CGD2019 - Sessió: "Ens enfilem al núvol?"
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•28 views
Per Xavier Pacheco, Meritxell Vargas, Miriam Medran, Juan Carlos Molina. Patrocinat per Audifilm Consulting.
Recommended
More Related Content
More from Congrés Govern Digital
More from Congrés Govern Digital (20)
CGD2019 - Sessió: "Ens enfilem al núvol?"
- 1. Ens enfilem al núvol? Audifilm Consulting & Ajuntament de Viladecavalls
- 11. 193.100 163.592 documents documents 2017-2019 2016-2019 DRETS D’ACCÉS ACCÉS DIRECTE ESTALVI DE PAPER 103,5 kM
- 15. • Portasignatures • Expedients i docs de properes sessions • Expedients i docs de sessions celebrades • Llibres de decrets, actes i registres • Consulta d’altres expedients
- 17. Calendari compartit on constin totes les sessions i reunions importants
- 18. Espai on gestionar l’Agenda Personal de cada regidor@
- 19. Tràmit online de Sol·licitud d’Accés d’Expedients integrat a la Carpeta
- 20. Tràmit online de Presentació i Signatura de Mocions Compartides integrat a la Carpeta
- 21. Marcar, Crear i Editar documents de treball compartits i organitzats en carpetes
Editor's Notes
- Narrador, pregunta: algú sap o s’imagina que és aquest xifra? ......, és el nombre total de regidors i regidores, que formen part d’organs locals col·legiats i que tenen drets d’accés a informació municipal i per extensió a expedients administratius que ara són electrònics, o si més no hi ha obligació legal que ho siguin. A partir d’aquí breu explicació: aquesta és la planta local a nivell de tot l’estat DADES: 46.934.632 habitant i 8.131 municipis, a 1 sessió ple mensual 97.572 sessions a l’any/promig
- Aquests son el nombre de regidors i regidores de Viladecavalls, el 0’019% del total anterior. La nostra organització local va implantar expedient electrònic l’1 de gener de l’any 2016, i a partir d’aquell moment que ens vam endreçar i vam complir amb la normativa, també van començar a apareixer nous problemes vinculats amb la desconnexió tecnològica dels nostres regidors i regidores DADES: Viladecavalls, 7.480 habitants, 13 regidors i regidores, 12 sessions ple, 12 sessions CI, 24 sessions Junta Govern = 48 sessions anuals/promig
- Primer només apareix la pregunta, Narrador: la necessitat de què? (introduir fotografies) Narrador: doncs de resoldre això, en aquest moment explicació del narrador, de com estaven les coses amb exemples concrets: no podíem donar vista expedients que entraven a sessió, calia imprimir-los i fer venir als regidors i regidores, personal esperant a que es finalitzessin expedients per poder convocar i començar a fer fotocòpies, el notificador esperant per portar convocatòria i documentació, persecució telefònica i física de signatures. Un ajuntament a dues velocitat
- Aquí hauria d’apareixer la resta d’actors a l’escenari, separats i tots mirant de cara per que tothom pugui llegir el que posa a la samarreta
- Aquí comença la de “rol play” Cadascú des de la seva posició ens comencem a mirar i a parlar (mini guions del “rol play”) SECRE: mirant a TEC I ORG: no podem seguir així, necessito tenir ordre, estem entrant en colapse tenim que treballar per una banda amb les plataformes de l’ESTAT, AOC, DIPUTACIÓ i ara també internament amb el Genesys amb el que fem expedients, i jo tinc la secretaria “empantanegada” per que segueixo treballant com abans, fotocòpies, regidors i regidores tensos, sense accés a la informació de sessions ni als expedients. ORGANITZACIÓ: (Mirant a SEC) Ja ens agradaria poder donar-te una solució, però “quién le pone el cascabel al gato” creus que l’equip de govern voldrà que tot sigui tant fàcil i accesible?, una cosa és la organització i els expedients electrònics, i l’altra els POLITICS. Potser podem fer entendre de la necessitat que tothom tingui accés directe a la informació que li correspon és un tema d’exercici de drets a la informació i de millora en transparència interna, que es pot connectar amb els ciutadans TECNOLOGIA: (Mirant a SEC i ORG) Jo crec que el nostre proveïdor ja te alguna cosa per poder fer les sessions més “electròniques” però que és el que voleu fer? (Mirar a AUD) Tú pots ajudar-nos a resoldre això?, que ens pots oferir? AUDIFILM: (Mirant a TEC) Nosaltres tenim una part del producte de Genesys que esta pensat per que els regidors i regidores puguin tenir accés a les sessions i als expedients que van a la sessió és el que anomenem “La Carpeta dels regidors i regidores” però, el com, quan i a qui, l’heu de decidir vosaltres. TECNOLOGIA: (Mira a SEC i ORG) Cal que ens asseiem a parlar d’això, tenim una eina però el proveïdors ens diu que ens necessita per definir QUE VOLEM!! A continuació ens hauríem de començar a aproximar (excepte AUD) per acabar en un cercle per parlar, mentre ens movem acostant-nos, anar dient coses que voldríem o que aportem per poder fer aquest projecte: SEC jo vull que tot sigui electrònic i estic disposada a assumir el lideratge del projecte i acompanyar als regidors i regidores en aquest camí, fent entendre a tothom que la administració electrònica forma part de la gestió administrativa, no de la gestió política i queda alineada amb el principis de transparència i bon govern, donant cobertura a l’exercici de drets d’informació i accés. ORG jo vull integrar l’àmbit polític a l’entorn de la organització i aproximar-los a la ciutadania, i estic disposada a cedir el lideratge a secretaria i donar recolzament i recursos en el que calgui; TEC jo vull facilitar que es pugui fer i estic disposat a garantir la seguretat i el diàleg tècnic, encara que suposi que tinc que canviar el meu rol i aprendre a gestionar la incertesa, i donar suport help desk a l’àmbit polític. (llavors quan ja estem en cercle mirem tots a AUD i li demanem que s’incorpori al nostre cercle) AUD jo vull ..... , i estic disposat a ........
- Narrador surt del cercle per parlar amb el públic: fer aquest exercici d’aproximació, verbalització de necessitats a cobrir i compromisos a assolir, va visualitzar l’equip i ens va possibilitar avançar ràpidament cap aquí
- Narrador: ja teníem la carpeta dels regidors implantada i funcionant: notificàvem per e-notum, accedien a les sessions, i llibres d’actes i decrets en obert, donàvem vista d’expedient electrònic fent un seguiment en panell electrònic
- Aquí tornem a fer un “rol play” ORG: Ara que estem tots incorporats a la dinàmica administrativa de la organització, detectem la següent demanda del membres de la Corporació: dispositius corporatius per guardar algunes coses que els interessa tenir a l’abast?, hi ha molta informació i ens perdem una mica, ens costa l’ús dels dispositius que l’Ajuntament ha posat al nostre abast, podem fer servir els nostres ordinadors personals? La necessitat de gestionar informació els ofega ja que obliga a descarregar documents i posar-los en pen-drive i es generen carpetes en altres dispositius, per exemple en l’anterior mandant han tingut accés a una mitja de 4.293 documents només tenint en compte els acords municipals, sense avaluar els documents d’expedients als que també han tingut accés SEC: Cal generar un espai dins del nostre sistema d’on no surti la informació, que puguin marcar el documents que necessiten per treballar i tenir-los a disposició, visibles, que es puguin endreçar la informació, això milloraria la seguretat del sistema evitant descarregues d’informació que equivalen a les antigues fotocopies “pululant” per arreu. TEC: És més, l’ideal seria que des de la carpeta dels regidors es poguessin presentar documents, tenir esborranys de treball per compartir i fins i tot signatura, per exemple quan es presenten propostes o mocions conjuntes. AUD: Nosaltres podem ......... Connectar amb la següent diapositiva
- Nosaltres podem donar-vos resposta a aquestes peticions. El Genesys ha de ser l’eina transversal de tota administració pública, des dels treballadors fins als ciutadans, passant sobretot pels càrrecs electes. Per aquest motiu, ens adaptem a les seves necessitats perquè els regidors tinguin totes les eines necessàries per desenvolupar les seves tasques a dins la organització. És una gran oportunitat perquè utilitzin totes les funcionalitats i beneficis del Genesys. Hem de garantir que els regidors puguin tenir la seva zona de treball i gestionar la seva agenda a dins del sistema i que ho puguin fer des de qualsevol racó del món i des de qualsevol dispositiu electrònic. Han de poder fer un seguiment total de les sessions dels Òrgan i dels documents dels expedients relacionats, guardant enllaços d’aquests i sense còpies innecessàries juntament amb documents propis de treball subjectes a la gestió documental. També han de poder preparar mocions per a les següents sessions, és a dir, generar els documents corresponents per poder-los signar ells o més persones i que s’incorporin a les sessions. Això només és el començament d’un gran viatge... us enfileu al núvol?
- Nosaltres podem donar-vos resposta a aquestes peticions. El Genesys ha de ser l’eina transversal de tota administració pública, des dels treballadors fins als ciutadans, passant sobretot pels càrrecs electes. Per aquest motiu, ens adaptem a les seves necessitats perquè els regidors tinguin totes les eines necessàries per desenvolupar les seves tasques a dins la organització. És una gran oportunitat perquè utilitzin totes les funcionalitats i beneficis del Genesys. Hem de garantir que els regidors puguin tenir la seva zona de treball i gestionar la seva agenda a dins del sistema i que ho puguin fer des de qualsevol racó del món i des de qualsevol dispositiu electrònic. Han de poder fer un seguiment total de les sessions dels Òrgan i dels documents dels expedients relacionats, guardant enllaços d’aquests i sense còpies innecessàries juntament amb documents propis de treball subjectes a la gestió documental. També han de poder preparar mocions per a les següents sessions, és a dir, generar els documents corresponents per poder-los signar ells o més persones i que s’incorporin a les sessions. Això només és el començament d’un gran viatge... us enfileu al núvol?
- v
- v