MIS

1. DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 1
BAB 14 : PENGURUSAN PROJEK
14.1 KEPENTINGANPENGURUSANPROJEK/THE IMPORTANCE OF PROJECT MANAGEMENT
14.1.1 ProjekYang Tersasar Dan Kegagalan Sistem
 Hanya 29% dari pelaburanteknologi bagi pembangunanprojekberjayadisiapkan
dalam masa, budget, fungsi yang ditetapkan.
 Antara 30 sehingga 40% dari kesemua projek perisian adalah projek yang
tersasardari jadual dan budget pembangunan asalserta gagal untuk berfungsi
mengikut spesifikasi.
 Pembangunanprojektanpapengurusanyangsepatutnyaakanmengalamai
akibatberikut:-
i. Kosyang melebihibudgetyangditetapkan /Coststhatvastly exceed
bugets
ii. Terlebihmasayangtidakterjangka/ Unexpected timeslippage
iii. Prestasi teknikalkurangdari yangdijangka/ Technicalperformancethatis
less than expected
iv. Gagal untuk mendapatkanfaedahyangdijangkakan /Failureto obtain
anticipated benefits
 Sistemyangdihasilkandari projekyanggagal selalunyatidakdigunakanmengikutobjektif
sebenarnya,ataupunlangsungtidakdigunakansamasekali.
14.1.2 Objektifpengurusanprojek
 Projek merupakansatujujukanaktiviti yangbersaling-kaitbagi mencapai
objektif khusus perniagaan.
 Projeksistemmaklumattermasuk:
i. Pembangunansistemmaklumatbaru
ii. Mengembangkansistemsediaada
iii. Menaiktaraf/menggantikaninfrastruktur teknologi maklumatfirma
 Pengurusanprojek –merujukkepadapenggunaan pengetahuan,kemahiran,
peralatandanteknikuntukmencapai sasaranspesifikdalamkekanganbajetdan
masa tertentu.
 Pengurusanprojekbagi sistemmaklumatperluberdepandenganlima
pembolehubahutama:
i. Skop-apayangtugas perluatautidakperluada dalmprojek
ii. Masa-tempohmasauntuksiapkanprojek
iii. Kos- berdasarkanmasayang diperlukanuntuksiapkanprojeksertakos
sumbermanusia. Termasukkosperkakasan,perisiandanruangkerja
iv. Kualiti- pengukurkepadakejayaanprojekberdasarkanobjektif yang
ditetapkanolehpengurusan
v. Risiko-masalahyangberpotensi untukmengancamkejayaansesuatu
projek

2. DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 2
14.2 PEMILIHAN PROJEK
14.2.1 Struktur PengurusanBagi Projek SistemMaklumat
14.2.2 LinkingBusinessProjects To The BusinessPlan
 Information System Plan
 Supporttheiroverall businessplanandwhichstratgeicsystems are incorporated
into top-level planning
 Serves as a road map indicating the direction of systems development, the
rationale, the current systems/situation, new developmnet to consider, the
management strategy, the implementation plan and the budget.
14.2.3 Critical SuccessFactors
 Bagi membangunkan perancangan sistem maklumat yang efektif, organisasi
harus memahami keperluan maklumat jangka panjang dan jangka pendek.
 PendekatanAnalisaStrategik(Critical Success Factors-CSFs) atau Faktor Kejayaan
Kritikal menyatakan, keperluan maklumat sesebuah organisasi bergantung
kepada pengurus.
 CSF dibentuk oleh industri, firma dan pengurus serta persekitaran.
 Contoh industri automobil , CSFsnya adalah penggayaan, kualiti dan kos.
MANAGEMENT CONTROL OF SYSTEMS PROJECTS: Each level of management in the hierarchy is responsible
for specific aspects of systems projects, and this structure helps give priority to the most important systems
projects for the organization.

3. DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 3
 Dibangunkan melalui temubual secara perseorangan kepada 3 hingga 4 orang
pengurus.
14.2.4 PortfolioAnalysis
 Porfolio Analysis digubakan untuk menilai sitem projek alternatif.
 Menyimpan semua maklumat organisasi, projek sistem dan aset, infrasrtuktur,
kontrak luar dan lesen.
 Setiap projek sistem maklumat ada risiko dan faedah tersendiri.
 Walaubagaimanapun, tiada ideal profile bagi semua firma.
 Bagi industri maklumat-intersive (contohkewangan)perlua ada beberapa projek
berisiko tinggi dengan pulangan yang tinggi.
 Non-intensive –fokuskepadaprojekyangmemberipulanganyang tinggi dengan
risiko yang rendah
 Paling diingini adalah projek yang memberi pulangan yang tinggi dengan risiko
yang rendah, dan projek yang dielakkan adalah projek yang memberi pulangan
yang rendah, risiko yang tinggi.
A SYSTEM PORTFOLIO: Companies should examine their portfolio of projects in terms of
potential benefits and likely risks. Certain kinds of projects should be avoided altogether and
others developed rapidly. There is no ideal mix. Companies in different industries have different
profiles.

4. DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 4
14.2.5 Scoring Models.
 Sesuai digunakan untuk memilih projek yang perlu memenuhi banyak kriteria.
 Tentukan pemberat pada pelbagai features sistem dan kira jumlah pemberat.
 Jumlahpemberatpalingtinggi menunjukkan alternatif yang paling sesuai untuk
digunakan.
14.3 MENINGKATKAN NILAIPERNIAGAANDENGANSISTEM MAKLUMAT
14.3.1 Kos Dan KebaikanSistem Maklumat.
 Tangible benefits-boleh dikira dan dinilai dengan nilai wang
 Intangible benefits- perkhidmatan pelanggan yang lebih efektif atau
meningkatkan keupayaan pembuatan keputusan. tidak boleh dengan serta-
merta diukur tetapi boleh membawa kepada keuntungan yang boleh diukur
dalam jangka masa panjang.
 Contoh: DSS, computer supported collaborative work systems.
14.3.1.1 Capital budgetfor IS.
 Bergantung kepada aliran tunai syarikat.
 Digunakan untuk mengukur nilai pelaburan jangka masa
panjang.
CRITERIA WEIGHT SYSTEM A % SYSTEM A
SCORE
SYSTEM B % SYSTEM B
SCORE
Online order entry 4 67 268 73 292
Customer credit check 3 66 198 59 177
Inventory check 4 72 288 81 324
Warehouse receiving 2 71 142 75 150
ETC
GRAND TOTALS 3128 3300
Scoring Models.

5. DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 5
 Untuk menentuukur faedah bagi sesuatu projek, pengiraan
terhadap semua kos dan faedah perlu diambil kira.
 Projek yang kos melebihi faedah perlu disingkirkan,
walaubagaimanapun, jika faedah melebihi kos, analisa
kewangantambahan diperlukan untuk menentukan samada
projek memberi kesan yang baik.
14.3.2 Real OptionsPricingModels(ROMPs)
 Real optionsPricingModel (ROPMs) menggunakankonseppenilaianpilihanyang
digunapakai olehindustri kewangan.
 Pilihanpadaasasnyaadalahhak,bukankewajipan,bertindakpadamasadepan.
14.3.3. LimitationsOfFinancial Models.
 Fokustradisi yangdiginakanyangmanahanya menekankanatau mengutamakan
kewangan dan aspek teknikal sistem maklumat akan membuatkan organisasi
terlepas pandang pada aspek sosial dan dimensi organisasi yang boleh
mempengaruhi kossebenardanfaedahyangdiperolehidari pelaburan tersebut.
14.4 MANAGING PROJECTRISK
14.4.1 Dimensi RisikoProjek
Tahap risikoprojekdipengaruhi oleh:
a) Saizprojek
 Ditentukanmenerusi kos,masadanjumlahunitorganisasi yangterlibat
 Lebihbesarsaizprojek,lebihtinggirisiko
b) Strukturprojek
 Lebihbersturktursesebuahprojek,keperluanadalahlebihjelas,makahasil
dan prosesbolehditarifkandenganmudah.
c) PengalamandanTeknologi
 Risiko projek meningkat jika pasukan dan kakitangan sistem maklumat
mempunyai kurangpakarteknikal yang diperlukan. Jika pasukan kurang arif
mengenai perkakasan, perisian sistem, perisian aplikasi atau pengurusan
pengkalan data yang diperlukan untuk sesuatu projek, kemungkinan projek
akan menghadapi masalah teknikal atau mengambil masa yang panjang
untuk disiapkan.