http://www.ipma.pl/gr/mazowiecka-grupa-regionalna/aktualnosci/zla-wielozadaniowosc-—-wrog-efektywnosci-numer-jeden Zła wielozadaniowość to sytuacja, w której jednoczesna realizacja zbyt dużej ilości pracy (zadań, projektów, zleceń) prowadzi do wydłużenia czasu i obniżenia jakości — zamiast spodziewanego przyspieszenia. Obserwując spadające tempo pracy ludzie powiększają liczbę otwartych tematów, tym samym napędzając błędne koło złej wielozadaniowości. Niestety, szkodliwość złej wielozadaniowości nie jest powszechnie uznawana. Żadna z wiodących metod poprawy wyników nie poświęca jej należytej uwagi — z wyjątkiem teorii ograniczeń (theory of constraints) Goldratta. Zła wielozadaniowość jest postrzegana nie tylko jako niezmienna składowa współczesnego otoczenia biznesowego: jak zauważa Goldratt w „Wolności wyboru”, ludzie przyzwyczajają się do długotrwałych poważnych problemów, a nawet zaczynają uważać je za coś pozytywnego. Vide ogłoszenia o pracę, które wśród wymagań umieszczają zdolność do pracy wielozadaniowej. Usunięcie złej wielozadaniowości wymaga: 1. Uświadomienia sobie jej destrukcyjnego wpływu zarówno na ilościowe i jakościowe wyniki organizacji, jak i relacje oraz na psychikę ludzi. 2. Zmiany błędnych przekonań dotyczących funkcjonowania systemów (nabrania „wiedzy głębokiej”, by użyć sformułowania Deminga). 3. Poznania praktycznych, możliwych do zastosowania „od poniedziałku” narzędzi ułatwiających wprowadzenie zmiany w życie. W trakcie wystąpienia przedstawiłem zjawisko złej wielozadaniowości, mechanizm jego powstawania oraz praktyczne narzędzie jej usuwania — kanban.

1. MANDARINE Project Partners
Marek Kowalczyk
Zła wielozadaniowość:
Wróg efektywności nr 1
Warszawa, 2015-02-24

2. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Plan pracy
Zła wielozadaniowość: przyczyny i skutki
Eliminacja złej wielozadaniowości przy pomocy
kanbanu

3. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl

4. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Co robimy, gdy pojawia się
nowy projekt — a stare są
wciąż opóźnione?

5. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Bo jak nie
zaczniemy go teraz, to
się spóźnimy!
Masz zacząć ten
projekt, i to już!
Ale nie zapominaj o
innych projektach!

6. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Już umiem
sobie radzić w takiej
sytuacji!

7. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
12345678910 ABCDEFGHIJ
X.IX.VIII.VII.
VI.V.IV.III.II.I
1 A X 2 B
I
X
3 C
V
I 4 D
V
I 5 E
V
I
6 E V 7 G
I
V
8 H
I
I
9 I
I
I
1
0 J I
12345678910
ABCDEEGHIJ
X.IX.VIII.VII.VI.V.IV.II.II.I

8. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
12345678910
12345678910
Szansa

9. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Horyzont prognozy
Czas
Wiarygodność
prognozy
Dzisiaj t1 t2

10. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Zaczynanie ASAP
Zła wielozdadaniowość
narastają
Opóźnienia
Błędy
Zmęczenie
Im szybciej zacznę,
tym szybciej skończę

11. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Za zgodą Goldratt Institute Israel

12. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Za zgodą Goldratt Institute Israel

13. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Za zgodą Goldratt Institute Israel

14. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Ilość
otwartych
projektów
Tempo
kończenia
projektów
Pułapka liniowej
skalowalności
Dobrawielozadaniowość
Optimum
Zła wielozadaniowość

15. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Zamrozić odpowiednią ilość
projektów/zadań

16. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Bo jak zaczniemy je
teraz, to się spóźnimy!
Masz
zamrozić połowę
projektów, i to już!
Na razie zapomnij o
nowych projektach!

17. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
+20÷30%w ciągu kilku tygodni

18. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Zławiel w pracy niefizycznej
W pracy fizycznej trudno popaść w złą wielozadaniowość,
ponieważ praca w toku (WIP) jest widoczna
Brak fizycznego miejsca i zdrowy rozsądek poparty naocznym
postrzeganiem powodują ograniczenie WIP
Warsztat samochodowy, fryzjer, szewc…
W pracy niefizycznej WIP jest niewidoczny i nie zajmuje miejsca
Łatwo dopuścić do jego wzrostu ponad miarę, ponieważ nie ma
żadnej granicy ani naocznej informacji zwrotnej
Musimy więc to, co niewidoczne uczynić widocznym i sprawić że
zacznie zajmować miejsce w przestrzeni — uzyskując naoczną
informację zwrotną = kanban

19. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Plan pracy
Zła wielozadaniowość: przyczyny i skutki
Eliminacja złej wielozadaniowości przy pomocy
kanbanu

20. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Co to jest kanban?
Wizualny system przedstawiania i kontroli ilości pracy w toku
Kartki reprezentują pracę
Tablica i jej kolumny reprezentują system
przetwarzający pracę
Celem kanbanu jest zmaksymalizowanie przepływu pracy
przez system w jednostce czasu (przerób)
Rodzaj pracy nie ma znaczenia
Identyfikowalność etapów
Kartki „przepływają” przez kolejne kolumny symbolizując
przechodzenie pracy z jednego etapu w drugi

21. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
y
x
C
A B
w
z
D

22. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
y x
C
A B
wzD
Do zrobienia W trakcie Zrobione

23. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
y x
C
A B
wz
D

24. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
y x
C
A B w
z
D

25. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
yx
C
A B wz
D

26. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
yx
C
AB
w
z
D
E

27. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
yx
C
AB
w zD
E

28. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
yxC
A
B
w zD
E F

29. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
Do zrobienia W trakcie (2) Zrobione
Zamro!one
yxC
A B
w z
D
E F

30. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Drum–Buffer–Rope
W przetwarzaniu ZrobioneDo zrobienia
DrumBuffer
Rope

31. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Push

32. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Pull

33. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl

34. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl

35. http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Zasady kanbanu
1. Zwizualizuj przepływ pracy
2. Ogranicz pracę w toku (WIP)
3. Bilansuj przepływ
4. Stosuj jawne zasady pracy
5. Modyfikuj system

36. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.plFOT.:JUPITERIMAGES
Gdy organizacja „zatyka się” nadmierną liczbą
realizowanych jednocześnie projektów,a żonglowanie
zadaniami i praca w weekendy przestają pomagać, nie musi być
to znak, że czas zatrudnić więcej ludzi. Prawdopodobnie
wystarczy wyprowadzić firmę ze złej wielozadaniowości.
ZŁA WIELOZADANIOWOŚĆ
ZAPOMNIJ O PROWADZENIU
ZBYT WIELU PROJEKTÓW
NARAZ
ZARZĄDZANIE PROJEK TAMI
T E K S T > Marek Kowalczyk
http://mandarine.pl/zlawiel

37. © 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
http://mandarine.pl
http://mintbooks.pl/lancuch
Kod rabatowy: MANDARINE

38. http://mandarine.pl
Marek Kowalczyk
Managing Partner / Prezes Zarządu
(+48) 501 670 625
(+48) 22 652 3780
mko@mandarine.pl
MANDARINE Sp. z o.o.
pl. Inwalidów 10
01-552 Warszawa
www.mandarine.pl
Przyspieszamy projekty