính mới Để mở 1 tập tin bảng tính mới, ta có thể thực hiện một trong các cách sau: Vào menu File/New , trong bảng New Workbook chọn Blankworkbook, chọn OK . Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars . Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính 6.3.1.2 Lưu tệp tin lên đĩa: C1 : Mở mục chọn File \ Save ; C2 : Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard ; C3 : Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Nếu là tập tin mới, xuất hiện hộp thoại Save As

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính Nếu là tập tin đã lưu, cập nhật thay đổi Chỉ định đường dẫn Nhập tên tập tin

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính 6.3.1.3 Mở tập tin đã có trên đĩa: C1: Mở mục chọn File \ Open ; C2: Nhấn nút Open trên thanh công cụ Standard ; C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O . Xuất hiện hộp thoại Open Chỉ định đường dẫn đến tập tin cần mở Double click vào tập tin cần mở

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính 6.3.1.4 Đóng tập tin đang mở: Thực hiện thao tác thoát khỏi Excel. C2: File/ Close C3: Ctrl+ F4, Ctrl + W C4: Kick nút Close Windows

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.1 Mặc định số Sheet trong một tập tin Excel Cách thực hiện như sau: Vào menu Tools/Options ... Trong hộp thoại Options , chọn thẻ General . Trong mục Sheets in New Workbook : Gõ số Sheet cần khởi tạo (từ 1 đến 255) Chọn OK để cập nhật Tuy nhiên để xem kết quả, cần khởi động lại Excel.

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.2 Chèn thêm Worksheet: C1 : Vào menu Insert \ Worksheet ; C2: kích chuột phải trên tên Worksheet trong danh sách các Worksheet -> chọn Insert -> xuất hiện hộp thoại Insert -> chọn Worksheet -> nhấn OK Worksheet mới tạo sẽ được chèn vào trước Worksheet đang mở

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.3 Đổi tên Worksheet: Chọn các Worksheet đổi tên C1 : Vào menu Format \ Sheet \ Rename sau đó nhập tên mới C2 : kích chuột phải lên Worksheet cần đổi tên, chọn Rename và nhập tên mới. C3: Nhấp đúp vào Worksheet cần đổi tên, nhập tên mới.

6.3.2 Quản lý Worksheet 3.3.2.4 Sao chép Worksheet: Chọn các Worksheet sao chép C1 : Giữ Ctrl, kéo thả vào ví trí mới C2 : kích chuột phải lên Worksheet cần sao chép, chọn Move or Copy Sheet (hoặc vào menu Edit/ Move or Copy Sheet), -> xuất hiện hộp thoại Move or Copy Chọn tên Workbook đích Chọn Worksheet mà Worksheet tạo ra đứng trước nó

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.5 Di chuyển Worksheet: tương tự như sao chép nhưng: trong Cách 1 : Không giữ phím Ctrl khi kéo thả trong Cách 2 : Không đánh dấu check vào ô Create a copy .

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.6 Xoá worksheet Chọn các Worksheet cần xóa C1 : Vào menu Edit \ Delete Sheet C2 : kích chuột phải lên Worksheet cần xóa, chọn Delete

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.7 Nhóm các Sheet Muốn chọn các Sheet liên tục nhau: Kích chuột vào tên Sheet đầu tiên và giữ Shift trong khi kích chuột vào tên Sheet cuối. Muốn chọn các Sheet rời rạc, giữ phím Ctrl trong khi kích chuột vào tên các Sheet . Muốn chọn tất cả các Sheet , nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Select All Sheets. Để phân rã các Shee t sau khi nhóm, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Ungroup Sheets

6.3.2 Quản lý Worksheet 6.3.2.8 Ẩn và hiện lại bảng tính: Ẩn: Chọn các Worksheet Format\ Sheet\ Hide Hiện: Format\ Sheet\ Unhide, chọn Worksheet cần bỏ tính ẩn trong hộp thoại Unhide

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet Nhấn phím mũi tên: di chuyển con trỏ theo chiều mũi tên (trừ khi đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô) Nhấn phím TA B: di chuyển một ô từ trái sang phải, Shift + TAB : di chuyển con trỏ theo hướng ngược lại. Nhấn phím ENTER : để kết thúc việc nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho ô hiện hành.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet Phím HOME : dời con trỏ về ô đầu hàng hiện hành. Phím Ctrl + HOME : dời con trỏ về ô đầu tiên A1 . Phím Ctrl + END : dời con trỏ về ô cuối cùng có dữ liệu.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet Phím Page Up/Page Down : dời con trỏ lên hoặc xuống 1 trang màn hình. Phím F5 : đưa con trỏ đến ô tùy ý. Alt +ENTER : xuống hàng trong cùng một ô trong quá trị nhập dữ liệu

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.2 Chọn vùng Chọn một ô : kích chuột vào ô cần chọn Chọn một vùng : vùng là một khối hình chữ nhật, gồm nhiều ô. Vùng được xác định bằng địa chỉ ô ở góc phía trên bên trái và địa chỉ ô ở góc phía dưới bên phải, ngăn cách bởi dấu hai chấm (:). Chọn cột : Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột để chọn nhiều cột.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.2 Chọn vùng Chọn cột : Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột để chọn nhiều cột. Chọn hàng : Kích chuột lên tên hàng, có thể rê chuột để chọn nhiều hàng. Chọn toàn bộ các ô trong Sheet : Nhấn phím Ctrl +A hoặc kích vào vị trí giá nhau của hàng chứa tên cột và cột chứa tên hàng, (phần giao nhau của hai biên của bảng tính).

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.3 Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu Kích chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu và kết thúc bằng phím ENTER , hoặc phím TAB hoặc phím mũi tên. Để hiệu chỉnh dữ liệu, kích đôi chuột vào ô cần hiệu chỉnh (hoặc nhấn phím F2 ). Sau khi sửa xong nhấn phím ENTER .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.4 Sao chép dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép. Sao chép dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một trong các cách: Vào menu Edit/Copy Chọn biểu tượng Copy trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn mục Copy trên menu tắt. Chọn tổ hợp phím Ctrl+C .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.4 Sao chép dữ liệu Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích. Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các cách sau: Vào menu Edit/Paste Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.5 Di chuyển dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển. Di chuyển dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một trong các cách: Vào menu Edit/Cut Chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn mục Cut trên menu tắt. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.5 Di chuyển dữ liệu Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích. Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các cách sau: Vào menu Edit/Paste Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ. Kích phải chuột, chọn Paste trên menu tắt. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.6 Xóa dữ liệu Chọn vùng dữ liệu muốn xóa. Thực hiện xóa dữ liệu bằng cách chọn 1 trong các cách sau: Vào menu Edit/Clear/Contents . Kích chuột phải lên vùng chọn, chọn mục Clear contents Nhấn phím Delete .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.7 Chèn hàng, cột Chèn cột : Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn. Các cột được chọn sẽ đổi màu. Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng số lượng cột đã chọn. Vào menu Insert chọn lệnh Columns . Hoặc kích chuột phải trong cột đã chọn, sau đó chọn mục Insert.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.7 Chèn hàng, cột Chèn hàng : Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn chèn. Các hàng được chọn sẽ đổi màu. Số lượng hàng được chèn vào sẽ bằng số lượng hàng đã chọn. Vào menu Insert chọn lệnh Row . Hoặc kích chuột phải trong hàng đã chọn, sau đó chọn mục Inser t.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.7 Chèn hàng, cột Chèn ô : Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi màu. Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô sẽ được chèn vào bảng tính. Vào menu Insert chọn mục Cells ... Hoặc kích chuột phải lên vùng đã chọn, sau đó chọn mục Insert .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.7 Chèn hàng, cột Trong hộp thoại Insert chọn: Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng hiện hành sang phải Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng hiện hành xuống dưới Entire Row : Chèn nguyên hàng Entire Column : Chèn nguyên cột Chọn OK để thực hiện chèn.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa cột : Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa. Vào menu Edit chọn Delete . Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn Delete

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa hàng : Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn xóa. Vào menu Edit chọn Delete . Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn Delete .

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa ô, vùng : Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa. Vào menu Edit chọn Delete . Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn Delete

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống Xóa ô, vùng : Trong cửa sổ Delete chọn: Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóa Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóa Entire Row : Xóa nguyên hàng Entire Column : Xóa nguyên cột

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước cột : Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng. Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên cột. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ rộng các cột. Các cột đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước cột : Có thể sử dụng lệnh. Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng. Vào menu Format/Column/Width Hoặc kích chuột phải vào vùng cột chọn, chọn mục Column Width trên menu tắt. Trong cửa sổ Column Width , gõ vào độ rộng của cột trong hộp Column Width. Chọn OK để cập nhật độ rộng của cột.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước hàng : Chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng. Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên hàng. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ rộng các hàng. Các hàng đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng Thay đổi kích thước hàng : Hoặc chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng. Vào menu Format/Row/Height Hoặc kích chuột phải vào vùng hàng chọn, chọn mục Row Height trên menu tắt. Trong cửa sổ Row Height , gõ vào độ rộng của hàng trong hộp Row Height . Chọn OK để cập nhật độ rộng của hàng.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột Ẩn các hàng, cột : Chọn các hàng, cột cần ẩn. Vào menu Format / Row để ẩn hàng, chọn Column để ẩn cột cuối cùng chọn Hide . Hoặc nhấn chuột phải lên các hàng/cột vừa chọn, chọn Hide trong menu xuất

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet 6.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột Hiển thị các hàng, cột : Chọn các hàng (hoặc các cột) liền trước và sau với chúng. Mở mục chọn Format/Row (hoặc Column) chọn Unhide . Hoặc bạn có thể nhấn chuột phải lên ngay vùng đã chọn rồi chọn lệnh Unhide trong menu xuất hiện.

6.4 Sử dụng một số hàm thông dụng 6.4.1 Giới thiệu 6.4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số 6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.5 Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic 6.4.6 Hàm thống kê 6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu

6.4.1 Giới thiệu 6.4.1.1 Khái niệm Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó. Kết quả trả về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi.

6.4.1 Giới thiệu 6.4.1.2 Cú pháp = Tên hàm(Danh sách đối số) Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực hiện một công việc nào đó. Đối số của hàm có thể là hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác VD: Hàm Now(), Int(B3)….

6.4.1 Giới thiệu 6.4.1.3 Lưu ý: Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, phải viết đúng theo cú pháp Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi phân cách(dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy) Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. VD: hàm Now() Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm

6.4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số 6.4.2.1 HàmABS Cú pháp : =ABS(Number) Công dụng : trả về trị tuyệt đối của (Number). Ví dụ : ABS(-5) trả về giá trị 5. 6.4.2.2 Hàm SQRT Cú pháp : =SQRT(Number) Công dụng : trả về căn bậc hai của Number. Ví dụ : =SQRT(9) trả về giá trị 3.

6.4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số 6.4.2.3 Hàm INT Cú pháp : =INT(Number) Công dụng : trả về phần nguyên của (Number). Ví dụ : INT(5.9) trả về giá trị 5. 6.4.2.4 Hàm MOD Cú pháp : =MOD(Number,divisor) Công dụng: trả về giá trị phần dư của Number chia cho số bị chia divisor.

6.4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số 6.4.2.5 Hàm ROUND Cú pháp: =ROUND(number, num_digits) Công dụng: Hàm làm tròn number với độ chính xác đến con số num_digits . Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân, Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên, Nếu num_digits < 0 hàm làm tròn phần nguyên. Ví dụ: =ROUND(123.456789,3)  123.457

6.4.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng số 6.4.2.6 Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN Hàm ROUNDUP Tương tự hàm Round nhưng làm tròn lên VD: =roundup(9.23,1) = 9.3 Hàm ROUNDDOWN Tương tự hàm Round nhưng làm tròn xuống VD: =rounddown(9.27,1) = 9.2

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.1 Hàm LEFT Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars]) Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của text . Ví dụ : =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET”

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.2 Hàm RIGHT Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars]) Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên phải của text . Ví dụ : =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN”

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.3 Hàm MID Cú pháp: =MID(Text,start_num,num_chars) Công dụng : trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart. Ví dụ : =MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuỗi “HAN”

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.4 Hàm UPPER Cú pháp : =UPPER(Text) Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ in. Ví dụ : =UPPER(“VieTHaN”) trả về chuỗi “VIETHAN” 6.4.3.5 Hàm LOWER() Cú pháp : =LOWER(Text) Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường. Ví dụ : =Lower(“VieTHaN”,4) trả về chuỗi “viethan”

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.6 Hàm PROPER Cú pháp : =PROPER(Text) Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in. Ví dụ : =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi “Nguyễn Văn An”

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.7 Hàm TRIM Cú pháp : =TRIM(Text) Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự trắng ở đầu và cuối chuỗi đã được cắt bỏ. đồng thời loại bỏ đi những khoảng trắng thừa giữa các từ (khoảng cách giữ hai từ nhiều hơn một kí tự trắng) Ví dụ : =Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”) trả về chuỗi “HỒ CHÍ MINH”

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.8 Hàm LEN Cú pháp : =LEN(Text) Công dụng : Trả về độ dài của chuỗi đã cho. Ví dụ : =LEN(“HỒ CHÍ MINH”) trả về số 11

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi 6.4.3.9 Hàm VALUE Cú pháp : =VALUE(text) Công dụng : Chuyển chuỗi text sang dữ liệu kiểu số Ví dụ : =value(“2006”) trả về giá trị số 2006.

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.1 Hàm TODAY Cú pháp: = TODAY() Công dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống. Ví dụ: =TODAY()  “01/01/2008” 6.4.4.2 Hàm NOW Cú pháp: =NOW() Công dụng: Trả về ngày và giờ hiện hành của Hệ thống. Ví dụ: =NOW()  “01/01/2008 11:59”

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.3 Hàm WEEKDAY Cú pháp: = WEEKDAY(serial_number,[return_type]) Công dụng:Trả về số thứ tự của ngày serial_number trong tuần. Nếu Return_type là: 1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7(Thứ 7). 2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật). 3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật).

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.4 Hàm DAY Cú pháp : =DAY(serial_number ). Công dụng : trả về giá trị là ngày trong chuỗi serial_number. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31 Ví dụ: =DAY(“01/04/2005”) --> kết quả là 1

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.5 Hàm MONTH Cú pháp : =MONTH(serial_number ). Công dụng : trả về giá trị là tháng trong chuỗi serial_number. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->12 Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) --> kết quả là 4

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.6 Hàm YEAR Cú pháp : =YEAR(serial_number ). Công dụng : trả về giá trị là năm trong chuỗi serial_number. Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) --> kết quả là 2005

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.7 Hàm HOUR, MINUTE, SECOND: Cú pháp chung: Tênhàm(serial_number): Công dụng: Hàm tách giờ, phút hoặc giây từ chuỗi dữ liệu thời gian của serial_number . Ví dụ: = HOUR(“11:59:30”)  11 = MINUTE(“11:59:30”)  59 = SECOND(“11:59:30”)  30

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.8 Hàm DATE Cú pháp : = DATE(year,month,day) Công dụng : Hiển thị các đối số ở dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ : =DATE(10,1,29)  29/1/2010

6.4.4 Hàm xử lý dữ liệu ngày giờ 6.4.4.7 Hàm TIME Cú pháp: TIME(hour,minute,second) Công dụng: Hiển thị các đối số dưới dạng giờ. Ví dụ : =Time(17,30,01)  17:30:01 hoặc 5:30 PM

6.4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic Hàm logic được xây dựng dựa trên các biểu thức logic. Biểu thức logic là những biểu thức chỉ trả về một trong hai giá trị: True (đúng) hoặc False (sai).

6.4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic 6.4.5.1 Hàm AND Cú pháp : =AND(logical1, logical2,...) Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical2, ... là những biểu thức logic. Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối số là True, các trường hợp còn lại cho giá trị False (sai) Ví dụ: =AND(3<6, 4>5) cho giá trị False

6.4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic 6.4.5.2 Hàm OR Cú pháp: =OR(logical1, logical2,...) Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu thức logic. Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số là False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (đúng) Ví dụ: =OR(3>6, 4>5) cho giá trị False.

6.4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic 6.4.5.3 Hàm NOT() Cú pháp: =NOT(logical) Công dụng :trả về trị phủ định của biểu thức logic Ví dụ: =NOT(3<6) cho giá trị False.

6.4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic Bảng tổng hợp hàm AND, OR, NOT TRUE FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE TRUE FALSE TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE TRUE TRUE NOT(A) OR(A,B) AND(A,B) B A

6.4.5. Hàm xử lý dữ liệu dạng Logic 6.4.5.4 Hàm IF Cú pháp: = IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) Công dụng: Trả lại giá trị ghi trong value_if_true(giá trị khi đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false(giá trị khi sai) nếu logical_test (biểu thức logic) là FALSE Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp. Ví dụ: Nếu ô B5 có giá trị >=5 thì ô tại vị trí chèn hàm IF nhận giá trị Đạt, nếu < 5 thì Hỏng. Gõ công thức cho ô cần tính như sau: = IF(B5>=5,"Đạt“,"Hỏng")

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.1 Hàm MAX Cú pháp: = MAX(number1, number2, ...) = MAX(range) Công dụng : trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng. Ví dụ : =MAX(4,2,16,0) trả về giá trị 16

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.2 Hàm MIN Cú pháp: = MIN(number1, number2,...) = MIN(range) Công dụng : trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng. Ví dụ : =MIN(4,2,16,0) trả về giá trị 0

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.3 Hàm AVERAGE Cú pháp: = AVERAGE(number1, number2, ...) hoặc = AVERAGE(range) Công dụng : trả về giá trị trung bình cộng của danh sách đối số hoặc của vùng. Ví dụ : =AVERAGE(7,8,5,4) trả về giá trị 6.

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.4 Hàm SUM Cú pháp :=SUM(number1,[number2],[number3],…) Công dụng :Hàm tính tổng của dãy số Ví dụ :=SUM(1,3,4,7)  15 (1+3+4+7= 15)

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.5 Hàm COUNT Cú pháp: = COUNT(value1, value2…) = COUNT(range) Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc(không đếm ô chuỗi và ô rỗng). Ví dụ : = COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.6 Hàm COUNTA, hàm COUNTBLANK COUNTA: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu (không phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi). COUNTBLANK: đếm số lượng ô rỗng trong vùng

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.7 Hàm RANK Cú pháp: = RANK(number,ref,order) Công dụng :Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng tham chiếu ref , dựa vào cách sắp xếp order Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1) Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị lớn nhỏ sẽ ở vị trí 1)

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.8 Hàm SUMIF Cú pháp: =SUMIF (range,criteria,[sum_range]) Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện. range : Vùng điều kiện criteria : Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức sum_range : Vùng tính tổng Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện.

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.8 Hàm SUMIF Ví dụ:Tính số lượng của sản phẩm bánh = Sumif(D2:D5,”bánh”,E2:E5) 6 Bánh 5 8 Mứt 4 9 Bánh 3 4 Kẹo 2 Số lượng Sản phẩm 1 E D

6.4.6 Hàm thống kê 6.4.6.9 Hàm COUNTIF Cú pháp: = COUNTIF( range,criteria) Công dụng :đếm số lượng ô trong vùng range thỏa mãn điều kiện criteria Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng có số lượng >=15 Kết quả sẽ trả về giá trị là 3.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.1 Hàm VLOOKUP Cú pháp: = VLOOKUP(lookup_value,table_array, col_index_num,[range_lookup]) Trong đó: lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản. table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.1 Hàm VLOOKUP col_index_num là thứ tự của cột(từ trái sang) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của cột này nếu tìm thấy. range_lookup : giá trị logic true ( 1 ) hoặc false ( 0 ) để xác định kiểu tìm. Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.1 Hàm VLOOKUP Công dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở cột tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 (false) dò chính xác.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.1 Hàm VLOOKUP Lưu ý: Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối. Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup. Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.2 Hàm HLOOKUP Cú pháp: = HLOOKUP(lookup_value,table_array, row_index_num,[range_lookup]) Trong đó: lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản. table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.2 Hàm HLOOKUP row_index_num là thứ tự của hàng(từ trên xuống dưới) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những giá trị của hàng này nếu tìm thấy. range_lookup : giá trị logic true ( 1 ) hoặc false ( 0 ) để xác định kiểu tìm. Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.2 Hàm HLOOKUP Công dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở hàng tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 (false) dò chính xác.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.2 Hàm HLOOKUP Lưu ý: Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối. Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup. Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.3 Hàm INDEX Cú pháp 1: =INDEX(array,row_num,[column_num]) Công dụng: Hàm trả về giá trị tại vị trí hàng thứ row_num và cột thứ column_num trong array . Array có thể là mảng hoặc một vùng dữ liệu.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.4 Hàm MATCH Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]) Công dụng: Hàm trả về vị trí của giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào kiểu tìm kiếm match_type .

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.4 Hàm MATCH Trong đó : Vùng tìm kiếm lookup_array phải là mảng 1 chiều. Kiểu tìm kiếm match_type có thể là 0 hoặc 1 . Nếu là 1 hoặc -1, tìm kiếm theo khoảng và vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần(-1) hoặc tăng dần (1) Nếu là 0 tìm kiếm chính xác.

6.4.7 Hàm tra cứu và tham chiếu 6.4.7.4 Hàm MATCH Lưu ý : Hàm Match không phân biệt chữ hoa và thường. Nếu tìm kiếm không thành công trả về lỗi #N/A . Trong trường hợp match_type(kiểu tìm kiếm) là 0, và lookup_value là kiểu text, ta có thể sử dụng ký tự đại diện *,? để tìm kiếm, và sẽ trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của giá trị đó.

6.4.8 Sử dụng Function Wizard Chọn ô cần nhập hàm Kích nút Insert Function (Hay chọn lệnh Insert/Function ) Trong hộp thoại Insert Function , chọn All ở hộp danh sách Function Category Kích sang hộp Function Name , nhấn ký tự đầu tiên của tên hàm để di chuyển nhanh trong hộp. Chọn hàm cần dùng. Chọn OK

6.4.8 Sử dụng Function Wizard Nhập các đối số vào các hộp Text Box . Nếu đối số có dạng địa chỉ ô hay địa chỉ vùng thì ta có thể dùng chuột để kích tại ô địa chỉ hoặc quét khối vùng địa chỉ để nhập. Nếu một đối số lại là một Function mới, kích vào nút mũi tên ở vị trí của hộp Name Box , nếu chưa xuất hiện tên hàm thì chọn More Funtion , hộp thoại Insert Funtion xuất hiện, lặp lại thao tác nhập hàm. Để trở về hàm trước đó, kích vào vị trí cần thiết trên thanh Formula (Không chọn nút OK khi chưa hoàn tất công việc nhập hàm) Nhập các đối số còn lại của hàm. Chọn OK để kết thúc

6.4.9 Một số thông báo lỗi Thông báo lỗi # DIV/0 ! ( Devide by zero ) :Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0 hoặc ô trống. Thông báo lỗi # N/A ( Not available ) :Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm vi. Thông báo lỗi # NAME? :Xảy ra khi trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được (Viết sai tên ô, tên vùng, tên hàm. Hằng chuỗi không viết trong cặp dấu nháy kép).

6.4.9 Một số thông báo lỗi Thông báo lỗi # NULL! :Xảy ra khi xác định một giao giữa hai vùng nhưng thực tế hai vùng đó không giao nhau. Thông báo lỗi # NUM! :Xảy ra khi các dữ liệu số có sự sai sót như số vượt quá giới hạn cho phép (Căn, logarit của số âm ...). Thông báo lỗi # REF! :Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ Thông báo lỗi # VALUE! :Xảy ra khi trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu dữ liệu.

6.5 Biểu đồ 6.5.1 Giới thiệu về biểu đồ 6.5.2 Vẽ biểu đồ 6.5.3 Hiệu chỉnh biểu đồ

6.5.1 Giới thiệu về biểu đồ 6.5.1.1 Khái niệm Biểu đồ (Chart) là một tập hợp các ký hiệu, giá trị và hình ảnh nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các dữ kiện trong phạm vi bảng tính sao cho mối quan hệ này trở nên dễ hiểu, dễ hình dung hơn. Excel cung cấp nhiều dàng đồ thị thông dụng và nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú.

6.5.1 Giới thiệu về biểu đồ 6.5.1.2 Các loại biểu đồ Column Cột Bar Thanh Line Đường Pie Bánh XY (Scatter) Điểm phân bố Area Diện tích Doughnut Bánh rán Radar Màng nhện Surface Mặt Bubble Bong bóng Stock Cổ phần Cylinder Hình trụ Cone Hình côn Pyramid Hình tháp

6.5.1 Giới thiệu về biểu đồ Hình 4.8 Các loại đồ thị

6.5.1 Giới thiệu về biểu đồ 6.5.1.3 Các thành phần của biểu đồ Data series Marker Legend Value axis Data point Category axis Tick mark Chart background Text

6.5.2 Vẽ biểu đồ Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie . Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert / Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:

6.5.2 Vẽ biểu đồ Chọn kiểu đồ thị có sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh tròn + XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn

6.5.2 Vẽ biểu đồ Miền DL vẽ đồ thị Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột Tiêu đề hàng hiện tại đây Tiêu đề cột làm chú giải

6.5.2 Vẽ biểu đồ Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y

6.5.2 Vẽ biểu đồ Hiện / ẩn chú giải Vị trí đặt chú giải Chú giải

6.5.2 Vẽ biểu đồ Không hiện Hiện nhãn và phần trăm Nhãn dữ liệu Hiện g / t Hiện phần trăm Hiện nhãn

6.5.2 Vẽ biểu đồ Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại

Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. 6.5.3 Hiệu chỉnh đồ thị

Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format … 6.5.3 Hiệu chỉnh đồ thị

6.5.3 Hiệu chỉnh đồ thị Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Khoảng cách các điểm chia

Chú ý: Với đồ thị dạng XY Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần . Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu , không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải. Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai . Đồ thị dạng XY không có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì cần xoá đi . Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục.

6.6 In ấn 6.6.1 Thiết lập các tham số in 6.6.2 Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho bảng in 6.6.3 Thiết lập vùng in 6.6.4 Xem trước khi in 6.6.5 In bảng tính ra giấy

6.6.1 Thiết lập các tham số in File\ Page setup , xuất hiện hộp thoại Page setup: Thẻ Page:

6.6.1 Thiết lập các tham số in Hộp Orientation : Chọn hướng in: Portait : in dọc; Landscape : in ngang; Hộp Scaling : Adjust to… normal size : xác định tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ so với kích thước chuẩn; Fit to… page(s) wide by … tall : Xác định số trang in vừa vặn theo chiều rông và chiều cao;

6.6.1 Thiết lập các tham số in Paper size : chọn khổ giấy; Print quality : Chọn đọ phân giả khi in; First page number : chọn cách đánh số trang đầu tiên; Nút Print : Bắt đầu in. Nút Print Preview : Xem lại trang in; Options : xác định thêm một số tùy chọn khác.

6.6.1 Thiết lập các tham số in Thẻ Margins:

6.6.1 Thiết lập các tham số in Thẻ Margin đa số để xác định lề cho trang in: Left : lề trái của trang in; Right : lề phải của trang in; Top : lề trên của trang in; Bottom : lề dưới của trang in;

Thẻ Header/Footer: Dùng để nhập và chỉnh sửa tiêu đề đầu Header và tiêu đề cuối Footer : 6.6.2 Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang Tạo tiêu đề đầu trang để tạo tiêu đề cuối trang

Thẻ Sheet: Xác định các thông số cho sheet 6.6.3 Thiết lập vùng in

6.6.3 Thiết lập vùng in Print area : xác định vùng muốn in; Hộp Print Tilte : Rows to repeat at top : chọn những hàng nào được in lặp lại ở mỗi đầu trang in; Columns to repeat at left : chọn những cột được in lặp lại ở mỗi đầu trang in;

6.6.3 Thiết lập vùng in Hộp Prin t: Gridlines : bật /tắt in đường mờ ngăn cách(lưới); Black and white : in trắng đen; Row and column heading : bật/tắt in dòng,cột tiêu đề đâu trang; Comments : bật/tắt in chú thích có trong ô

6.6.3 Thiết lập vùng in Page order : chọn thứ tự in: Down; then over : in xuống rồi sang phải; Over; theo down : in sang phải rồi xuống;

6.6.4 Xem trước khi in Bước 1 : Mở mục chọn File\ Print Preview hoặc nhấn nút Print Preview Bước 2 : Xuất hiện của sổ nội dung sẽ in, chọn các nút lệnh liên quan:

6.6.4 Xem trước khi in Next : hiển thị trang in kế tiếp(nếu có); Previous : hiển thị trang in trước(nếu có); Zoom : phóng to, thu nhỏ sự hiển thị trang in trên màn hình. Print : chuyển sang hộp thoại Print . Setup : chuyển sang hộp thoại Page Setup . Margin : bật/tắt các đường biên của lề và cột. Page Break Preview : xem các dấu ngắt trang.

File\ Prin t hoặc nhấn nút Printer Xuất hiện hộp thoại Print 6.6.5 In bảng tính ra giấy

6.6.5 In bảng tính ra giấy Hộp Printer , mục name cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in). Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần; Hộp Page range - cho phép thiết lập phạm vi các trang in: Chọn All - in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu; Pages - chỉ ra các trang cần in.

6.6.5 In bảng tính ra giấy Hộp Print what : Selection : In phần đang được đánh dấu. Active sheet : In sheet hiện hành. Entire Workbook : In tất cả các sheet trong tệp Workbook đang chọn. Print to file : In thành một tệp dạng nhị phân. Hộp Copies - chỉ ra số bản in, mặc định là 1 . Collate : chọn in theo từng trang hay từng bộ. Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.

GT Excel

More Related Content

What's hot

Similar to GT Excel

More from Nguyen

Recently uploaded

GT Excel