Normy kulturowe dzisiejszych czasów gloryfikują umiejętność zajmowania się wieloma rzeczami naraz. Multitasking pojawia się i w ogłoszeniach o pracę i w reklamach systemów operacyjnych. Ci, którzy nie chcą tak żyć czują się jak uderzone przez cyfrowy asteroid dinozaury epoki ciągłej dostępności. Dlatego zleciłem firmie zbadanie kadry 100 polskich przedsiębiorstw pt. „Projekty Na Czas 2016”. Wyniki tego badania pokazują, że z mniejszym lub większym natężeniem zławiel dotyka ona 84 proc. badanych. W wyniku tego, aż 80 proc. projektów ma mniejsze lub większe opóźnienie. Zobacz prezentację wyników.

1. http://mandarine.co
Marek Kowalczyk
Projekty Na Czas 2016
Zła wielozadaniowość:
6 kroków do likwidacji

2. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Zławiel
Sytuacja, w której robimy jednocześnie tak dużo, że
jeden temat zaczyna przeszkadzać drugiemu
Gdy notorycznie przerywa się pracę nad zadaniem
przed jego naturalnym końcem, aby zająć się innym
pilnym zadaniem
Powszechna zławiel przedłuża realizację projektów i
zadań nawet 3-4x
Jest też „dobrawiel” :)

3. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
3
Za zgodą Goldratt Institute Israel

4. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
4
Za zgodą Goldratt Institute Israel

5. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Dlaczego zainteresowałem się
zławiel?
Powód osobisty: sam sestem wybitnym praktykiem
zławiel (ADHD, hipomania). Gallup nazywa to talentem
Aktywator. Astrolog — kwadraturą Słońca i Marsa.
Powód biznesowy: od 20 lat zajmuję się zarządzaniem
projektami i ciągle widzę te same problemy. Okazuje
się, że zławiel to źródłowa przyczyna prawie
wszystkich z nich. Chcę być jak Dr House — a nie
leczyć dżumę biciem w dzwony.

6. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Jak można zdiagnozować
zławiel?
W pracy fizycznej (szewc, mechanik, fryzjer) to
bardzo łatwe — wchodzę i widzę pracę w toku
(WIP)
Jak mieszkam przy skrzyżowaniu, to mogę wyjrzeć
i widzę, czy jest korek.

8. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Jak można zdiagnozować
zławiel?
… W pracy niefizycznej to bardzo trudne — bo jej
nie widać.
Musimy badać po symptomach, zadając jedno
kluczowe pytanie…
(To pytanie zadaliśmy też respondentom w badaniu
Projekty Na Czas 2016)

9. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co9
Ile raz w ciągu ostatniego
tygodnia musiałeś przerwać
pracę, by zająć się czymś
pilniejszym?

10. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Rodzaje zławiel i jak sobie
poradzić
10
Za dużo naraz Technika
Czynności Pomodoro
Projektów/zadań Kanban
Obszarów
odpowiedzialności
Sloty kalendarzowe

11. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Skąd pomysł na przeprowadzenie
badania?
Jakiś czas temu zacząłem się zastanawiać, czy
zmagania:
• moje osobiste,
• klientów MANDARINE Project Partners,
• studentów kierunku „Zarządzanie projektem”
na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu
… są wyjątkiem, czy raczej zjawisko to jest w
Polsce powszechne.
11

12. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Na czym polegało badanie?
Sprawdzenie jak wygląda, jakość realizowanych w firmie
projektów i jak firmy radzą sobie z problemem złej
wielozadaniowości.
Autorami są konsultanci z MANDARINE. Przeprowadzenie
badania i opracowanie danych zlecone zostało niezależnej
firmie badawczej CubeResearch.
W badaniu zastosowano metoda łączoną: CATI (wywiady
telefoniczne) + CAWI (ankieta wypełniana online).
Umawianie wywiadów odbywało się telefonicznie,
natomiast samo ich wypełnianie za pomocą ankiety online.
Czas trwania wywiadu wynosił średnio 6 minut.
Pierwsze (?) takie badanie w Polsce
12

13. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Grupa docelowa
Skierowane było do osób decydujących o
środowisku projektowym firmy.
100 polskich firm prywatnych typu „Gazele
Biznesu” — dynamicznie rosnących.
13

14. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Grupa docelowa
14

15. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Kiedy badanie było
przeprowadzone?
Wiosna 2016.
15

16. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
WNIOSKI
1. TERMIN I BUDŻET PROJEKTÓW
2. ZŁAWIEL

17. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Aż 80% projektów się opóźnia!
17

18. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Opóźnienia są spore,
ale mniejsze niż można się było spodziewać…
18

19. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Jedynie 19 proc. projektów kończy się
zgodnie z zakładanym budżetem
19

20. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Budżety projektów są pilnowane
znacznie bardziej rygorystycznie niż
czas
20

21. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Jednocześnie jest duża skala
samooszukiwania się
Fakt, że aż 80 proc. realizowanych projektów
kończy się opóźnieniami nie jest przez firmy
dobrze uświadomiony.
Jedynie 38 proc, badanych uważa, że opóźnienia
projektów przytrafiają się im często.
Podobnie jest w przypadku budżetów.
Więcej informacji szczegółowych w raporcie
Projekty Na Czas.
21

22. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Blisko co druga firma przyznała, że
często ma problem w uzyskania
rzetelnej informacji o stanie projektu
22

23. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
WNIOSKI
1. TERMINOWOŚĆ PROJEKTÓW
2. ZŁAWIEL

24. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Zławiel dotyka aż 84 proc.
badanych osób

25. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Najpoważniejszym skutkiem zławiel
jest zmęczenie ludzi, którzy pracują
wolniej

26. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Czy można całkowicie
zlikwidować zławiel?
To oczekiwanie, niestety nie jest realistyczne, choć
cel jest szlachetny
Z doświadczenia np. firmy Wielton — w raporcie
jest komentarz Prezesa Mariusza Golca — wiem,
że przy żelaznej konsekwencji zjawisko to można
ograniczyć do skali biznesowo nieistotnej
26

27. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Kiedy nie ma zławiel?
Ilość przerwań ≤ 3/miesiąc
27

28. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Procedura ograniczania zławiel wg
MANDARINE Project Partners
28

29. http://mandarine.co© 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Redukcja zławiel w CBR firmy WIELTON
29

31. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Czy ograniczanie zławiel jest
łatwe?
Sposób ten jest prosty, lecz jego wdrożenie jest
niełatwe.
Wymaga bowiem
• przełamania dotychcas obowiązujących
wzorców myślowych i
• trzymania się z żelazną konsekwencją
nowych zasad pracy, co dla wielu
menedżerów stanowi nie lada wyzwanie.
31

32. ©2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co
Jaki jest następny krok po
ograniczeniu zławiel?
To pełne wdrożenie drzewa strategii i taktyki
Goldratta — czyli zastosowanie teorii ograniczeń i
metody łańcucha krytycznego
32

33. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.co33
4:11.1 Ogranicz złą
wielozadaniowości i
WIP
4:11.2 „Pełen
zestaw”
4:11.3
Planowanie i
buforowanie wg
łańcucha kryt.
4:11.4
Zarządzanie
realizacją
4:11.5 Łagodzenie
zakłóceń od klientów
4:11.6 Zarządzanie
podwykonawcami i
podprojektami zleconymi
3:1.1 Dotrzymywanie WSZYSTKICH
obietnic w projektach
5:116.1 Kontrolowanie
podprojektów zleconych
5:116.2 Uwspólnienie
warunków biznesowych
5:114.1 Raportowanie
ukończenia zadań
5:114.2 Rola
kierowników zadań w
zarządzaniu realizacją
5:114.3 Rola
kierowników projektów
w zarządzaniu realizacją
5:114.4 Rola najwyższego
kierownictwa w
zarządzaniu realizacją
5:114.5 Dostrajanie
wirtualnego werbla
[synchronizatora]
5:113.1
Budowanie
dobrych sieci
projektów
5:113.2
Budowanie
planów wg
łańcucha kryt.
5:113.3
Kolejkowanie
portfela
projektów
5:111.1
Priorytetyzacja i
zamrożenie
5:111.2
Przyspieszanie
kończenia projektów
5:111.3
Mechanizm
odmrażania
5:111.4
Uruchamianie
nowych projektów
5:112.1
Przygotowania
wg
priorytetów
5:112.2
Zdefiniowanie
przygotowań
5:112.3
Zaniepokojeni
klienci
Autor: Dr Eliyahu Goldratt
Tłumaczenie: Marek Kowalczyk

35. http://raport.projektynaczas.pl
Pobierz bezpłatny raport

36. © 2016 MANDARINE LTD
Wszelkie prawa zastrzeżone.
mko@mandarine.pl
+48 501 670 625
http://mandarine.co
36