530 c3ce7 5a75-bfda-403d-eda9733b6aa8-giao_trinh_access_2010

Giáo trình Access Trung tâm Tin h c
-1-
Chương 1
T NG QUAN V MICROSOFT ACCESS 2010
1.1. Gi i thi u:
Microsoft Access là m t thành ph n trong b Microsoft Office c a
hãng Microsoft. MS Access cung c p cho ngư i dùng giao di n
thân thi n và các thao tác ñơn gi n, tr c quan trong vi c xây d ng
và qu n tr cơ s d li u cũng như xây d ng các ng d ng cơ s d
li u.
Access là m t h qu n tr cơ s d li u quan h (RDMS- Relational
Database Management System), r t phù h p cho các bài toán qu n
lý v a và nh . Hi u năng cao và ñ c bi t d s d ng do giao di n
gi ng các ph n m m khác trong b MS Office như MS Word, MS
Excel.
Access còn cung c p h th ng công c phát tri n khá m nh ñi kèm
(Development Tools) giúp các nhà phát tri n ph n m m ñơn gi n
trong vi c xây d ng tr n gói các d án ph n m m qu n lý qui mô
v a và nh
MS Access 2010 cung c p h th ng công c r t m nh, giúp ngư i
dùng nhanh chóng và d dàng xây d ng chương trình ng d ng
thông qua query, form, report k t h p v i m t s l nh Visual Basic.
Trong Microsoft Access 2010, b n có th xây d ng cơ s d li u
web và ñưa chúng lên các SharePoint site. Ngư i duy t SharePoint
có th s d ng ng d ng cơ s d li u c a b n trong m t trình
duy t web, s d ng SharePoint ñ xác ñ nh ai có th xem nh ng gì.
Nhi u c i ti n m i h tr kh năng ñưa d li u lên web, và cũng
cung c p l i ích trong vi c xây d ng cơ s d li u trên máy ñơn
truy n th ng.
Access 2010 giao di n ngư i dùng cũng ñã thay ñ i. N u b n
không quen v i Office Access 2007, Ribbon và C a s Danh m c
chính có th là m i cho b n. Thanh Ribbon này thay th các menu
và thanh công c t phiên b n trư c. C a s Danh m c chính thay
th và m r ng các ch c năng c a c a s Database.

-2-
Và m t ñi m m i trong Access 2010, Backstage View cho phép
b n truy c p vào t t c các l nh áp d ng cho toàn b cơ s d li u,
như là thu g n và s a ch a, ho c các l nh t menu File.
Các l nh ñư c b trí trên các tab phía bên trái c a màn hình, và
m i tab ch a m t nhóm các l nh có liên quan ho c các liên k t. Ví
d , n u b n nh n New, b n s th y t p h p các nút cho phép b n
t o ra m t cơ s d li u m i t ñ u, ho c b ng cách ch n t m t
thư vi n c a cơ s d li u các m u thi t k chuyên nghi p.
1.2. Kh i ñ ng Access 2010:
ð kh i ñ ng MS Access
ta có th dùng m t trong
các cách sau:
−−−− Cách 1: Start (All)
Programs Microsoft
Office Microsoft
Office Access 2010.
−−−− Cách 2: Double click
vào shortcut Ms Access
trên desktop, xu t hi n
c a s kh i ñ ng Access như hình.
1.3. Các thành ph n trong c a s kh i ñ ng:
1.3.1. Thanh Quick Access:
Thanh công c Quick Access: Hi n
th bên trái c a thanh tiêu ñ , m c
ñ nh thanh Quick Access g m các nút
công c Save, Undo, …
Bên ph i c a Quick Access ch a nút
Customize, khi cơ s d li u ñang
m , n u click nút Customize s xu t
hi n m t menu giúp b n ch ñ nh các
nút l nh hi n th trên thanh Quick
Access, n u các l nh không có trong
menu, b n có th click nút More

-3-
Commands ho c
click ph i trên
thanh Quick
Access ch n
Customize Quick
Access Toolbar.
ð thêm nút l nh
vào Quick Access,
b n ch n l nh
trong khung choose
commands from,
click nút Add click OK.
1.3.2. Vùng làm vi c:
Khi kh i ñ ng Access, trong c a s kh i ñ ng, m c ñ nh tab File
và l nh New trong tab File ñư c ch n, c a s ñư c chia thành 3
khung:
−Khung bên trái g m các l nh trong tab File
−Khung gi a: ch a các lo i t p tin cơ s d li u mà b n có
th t o m i.
−Khung bên ph i: ñ nh p tên và ch n v trí lưu t p tin m i
t o và th c thi l nh t o m i cơ sơ d li u.
1.3.3. Thanh Ribbon:
Bên dư i thanh tiêu ñ , Access 2010 hi n th các nút l nh trên m t
thanh dài ñư c g i là Ribbon, thanh Ribbon có th chi m nhi u
không gian màn hình, ta có th thu nh kích thư c c a Ribbon b ng
cách click nút Minimize The Ribbon
Thanh Ribbon
ñư c t o b i nhi u
tab khác nhau, ñ
truy c p vào m t
tab b n có th click

-4-
trên nhãn c a tab ho c dùng phím t t. Nh n phím Alt ho c F10 ñ
hi n th tên c a các phím t t c a các tab.
H u h t các tab trên Ribbon ñư c chia thành t ng nhóm khác nhau,
m i nhóm hi n th tiêu ñ con bên dư i c a nhóm. M t s nhóm
trong Ribbon có hi n th nút , khi click nút này s xu t hi n c a
s cho phép thi t l p các thu c tính c a nhóm tương ng.
1.3.4. C a s Properties
C a s Properties giúp b n có th
hi u ch nh thu c tính c a ñ i
tư ng, tùy theo ñ i tư ng ñang
ñư c ch n mà c a s thu c tính
s ch a nh ng thu c tính tương
ng c a ñ i tư ng ñó.
ð m c a s Properties, b n
ch n ñ i tư ng mu n thay ñ i
thu c tính, ch n tab Design ho c
nh n t h p phím Atl +Enter
C a s Properties ñư c chia
thành năm nhóm
−Format: G m các thu c tính
ñ nh d ng ñ i tư ng
−Data: G m các thu c tính truy su t d li u c a ñ i tư ng.
−Event: G m các s ki n (event) c a ñ i tư ng.
−Other: G m các thu c tính giúp b n t o h th ng menu,
toolbars,…
−All: G m t t c các thu c tính trong b n nhóm trên.

-5-
1.3.5. Thanh Navigation Pane
Navigation Pane là khung ch a n i
dung chính c a cơ s d li u. T khung
Navigation Pane, b n có th m b t kỳ
Table, Query, Form, Report, Macro,
ho c module trong cơ s d li u b ng
cách double click vào tên c a ñ i tư ng.
B ng cách click ph i vào tên c a ñ i
tư ng trong Navigation Pane, b n có th
th c hi n các thao tác v i ñ i tư ng như:
ñ i tên, sao chép, xoá, import, export
m t ñ i tư ng…
Nh n phím F11 ho c click vào mũi tên kép góc trên bên ph i c a
khung Navigation Pane ñ hi n th ho c n khung Navigation
Pane.
1.4. Cách t o t p tin cơ s d li u:
1.4.1. T o m t cơ s d li u m i r ng:
− T i c a s kh i ñ ng, click nút Blank Database.
− File name: nh p tên t p tin cơ s d li u, trong Access 2010,
t p tin cơ s d li u ñư c lưu v i tên có ph n m r ng là
.accdb.
− N u không ch
ñ nh ñư ng d n
thì m c ñ nh t p
tin m i t o s
ñư c lưu trong
thư m c
Document, ngư c
l i, click nút
Brows ñ ch
ñ nh v trí lưu t p
tin. Click nút
Create ñ t o t p tin cơ s d li u.

-6-
1.4.2. T o cơ s d li u theo m u (Template)
−T i c a s kh i ñ ng.
−Ch n Sample Template ch n m t m u cơ s d li u có s n.
−Trong khung File name, nh p tên t p tin cơ s d li u và click
nút Browse ñ ch ñ nh v trí lưu t p tin, Click nút create ñ
t o cơ s d li u.
1.5. Qu n lý cơ s d li u
Sau khi t o cơ s d li u, ho c m m t cơ s d li u thì Tab File s
hi n th các l nh qu n lý t p tin cơ s d li u.
1.5.1. Recent:
M c Recent hi n th
danh sách các t p tin cơ
s d li u ñư c m g n
nh t. S t p tin hi n th
trong danh sách này m c
ñ nh là 9, có th thay ñ i
b ng cách:
−T i c a s làm vi c
c a Access, ch n
tab File.
−Ch n Options
Client Settings
−Trong m c Display,
thay ñ i giá tr c a
thu c tính “Show
This Number Of
Recent Documents”
−Click OK.
1.5.2. M m t cơ s d li u:
ð m m t cơ s d li u ñã có ta th c hi n m t trong các cách sau:

-7-
−Cách 1:
∗ T i c a s kh i ñ ng, trong tab File Open…
∗ Ch n t p tin cơ s d li u c n m Open.
−Cách 2:
∗ Double click vào tên t p tin c n m .
1.5.3. Thoát kh i access:
Có th thoát kh i Access b ng m t trong các cách:
∗ Ch n menu File Exit
∗ Nh n t h p phím Alt + F4;
∗ Ho c s d ng nút Close trên c a s Access ñang m .
1.5.4. Thu g n và ch nh s a cơ s d li u (Compact &
Repair Database)
Khi t o thêm ñ i tư ng trong cơ s d li u thì dung lư ng c a t p
tin cơ s d li u s tăng lên, khi xóa m t ñ i tư ng thì vùng nh
c a nó s r ng, nhưng không s d ng ñư c.
Ch c năng Compact & Repair Database giúp thu h i l i ph n b
nh b r ng, làm cho t p tin cơ s d li u g n l i.
Cách th c hi n:
−M cơ s d li u c n thu g n và ch nh s a
−Click nút Compact & Repair Database

-8-
1.5.5. T o password
− M cơ s d li u ch
ñ Exclusive b ng
cách: File Open
Open Exclusive.
−Ch n tab File Ch n
l nh Info Click nút
set Database Password
−Nh p Password 2 l n
OK
1.5.6. G b password
−M cơ s d li u ch ñ Exclusive: File Open Open
Exclusive
−Trong tab File, ch n l nh Info Click nút UnSet Database
Password.
1.6. Các ñ i tư ng trong cơ s d li u trong Access
Cơ s d li u là
m t t p h p nh ng
s li u liên quan
ñ n m t m c ñích
qu n lý, khai thác
d li u nào ñó,
CSDL trong Access
là cơ s d li u
quan h g m các
thành ph n: Tables,
Querys, Forms,
Reports, Pages,
Macros, Modules.
1.6.1. B ng (Tables):
Table là thành ph n quan tr ng nh t c a t p tin cơ s d li u
Access, dùng ñ lưu tr d li u. Do ñó ñây là ñ i tư ng ph i ñư c

-9-
t o ra trư c. Bên trong m t b ng, d li u ñư c lưu thành nhi u c t
và nhi u dòng.
1.6.2. Truy v n (Queries):
Query là công c ñ ngư i s d ng truy v n thông tin và th c hi n
các thao tác trên d li u. Ngư i s d ng có th s d ng ngôn ng
SQL ho c công c QBE ñ thao tác trên d li u.
1.6.3. Bi u m u (Forms):
Form là công c ñ thi t k giao di n cho chương trình, dùng ñ
c p nh t ho c xem d li u. Bi u m u giúp thân thi n hóa quá trình
nh p, thêm, s a, xóa và hi n th d li u.
1.6.4. Báo cáo (Reports):
Report là công c giúp ngư i dùng t o các k t xu t d li u t các
b ng, sau ñó ñ nh d ng và s p x p theo m t khuôn d ng cho trư c
và có th in ra màn hình ho c máy in.
1.6.5. T p l nh (Macros):
Macro là m t t p h p các l nh nh m th c hi n m t lo t các thao tác
ñư c qui ñ nh trư c. T p l nh c a Access có th ñư c xem là m t
công c l p trình ñơn gi n ñáp ng các tình hu ng c th .
1.6.6. B mã l nh (Modules):
Là công c l p trình trong môi trư ng Access mà ngôn ng n n
t ng c a nó là ngôn ng Visual Basic for Application. ðây là m t
d ng t ñ ng hóa chuyên sâu hơn t p l nh, giúp t o ra nh ng hàm
ngư i dùng t ñ nh nghĩa. B mã l nh thư ng dành cho các l p
trình viên chuyên nghi p.
Công c ñ t o các ñ i tư ng trong Access ñư c t ch c thành t ng
nhóm trong tab Create c a thanh Ribbon

-10-
1.7. Thao tác v i các ñ i tư ng trong cơ s d li u:
ð làm vi c trên ñ i tư ng, ta ch n ñ i tư ng
trên thanh Access object, các thành viên c a
ñ i tư ng s xu t hi n bên dư i tên c a ñ i
tư ng.
1.7.1. T o m i m t ñ i tư ng:
−Click tab Create trên thanh Ribbon.
−Trong nhóm công c c a t ng ñ i tư ng,
ch n cách t o tương ng.
1.7.2. Thi t k l i m t ñ i tư ng:
−N u ñ i tư ng ñang ñóng:
∗ Click ph i trên ñ i tư ng c n thi t k l i.
∗ Ch n Design view.
−N u ñ i tư ng ñang m :
∗ Click nút Design View.
1.7.3. Xem n i dung trình bày c a m t ñ i tư ng:
−N u ñ i tư ng ñang m ch ñ Design View
∗ Click nút View.
−N u ñ i tư ng ñang ñóng:
∗ Click ph i trên tên ñ i tư ng c n xem.
∗ Ch n Open.
1.7.4. Xóa m t ñ i tư ng.
−Click ph i chu t trên ñ i tư ng c n xóa,
−Ch n m c delete trên Menu Popup.
−Ho c ch n r i nh n phím Delete. Ho c nút trên thanh công
c .
1.7.5. ð i tên ñ i tư ng
−Click ph i chu t trên ñ i tư ng, ch n rename,
−Ho c nh n F2
−Nh p tên m i.

-11-
1.7.6. Sao chép m t ñ i tư ng
−Click ph i chu t lên thành viên c n chép
−Ch n m c copy ñ chép ñ i tư ng vào Clipboard.
−Click nút Paste trên thanh Menu ñ chép vào c a s database.
−Nh p tên cho ñ i tư ng sao chép.
−ð i v i ki u ñ i tư ng Table, ta có th l a ch n 1 trong 3
ki u sao chép
∗ Structure only: Sao chép c u trúc
∗ Structure and data:
Sao chép c u trúc và
d li u
∗ Append Data to
Exiting Table: Thêm
d li u vào m t b ng
ñang t n t i.
1.7.7. Chép d li u t Access sang ng d ng khác
(Export).
Có th xu t d li u sang cơ s d li u Access khác, ho c
Excel,Word, Pdf …
Cách th c hi n:
−Ch n ñ i tư ng mu n xu t sang ng d ng khác.
−Ch n tab External Data.
−Trong nhóm công c Export, ch n lo i ng d ng mà b n
mu n xu t d li u: Excel, Text file, XML file, Word,
Access…
−Click nút Browse… ch ñ nh v trí xu t d li u.
−Click OK hoàn t t vi c export d li u.

-12-
1.7.8. Chép d li u t ng d ng khác vào cơ s d li u
Access hi n hành (Import)
Có th chép d li u t ng d ng khác như Excel, ODBC Database,
XML file, Access, …vào cơ s d li u hi n hành.
Cách th c hi n:
Ch n tab External Data.
−Trong nhóm l nh Import & Link, ch n ng d ng mà b n
mu n chép d li u.
−L n lư t làm theo các bư c hư ng d n c a Access.
a. Chép d li u t Excel vào Access
∗ Trong c a s làm vi c c a Access, ch n tab External Data,
click nút Excel trong nhóm l nh Import & Link.
∗ Ch n t p tin Excel c n chép (Click nút Browse… ñ tìm
t p tin Excel) Open
∗ OK, sau ñó th c hi n theo các bư c hư ng d n c a Access
+ Ch n sheet ch a d li u c n chép, Next.
+ Ch n dòng làm tiêu ñ cho b ng, Next.
+ Ch ñ nh thu c tính cho các field Next.
+ Ch n cách t o khóa cho b ng

-13-
▪ Let Access add primary key: Access t t o khóa.
▪ Chose my own primary key: B n ch ñ nh khóa.
▪ No primary key: Không t o khóa.
+ Nh p tên cho b ng Finish.
+ Access hi n th thông báo cho bi t hoàn t t quá trình
import m t file Excel thành m t b ng trong Access.
b. Chép d li u t cơ s d li u Access khác vào cơ s
d li u hi n hành.
∗ Trong c a s làm vi c
c a Access, ch n tab
External Data, click nút
Access trong nhóm l nh
Import & Link.
∗ Ch n t p tin Access
ch a d li u c n chép
(Click nút Browse… ñ
tìm t p tin Access)
Open.
∗ Ch n tùy ch n “Import
table, query, form,
report, macro and
modules into the
current database” ñ
ch ñ nh v trí lưu tr d
li u trong cơ s d li u
hi n hành OK
∗ Trong c a s Import

-14-
object, ch n ñ i tư ng c n chép. Có th ch n nhi u ñ ng
th i ñ i tư ng ho c ch n t t c b ng cách click nút Select
All OK.
1.7.9. Ch c năng Link
Ch c năng Link trong Acces
ñ duy trì m i liên k t v i d
li u ngu n. N u d li u ngu n
thay ñ i thì d li u trong b ng
liên k t s thay ñ i theo và
ngư c l i.
Cách th c hi n tương t như
ch c năng Import, nhưng trong
c a s Get External Data, ta
ch n tùy ch n “Link to data
source by creating a link table” Ch n b ng mu n link OK
1.8. Ch n giao di n ngư i dùng trong Access 2010
Các phiên b n trư c ñây c a Access cung c p ch m t lo i giao
di n ngư i dùng duy nh t là các c a s có th ch ng lên nhau. B t
ñ u v i Access 2007, và bây gi trong Access 2010, b n có s l a
ch n c a vi c s d ng các giao di n truy n th ng ho c lo i giao
di n m i có d ng các tab.
1.8.1. Tabbed Documents
Tabbed Documents là giao di n lý tư ng cho ngư i dùng làm
vi c v i nhi u hơn m t ñ i tư ng t i m t th i ñi m. Trong giao
di n này form và report không th n m trên ñ u trang c a m t khác
và ngư i dùng có th xem t t c các ñi u khi n trên m t ñ i tư ng
giao di n ngư i dùng mà không c n ph i di chuy n m t ñ i tư ng
trong ñư ng ñi.

-15-
1.8.2. Overlapping Windows
Overlapping Windows có l i th hơn. Do s ña d ng c a vi c
thi t l p thu c tính BorderStyle và kh năng lo i b các nút Min,
Max, và Close.
V i giao di n Overlapping Windows, b n có th d dàng bu c
ngư i dùng tương tác v i m t form t i m t th i ñi m.
1.8.3. Chuy n t giao di n Tabbed Documents sang
Overlapping Windows
ð i v i Access 2007 và Access 2010 thì khi kh i ñ ng m c ñ nh là
giao di n Tabbed Documents ñ chuy n sang d ng Overlapping
Windows ta th c hi n như sau:
−Trong c a s làm vi c c a Access, ch n tab File ch n l nh
Options.
−Trong c a s Access
options, ch n
Current Database.
−Trong m c
Document Window
Options
−Ch n Overlapping
Windows OK
−Thoát kh i Access
và kh i ñ ng l i.

-16-
Chương 2
XÂY D NG CƠ S D LI U
Xây d ng cơ s d li u là công vi c quan tr ng ñ u tiên trong toàn
b qui trình phát tri n m t ng d ng trên Access. M t cơ s d li u
ñư c thi t k và xây d ng t t s là nh ng thu n l i trong quá trình
phát tri n ng d ng.
2.1. Khái ni m v cơ s d li u Access
M t cơ s d li u Access bao g m t p h p các b ng d li u có
quan h ch t ch , phù h p ñ ph c v lưu tr d li u cho m t ng
d ng qu n lý.
Ví d :
M t cơ s d li u Qu n lý sinh viên bao g m t p h p các b ng d
li u: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA ñư c k t n i nhau
m t cách phù h p ph c v vi c lưu tr d li u cho ng d ng qu n
lý sinh viên. C u trúc cơ s d li u qu n lý sinh viên trong Access
ñư c mô t như sau:
2.2. B ng d li u (Table)
2.2.1. Khái ni m:
B ng (Table): Là thành ph n cơ b n trong cơ s d li u c a MS
Access. ðây là ñ i tư ng quan tr ng nh t, dùng ñ lưu tr d li u,
m i b ng lưu tr thông tin v m t ñ i tư ng ñang qu n lý. M t
b ng g m có nhi u c t (field) và nhi u hàng (record)
C t (Field) : M i field (field ho c c t) trong m t b ng ch ch a
m t lo i d li u duy nh t, nó lưu tr m t thu c tính c a ñ i
tư ng.Trong m t b ng ph i có ít nh t m t field.

-17-
Ví d :
B ng SINHVIEN, lưu tr thông tin c a ñ i tư ng sinh viên,
g m các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH,
DIACHI, MALOP.
Dòng (Record): Là m t th hi n d li u c a các field trong b ng.
Trong m t b ng có th có không có record nào ho c có nhi u
records. Trong m t b ng thì d li u trong các record không ñư c
trùng l p.
2.2.2. Khóa chính (Primary key)
Khóa chính c a m t b ng là m t ho c nhi u field k t h p mà theo
ñó Access s xác ñ nh m t record duy nh t trong b ng. D li u
trong field khóa chính không ñư c trùng và không r ng. Thông
thư ng, trong m i b ng nên có khóa chính ñ t o quan h gi a các
b ng trong cơ s d li u và ñ MS Access t ñ ng ki m tra ràng
bu c d li u khi ngư i dùng nh p li u.
Ví d : trong b ng sinh viên Mã sinh viên xác ñ nh m t sinh
viên duy nh t.
Khi m t field ho c nhi u field k t h p ñư c ch ñ nh là khóa chính
thì Access s t ñ ng t o ch m c cho chúng.
Các field bi u di n thông tin c a sinh viên
Record
Khóa chính

-18-
Khi nh p d li u, Access s t ñ ng ki m tra khóa chính và không
cho phép trùng l p, và không r ng.
2.2.3. Khóa ngo i (Foreign key)
Khóa ngo i là m t field hay m t nhóm các field trong m t record
c a m t b ng, tr ñ n khóa chính c a m t record khác c a m t
b ng khác. Thông thư ng, khóa ngo i trong m t b ng tr ñ n khóa
chính c a m t b ng khác.
D li u trong field khóa ngo i ph i t n t i trong field khóa chính
mà nó tr t i. Khóa ngo i dùng ñ t o quan h gi a các b ng trong
cơ s d li u
Ví d :
2.3. Cách t o b ng
2.3.1. T o b ng b ng ch c năng Table Design:
Bư c 1: Trong c a s làm vi c c a Access,
trên thanh Ribbon, click tab Create, trong
nhóm l nh Table, click nút l nh Table
Design, xu t hi n c a s thi t k b ng g m
các thành ph n:
−Field Name: ñ nh nghĩa các fields trong b ng.
−Data Type: ch n ki u d li u ñ lưu tr d li u c a field
tương ng.
−Description: dùng ñ chú thích ý nghĩa c a field.
−Field Properties: thi t l p các thu c tính c a Field, g m có
hai nhóm:
∗ General: là ph n ñ nh d ng d li u cho field trong c t
Field Name.
Khóa ngo i Khóa chính

-19-
∗ Lookup: là ph n quy ñ nh d ng hi n th / nh p d li u
cho Field .
Bư c 2: Trong c a s thi t k , th c hi n các công vi c sau:
−Nh p tên field trong c t field Name, ch p nh n kho ng
tr ng, không phân bi t ch hoa, ch thư ng. Nên nh p tên
field theo tiêu chí: Ng n g n, d nh , g i nghĩa, và không có
kho ng tr ng.
−Ch n ki u d li u cho field trong c t Data Type
−Chú thích cho field trong c t Description.
−Ch ñ nh thu c tính cho field trong khung Field Properties.
Bư c 3: Xác ñ nh khóa chính cho b ng:
−ð t tr t i field
ñư c ch n làm
khóa chính (ho c
ch n các field ñ ng
th i làm khóa)
−Click nút Primary key trên thanh công c Table (Table
Tools), ho c click ph i trên tên field, ch n l nh Primary
key.
Bư c 4: Lưu b ng v a t o b ng cách:
−Click vào nút trên thanh Quick Access

-20-
−Nh p tên cho b ng trong
h p tho i Save as như
hình (trong trư ng h p
Table m i t o, chưa ñ t
tên).
Lưu ý: N u b ng chưa ñư c ñ t khóa chính thì Access s
hi n th m t h p tho i thông báo:
∗ Nh n nút Cancel ñ tr l i c a s thi t k , ñ t khoá
chính cho b ng.
∗ Nh n nút No ñ lưu mà không c n ñ t khóa chính, có th
ñ t sau.
∗ Nh n nút Yes ñ Access t t o khoá chính có tên là ID,
ki u Autonumber.
2.3.2. T o b ng trong ch ñ Datasheet View
Có th t o b ng b ng cách ñ nh nghĩa tr c ti p các c t trong ch ñ
DataSheet View như sau:
−Trong c a s làm
vi c c a Access,
ch n tab Create
trên thanh Ribbon,
trong nhóm l nh
Table, click nút
Table, xu t hi n
b ng m i ch ñ
Datasheet View.
−Thanh Ribbon chuy n sang tab Field v i nhóm l nh Add &
Delete giúp b n ch n ki u d li u cho Field m i khi thêm
Field vào b ng.

-21-
−ð t tr trong ô bên dư i Field
m i (Click to Add), sau ñó
ch n m t trong các ki u d
li u trong nhóm Add &
Delete trên thanh Ribbon.
Ho c click chu t trên Click to
Add, ch n ki u d li u trong
menu. Có th click nút More
Fields ñ ch n các ki u d
li u khác.
−Nh p tên cho Field m i.
−T o Field tính toán:
−Khi thi t k t b ng
ch ñ DataSheet
View, b n có th t o
m t Field m i mà nó
là k t qu c a m t
bi u th c tính toán t
các Field trư c, b ng
cách:
∗ Click tiêu ñ Click
to Add c a Field
m i như hình trên.
∗ Ch n l nh Calculated Field, xu t hi n c a s Expression
Builder
∗ Nh p bi u th c tính toán.
2.4. Các ki u d li u (Data Type)
Trong access m i Field có th nh n m t trong các ki u d li u sau:

-22-
Data Type
Ki u d li u D li u Kích thư c
Text Văn b n T i ña 255 ký t
Memo
Văn b n nhi u dòng, nhi u
trang
T i ña 65.535 ký
t
Number
Ki u s (bao g m s nguyên và
s th c). dùng ñ th c hi n tính
toán, các ñ nh d ng d li u
ki u s ñư c thi t l p trong
Control Panel.
1, 2, 4, ho c 8
byte
Date/Time
D li u ki u Date và Time. Các
ñ nh d ng c a d li u
Date/Time ñư c thi t l p trong
Control Panel.
8 byte
Currency Ki u ti n t , m c ñ nh là $. 8 byte
AutoNumber
Access s t ñ ng tăng tu n t
ho c ng u nhiên khi m t m u
tin m i ñư c t o, không th
xóa, s a.
4 byte
Yes/no
Ki u lu n lý (Boolean). Ch
ch p nh n d li u có giá tr
Yes/No, True/False, On/Off
1bit
OLE Object
D li u là các ñ i tư ng ñư c
t o t các ph n m m khác.
T i ña 1 GB
HyperLink D li u c a field là các link.
Lookup
Wizard
Lookup Wizard không ph i là
ki u d li u, mà là ch c năng
ñ t o m t danh sách mà giá tr
c a nó ñư c nh p b ng tay
ho c ñư c tham chi u t m t
b ng khác trong cơ s d li u.
Attachment
ðính kèm d li u t các chương
trình khác, nhưng b n không th
nh p văn b n ho c d li u s .

-23-
ð thay ñ i nh ng ñ nh d ng m c
ñ nh c a các ki u d li u trong
môi trư ng Window, ch n Start
Control Panel Regional
and Language Customize.
−Tab Numbers ñ thay ñ i
ñ nh d ng s như d u th p
phân, phân cách hàng
ngàn…
−Tab Date/Time ñ thay ñ i
ñ nh d ng ngày/gi .
−Tab Currency ñ thay ñ i
ñơn v ti n t .
2.5. Các thu c tính c a Field:
2.5.1. Field Size:
Quy ñ nh kích thư c c a field, tuỳ thu c vào ki u d li u. Ch có
hi u l c v i các Field có ki u là Text ho c Number.
−D li u ki u text: gi i h n kích thư c t 0- 255 ký t , m c
ñ nh là 50 ký t .
−D li u ki u Memo: gi i h n kích thư c t 0- 65.535 ký t .
−ð i v i ki u d li u Number: ki u Number bao g m m t s
ki u con, gi i h n kích thư c ki u Number chính là xác ñ nh
ki u con.
Field size Mi n giá tr S l t i ña
Byte 0- 255 0
Integer -32768- 32767 0
Long integer - 214783648 – 214783647 0
Single -3.4×1038
- 3.4×1038
7
Double -1.79×10308
-1.79×10308
15
Decimal -1028
-1 – 1028
-1 20
2.5.2. Decimal Places:
Quy ñ nh s ch s th p phân (ch s d ng trong trư ng h p s có
d ng single, double). ð i v i ki u Currency, Fixed, Percent luôn
luôn decimal places là 2.

-24-
2.5.3. Format:
Quy ñ nh d ng hi n th c a d li u trên màn hình ho c ra máy in,
ph thu c vào ki u d li u. Có th ch n các ñ nh d ng do Access
cung c p s n ho c t o m t chu i ký t ñ nh d ng riêng.
a) ð nh d ng ki u d li u Text
Các ký t ñ nh d ng ki u d li u Text
Ký t ñ nh d ng Tác d ng
@ Chu i ký t
> ð i toàn b ký t ra ch hoa
< ð i toàn b ký t ra ch thư ng
“chu i ký t ” Chu i ký t gi a 2 d u nháy
<ký t > Ký t n m sau d u
[Black] [White] [Red] [Green]
[Blue] [Yellow] [Magenta]
[Cyan]
Màu (ký hi u màu theo sau m t
trong các ký t ñ nh d ng chu i
phía trên)
Ví d :
ð nh d ng D li u nh p Hi n th
@@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678
> Lý T Tr ng LÝ T TR NG
< Lý T Tr ng lý t tr ng
b) ð nh d ng d li u ki u number
+ Các ki u ñ nh d ng Access cung c p s n
Ký t Tác d ng
General Number Hi n th ñúng như s nh p vào
Currency
Có d u phân cách, d u th p phân và ký
hi u ti n t .
Fixed
Hi n th gi ng như cách ñ nh d ng trong
Regional Settings c a Control Panel, ph n
s l th p phân ph thu c vào Decimal
Standard
Gi ng như d ng Fix, nhưng có d u phân
cách hàng ngàn.
Percent Hi n th s d ng ph n trăm (%)
Scientific Hi n th s d ng khoa h c

-25-
Ví d :
D ng D li u nh p vào Hi n th
General Number 1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1,234.50
Fixed 1234.5 1234.5
Standard 1234.5 1,234.5
Percent 0.123 12.30%
Scientific 1234.5 1.23E+03
c) Các ký t ñ nh d ng ñ i v i d li u ki u s :
Ký t Tác d ng
.(period) D u ch m th p phân
,(comma) D u phân cách ngàn
0 S (0-9)
# S ho c kho ng tr ng (blank)
$ D u $
% Ph n trăm
E+ E- e+ e- S d ng khoa h c
Kho ng tr ng (blank) Kho ng tr ng
d) ð nh d ng d li u ki u Data/Time:
+ Các ki u ñ nh d ng Access cung c p s n:

-26-
+ Các ký t ñ nh d ng:
e) ð nh d ng d li u ki u Yes/No:
ð nh d ng Ý nghĩa
Yes/No ðúng/Sai
True/Fasle ðúng/Sai
On/Off ðúng/Sai

-27-
Chu i ký t ñ nh d ng ki u yes/no g m 3 ph n: First; Second;
Third.
−First: b tr ng, ñ nh d ng trong m c này không nh hư ng
ñ n d li u ki u Yes/No.
−Second: field h p n i dung field mang giá tr ñúng.
−Third: field h p n i dung field mang giá tr sai.
Ví d :
Chu i ñ nh d ng
Hi n th
Field (True) Field (Fasle)
; “Nam”; “N ” Nam N
; “Biên ch ”; “ ” Biên ch
2.5.4. Input Mask (m t n nh p li u):
Quy ñ nh khuôn ñ nh d ng d li u. Ngư i s d ng khi nh p d
li u vào b ng b t bu c ph i tuân theo ñúng ñ nh d ng ñó.
Chú ý: khi quy ñ nh Input Mask cho b ng, các qui ñ nh này s
ñư c áp d ng cho c bi u m u ( Form ), truy v n (Query), báo cáo
(Report). N u ch mu n áp d ng cho riêng bi u m u ho c báo cáo
thì qui ñ nh Input Mask cho riêng bi u m u hay báo cáo ñó.
Nh ng field cùng lúc qui ñ nh thu c tính Format và Input Mask,
Access s hi n th theo d ng qui ñ nh trong Format khi hi n th d
li u. Tuy nhiên n u ñi u ch nh d li u thông qua bi u m u, Access
dùng d ng th c qui ñ nh trong Input Mask.
−Các ký t dùng ñ nh d ng trong Input Mask.
Ký t Ý nghĩa
0
V trí b t bu c nh p, ký t s t 0-9, không cho
phép nh p d u.
9
Không b t bu c nh p, ký t s ho c kho ng
tr ng, không cho phép nh p d u.
#
Nh p s 0-9, kho ng tr ng, d u + -, không b t
bu c nh p.

-28-
L B t bu c nh p, ký t ch .
? Không b t bu c nh p, ký t A-Z.
A B t bu c nh p, ký t ch ho c s .
a Không b t bu c nh p, ký t ch ho c s .
& B t bu c nh p, ký t b t kỳ.
C Không b t bu c nh p, ký t b t kỳ.
. ,
D u phân cách th p phân, hàng ngàn. Tùy thu c
vào ñ nh d ng c a Windows
/ :
D u phân cách ngày, gi . Tùy thu c vào ñ nh
d ng c a Windows
< Các ký t bên ph i ñư c ñ i thành ch thư ng
> Các ký t bên ph i ñư c ñ i thành ch hoa.
! D li u ghi t ph i sang trái.
<ký t >
Ký t theo sau d u s ñư c ñưa th ng vào d
li u
Password Nh p d li u ki u m t kh u (ch hi n th d u *)
Ví d :
Input Mask D li u
> L0L0L0 T2A3B4
>L<?? Mai
2.5.5. T o field Lookup Wizard:
M t lookup field cho phép b n nh p d li u cho field t m t danh
sách giá tr . Có hai cách ñ lookup field có th nh n giá tr t m t
danh sách các giá tr .
−Lookup t m t danh sách nh p b ng tay.
−Lookup t m t Table ho c m t Query trong cơ s d li u.

-29-
Cách t o:
−Trong c a s thi t
k b ng, t i field
mu n t o Lookup
Wizard, c t Data
type ch n
Lookup Wizard.
−Xu t hi n c a s
Lookup Wizard,
v i hai tùy ch n
tương ng v i hai
cách t o danh
sách cho lookup field.
−N u ch n d li u ngu n cho field b ng cách l y giá tr t
Table ho c Query khác thì ch n tùy ch n “I want the
lookup field to get the values from another table or query”
và click next.
∗ Ch n b ng ho c query cung c p giá tr cho lookup field,
click Next.
∗ Ch n field ch a danh sách giá tr cho lookup field, click
Next.
∗ Ch n field s p x p, click next.
∗ Hi u ch nh ñ r ng c a lookup field, click Finish ñ k t
thúc.

-30-
−N u t o d li u ngu n cho lookup field b ng cách nh p b ng
tay thì trong c a s Lookup Wizard, ch n tùy ch n “I will
type in the values that I want”. Click Next.
∗ Nh p giá tr cho lookup field. Click Next.
∗ Nh p nhãn cho lookup field, click Finish.
2.5.6. Validation rule (Quy t c h p l ):
Ki m tra tính h p l c a d li u khi nh p li u. N u d li u không
th a ñi u ki n cho trư c, Access xu t hi n trên màn hình m t thông
báo ch a dòng văn b n quy ñ nh Validation text. Trong
validation rule có các phép toán sau:
−Phép toán so sánh: > , < , >=, <=, =, <>
−Phép toán quan h : or; and; not

-31-
−Phép toán v chu i: toán t Like (gi ng như).Có th s d ng
toán t Like kèm v i các ký t thay th như:
∗ D u *: thay th t t c các ký t .
∗ D u #: thay th các ký t s .
∗ D u ?: thay th ký t t i v trí có d u ?.
2.5.7. Validation text (Thông báo l i):
Chu i thông báo xu t hi n khi d li u nh p vào không tho ñi u
ki n c a Validation Rule, chu i trong validation text có ñ dài t i
ña 255 ký t .
2.5.8. Required (Yêu c u):
Có yêu c u b t bu c nh p d li u cho m t field hay có th ñ tr ng.
2.5.9. AllowZeroLength:
Quy ñ nh field có ki u text hay Memo có th có (yes) ho c không
có (no) chu i có ñ dài Zero. N u field là field khoá thì thu c tính
này là No.
Chú ý:
C n phân bi t field có giá tr null (tr ng chưa có d li u) và m t
field ch a chu i có ñ dài là zero (ñó là chu i “”). Khi hi n th ra
màn hình c hai có hình th c gi ng nhau.
2.5.10. Index ( Ch m c/ S p x p)
Quy ñ nh thu c tính Index ñ t o ch m c ñơn (ch m c trên m t
field).
−N u ch n No thì không s p x p d li u.
−N u ch n Yes (No Duplicates) thì t o ch m c (s p x p) trên
field và không cho phép các giá tr trùng nhau.
−N u ch n Yes (Duplicates Yes) thì t o ch m c (s p x p)
trên field và cho phép các giá tr trùng nhau.
2.5.11. Caption:

-32-
Qui ñ nh nhãn là m t chu i ký t xu t hi n t i dòng tên field.
Chu i này cũng xu t hi n t i tiêu ñ c a các ñi u khi n trong các
bi u m u ho c báo cáo. N u giá tr này b tr ng thì Access s l y
tên field làm tiêu ñ .
2.5.12. Defaut value:
Quy ñ nh giá tr m c nhiên cho c t. Access s t ñ ng gán giá tr
này vào khi thêm m u tin m i. Ngư i s d ng có th gán m t bi u
th c cho thu c tính này.
2.6. Hi u ch nh c u trúc c a b ng:
M b ng ch ñ thi t k (Design View) b ng cách: Trong c a s
Database, ch n b ng mu n thay ñ i c u trúc, click ph i, ch n
Design View.
Thanh Ribbon chuy n sang Tab Design g m các công c cho phép
hi u ch nh c u trúc c a b ng.
−Insert Rows: chèn thêm m t field trên field hi n hành.
−Delete Rows: xóa các field ñư c ñánh d u ch n.
−Di chuy n field: Click ch n tên field mu n di chuy n, drag
chu t vào tên field, di chuy n ñ n v trí m i.
2.7. Cách nh p d li u cho b ng:

-33-
ð nh p d li u cho b ng, trư c h t ph i m b ng ch ñ
Datasheet View.
−Trong c a s Database ch n object Table ch n b ng
mu n nh p ho c s a d li u click ph i ch n Open. Ho c
double click vào tên b ng mu n m .
−B ng ñư c m ch ñ nh p li u (Ch ñ Data Sheet view)
−M c ñ nh, luôn có m t dòng r ng ñ nh p record m i
cu i b ng.
−Khi nh p d li u ph i nh p theo t ng Record, d li u nh p
vào ph i th a mãn các thu c tính c a b ng và thu c tính c a
field khi thi t k b ng. N u d li u không th a mãn thì
Access s thông báo l i.
−ð i v i field có ki u d li u OLE object:
∗ T i v trí nh p, click chu t ph i,
∗ Ch n Insert - Object.
∗ Ch n Create New n u mu n t o ñ i tư ng m i.
∗ Ch n Create from file n u mu n l y ñ i tư ng t t p tin
trên ñĩa (thư ng là hình nh) ch n file c n s d ng.

-34-
2.8. T o quan h gi a các b ng trong cơ s d li u:
Sau khi thi t k các b ng, ta ñư c c u trúc c a các b ng, nhưng
gi a các b ng chưa có các thông tin quan h v i nhau. Do ñó vi c
thi t l p m i quan h gi a các b ng s giúp MS Access qu n lý d
li u ñư c h p lý hơn và b o v các ràng bu c toàn v n c a d li u
trong quá trình nh p d li u.
ð thi t l p ñư c quan h thì các field dùng liên k t gi a các Table
ph i có cùng ki u d li u.
2.8.1. Các lo i quan h
Trong Access t n t i 2 ki u quan h : quan h 1-1 (m t-m t) và
quan h 1-n (m t-nhi u)
Quan h 1-1: m t record c a b ng này s liên k t v i duy nh t m t
record c a b ng kia và ngư c l i.
Ví d :
Quan h 1-n: m i record c a b ng 1 s liên k t v i m t ho c nhi u
record c a b ng n, ngư c l i m t record c a b ng n ch liên k t v i
duy nh t m t record trong b ng 1.
Ví d :

-35-
Th hi n d li u c a quan h 1-n
2.8.2. Cách t o quan h :
−T i c a s làm vi c c a Access, ch n tab Database Tools
trên thanh Ribbon, click nút Relationships.
−N u là l n ñ u tiên (CSDL
chưa có quan h ) thì h p tho i
Show Tables s xu t hi n.
−N u không có c a s Show
Table thì Click nút Show
Table trên thanh Ribbon.
∗ Tab Tables: hi n th t t c
các b ng trong cơ s d
li u
∗ Tab Queries: hi n th các truy v n ñã t o trong cơ sơ d
li u.
∗ Tab Both: hi n th t t c Table và Query.

-36-
−Ch n b ng ho c Query c n thi t l p quan h , click Add.
−Click nút Close ñóng c a s Show Table.
−C a s RelationShips ch a các b ng mu n thi t l p quan h .
−Drag chu t kéo field
quan h t b ng này
sang b ng kia. (vd:
Kéo field MaSV t
b ng SINHVIEN
sang MaSV c a
b ng KETQUA).
Xu t hi n c a s
Edit RelationShips
v i các tùy ch n:
∗ Enforce Referential Integrity n u mu n quan h có tính
ràng bu c toàn v n. Quan h có tính ràng bu c toàn v n
s ñ m b o các v n ñ sau:
+ Khi nh p d li u, d li u c a field tham gia quan h
b ng “nhi u” (b ng con) ph i t n t i trong b ng
“m t” (b ng cha). Ví d : mu n nh p m t sinh viên
cho b ng KETQUA thì MaSV ñó ph i t n t i trong
b ng SINHVIEN.
+ Không th xóa nh ng m u tin trong b ng “m t” khi
nh ng m u tin trong b ng “nhi u” có quan h v i
m u tin bên “m t
N u vi ph m các nguyên t c trên thì Access s không
nh n d li u và thông báo l i.

-37-
∗ Cascade Update Related Field: cho phép b n s a giá tr
khóa chính c a m u tin trong b ng “m t” (b ng cha) c a
quan h , lúc ñó thay vì báo l i Access s t ñ ng c p
nh t s thay ñ i ñó vào các field tương ng (có quan h )
trên các b ng “nhi u” (b ng con) c a quan h .
∗ Cascade Delete Related Records: cho phép b n xóa
m u tin trong b ng “m t” (b ng cha) c a quan h , lúc ñó
thay vì báo l i, Access s t ñ ng xóa t t c các m u tin
trong b ng “nhi u” (b ng con) c a quan h n u như
nh ng m u tin ñó có liên quan v i m u tin v a xóa.
Lưu ý:
+ N u c hai field tham gia liên k t ñ u là khóa chính,
Access t t o ra quan h 1-1 (One to one): m i m u
tin trong b ng này s quan h v i 1 và ch m t m u
tin trong b ng kia.
+ N u m t bên là field khóa chính, bên còn l i là khóa
ngo i, Access s t o quan h 1-nhi u (One to many):
M i m u tin trong b ng “m t” (b ng cha) có quy n
quan h v i nhi u m u tin trong b ng “nhi u” (b ng
con), ngư c l i m i m u tin trong b ng “nhi u” ch
ñư c quy n quan h v i m t m u tin trong b ng
“m t”.
2.8.3. Cách xóa quan h
Mu n xóa quan h gi a 2 b ng, ta Click ph i m i quan h mu n
xóa, ch n Delete, ho c ch n m i quan h và nh n phím Delete.
Lưu ý:

-38-
−N u nh p d li u trư c khi t o quan h thì khi nh p li u ta
có th nh p d li u cho các b ng theo trình t tùy ý.
−Ngư c l i, n u t o quan h trư c, nh p li u sau thì khi nh p
li u ta ph i nh p b ng 1 (b ng cha) trư c và b ng n (b ng
con) sau.
2.8.4. Ki u k t n i (Join type):
Có 3 ki u liên k t gi a các b ng:
−1: Only include rows where the joined field from both
tables are equal: ñây là lo i liên k t ph bi n nh t gi a hai
b ng. Trong ñó d li u khi th hi n trên b ng k t qu s
g m nh ng m u tin mà d li u ch a trong field liên k t
hai b ng ph i hoàn toàn gi ng nhau. Liên k t này còn g i là
liên k t n i.
−2: Include all records from “b ng bên trái” and only those
records from “b ng bên ph i” where the joined fields are
equal: Trong ki u liên k t này, Access s th hi n trên b ng
k t qu toàn b d li u trên “b ng bên trái” và ch nh ng
m u tin bên “b ng bên ph i” có n i dung trong field liên k t
gi ng field tương ng v i “b ng bên trái”.
−3: Include all records from “b ng bên ph i” and only those
records from “b ng bên trái” where the joined fields are
equal: Trong ki u liên k t này, Access s th hi n trên b ng
k t qu toàn b d li u trên “b ng bên ph i” và ch nh ng
m u tin bên “b ng bên trái” có n i dung trong field liên k t
gi ng field tương ng v i “b ng bên ph i”.
Cách ch n ki u liên k t gi a hai b ng:
−T c a s Edit Relationships
−Click vào nút Join type ñ m c a s Join Properties.
−Ch n lo i liên k t.

-39-
2.9. Các thao tác v i b ng ch ñ Datasheet view
2.9.1. M t s ñ nh d ng trong ch ñ Database View
ð th c hi n các thao tác ñ nh d ng b ng, ta ph i m b ng ch ñ
DataSheet View.
a) Thay ñ i font ch :
−Trên thanh Ribbon ch n tab Home.
−Trong nhóm l nh Text Formatting, ch n font ch cho Table
và các ñ nh d ng khác.
−Click nút trên nhóm
Text Formatting s xu t
hi n c a s Datasheet
Formatting cho phép b n
hi u ch nh các thu c tính
c a Datasheet như màu
n n , màu lư i, …
b) Thay ñ i ñ r ng c t: Khi
t o b ng b ng Datasheet
View thì Access t o b ng
v i các c t có ñ r ng m c ñ nh, n u ñ r ng c a c t quá
nh s làm cho d li u b che khu t. ð thay ñ i ñ r ng c a
c t ta có th s d ng m t trong các cách sau:
−Cách 1: ð t tr ñư ng biên bên ph i c a c t, khi tr có
d ng mũi tên 2
chi u thì drag
chu t ñ thay

-40-
ñ i ñ r ng c a c t.
−Cách 2: Click ph i trên
tên c a c t mu n thay
ñôi ñ r ng và ch n
Field width. Nh p kích
thư c c a c t vào ô
Column Width.
c) Thay ñ i v trí c t:
−Click vào tiêu ñ c t.
Drag ñ thay ñ i v trí c t (chu t v n ñang t i tiêu ñ c t).
d) Che d u (Hide column) và hi n th (Unhide column)c t:
−Ch n c t mu n n.
−Trên thanh Ribbon, trong
nhóm l nh Records,
click nút More, ch n
l nh Hide fields.
−Mu n hi n th t i c t b
n, ta làm tương t như
thao tác n c t, nhưng
trong menu l nh c a nút
More ta ch n l nh
Unhide fields.
e) C ñ nh và b c ñ nh c t:
−Ch n c t c n c ñ nh.
−Trên thanh Ribbon, trong nhóm l nh Records, click nút
More, ch n l nh Freeze Fields.
−Ngư c l i, mu n b c ñ nh c t ta ch n l nh UnFreeze All
Fields.
f) Thay ñ i chi u cao dòng:
−ð t con tr vào ñư ng biên c a dòng sao cho xu t hi n mũi
tên 2 chi u, Drag ñ thay ñ i chi u cao c a dòng.

-41-
2.9.2. S p x p
a) S p x p theo m t field
−ð t tr t i field ch a d li u c n s p x p
−Click nút sort Ascending (s p x p tăng d n)/Sort
Descending (s p x p gi m d n) trong nhóm l nh sort &
Filter trên thanh Ribbon.
b) S p x p theo nhi u fields
ð s p x p theo nhi u field,
trong nhóm l nh sort &
Filter trên thanh Ribbon,
click nút l nh Advanced
filter options
−Ch n l nh Advanced
Filter/Sort
−Xu t hi n c a s Filter
Double click ch n các field
ch a d li u c n s p x p,
th t ưu tiên t trái sang
ph i.
− m c Sort ch n ki u s p x p.
−ð th c hi n s p x p ta ch n l nh Apply Filter/Sort
Ví d : S p x p d li u trong b ng HoaDon theo chi u tăng
d n c a MaKH, n u trùng MaKH thì s p x p theo MaNV
tăng d n, n u trùng MaNV thì s p x p theo NgayLapHD
gi m d n.

-42-
2.9.3. Tìm ki m và thay th :
a) Tìm ki m:
−ð tìm m t giá tr trong b ng ta click nút Find
trong nhóm l nh Find trên thanh Ribbon .
−Xu t hi n c a s Find and Replace.
∗ Find What: Nh p giá tr c n tìm
∗ Look In: Ph m vi tìm ki m.
∗ Ki u so trùng giá tr c n tìm v i giá tr trong ô
∗ Search: hư ng tìm
∗ Match Case: Tìm phân bi t ch hoa và ch thư ng
∗ Click nút Find Next ñ th c hi n tìm ki m, n u tìm h t
access s cho xu t hi n h p thông báo hoàn t t vi c tìm
ki m.

-43-
b) Thay th :
−Trong c a s Find and Replace, n u mu n thay th các giá tr
ñư c tìm th y b ng m t giá tr khác ta ch n tab Replace.
−Replace With: Nh p giá tr c n thay th .
−Click nút Replace ñ thay th giá tr ñư c tìm th y hi n t i.
−Click nút Replace All ñ thay th toàn b các giá tr ñư c
tìm th y.
2.9.4. L c d li u
a) Filter by selection
Filter by selection giúp b n ch n ra nh ng Record d a trên
m t giá tr hi n hành. Cách th c hi n:
−ð t tr t i field ch a giá
tr l c, ch n giá tr làm
ñi u ki n l c.
−Click nút l nh Seletion
trong nhóm l nh Sort &
Filter trên thanh Ribbon.
−Ch n m t trong các l nh trong menu:
∗ Equals …: l c các records
có giá tr b ng v i giá tr
ñư c ch n.
∗ Does Not Equal…: l c các
records có giá tr khác v i
giá tr ñư c ch n.

-44-
∗ Contains …: l c các records ch a giá tr ñư c ch n.
∗ Does Not Contains …: l c các records không ch a giá tr
ñư c ch n.
−Ngoài ra, cũng có th l c b ng cách click nút công c
Selection button bên ph i tên field.
−ðánh d u check vào giá tr làm ñi u ki n l c.
−Click OK
b) Filter by form
Filter by form giúp b n l c
b ng cách nh p giá tr l c vào
m t dòng trên Datasheet.
−Click nút Advanced trong
nhóm l nh Sort & Filter, ch n
l nh Filter By Form.
−Chuy n d ng Datasheet c a
b ng thành m t dòng tr ng,
và xu t hi n các nút
Dropdown list trên m i field
cho phép ch n giá tr l c.
−N u l c theo nhi u giá tr thì click tab Or và ch n giá tr làm
ñi u ki n l c ti p theo.
−Click nút Toggle Filter ñ th c hi n l c.
c) Advanced filter

-45-
Ch c năng Advanced filter cho phép l c v i nhi u ñi u ki n
nhi u field khác nhau.
−Click nút Advanced, ch n l nh Advanced filter/Sort, xu t
hi n c a s Filter, v i các dòng:
Field: Nh p tên các field ch a ñi u ki n l c
Sort: Ch n ki u s p x p (n u có yêu c u)
Criteria: Nh p ñi u ki n l c. N u các ñi u ki n l c các
field b t bu c th a mãn ñ ng th i (và) thì các ñi u ki n
ph i ñư c nh p trên cùng m t dòng. N u các ñi u ki n
không th a mãn ñ ng th i (ho c) thì nh p trên khác dòng
Ví d : L c các nh ng sinh viên có môn h c “CSDL” và
ñi m thi l n 1>=5.
Ví d : L c các nh ng sinh viên có môn h c “CSDL”
ho c ñi m thi l n 1>=5.

-46-
Chương 3
TOÁN T -HÀM -BI U TH C
Trong Access khi x lý d li u thì c n ñ n các
3.1. Toán t
3.1.1. Toán t s h c
Toán t Mô t Ví d
+ C ng 2 toán h ng [lương]+[thương]
- Tr 2 toán h ng [lương]-[t m ng]
* Nhân 2 toán h ng [h s ]*[lương cb]
/ Chia 2 toán h ng 15.2/2
Phép chia nguyên 52
Mod Chia l y ph n dư 5Mod 2
^ L y th a 4^2
3.1.2. Toán t so sánh
K t qu c a toán t so sánh là True ho c False.
3.1.3. Toán t logic
Toán t Mô t Ví d
And Và [ñi m]<=5 And [năm sinh]>1990
Or Ho c [ñi m]<=5 Or [năm sinh]>1990
Not ð o Not True
Toán t Ví d Mô t
= ="MN" Tìm nh ng record có giá tr là MN.
< <10 Tìm nh ng record có giá tr <10.
< = <=10 Tìm nh ng record có giá tr <=10.
> >10 Tìm nh ng record có giá tr >10.
> = >=10 Tìm nh ng record có giá tr >=10.
<> <>10 Tìm nh ng record có giá tr khác10.

-47-
3.1.4. Toán t khác
Toán t Ví d Ý nghĩa
BETWEEN
BETWEEN #1/1/99#
AND #12/31/99#
Tìm nh ng record có
giá tr trong kho ng
1/1/99 và 12/31/99.
LIKE LIKE "S*"
Tìm nh ng record
ch a text ñư c b t ñ u
b ng ký t "S."
IS NULL IS NULL
giá tr r ng
IN(v1, v2, …) In(“java”, “C++”)
giá tr trong danh sách
li t kê.
3.1.5. Toán t n i chu i
Dùng ñ n i các chu i thành m t chu i.
Toán t Ví d
& “Nguy n ” & “ ” & “An” Nguy n An.
+ “Nguy n ” + “ ” + “An” Nguy n An.
3.2. Hàm
3.2.1. Hàm x lý ki u d li u Text
Hàm Ý nghĩa Ví d
Left(string, n)
Trích t bên trái
c a string , n ký t
Left(“ABC”, 2)
Right(string, n)
Trích ra t bên
ph i c a string, n
ký t
Right(“ABC”, 2)
Mid(string, m, n)
Trích ra t string,
t i v trí m , n ký t
Mid(“ABC”,2,1)
Len(string)
Tr v chi u dài
c a string
Len(“ABC”)

-48-
Format(exp)
ð nh d ng bi u
th c theo các d ng
th c thích h p.
Format(Date(), “dd-
mm-yyyy” )
UCase(exp)
Tr v phiên b n ch hoa c a
m t chu i.
UCase(“Lan”)
LCase(exp)
Tr v phiên b n
ch thư ng c a
m t chu i.
LCase(“Lan”)
Str(exp)
Chuy n m t s
thành m t chu i.
Str(123.45)
Val(exp)
Chuy n m t chu i
thành m t s
Val(“123.45”)
3.2.2. Hàm ngày gi
Hàm Ý nghĩa Ví d
Date()
Hàm tr v k t qu là
ngày hi n hành c a
máy.
Date()
Day(exp) Tr v ngày trong tháng. Day(#6/12/2010#)
Month(exp)
Tr v k t qu là tháng
trong bi u th c ngày
Month(#6/12/2010#)
Year(exp)
Tr v k t qu là năm
trong bi u th c ngày
Year(#6/12/2010#)
datePart(“d/
m/ww/q/yyy
y”, exp)
d: tr v ngày trong bi u
th c ngày
m: tr v tháng trong
bi u th c ngày
ww: tr v tu n trong
bi u th c ngày
q: tr v quý trong bi u
th c ngày
yyyy: tr v năm trong
bi u th c ngày
Datepart(“q”,#6/12/
2010#)

-49-
3.2.3. Hàm ñi u ki n
Hàm IIF tr v m t trong 2 giá tr : giá tr 1 ho c giá tr 2, tùy
thu c vào giá tr c a Bi u th c ñi u ki n.
−Bi u th c ñi u ki n: là m t bi u th c logic cho k t qu là
True ho c False.
−Giá tr 1: giá tr tr v c a hàm IIF n u Bi u th c ñi u ki n
có giá tr là true.
−Giá tr 2: giá tr tr v c a hàm IIF n u Bi u th c ñi u ki n
có giá tr là false
Ví d :
IIF([ði m]>=5, “ð u”, “R t”)
3.2.4. Hàm cơ s d li u
−Hàm Dcount: ð m s Record trong ph m vi xác ñ nh theo
ñi u ki n. M c ñ nh, hàm không ñ m các record có giá tr
Null. N u dùng ký t ñ i di n “*”, hàm s ñ m các record
có giá tr Null.
Ví d : ð m s sinh viên l p CDTHA
Dcount(“[Masv]”, “SinhVien”, “[Malop]=’CDTHA’”)
−Hàm Dlookup: Tìm giá tr trong ph m vi ñư c xác ñ nh theo
ñi u ki n.
Ví d : Tìm sinh viên A01 thu c l p nào
Dlookup(“[MaLop]”, “SinhVien”, “[MaSV]=’A01’”)
IIf(<Bi u th c ñi u ki n>, <giá tr 1>, <giá tr 2>)
DCount(<Bi u th c>, <Ph m vi>, [ði u ki n])
Dlookup(<Bi u th c>, <Ph m vi>, [ði u ki n])

-50-
3.3. Bi u th c
Trong Access, m t bi u th c tương ñương v i m t công th c trong
Excel. M t bi u th c bao g m các y u t ñ nh danh (tên c a các
field, ñi u khi n, ho c thu c tính), các toán t , các h ng s , và giá
tr và các hàm.
M t bi u th c ñư c tính toán ñ l y giá tr cung c p cho m t query,
xác ñ nh quy t c, t o các ô ho c field tính toán, và xác ñ nh phân
nhóm cho report.
Ví d :T o field tính toán:
ThanhTien: [soluong]*[dongia]
M t bi u th c có th s d ng nhi u ñ i tư ng trong cơ s d li u
như: tables, queries, forms, reports, và macros.
Trong các bi u th c, tên field, tên ñi u khi n ph i ñư c ñ t trong
d u ngo c vuông [], thông thư ng Access s t ñóng ngo c vuông
quanh tên field ho c tên ô ñi u khi n nhưng n u tên field ho c ñi u
khi n bao g m các kho ng tr ng ho c các ký t ñ c bi t, thì b n
ph i t gõ d u ngo c [] quanh tên ñó.

-51-
Chương 4
QUERY-TRUY V N D LI U
4.1. Khái ni m
M c ñích chính c a m t cơ s d li u là lưu tr và trích l c thông
tin. Thông tin có th ñư c l y t cơ s d li u ngay l p t c sau khi
d li u ñư c thêm vào. T t nhiên, l y thông tin t các b ng cơ s
d li u ñòi h i ki n th c v cách th c mà cơ s d li u ñư c thi t
k .
Query là các câu l nh SQL (Structured Query Language - ngôn ng
truy v n mang tính c u trúc) là m t lo i ngôn ng ph bi n ñ t o,
hi u ch nh, và truy v n d li u t m t cơ s d li u quan h .
Trong access, Query là m t công c m nh dùng ñ khai thác và x
lý d li u, ñáp ng các nhu c u tra c u d li u, g m các lo i query:
simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action
queries.
4.2. Các lo i query
−Select query: là truy v n l a ch n thông tin t m t ho c
nhi u b ng, t o ra m t recordset. Nói chung, d li u tr v
c a m t truy v n l a ch n là có th c p nh t và thư ng ñư c
s d ng ñ ñưa các form và report.
−Total query: là m t lo i ñ c bi t c a truy v n ch n. Th c
hi n ch c năng t ng h p d li u trên m t nhóm các record.
−Crosstab query: là lo i query có th hi n th d li u dư i
d ng tóm t t như m t b ng tính, v i các tiêu ñ hàng và tiêu
ñ c t d a trên các field trong b ng. D li u trong các ô c a
Recordset ñư c tính toán t d li u trong các b ng.
−Top (n) query: Top (n) cho phép b n ch ñ nh m t s ho c
t l ph n trăm c a record mà b n mu n tr v t b t kỳ lo i
truy v n khác (select query, total query, …).
−Action query: g m các lo i query như Make-Table, Delete,
Update, Append cho phép b n t o ra các b ng m i ho c thay
ñ i d li u trong các b ng hi n có c a cơ s d li u. action

-52-
query khi th c thi s nh hư ng ñ n nhi u recored trong các
b ng.
4.3. Cách t o select query b ng Design view
ð t o query b n ch n tab Create trên thanh
Ribbon, click nút query Design trong nhóm l nh
Queries.
Xu t hi n c a s thi t k query và c a s Show
table cho phép ch n các b ng ho c query tham gia truy v n.
−Ch n các b ng ch a các field mà b n mu n hi n th trong
k t qu , ho c các field c n trong các bi u th c tính toán.
−Click nút Add ñ thêm các b ng vào c a s thi t k query.
−Sau khi ch n ñ các b ng ho c query c n thi t, click nút
close ñ ñóng c a s Show Table.
−Ch n các field c n hi n th trong k t qu vào lư i thi t k
b ng cách drag chu t kéo tên field trong field
list ho c double click vào tên field.
−Nh p ñi u ki n l c t i dòng Criteria.
−Click nút View ñ xem trư c k t qu , click nút
run ñ th c thi.
4.3.1. Các thành ph n trong c a s thi t k query:
C a s thi t k query g m 2 ph n

-53-
−Table/query pane: khung ch a các b ng ho c query tham
gia truy v n.
−Lư i thi t k (Query by Example: QBE) : Ch a tên field
tham gia vào truy v n và b t kỳ tiêu chu n ñư c s d ng ñ
ch n các records. M i c t trong lư i QBE ch a thông tin v
m t field duy nh t t m t b ng ho c query trên Table/query
pane. Lư i thi t k bao g m các thành ph n:
∗ Field: là nơi mà các tên field ñư c t o vào ho c thêm
vào và hi n th trong k t qu truy v n.
∗ Table: hi n th tên c a các b ng ch a các field tương
ng trên dòng Field.
∗ Sort: ch ñ nh ki u s p x p d li u c a các field trong
query.
∗ Show: quy t ñ nh ñ hi n th các field trong Recordset.
∗ Criteria: Nh p các ñi u ki n l c các record.
∗ Or: thêm các ñi u ki n l c tương ng v i phép OR, n u
các bi u th c ñi u ki n các field cùng ñ t trên m t
dòng thì tương ng v i phép AND.
4.3.2. Các thao tác trong c a s thi t k query:
a) Ch n field trong lư i thi t k : ð ch n m t field ho c
nhi u field trong lư i thi t k , ta ñưa chu t lên trên tên field
Table/Query paneField list
Lư i QBE

-54-
khi chu t có d ng mũi tên màu ñen hư ng xu ng thì click
chu t ñ ch n, drag chu t ñ ch n nhi u field.
b) Di chuy n field: Drag chu t trên tên field ñ di chuy n
c) Chèn thêm field ho c xóa field:
−Chèn thêm field: click nút Insert Columns, m c ñ nh c t
m i s ñư c chèn vào trư c field hi n hành.
−Xóa field: ch n field c n
xóa, click nút Delete
Columns.
d) T o nhãn cho field: ð
làm cho b ng d li u truy v n d dàng hơn ñ ñ c, b n có
th cung c p các nhãn cho các field trong truy v n ñi u này
không nh hư ng ñ n tên c a field ho c cách d li u ñư c
lưu tr và s d ng truy c p.
−Click ph i trên tên field, ch n properties
−T i thu c tính Caption, nh p nhãn cho field.
e) Thêm Table/Query vào truy v n: Khi thi t k query, n u
c n ch n thêm b ng, click nút Show Table trong nhóm l nh
Query Setup.
f) Xóa Table/Query trong kh i truy v n: Click ph i trên
Table/Query c n xóa, ch n Remove Table.

-55-
4.3.3. Cách nh p bi u th c ñi u ki n
Ngoài vi c s d ng các truy v n ñ ch n các field hi n th các
thông tin c n thi t, b n còn có th s d ng các truy v n ñ hi n th
m t s các record theo m t ñi u ki n nào ñó.
Bi u th c ñi u ki n là các quy t c l c áp d ng cho d li u khi
chúng ñư c chi t xu t t cơ s d li u, nh m gi i h n các record
tr v c a truy v n.
Ví d : ngư i dùng ch mu m xem thông tin v các sinh viên c a
m t l p CDTHA.
Bi u th c ñi u ki n ñư c nh p trên dòng Criteria và dòng Or c a
lư i thi t k query và t i c t ch a giá tr c a bi u th c ñi u ki n
l c.
Ví d : Chu i ñi u ki n “CDTHA” là giá tr trong field Malop, do
ñó chu i “CDTHA” ñư c nh p trên dòng Critetia t i c t Malop.
a) Các lo i d li u dates, times, text, và giá tr trong bi u
th c ñi u ki n:
Ki u d li u Ví d
Text “Text”
Date #1-Feb-2010#
Time #12:00AM#
Number 10
Field name [field name]

-56-
b) Toán t ñư c s d ng trong bi u th c ñi u ki n:
Toán t Ví d
= [Ngaylaphd]=#01/01/08#
< [Ngaylaphd]<#01/01/08#
< = Year([ngaysinh])<=1980
> [soluong]>50
> = [dongia]>=100
<> [donvitinh]<>”Kg”
Between… and Between 1/1/99 And 12/31/99
Like Like "s*"
Is null Is null
In(v1, v2, …) In(“java”, “c++”)
−Ngoài ra các hàm ngày gi , hàm d li u chu i,… cũng ñư c
s d ng trong bi u th c ñi u ki n.
4.3.4. Truy v n có nhi u ñi u ki n nhi u fields
Khi b n mu n gi i h n các records d a trên nhi u ñi u ki n
nhi u field khác nhau, thì Access s k t h p các ñi u ki n l i v i
nhau b ng cách s d ng toán t And và Or, cho hai trư ng h p:
−N u các ñi u ki n ph i ñư c tho mãn ñ ng th i thì các ñi u
ki n ph i ñư c liên k t nhau b i phép AND, b ng cách nh p
các ñi u ki n trên cùng m t dòng Criteria trong lư i thi t k
query.
Ví d : Tìm nh ng sinh viên có ñi m môn CSDL >=5

-57-
−N u ch c n th a mãn m t trong các ñi u ki n thì các ñi u
ki n ñư c liên k t nhau b i phép OR, b ng cách nh p các
ñi u ki n trên các dòng khác nhau trong lư i thi t k query.
Ví d :
Tìm nh ng sinh viên có ñi m môn “CSDL” ho c “CTDL” >=5
4.3.5. Top value
Ch c năng top value ñư c s d ng ñ hi n th nh ng record trên
cùng c a danh sách ñư c t o ra b i m t truy v n.
a) Cách th c hi n:
−N u mu n hi n th danh sách các record có giá tr cao nh t
field ñư c ch ñ nh thì s p x p field ñó theo chi u gi m d n
(Descending)
−−−−N u mu n hi n th danh sách các record có giá tr th p nh t
field ñư c ch
ñ nh thì s p x p
field ñó theo
chi u tăng d n
(Ascending).
−−−−Trong ô return ta nh p vào s giá tr mu n hi n th .
b) Các tùy ch n trong Top Values:
−−−−All : Hi n th t t c các record c a Query.
−−−−5 : Hi n th 5 record ñ u tiên.

-58-
−−−−5% : Hi n th 5% record ñ u tiên trên t ng s record.
−−−−25% : Hi n th 25% record ñ u tiên trên t ng s record.
N u các record thu c Top Values có giá tr trùng nhau thì chúng
cũng xu t hi n trong k t qu .
N u mu n ch xu t hi n duy nh t m t
record trong các record có giá tr trùng
nhau ta click ph i trong c a s thi t k
query ch n properties, t i thu c tính
Unique Values ch n yes.
4.3.6. T o field tính toán trong query
Access có th th c hi n các phép toán trong các query, form,
report, và macro. Tuy nhiên các field tính toán thư ng ñư c th c
hi n trong query, t ñó, b t kỳ form, report, ho c macro có s d ng
các truy v n này s t ñ ng truy c p tính giá tr .
ð làm ñư c các phép tính trong m t truy v n, b n t o m t field
tính toán m i trong query. Tên c a field tính toán không trùng v i
tên c a các field trong b ng.
Cú pháp:
Ví d : T o Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan]
Field Name: Expression
Field l y t b ng Field tính toán

-59-
4.3.7. S d ng Expresstion Builder
Expression Builder là m t công c ñ giúp b n t o các bi u th c
nhanh và d dàng hơn và có th truy c p vào thư vi n hàm c a
Access. ð s d ng Expression Builder ñ xây d ng m t bi u th c
ñi u ki n ho c t o m t field m i trong query ta th c hi n như sau:
−−−−Trong c a s
thi t k query.
−−−−Click nút Builder
trong nhóm l nh
Query Setup.
−−−−Xu t hi n c a s Expression Builder bao g m khung trên
cùng cho phép nh p bi u th c, bên dư i là 3 khung giúp b n
tìm tên field và các hàm c n thi t cho bi u th c.
−−−− Khung Expression
Elements ch a các ñ i
tư ng trong cơ s d
li u.
∗ ð ch n các field
ñưa vào bi u th c ta
m m c Database
b ng cách double
click vào tên c a cơ
s d li u hi n
hành, ch n table
ho c query, các field trong table ho c query s hi n th
trong khung Expression Categories, double click ñ ch n
tên field ñưa vào bi u th c.
∗ ð ch n hàm b n click m c function
−−−−Khung Expression Categories: hi n th các thành ph n c a
expression theo nhóm.
−−−−Khung Expression values ch a giá tr c a các ph n t trong
bi u th c, ho c các hàm n u ch n function trong khung
Expression elements.

-60-
4.4. Total query
Access cung c p ch c năng k t nhóm các record và th c hi n các
phép th ng kê d li u trên nhóm record ñó. Các hàm count, sum,
min, max, avg là các hàm cơ b n trong Total Query.
Ví d : ð m t t c các h c sinh trong m i l p.
K t qu c a query trư c khi t ng h p d li u
Mã L p Tên L p Mã SV
CDTH1A Cao ð ng Tin H c 1A A101
CDTH1B Cao ð ng Tin H c 1B B101
Sau khi t ng h p d li u ta có k t qu :
Mã L p Tên L p TongsoSV
CDTH1A Cao ð ng Tin H c 1A 4
CDTH1B Cao ð ng Tin H c 1B 5
CDTH2A Cao ð ng Tin H c 2A 4
4.4.1. Cách t o Total Query:
ð t o m t Total query, b n th c hi n các bư c sau:
−−−−T o m t query m i b ng Design view.
−−−−Ch n các table c n s d ng trong query t c a s Show
Table.
−−−−Ch n các field ch a d li u c n th ng kê vào lư i thi t k .
Groupby
Count

-61-
−−−−Ch n Query Tools, ch n tab Design.
−−−−Trong nhóm l nh
Show/Hide, click nút
Totals.
−−−−Trên lư i thi t k query xu t
hi n thêm dòng Total.
−−−−T i m i field, ch n các tùy
ch n trên dòng Total.
4.4.2. Các tùy ch n trên dòng Total:
Tùy ch n Ý nghĩa
Group by
Nhóm các record có giá tr gi ng nhau t i m t
s field ñư c ch ñ nh thành m t nhóm.
Sum
Tính t ng các giá tr trong m t nhóm record t i
field ñư c ch ñ nh.
Avg
Tính trung bình c ng các giá tr trong m t nhóm
record t i field ñư c ch ñ nh.
Max
Tìm giá tr l n nh t trong nhóm record t i field
ñư c ch ñ nh.
Min
Tìm giá tr nh nh t trong nhóm record t i field
ñư c ch ñ nh.
Count ð m s record trong nhóm.
First
Tìm giá tr ñ u tiên trong nhóm t i c t ñư c ch
ñ nh.
Last Tìm giá tr cu i cùng trong các giá tr trên c t

-62-
c a nhóm.
Expression Dùng cho field ch a bi u th c tính toán.
Where
Dùng cho field ch a ñi u ki n dùng ñ l c
Record trư c khi tính toán và không hi n th
trong k t qu .
4.5. Queries tham s (Parameter Queries)
Query tham s là query nh c ngư i dùng nh p ñi u ki n cho query
t i th i ñi m query th c thi.
Cách t o:
−−−−Trong c a s thi t k query, ch n các b ng/query tham gia
truy v n.
−−−−Ch n các field hi n th trong k t qu .
−−−−T i field ch a ñi u ki n l c, nh p câu nh c trên dòng
Critetia và ñ t trong c p d u [ ].
Ví d : Xem thông tin ñi m c a m t sinh viên tùy ý
−−−−Khi th c thi query, chương trình yêu c u nh p giá tr cho
t
h
a
m
s

-63-
4.6. Crosstab query
4.6.1. Khái ni m:
Crosstab query là m t query dùng ñ t ng h p d li u dư i d ng
b ng tính hai chi u, trong ñó tiêu ñ c a dòng và c t c a b ng là
các giá tr ñư c k t nhóm t các field trong b ng d li u, ph n thân
c a b ng tính là d li u ñư c th ng kê b i các hàm: Sum, count,
avg, min, max, và các ch c năng khác.
Ví d : Th ng kê t ng s sinh viên theo lo i gi i, khá, trung
bình, y u theo t ng l p.
4.6.2. Cách t o:
a) T o Crosstab query b ng ch c năng Wizard:
−−−−Trên thanh Ribbon,
click nút Create.
Query, ch n Query
Wizard.
−−−−Trong c a s New
Query, ch n
Crosstab Query
Wizard OK.
D ng crosstab query D ng Total query

-64-
−−−−Ch n d li u ngu n
cho Crosstab
Query, có th là
table ho c Query
Next.
−−−−Ch n field làm
Row heading trong
khung Available
Fields
−−−−Click nút > ñ ch n
field.
−−−−Click Next.
−−−−Ch n field làm
column heading
Next.

-65-
−−−−Ch n field ch a
d li u th ng kê
trong khung
Fields.
−−−−Ch n hàm th ng
kê trong khung
Function
−−−− Next
−−−−Nh p tên cho
query và click nút
Finish ñ k t
thúc.
H n ch khi t o crosstab query b ng wizard:
N u các field trong Crosstab query ñư c l y t nhi u b ng
ho c trong query có ch a các ñi u ki n l c d li u thì ph i
t o m t select query ch a t t c các field và các ñi u ki n,
sau ñó l y select query này làm d li u ngu n t o crosstab
query.
b) T o Crosstab query b ng Design
M t crosstab query c n ít nh t là 3 field:
−−−−M t field ñ l y giá tr làm tiêu ñ cho c t g i là column
heading.
−−−−M t field (ho c nhi u field) ñ l y giá tr làm tiêu ñ cho
dòng g i là row heading.
−−−−M t field ch a d li u th ng kê (Value)
Ví d :
Column heading
Rowheading
Value

-66-
ð t o m t Crosstab query b ng Design View ta th c hi n
như sau:
−−−−Trong c a s thi t k
Query, trên thanh
Ribbon, ch n Query
Tools, ch Tab Design.
−−−−Trong nhóm l nh Query
Type, ch n Crosstab.
−−−−Trong lư i thi t k query xu t hi n thêm dòng Crosstab và
dòng Total.
−−−−Ch ñ nh ch c năng cho các field:
∗ ð i v i các field làm row heading và column heading
thì trên dòng Total ta ch n ch c năng Group by, trên
dòng Crosstab, ch ñ nh ch c năng Row Heading ho c
Column Heading.
∗ ð i v i field ch a d li u ñ th ng kê thì trên dòng
Total, ch n hàm th ng kê (Sum, Avg, Count, Min, Max,
…), trên dòng Crosstab ch n Value.
∗ ð i v i các field ch a ñi u ki n l c d li u thì trên dòng
Total ch n Where, các field này s không xu t hi n trong
k t qu .
−−−−Lưu ý:
−−−−Row Heading và Column Heading có th hoán ñ i nhau,
nhưng ñ i v i nh ng field ch a nhi u giá tr thì nên ch n
làm Row Heading.

-67-
4.7. Các lo i query t o b ng ch c năng Wizard
4.7.1. Find Duplicate query
Find Duplicate query Wizard dùng ñ tìm nh ng record có giá tr
trùng l p m t s field. Ví d , tìm nh ng nhân viên có trùng ngày
sinh, trùng tên, …
Cách t o:
−−−−Trong c a s làm vi c c a Access, trên thanh
Ribbon, ch n tab Create.
−−−−Trong nhóm l nh Queries click nút Query
Wizard.
−−−−Trong c a s New Query ch n Find Duplicate query
Wizard.
−−−−Xu t hi n c a s Find
Duplicates query
wizard OK.
−−−−Ch n b ng ch a field
mu n tìm d li u trùng
l p Next.
−−−−Ch n field ch a d
li u trùng l p Next.
−−−−Ch n các field mu n
hi n th trong k t
qu Next.
−−−−Nh p tên cho query Finish.
4.7.2. Find Unmatched query Wizard
Trong quan h 1-n, m t record trong b ng 1 quan h v i nhi u
record trong b ng n. Tuy nhiên cũng có nh ng record không quan
h v i b t kỳ record nào trong b ng n.
Ví d , nh ng nhân viên chưa tham gia l p hóa ñơn, nh ng nhân
viên này t n t i trong b ng NHANVIEN, nhưng không t n t i trong
b ng HOADON.
Find Unmatched query Wizard dùng ñ tìm nh ng record có trong
b ng 1 nhưng không có trong b ng n

-68-
Cách t o:
−−−−Trong c a s làm vi c c a Access, trên thanh Ribbon, ch n
tab Create.
−−−−Trong nhóm l nh Queries click nút Query Wizard.
−−−−Trong c a s New Query ch n Find Unmatched query
Wizard OK.
−−−−Xu t hi n c a s Find Unmatched query wizard.
∗ Ch n b ng 1 là b ng ch a các record c n tìm Next
∗ Ch n b ng n là b ng ch a record quan h Next
Ví d : tìm nhưng sinh viên chưa thi, b ng 1 là b ng
SINHVIEN, b ng n là b ng KETQUA, field quan h là field
MASV
−−−−Ch n field
quan h gi a
hai b ng
Next.
−−−−Ch n các field
hi n th trong
k t qu Next.
−−−−Nh p tên cho
query Finish.
4.8. Action query
Action query là lo i query mà khi th c thi s làm thay ñ i d li u
trong các b ng c a cơ s d li u, s thay ñ i có th làm cho cơ s
d li u b sai, do ñó trư c khi th c thi các lo i action query b n nên
chép m t file d phòng.
Có 4 lo i action query:
−−−−Update query.
−−−−Make-Table query.
−−−−Append query.
−−−−Delete query.
4.8.1. Update query
a) Ch c năng
Update query dùng ñ c p nh t d li u trong các b ng.

-69-
b) Cách t o
−−−−Trong c a s làm vi c c a Access, trên thanh Ribbon ch n
tab Create, trong nhóm l nh Queries, click nút Query
Design.
−−−−Ch n các b ng ch a
d li u mu n c p
nh t.
−−−−Thanh Ribbon
chuy n sang tab Design
−−−−Trong nhóm l nh Query Type, Click nút Update, Trong lư i
thi t k xu t hi n dòng Update to.
−−−−Ch n field ch a d li u c n c p nh t và các field ch a ñi u
ki n.
−−−−T i field ch a d li u mu n c p nh t và trên dòng Update to
ta nh p bi u th c c p nh t d li u.
c) Th c thi Update Query:
−−−−Click nút run ñ th c thi query.
−−−−Khi th c thi query s xu t hi n h p tho i thông báo s
record ñư c Update.
−−−−N u ñ ng ý click yes.
−−−−Xem k t qu trong b ng ch a d li u Update.

-70-
4.8.2. Make-Table query
a) Ch c năng
Make-Table dùng ñ t o m t b ng m i d a trên các b ng ho c
query có s n.
b) Cách t o
Trong c a s làm vi c c a Access, trên thanh Ribbon ch n tab
Create, trong nhóm l nh Queries, click nút Query Design.
−−−−Ch n các b ng ho c query làm d li u ngu n cho Make-
Table. Thanh Ribbon chuy n sang tab Design
−−−−Ch n các field mu n hi n th trong b ng m i.
Query Type, click
nút Make-Table.
−−−−Xu t hi n h p tho i
Make Table v i các
tùy ch n:
∗ Table name: Nh p tên b ng m i.
∗ CurrentDatabase: B ng m i ñư c lưu trong cơ s d
li u hi n hành.
∗ Another Database: B ng m i ñư c lưu trong m t cơ s
d li u khác, click nút browse ñ tìm cơ s d li u ch a
b ng m i.
−−−−Click nút OK ñ t o Make-Table.

-71-
c) Th c thi Make-Table Query
−−−−Click nút Run ñ th c thi query, xu t hi n h p thông báo s
record ñư c ñưa vào b ng m i.
−−−−N u ñ ng ý Click yes, khi ñó b ng m i s ñư c t o, xem
k t qu trong ph n Table.
4.8.3. Append query
a) Ch c năng
Append query dùng ñ n i d li u vào cu i m t b ng có s n.
b) Cách t o
Trong c a s làm vi c c a Access, trên thanh Ribbon ch n tab
Create, trong nhóm l nh Queries, click nút Query Design.
−−−−Ch n các b ng ho c query làm d li u ngu n cho Append
Query. Thanh Ribbon chuy n sang tab Design.
−−−−Ch n các field ch a d li u n i vào b ng có s n, các field
ñư c ch n ph i tương ng v i các
field trong b ng mu n n i d li u
vào.
−−−−Click nút Append trong nhóm
l nh Query Type.
−−−−Xu t hi n h p tho i Append Ch n b ng mu n n i d li u
vào.

-72-
−−−−Trong lư i thi t k xu t hi n dòng Append to, ch a tên các
field tương ng trong b ng có s n.
c) Th c thi Append query
−−−−Click nút run ñ th c thi query.
−−−−Xu t hi n h p thông báo s record ñư c n i vào.
−−−−N u ñ ng ý click yes, xem k t qu trong ph n Table.
4.8.4. Delete query
a) Ch c năng:
Delete query xóa các record t các b ng, thông thư ng d a
trên các ñi u ki n mà b n cung c p, Delete query xóa t t c
các record trong m t b ng trong khi v n gi nguyên c u trúc
c a b ng.
Delete Query là nguy hi m vì nó xóa vĩnh vi n d li u t các
b ng trong cơ s d li u c a b n, do ñó trư c khi th c thi lo i
query này c n ph i có m t backup.
b) Cách t o:
Trong c a s làm vi c c a Access, trên thanh Ribbon ch n
tab Create, trong nhóm l nh Queries, click nút Query Design.
−−−−Ch n b ng ho c query ch a d li u c n xóa. Thanh Ribbon
chuy n sang tab Design.
−−−−Click nút Delete trong nhóm
Query Type.
−−−−Ch n field ch a ñi u ki n xóa,
lư i thi t k xu t hi n dòng
Delete t i field ch a ñi u
ki n xóa ta ch n where.
−−−−Nh p ñi u ki n xóa trên dòng Criteria.

-73-
c) Th c thi Delete Query
−−−−Click nút run ñ th c thi, xu t hi n h p thông báo s record
b xóa
−−−−N u ñ ng ý yes, các record trong b ng ñã b xóa, xem k t
qu trong ph n Table.

-74-
Chương 5
FORM-BI U M U
5.1. Gi i thi u
Form là giao di n chính dùng ñ giao ti p gi a ngư i dùng và ng
d ng, form ñư c s d ng ñ nh p d li u, xem thông tin, ch nh s a
d li u, hi n th thông báo, ñi u khi n ng d ng, …
ð thi t k form c n ph i ch n d li u ngu n cho form, d li u
ngu n c a form có th là table ho c query. N u d li u ngu n là
các field trên m t b ng thì l y b ng ñó làm d li u ngu n, n u d
li u ngu n là các field trên nhi u b ng thì ph i t o query làm d
li u ngu n cho form.
5.2. Cách t o form
ð t o form, ch n tab Create trên thanh
Ribbon, ch n cách t o form b ng các nút
l nh trong nhóm l nh Forms.
−Form Design: T o ra m t Form m i tr ng và hi n th nó trong
ch ñ Design View. N u m t Table ho c Query ñư c ch n
trong khung Navigation thì khi click nút Form Design, form
m i s t ñ ng b ràng bu c v i ngu n d li u là Table ho c
Query ñó.
−Blank Form: T o ra m t form tr ng, form m i không b ràng
bu c v i m t ngu n d li u, và nó s m ra trong ch ñ
Layout View. B n ph i ch ñ nh m t ngu n d li u (b ng ho c
truy v n) và thi t k form b ng cách thêm các ñi u khi n t
field list.
−Form Wizard: Access h tr các bư c ñ thi t k form ñơn
gi n. Wizard s yêu c u các ngu n d li u, ch n các field hi n
th trên form, và cho phép b n ch n layout cho form m i.
−Navigation Form: là m t form ñ c bi t hoàn toàn m i trong
Access 2010, nh m thi t k form d ng Navigation user, cho
phép ngư i dùng d dàng di chuy n gi a các thành ph n trong
form.

-75-
5.2.1. T o m t Single Form
Access cung c p m t cách d dàng và thu n l i ñ t o m t form
d a trên d li u ngu n là Table/Query. Cách th c hi n:
−−−−Tronng Navigation, ch n table ho c query mà b n mu n s
d ng làm d li u ngu n cho from.
−−−−Ch n tab trên thanh Ribbon
−−−−Trong nhóm l nh Form, click nút Form.
−−−−Xu t hi n m t Form m i d ng Layout view
−−−−Single form hi n th m t record t i m t th i ñi m
−−−−M c ñ nh m i field hi n th trên m t dòng và theo th t c a
các field trong b ng ho c query d li u ngu n.
−−−−N u d li u ngu n c a form là b ng cha có liên k t v i b ng
con, thì k t qu form s hi n th các record quan h trong b ng
con.
Ví d :

-76-
5.2.2. T o form b ng ch c năng Form Wizard
Ch c năng Form Wizard là công c t o form qua các bư c trung
gian v i m t lo t các câu h i g i ý ñ giúp b n ch n l a và xây
d ng m t form phù h p nh t.
Cách t o:
−−−−Trong c a s làm vi c c a
Access, ch n tab Create trên
thanh Ribbon.
−−−−Click nút Form Wizard trong
nhóm l nh Forms.
−−−−Xu t hi n c a s
Form Wizard
−−−−Ch n Table ho c
Query làm d li u
ngu n cho form.
−−−−Ch n các field hi n
th trên form trong
khung Available
Fields, click nút
ñ ch n m t field,
click nút ñ
ch n t t c các field
trong Table/Query
d li u ngu n, có th
ch n nhi u fields
trên nhi u b ng.
Click Next.
−−−−Ch n d ng form g m
các d ng:
∗ Columnar.
∗ Tabular.
∗ Datasheet
−−−−Click Next.
−−−−Nh p tiêu ñ cho form Finish.

-77-
5.2.3. T o Form b ng Design
Công c Form và Form Wizard
giúp b n thi t k form m t cách
nhanh chóng và d dàng. V i
Design view, b n s thi t k
m t form b ng tay mà không có
s h tr nào c a Access. Có hai cách ñ thi t k m t form b ng
Design view: Form Design và Layout View (Blank Form).
a) Layout View:
V i cách thi t k này b n có th can thi p vào các control:
Textbox, checkbox, label, … như di chuy n chúng, thay ñ i
kích thư c chúng, thêm ho c lo i b các ñi u khi n. Layout
view làm cho vi c s p x p các control tr nên d dàng hơn.
Cách t o:
−−−−Ch n tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form
trong nhóm l nh Forms.
−−−−Xu t hi n m t form tr ng ch ñ Layout view.
−−−−Drag chu t kéo các field t field list vào form
b) Design view
Khi thi t k form b ng Design view thì các control khi th
vào form nó không t ñ ng canh theo hàng và c t như Blank
Form.

-78-
Cách t o:
−−−−Ch n tab Create trên thanh Ribbon, click nút Design View
trong nhóm l nh Forms.
−−−−Xu t hi n m t form tr ng ch ñ Design view.
−−−−Drag chu t kéo các field t field list vào form.
c) Các ph n trong c a s thi t k form
−−−−Form header: Ch a n i dung tiêu ñ c a
form. ð chèn n i dung vào tiêu ñ c a
form ta s d ng các công c trong nhóm
l nh Header/Footer
−−−−Form footer: Ch a n i dung c a ph n
cu i form, thư ng ñ t các ô tính toán th ng kê d li u cho
form trong ph n form footer. ð b t ho c t t thanh form
Header/Footer click ph i trên thanh Header/Footer c a form,
ch n ho c b ch n l nh Form Header/Footer.

-79-
−−−−Detail: ch a n i dung chính c a form, ph n này hi n th n i
dung trong d li u ngu n c a form ho c các control ñưa vào
t toolbox.
d) Thi t l p thu c tính c a form
−−−−Ch n form c n thi t l p thu c tính.
−−−−Click nút Properties Sheet.
−−−−Ch n thu c tính.
Các thu c tính trong Properties
Sheet ñư c hi n th theo t ng nhóm.
e) Các thu c tính quan tr ng trong nhóm Format:
Thu c tính Công d ng
Caption T o tiêu ñ cho form.
Default view
Thi t l p d ng hi n th c a form.
Single Form ch hi n th m t Record
t i m t th i ñi m.
Continuous Form: hi n th các record
liên ti p nhau.
Datasheet hi n th d li u d ng b ng.
Scroll Bar Thi t l p ch ñ hi n th thanh cu n.
Record
Selectors
B t/t t thanh ch n record.
Navigation
Buttons
B t/t t các nút duy t record.
Dividing lines B t/t t các ñư ng k phân cách các ph n
c a form.
Auto Center T ñ ng hi n th form ngay gi a màn
hình.
Border Style Ch n ki u ñư ng vi n c a form.
Min Max botton B t/t t nút Max/Min.
Close Button B t/t t nút close form.
Picture
Alignment
Canh v trí cho các picture trên form.

-80-
f) Các thu c tính thông d ng trong nhóm Data
Thu c tính Công d ng
Record Source Ch n d li u ngu n cho form.
Filter Khai báo ñi u ki n l c.
Order by Khai báo field c n s p x p s li u.
Allow filter Cho phép/không cho phép l c các record.
Allow Edits Cho phép/ không cho phép ch nh s a.
Allow Additions Cho phép nh p thêm các record hay
không.
5.3. S d ng Form
M t form khi thi t k xong, nó có ba d ng xem: Layout view,
Design view, Form view.
−−−−Layout view: cho phép b n xem nh ng gì trông gi ng như
form c a b n, s p x p l i các field, và áp d ng ñ nh d ng.
−−−−Design view: cho phép b n tinh ch nh l i form, trong ch ñ
design view, b n không nhình th y d li u th c.
−−−−Form view: hai d ng form Layout view và Design view
giúp b n hi u ch nh thi t k form, thì Form view là d ng
form ñư c s d ng ñ th c hi n các thao tác trên d li u
thông qua form.
5.3.1. Tìm ki m và ch nh s a m t record
a) S d ng form ñ tìm ki m m t record
−−−−M form d ng form view.
−−−−Ch n tab Home trên thanh Ribbon.
−−−−ð t tr trong field ch a d li u c n tìm, Click nút Find
trong nhóm l nh Find.
−−−−Xu t hi n c a s Find and Replace.
−−−−Find What: nh p giá tr c n tìm.
−−−−Look in: Ph m vi tìm ki m.
−−−−Search: Hư ng tìm
−−−−Match: Ch n cách so trùng giá tr nh p trong ô Find What
v i giá tr trong field ch a d li u c n tìm.

-81-
b) Thay th ho c ch nh s a d li u
Khi ñã tìm th y record c n tìm, b n th c hi n ch nh s a thì giá
tr sau khi ch nh s a s c p nh t xu ng b ng. N u c n thay th
giá tr thì ch n tab Replace trong c a s Find and Replace.
−−−−Nh p giá tr c n thay th trong ô Replace with
−−−−Click nút Replace ho c Replace All n u c n thay t t c giá
tr trong b ng.
5.3.2. Thêm m t record
Khi làm vi c trên form, ñ thêm m t record m i b n th c hi n như sau:
−−−−M form ch ñ form view
−−−−click nút New Record trên thanh Navigation button bên dư i
c a s form.
−−−−Form s chuy n ñ n record tr ng, cho phép b n nh p d
li u. Tuy nhiên khi nh p d li u ph i th a mãn các ràng
bu c trong cơ s d li u.

-82-
5.3.3. Xóa m t record
−−−−Di chuy n ñ n record c n xóa.
−−−−Trong nhóm l nh Record trên thanh
Ribbon, ch n l nh Delete Ch n
Delete Record. Tuy nhiên khi xóa
record ph i xem xét nh hư ng ñ n
các Record quan h .
5.3.4. L c d li u trên form.
−−−−M form d ng Form view.
−−−−Trong nhóm l nh Sort & Filter
trên thanh Ribbon, click nút
Advanced, Ch n l nh Filter by
Form.
−−−−Form chuy n sang d ng Filter.
−−−−Click nút combobox c a field
ch a giá tr ch n ñi u ki n l c.
−−−−N u có nhi u ñi u ki n thì b n ch n tab OR bên dư i c a s
Filter, ch n ñi u ki n l c ti p theo.
−−−−Click nút Toggle Filter ñ th c hi n l c.
−−−−Click nút Toggle Filter ñ b l c.

-83-
5.4. Tùy bi n form trong ch ñ Desing view
5.4.1. Thêm m t control vào form
ð thêm m t control vào form ta làm các bư c như sau:
−−−−Chuy n form sang d ng Design view, Thanh Ribbon chuy n
sang Form Design Tools.
−−−−Ch n tab Design, trong nhóm Control, ch n các control
−−−−Drag chu t v vào form t i b t kỳ v trí nào mà b n mong
mu n.
−−−−ð i v i các control có s tr giúp c a Control Wizard thì có
th thi t k b ng hai cách: Design ho c Wizard b ng cách
b t t t nút Cotrol Wizard.

-84-
5.4.2. Các lo i form control
Control Tên Ý nghĩa
Textbox
Có 2 lo i
− Bound control: ch a n i dung c a
field
− Unbound control: không có d li u
ngu n, thư ng dùng ñ nh p công
th c tính toán.
Label S d ng ñ t o nhãn ho c hyperlink
Button Nút l nh dùng ñ th c hi n l nh khi click
Tab
Hi n th d li u thành t ng nhóm trên
nhi u tab khác nhau.
Hyperlink T o hyperlink
Web
Browser
C a s trình duy t
Navigation
Tab dùng ñ hi n th From ho c Report
trong cơ s d li u.
Option
group
Nhóm các tùy ch n
Page Break Ng t trang
Combo box
Là m t Drop-down menu cho phép ch n
m t tùy ch n trong danh sách ho c nh p
thêm tùy ch n m i
Char T o m t ñ th b ng wizard
Line V ñư ng th ng
Toggle
button
Nút có hai tr ng thái on/off
List box
Là m t Drop-down menu cho phép ch n
m t tùy ch n trong danh sách nhưng
không ñư c nh p thêm giá tr m i
Rectangle V hình ch nh t
Check box
H p ch n, có hai tr ng thái check và
uncheck
Unbound
object frame
Cho phép nhúng các ñ i tư ng t các
ph n m m khác như: graph, picture,…

-85-
mà nó không ñư c lưu tr trong field c a
b ng
Attachment
S d ng cho nh ng field có ki u
Attachment
Option
button
Là m t thành ph n c a option group
Subform/
Subreport
Dùng ñ t o subform ho c subreport
Bound
object frame
Cho phép nhúng các ñ i tư ng t các
ph n m m khác như: graph, picture,…
mà nó ñư c lưu tr trong field c a b ng
Image Hình lo i Bitmap
5.4.3. ð nh d ng các control trên form
a) Canh l cho các control
Ch n các control c n canh l và th c hi n m t
trong các cách như sau:
−−−−Click ph i và ch n Align, sau ñó ch n m t
trong các ki u canh l trên submenu.
−−−−Ch n tab Arrange trên Form Design Tools.
−−−−Trong nhóm l nh Sizing & Ordering, click nút Align và
ch n m t trong các ki u canh l trong
Submenu.
b) Hi u ch nh kích thư c và kho ng cách
gi a các control trên form
−−−−Ch n các control c n hi n ch nh.
−−−−Ch n tab Arrange trên Form Design Tools.
−−−−Trong nhóm l nh Sizing & Ordering, click
nút Size/Space.
−−−−Ch n l nh hi u ch nh thích h p.
5.4.4. Thi t l p thu c tính cho control
−−−−Ch n control c n thi t l p thu c tính
−−−−Click nút properties Sheet trong nhóm l nh
Tools trên thanh Ribbon

-86-
5.5. Cách t o các control có h tr c a ch c năng Wizard
5.5.1. Command button:
a) T o b ng wizard
−−−−Ch n button trong nhóm
Controls, drag chu t v
vào form.
Command button
Wizard.
−−−−Trong khung Categories
ch n nhóm l nh.
∗ Record Navigation: ch a các l nh di chuy n gi a
các record như:
++++ Go To First Record: di chuy n ñ n record ñ u,
++++ Go To Last Record: di chuy n ñ n record cu i,
++++ Go To Next Record: di chuy n ñ n record k
record hi n hành,
++++ Go To Previous Record: di chuy n ñ n record
trư c record hi n hành.
Các l nh này thư ng dùng ñ t o thanh navigation
buttons trên form.
∗ Record Operations: g m các l nh thêm record ho c
xóa record như:
++++ Add New Record: Thêm record m i.
++++ Delete Record: Xóa record

-87-
++++ Duplicate Record: T o các record có giá tr
trùng t t c các field.
++++ Print Record:
++++ Save Record: lưu nh ng thay ñ i trư c khi
chuy n ñ n record ti p theo.
++++ Undo Record: H y s thay ñ i sau cùng.
∗ Form Operations: g m các l nh v form
++++ CloseForm: ñóng form hi n hành.
++++ Print Current Form: in form hi n hành.
++++ Open Form: M m t form khác.
∗ Report Operations: g m các l nh v Report
++++ Open Report: m report.
++++ Preview Report: xem m t report trư c khi in.
++++ Print Report: in report.
∗ Application: g m l nh liên quan ñ n ng d ng như
Quit Application.
∗ Miscellaneous: ch a nh ng l nh t ng h p
++++ Run Query
++++ Run Macro.
−−−−Ch n l nh cho nút trong
khung Action, click
Next.
−−−−Ch n Text ho c Picture
hi n th trên nút, click
Next.
−−−−ð t tên cho nút, Finish.
b) T o b ng design
−−−−T t nút wizard.
−−−−Ch n nút button trong nhóm controls.
−−−−Drag chu t v vào form.
−−−−Gán l nh b ng cách click ph i trên nút, ch n Build event.
−−−−Ch n Macro builder,
−−−−Trong khung New Action, ch n l nh Close Window.
−−−−ði n các argument vào các khung

-88-
∗ Object type: Form
∗ Object name: Nh p tên form.
5.5.2. Option group:
a) T o b ng wizard
−−−−Ch n công c option
group trong nhóm
Controls.
−−−−Xu t hi n c a s Option
group Wizard.
−−−−Nh p nhãn cho các
option, click Next.
−−−−Ch n/không ch n option m c ñ nh, click Next.
−−−−Nh p giá tr cho các option, m c ñ nh, option ñ u tiên s có
option value là 1, click Next.
−−−−Ch n v trí lưu tr giá tr c a option group, click Next.
−−−−Ch n lo i option trong option group và style cho option
group, các option này có hình d ng khác nhau nhưng ch c
năng là gi ng nhau, click Next.
−−−−Nh p nhãn cho Option group, click Finish.

-89-
b) T o b ng design
−−−−T t nút Control Wizard.
−−−−Click nút Option group trong nhóm Controls v vào form.
−−−−Ch n lo i Option v vào trong khung c a Option group.
−−−−M Properties Sheet c a Option group và thi t l p các thu c
tính sau:
∗ Control source: ch n field ch a d li u ngu n cho
option group.
∗ L n lư t ch n t ng option và gán giá tr cho thu c
tính option value.
5.5.3. Combo box và List box:
a) T o b ng wizard:
−−−−Ch n công c Combo
box/List box trong
nhóm Controls.
−−−−Drag chu t v vào
form, xu t hi n c a s
Combo box Wizard
v i hai l a ch n ng
v i hai ch c năng c a
combo box:
−−−−N u ch n I want the
combo box to get the
values from another
table or query thì sau
khi click Next ñ th c
hi n bư c ti p theo ta
ch n b ng ch a d
li u ngu n cho
Combo box, d li u
ngu n có th là Table
ho c Query, click
Next.

-90-
−−−−Ch n field ch a d
li u ñưa vào
Combo box, click
nút ñ ch n
m t field ho c
click nút ñ
ch n nhi u field,
click Next.
−−−−Ch n field s p x p
(có th b qua),
m c ñ nh các field
ñã ñư c s p x p,
click Next.
−−−−ði u ch nh ñ r ng
c a c t d li u
trong combo box.
−−−−Hide key column
(recommended): n
ho c hi n c t khóa.
M c ñ nh m c
Hide key column
ñư c ch n (c t
khóa b n), n u
mu n combo box
hi n th field khóa thì b check, click Next.

-91-
−−−−Ch n field ch a giá
tr c a combo box,
click Next.
−−−−Nh p nhãn cho
combo box, click
Finish.
−−−−N u ch n I will type
in the values that I
want, thì sau khi
ch n xong, click
Next.
−−−−Nh p s c t trong ô
Number of columns,
−−−−Nh p giá tr cho các
c t trong combo
box, click Next.
−−−−Nh p nhãn cho
combo box, click
Finish.
b) T o b ng Design:
−−−−T t nút wizard.
−−−−Click nút combo box trong nhóm Controls drag chu t v vào
form.
−−−−S d ng Properties Sheet ñ thi t l p các thu c tính sau:
Thu c tính Ý nghĩa
ControlSource
Ch n field d li u ngu n c a Combo box
(list box).
RowSource
Type
Lo i d li u ngu n: Table, Query, Field list,
Value list…
BoundColumn
Giá tr c a c t ñư c tr v khi ch n m t m c
ch n trong combo box (list box).
ColumnCount S c t hi n th trong combo box (list box).

-92-
RowSource
Ngu n d li u c a combo box (list box).
− N u RowSourceType là Value List thì
nh p danh sách các giá tr cách nhau
b ng d u ch m ph y.
− N u là Table/Query thì ph i ch n tên
b ng, tên query hay câu l nh SQL.
Ví d : T o form hóa ñơn l y d li u ngu n t b ng HoaDon,
khi t o combo box MaKH ta
thi t l p các thu c tính sau:
5.6. Form và nh ng b ng liên k t
Access 2010 nh n ra các quan h khi t o m t form m i t m t b ng
cha. N u b ng cha có nhi u b ng con thì Access ch hi n th các
record trong m t b ng, nó s ch n b ng ñ u tiên mà nó tìm th y.
Ví d b ng LOP và b ng SINHVIEN trong cơ s d li u QLSV.
Khi t o form t b ng l p thì nó s hi n th danh sách các record
quan h trong b ng con SINHVIEN.

-93-
5.6.1. Subform control
Subforms là không th thi u cho vi c hi n th thông tin t hai b ng
khác nhau ho c các truy v n trên cùng m t form. Thông thư ng,
subforms ñư c s d ng khi d li u ngu n trong main có quan h
m t-nhi u v i d li u ngu n c a subform. Nhi u record trong
subform ñư c liên k t v i m t record trong mainform.
Access s d ng các thu c tính LinkMasterFields và
LinkChildFields c a subform ñ l a ch n các record trong subform
có liên quan ñ n m i record trong mainform.
a) T o b ng Wizard:
−−−−T o main form: d li u ngu n c a main form thư ng là
thông tin b ng cha,
do ñó d ng form
thư ng là nh ng
d ng hi n th m t
record t i m t th i
ñi m như columnar.
−−−−M main form ch
ñ Design.
−−−−B t nút control
Wizard.
−−−−Ch n công c SubForm/SubReport trong nhóm Controls v
vào Form, xu t hi n
c a s SubForm
Wizard v i hai tùy
ch n:
∗ Use existing
Tables and
Queries (s
d ng b ng và
các query làm
d li u ngu n
cho
subform) Next.

-94-
∗ Ch n b ng ho c query làm d li u ngu n cho sub
form, trong b ng ho c query ph i có field liên k t v i
main form Next.
∗ Ch n field liên k t v i subform Next.
∗ Nh p tên cho subform Finish.
∗ Use an existing form: s d ng form có s n làm
subform.
∗ Ch n form làm subform Next
∗ Nh p tên cho SubForm Finish
b) T o b ng Design:
−−−−N u d li u ngu n c a subform ñư c l y t nhi u b ng thì
ph i t o query, trong query ph i ch a field liên k t v i main
form (link child filed)
−−−−D ng c a subform th hi n quan h n, do ñó thư ng ch n
d ng Datasheet ho c Tabular.
−−−−M main form ch ñ design, ch n công c
subform/Subreport trong nhóm Controls drag chu t v vào
main form.
−−−−M Properties Sheet và thi t l p các thu c tính:
∗ Source object: Ch n Table/Query làm d li u ngu n
cho Subform, ho c ch n form n u ñã thi t k form ñ
làm subform.
∗ Link child field: nh p tên c a field trong subform
liên k t v i main form
∗ Link master field: nh p tên field c a main form liên
k t v i subform.
5.6.2. Hi u ch nh subform:
Khi ch ñ nh thu c tính Source Object cho Subform thì form xu t
hi n v i d ng m c ñ nh ñư c quy ñ nh trong thu c tính Default
view.
Tuy nhiên, n u b n mu n s d ng m t form hoàn toàn riêng bi t ñ
b n có th tùy bi n nó.

-95-
5.6.3. T o ô tính toán trong subform
Khi t o m t subform, b n có th mu n hi n th subform thông tin
t ng h p d ng t ng th . Ví d , b n có th mu n hi n th s lư ng
c a các record trong subform t i m t v trí nào ñó trên Mainform.
Ví d : C n hi n th s s sinh viên trong m i l p trên main form
−−−−Trư c khi ñ t ô tính toán t ng h p d li u trên Mainform thì
giá tr c a nó ph i ñư c tính trong Subform. Ô tính toán
t ng h p d li u ph i ñư c ñ t trong ph n footer c a
Subform.
Ví d : ð m t ng s sinh viên theo l p.

-96-
−−−−Sau ñó, trên Mainform b n chèn m t text box v i
ControlSource ñư c thi t l p giá tr như sau:
Trong ñó:
−−−−SubformName: là tên c a Subform
−−−−ControlName_inSubform: tên c a ô tính toán t ng h p d
li u trong Subform.
Ví d :
5.7. Tab control
Tab control là m t công c cho phép b n có th hi n th nhi u n i
dung trên m t không gian h n ch , b ng cách các t ch c n i dung
c n hi n th trên t ng trang riêng bi t.
Tab control không ph i là l a ch n t t vì như c ñi m c a nó là c n
ph i click chu t ñ di chuy n t tab này sang tab khác.
M t tab control có ý nghĩa nh t khi các form ñư c thi t k ch y u
cho vi c xem ho c ch nh s a d li u, n u d li u này có th ñư c
chia thành các nhóm logic, và công vi c ch nh s a thư ng ch liên
quan ñ n m t nhóm, thì tab control là l a ch n t t.
=[SubformName].Form![ControlName_inSubform]

-97-
5.7.1. S d ng tab control
−−−−Trong Form Design Tools trên thanh Ribbon
−−−−Ch n Design, trong nhóm Controls,
click nút Tab Control
−−−−V tab control vào form t i v trí
thích h p.
−−−−Thêm t t c các trang c n thi t.
5.7.2. Hi u ch nh tab Control
a) Thêm và xóa tab
−−−−Khi t o m i m t tab control thì luôn
m c ñ nh có hai trang b n có th
thêm ho c xóa b ng cách Click ph i
ch n Insert ho c Delete Page.
b) T o nhãn cho các tab
−−−−Ch n tab mu n t o nhãn.
−−−−M Properties Sheet
−−−−Ch n thu c tính caption: nh p nhãn cho các trang.
c) S p x p l i th t tab
−−−−S p x p th t c a các trang
b ng cách click ph i trên
tab ch n Page Order…
−−−−Ch n Page click nút Move
Up/Move Down.
d) ð t các control vào trang
−−−−Ch n trang thích h p.
−−−−Ch n control trong Navigation pane, drag chu t ñưa vào
trang.
5.8. Navigation Form
Access 2010 gi i thi u m t d ng form m i là Navigation form, là
m t form có m t navigation control mà nó có th hi n th m t ho c
nhi u form và report, navigation control có nhi u tab giúp b n có
th di chuy n nhanh ñ n b t kỳ m t form khác, ho c form d ng
Main/Sub.

-98-
5.8.1. T o Single level Navigation Form:
−−−−Trong nhóm l nh Forms trên thanh
Ribbon, click nút dropdown
Navigation.
−−−−Ch n d ng Navigation, g m các
d ng:
∗ Horizontal Tabs.
∗ Vertical Tabs, Left.
∗ Vertical Tabs, Right.
∗ Horizontal Tabs, 2 levels
∗ Horizontal Tabs and Vertical
Tabs, Left.
∗ Horizontal Tabs and Vertical Tabs, Right
−−−−Navigation form
xu t hi n trong
ch ñ Design
view v i s k t
h p c a hai
control: m t
control subform
r ng và l n và
m t navigation.
−−−−ð thêm m t navigation button vào form, click ch n m t
form trong Navigation Panel c a Access và drag chu t kéo
form vào navigation control

-99-
−−−−ð thay ñ i nhãn c a Navigation button, b n double click
vào nhãn và nh p tên
m i.
−−−−T o kho ng cách gi a
các navigation button
b ng cách ch n Form
Layout Tools, ch n tab
Arrange➝Control
Padding, ch n lo i
kho ng cách.
5.8.2. T o Two level Navigation Form
−−−−Trong nhóm l nh Forms trên thanh Ribbon, click nút
dropdown Navigation.
−−−−Ch n d ng Navigation: Horizontal Tabs, 2 levels
−−−−Xu t hi n m t Navigation Form ch ñ Layout view v i
s k t h p c a ba control: m t control subform r ng và l n
và hai navigation control.
−−−−T o tiêu ñ cho level1 b ng cách double click vào khung
[Add New] Nh p tiêu ñ .
−−−−Thêm submenu cho tiên ñ này b ng cách drag chu t kéo
form t trong navigation pane vào submenu.

-100-
5.9. Liên k t ñ n d li u quan h (Link to Related Data)
Ngoài cách dùng navigation form ñ di chuy n ñ n các subform,
trong cùng m t form, Access 2010 còn cung c p cách khác ñ di
chuy n t form này ñ n form khác.
Ví d t form L p, b n có th chuy n sang m t form khác ch a
danh sách các sinh viên c a l p ñó.
5.9.1. Hi n th các record quan h trong form riêng bi t
Như ph n trên ñã trình bày, Subform dùng ñ th hi n các record
quan h c a b ng cha trên Mainform. Tuy nhiên, subforms không
luôn luôn cung c p cho b n ñ ch ñ làm vi c. Tùy thu c vào cách
b n làm vi c và s lư ng thông tin l n, b n có th hi n th các
record quan h trong m t form khác b ng cách thêm m t nút trên
Mainform, khi click nút s m form ch a các record quan h .
5.9.2. T o Button dùng ñ m form ch a records quan h
−−−−M Mainform d ng
Design ho c d ng
Layout
Form Design Tools,
ch n tab Design.
−−−−Click nút Button, drag
chu t v vào form.
Button wizard.
−−−−Trong khung
Categories, ch n
nhóm l nh Form
Operation.
−−−−Trong khung action
ch n l nh Open Form.
Click Next.
−−−−Ch n Subform hi n th

530 c3ce7 5a75-bfda-403d-eda9733b6aa8-giao_trinh_access_2010

530 c3ce7 5a75-bfda-403d-eda9733b6aa8-giao_trinh_access_2010

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (16)

Similar to 530 c3ce7 5a75-bfda-403d-eda9733b6aa8-giao_trinh_access_2010

Similar to 530 c3ce7 5a75-bfda-403d-eda9733b6aa8-giao_trinh_access_2010 (20)

More from Phi Phi

More from Phi Phi (20)

530 c3ce7 5a75-bfda-403d-eda9733b6aa8-giao_trinh_access_2010