1. 25FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 156 | DECEMBER 2007
GEMEENTEN INKOOP
Bij gemeenten is de politieke druk
om een adequate transparante
bedrijfsvoering te leveren voort-
durend aanwezig. Eindverantwoor-
delijke bestuurders hebben in het
algemeen geen beeld van de juiste
naleving van wet- en regelgeving en
lopen bestuurlijke risico’s in verband
met de aangescherpte accountants-
verklaring. Nieuwe wetgeving heeft
aan het handelen van de overheid
een extra dimensie gegeven. De
accountant controleert elk jaar of
de bestaande regels correct zijn
gehanteerd. Een niet goedgekeurde
accountantsverklaring over de
financiële verantwoording ligt poli-
tiek zeer gevoelig. De controller kan
veelal geen totaalbeeld geven van
alle contracten van de gemeente-
lijke organisatie, waardoor het jaar-
lijkse overzicht van de meerjarige
contracten niet compleet is. Daarom
kan er geen financieel overzicht
getoond worden van de ‘niet uit de
balans blijkende verplichtingen’.
Dus wordt niet voldaan aan artikel
27 van de ‘Verordening op de uit-
gangspunten van financieel beleid’,
volgend uit de Gemeentewet (2002).
Een kritische blik op de bedrijfsvoe-
ring is essentieel om transparantie
te bewerkstelligen. De bedrijfsvoe-
ring van de gemeentelijke overheid
wordt voor een groot deel bepaald
door inkoop waarvan 80 procent van
het inkoopvolume gegenereerd wordt
door contracten. Door de grote ver-
snippering van de inkoopcapaciteit
(decentrale inkoop) kan organisatie-
breed geen helder transparant beeld
gegeven worden. Door gericht te kij-
ken naar de organisatie rondom
inkoop zal een groot deel van de be-
drijfsvoering beïnvloedbaar worden.
Aanleiding van het onderzoek is het
Koninklijke Besluit Aanbestedings-
regels voor Overheidsopdrachten
van 16 juli 2005 (‘BAO’). Dit Konink-
lijk Besluit scherpt de aanbestedings-
procedures voor inkooptrajecten
aan voor het kiezen van onderne-
mingen bij het afnemen van werken,
leveringen of diensten. Boven een
bepaald bedrag is de Nederlandse
overheid verplicht om opdrachten
Europees aan te besteden, om die
reden zullen alle aanbieders een
eerlijke kans moeten krijgen.
Problemen en consequenties
De wetgever verplicht overheden om
een goede afstemming te realiseren
in uniformiteit en transparantie bij
hun inkopen. Inkooptrajecten bij de
overheid behoren correct te geschie-
den volgens de wet en de eigen
interne procedures. Daarom zal bij
het onjuist uitvoeren van een inkoop-
cq aanbestedingstraject (werken,
leveringen en diensten) claimgedrag
van niet gehonoreerde bedrijven
ontstaan. Dit blijkt uit het onder-
staande persbericht en om die reden
is dit een groot risico bij het incorrect
toepassen van bijvoorbeeld gunning-
en selectiecriteria.
De gemeente Haaksbergen (24.500
inwoners) heeft als casus gediend
voor het onderzoek en het manage-
Contractmanagement is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering voor
overheden. De politieke druk tot transparantie in de bedrijfsvoering heeft
contractmanagement op de kaart gezet. Hier ligt de verantwoordelijkheid van de
facility manager om de inkoopfunctie goed te faciliteren.
TEKST: WALTER HARTJES | FOTO: THEO KOCK
Contractmanagement
als bedrijfsvoeringmodel
In het kader van de studie Master of
Facility Management van AOG/Rijks-
universiteit Groningen heeft Walter Hartjes
MFM een praktijkgericht onderzoek
verricht met als doel: ‘Inzicht geven in de
mogelijkheden voor contractmanagement
binnen het inkoopproces van de
gemeentelijke organisatie.’
Politiek vraagt om transparantie

2. 26 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 156 | DECEMBER 2007
INKOOP GEMEENTEN
mentprobleem is gericht op de
nieuwe regelgeving (‘BAO’). De orga-
nisatie kent een decentraal georga-
niseerde inkoopvorm verdeeld over
de gehele organisatie en is daardoor
niet inzichtelijk. Voor het onderzoek
is de volgende centrale onderzoeks-
vraag geformuleerd: ‘Welke eisen
worden door het Besluit Aanbeste-
dingsregels voor Overheidsopdrach-
ten gesteld aan contractmanage-
ment en op welke wijze is dit te
organiseren?’
De meest geschiktste definitie voor
contractmanagementluidt:Contract-
management is het begeleiden,bewa-
ken en monitoren van het contract
vanaf de totstandbrenging (tactische
fase), gedurende de gehele looptijd
(operationele fase) en de nazorg tot
en met het einde van het contract.
Het onderzoek heeft een ontwerp
van een bedrijfsvoeringmodel opge-
leverd voor contractmanagement.
Hierin komen de besturing van het
inkoopproces en de kernelementen
van contractmanagement aan bod.
De kenmerken van het ‘BAO’ wor-
den benoemd en de daaruit voort-
vloeiende implicaties worden gefor-
muleerd. De implicaties van het
‘BAO’ zijn de sleutel om het ‘BAO’ in
contractmanagement te borgen in
de bedrijfsvoering. (Zie figuur 1)
Besturing van contractmanage-
ment
Directie en stakeholders bij een
organisatie hebben behoefte om
een onderbouwd antwoord te krij-
gen op de vraag: ‘zijn we ‘in con-
trol’?’ Tegelijkertijd maken de dyna-
miek en complexiteit van
organisaties het beheersen van risi-
co’s steeds lastiger. Om die reden
kunnen de interne accountants-
diensten, mits goed ingericht en
uitgerust, een belangrijke rol spelen
bij risicobeheersing binnen de
gemeentelijke organisatie. Om con-
tractmanagement goed aan te kun-
nen sturen zullen beleid, ondersteu-
ning, realisatie en evaluatie extra
aandacht moeten krijgen van het
management. Elke gemeente is ver-
antwoordelijk voor haar eigen
interne controle en efficiëntie.
Het inkoopproces als systeem
bestaat uit een keten van aaneen-
sluitende onderling afhankelijke
inkoopfasen van specificeren, selec-
teren, contracteren (tactisch
inkoopproces) tot en met bestellen,
bewaken en nazorg (operationeel
inkoopproces)1. Deze inkoopfasen
vloeien als het ware in elkaar over
in de raakvlakken waarin het trans-
formatieproces plaatsvindt van eva-
luatie. De resultaten dienen als
input voor de volgende inkoopfase.
Coördinatie is noodzakelijk bij de
overdracht van informatie in de
raakvlakken en staat bekend onder
de naam ‘raakvlakbeheersing’2.
Door het toepassen van raakvlakbe-
heersing bij de overgang van een
volgende inkoopfase kan de mana-
ger sturing geven aan het proces en
voegt hij waarde toe aan het gehele
inkoopproces. (Zie figuur 2: Bestu-
ringsmodel: Invoer-doorvoer-uit-
voermodel van De Leeuw, (2002)
aangevuld met outcome (Mol, 1991;
Platform Beleidsanalyse, 1990:9-10.)
De groene verticale pijl geeft de
besturing aan tussen de fasen van
het inkoopproces. Management van
processen, het besturen en beheer-
sen van processen, heeft beheersing
als verandering in zich. Dus de
organisatie moet haar processen
vaststellen en beheersen tot het
moment dat de resultaten niet lan-
ger meer voldoen. Om die reden is
het bijstellen van de processen en
het borgen van een nieuwe werk-
wijze noodzakelijk. Hardjono & Bak-
ker (2001) spreken over het kwartet:
vaststellen van de werkwijze - bor-
gen van het bestaande - verande-
ring van de werkwijze - borgen van
de veranderingen.
In het ondernemingsplan van
Haaksbergen is planning & control
opgenomen als sturingsmecha-
nisme waarin gekozen is voor de
Demingcircle: Plan-Do-Check-Act
(PDCA). Dit sturingsmechanisme
maakt actieve sturing mogelijk op
prestaties op afdelingsniveau. Bin-
nen het inkoopproces hebben con-
tracten een doorlooptijd vanaf het
begin tot het einde van het operati-
onele inkoopproces (fase 4, 5 en 6).
Vanaf de totstandkoming van het
contract tot de evaluatie ontstaat
een ‘looping’ als onderdeel van de
besturing van contractmanagement.
Deze continue ‘looping’ bestaat uit
een ‘borging-loop’ en een ‘verbeter-
loop’.
De besturing vindt plaats bij de over-
gang naar de volgende inkoopfase.
Daarom zal coördinatie in de raak-
vlakken tussen de inkoopfasen voorWalter Hartjes.

3. 27FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 156 | DECEMBER 2007
GEMEENTEN INKOOP
informatieoverdracht noodzakelijk
zijn. Bij contractmanagement zullen
afwijkingen op contractafspraken
ingrijpen op de bedrijfsvoering,
waardoor ze managementaandacht
vergen. Door evaluatiemomenten
gunstig te kiezen kunnen ze samen-
vallen in de bestaande besturing van
de gemeentelijke organisatie. Hier-
door zullen de ‘borging-loop’ en de
‘verbeter-loop’ voor een voortdurende
verankering zorgen van contract-
management in het inkoopproces.
Hiermee plaatst contractmanage-
ment zich binnen de reguliere plan-
ning & controlcyclus (PDCA-cyclus).
Kernelementen contract-
management
Het is bekend dat 80 procent van het
inkoopvolume gegenereerd wordt
door contracten, daarom heeft con-
tractmanagement duidelijk impact
op de bedrijfsvoering van de organi-
satie. Het is dus verantwoord om een
integrale benadering te kiezen voor
dit gedeelte van het inkoopproces.
De manager zal alert zijn in de eer-
ste fasen van het inkoopproces om
die contractspecificaties vast te leg-
gen om een efficiënte en effectieve
bedrijfsvoering te realiseren. Con-
tracten zijn dus geen moment-
opname van bestaande afspraken,
maar dienen gezien te worden als
beleidsinstrumenten.Contractmana-
gement helpt bij het beoordelen en
controleren of daadwerkelijk wordt
geleverd wat contractueel overeen-
gekomen is. Mede daardoor speelt
de planning & controlcyclus (PDCA)
een cruciale rol bij het beheersen van
de resultaten en zijn de volgende
activiteiten in de inkoopfasen 4, 5 en
6 van belang: monitoren, stimule-
ren, kwalificeren, evalueren en docu-
menteren.
Bij de gemeentelijke overheid is de
budgethouder verantwoordelijk voor
de bedrijfsvoering. Ze kennen daarom
de volgende kernelementen voor
contractmanagement binnen het
inkoopproces:
• begeleiding van het contract
vanaf het opstellen van het pro-
gramma van eisen,
• managementaandacht voor de
gehele looptijd,
• optimaal benutten geleverde
diensten/producten,
• bewaken van de prestaties van
het contract,
27
Figuur 2. Besturingsmodel: Invoer-doorvoer-uitvoermodel van De Leeuw.
Organisatie
Input
Invoer
Middelen
Throughput
Doorvoer
Transformatie-
proces
Output
Uitvoer
Producten
Outcome
Effecten
Resultaten
Feedback
Besturing
Omgeving
Externe
invloed
Figuur 1. De totstandkoming van het bedrijfsvoeringmodel.
Ontwerp bedrijfsvoeringmiddel
Inkoopproces
Besturing
Contractmanagement
Kernelementen
BAO
Kenmerken
Implicaties BAO
Contractmanagement
Kenmerken ‘BAO’ Implicaties ‘BAO’ voor Contractmanagement
A Uniformiteit in uitvoering
1 eenduidige manier
• Contracteringsbeleid.
• Beschrijven van risicovolle processen.
• Standaardisatie in contracten.
2 professionaliseren
• Vorm, inhoud en uitvoering.
• Mensen, middelen, registratie en organisatie.
• Toets van contractuele afspraken op vastgelegde
contractspecificaties.
• Prestatiebepaling, prestatiecontractering en
prestatiebewaking.
• Verplichte periodieke kwaliteitstoets (audit).
B Toetsing integriteit
1
transparante manier • Formuleren heldere prestaties en voorwaarden.
• Inzicht in financiële aspecten.
• Ontwikkelen van de interne controle.
2
bestuurlijke risico’s
• Toetsing Rechtmatigheid (inbedding in de
bedrijfsvoering).
• Verplichting tot bundeling per productgroep binnen
de gemeente.
• Niet uit de balans blijkende verplichtingen (jaarlijks
overzicht meerjarige contracten).
• Het inventariseren van risico’s.
3
inachtneming van wet- en
regelgeving
• Juridische aspecten (Privaat Recht).
• Eindverantwoordelijkheid bestuurders (de juiste
naleving).
C Proportionaliteit
selectiecriteria
complexiteit van
aanbestedingsregelgeving
• Non-discriminatie.
• Reduceren complexiteit.
Tabel 1. Implicaties van het ‘BAO’ voor contractmanagement.

4. INKOOP GEMEENTEN
• kosten- en kwaliteitsbeheersing,
• planning & control.
De kernelementen geven aan dat
contractmanagement het gehele
inkoopproces bestrijkt.
Implicaties van het ‘BAO’
Het Koninklijke Besluit biedt een
wettelijk kader voor aanbesteden
van overheidsopdrachten, zodat
inkooptrajecten eerlijk, transparant
en zonder voorkeur verlopen. De
kenmerken van het wetsvoorstel
zijn in het kort:
• uniformiteit in uitvoering,
• toetsing integriteit,
• proportionaliteit selectiecriteria.
In het tactische inkoopproces is
veel aandacht voor de eisen, de
wensen van de organisatie en de te
hanteren beoordelingscriteria, zodat
de juiste contractspecificaties opge-
steld worden. De implicaties van
het ‘BAO’ voor contractmanagement
moeten voor de gemeentelijke orga-
nisatie helder en herkenbaar zijn in
het inkoopproces. Uit de kenmer-
ken van het ‘BAO’ kunnen de impli-
caties voor het ‘BAO’ worden afge-
leid. Om die reden manifesteert
contractmanagement zich vanaf het
moment dat de contractspecifica-
ties besproken en vastgelegd wor-
den. Deze contractspecificaties
geven richting aan de eisen van de
te leveren prestaties en vormen dus
de basis voor de toets van de con-
tractuele afspraken in de planning
& controlcyclus. Effectieve bewa-
king van deze prestaties en afspra-
ken zullen nodig zijn voor de
besturing van contractmanage-
ment.
Door het in te bedden in de plan-
ning & controlcyclus (PDCA) van de
gemeente is aangetoond dat con-
tractmanagement een beduidende
rol speelt bij het afsluiten van con-
tracten. In het bedrijfsvoeringmodel
wordt de reikwijdte van het ‘BAO’
aangegeven met een kromme (zie
figuur 3, bedrijfsvoeringmodel).
Naarmate het inkoopproces vordert
neemt de invloed van het ‘BAO’ af.
Deze kromme geeft aan dat het
EC waarschuwt Nederland over ABN Amro
BRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdag gewaarschuwd om open
te staan voor alle biedingen op ABN Amro. Dat zei een woordvoerder van
eurocommissaris Charlie McCreevy (Interne Markt) donderdag.
De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank (DNB) over de interesse
van een consortium, bestaand uit Fortis, Santander en Royal Bank of Scotland, in ABN
Amro. Een bod van deze drie banken ziet DNB als ‘sterk risicoverhogend’. ABN Amro
praat overigens ook nog met de Britse bank Barclays over een samengaan. Ieder bod
moeten de Nederlandse autoriteiten beoordelen op ‘non-discriminatoire wijze’, zei de
woordvoerder van McCreevy. De eurocommissaris zou teleurgesteld zijn als Nederland
overgaat tot protectionisme. Bron: Het Parool, 20 april 2007
‘70 procent van alle aanbestedingen
verloopt onrechtmatig’
MKB-Nederland wil een aantal proef-
processen beginnen over de misstappen
die overheidsorganen begaan bij de
aanbesteding van werken, leveringen en
diensten.
Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl, Maaike
Tindemans
advertentie

5. 29FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 156 | DECEMBER 2007
GEMEENTEN INKOOP
‘BAO’ verder reikt dan alleen een
toetsing op de drempelbedragen.
De Europese Commissie heeft uitge-
sproken dat overheidsinstellingen op
bijzondere aandacht kunnen reke-
nen voor de wijze waarop omgegaan
wordt met gelijksoortige inkopen
(productgroepen) die onder de drem-
pelwaarde van Europees aanbesteden
blijven. Tevens geldt voor de rijks-
overheid sinds 1996 de ‘Regeling
Contractbeheer’ die een doelmatig
contractbeheer beoogt bij de rijks-
overheid en sluit daarom aan bij
de kenmerken van het ‘BAO’. De
accountants hebben om die reden
gericht aandacht voor de ontwikke-
ling van de interne controle, het
inventariseren van risico’s en het
beschrijven van risicovolle proces-
sen in de gemeentelijke organisatie.
(Zie tabel 1)
In deze tabel wordt een vertaling
gegeven van de kenmerken van het
‘BAO’ naar de implicaties voor con-
tractmanagement. De lijst van impli-
caties kan naar behoefte van de
organisatie aangepast worden.
Borgen van het ‘BAO’
Binnen de bedrijfsvoering van de
gemeentelijke overheid wordt de
planning & control (PDCA) gebruikt
als sturingsmechanisme. Afdelings-
plannen vormen de basis voor het
inkoopplan van de gemeente en
kunnen daarom zorgen voor een
verdere professionalisering van de
inkoopfunctie. In het plan kan de
verantwoordelijke manager zijn
inkoopbehoeften specificeren voor
zijn afdeling. Financieel zijn de
inkoopbehoeften al meegenomen
en gepland in de begrotingscyclus
en de manager kan daardoor op
voorhand constateren uit welke
inkooptrajecten, contracten voort-
komen. Inkopen en aanbesteden
dienen conform het ‘BAO’ te verlo-
pen. Gebleken is dat de contract-
specificaties de basis vormen voor
de toets van de contractuele afspra-
ken in de planning & controlcyclus.
(Zie figuur 3)
Het borgen van het ‘BAO’ in contract-
management geschiedt door de impli-
caties van het ‘BAO’ mee te nemen
als elementen in de bestaande plan-
ning & controlcyclus (PDCA). Hier-
door zijn de implicaties van het ‘BAO’
met behulp van contractmanage-
ment onderdeel geworden van het
bestaande sturingsmodel. In dit
model zitten momenten van perio-
dieke rapportages en evaluaties.
Coördinatie is noodzakelijk bij de
overdracht van informatie in de raak-
vlakken tussen de inkoopfasen. De
raakvlakken zijn aangegeven met
pijlen en stellen het transformatie-
proces (input-throughput-output)
voor. De manager geeft sturing aan
het proces door de raakvlakken te
beheersen, daarom brengt ‘raakvlak-
beheersing’ het gehele proces in
‘control’. De borging van het ‘BAO’
krijgt verder gestalte door contract-
management als onderdeel mee te
nemen in de periodieke management-
rapportages (afdelingsniveau) en
bestuursrapportages (organisatie-
niveau). Dus door contractmanage-
ment te verankeren in de reguliere
bedrijfsvoering wordt op bestuurlijk
niveau rechtmatigheid en transpa-
rantie geborgd, waardoor voldaan
wordt aan de wet.
Conclusie
Binnen de inkoopfunctie van de
gemeente zal de inkoopadviseur een
faciliterende rol krijgen. In het faci-
litaire werkveld komt de komende
jaren een verschuiving van facilitaire
inkoop naar inkoop is facilitair. Dat
houdt in dat de regie van de totale
inkoop bij overheidorganisaties bij
de facility manager komt te liggen
om bestuurlijke risico’s te minima-
liseren door toepassing van dit
bedrijfsvoeringmodel. Het borgen
van de wetgeving in de bedrijfsvoe-
ring door contractmanagement zal
transparantie in de inkoopproces-
sen bevorderen. Het ontwerp voor
contractmanagement is tevens
geschikt voor het invoeren van
implicaties van nieuwe wetgeving
op dit gebied. Denk hierbij bijvoor-
beeld aan de nieuwe Aanbestedings-
wet, die ter toetsing bij de Eerste
Kamer ligt (invoering medio 2008).
NOTEN
1 Van Weele, e.a.
2 Vorstman; Beerepoot Advies, 2004
Figuur 3. Bedrijfsvoeringmodel: Borging van het ‘BAO’ in contractmanagement.
Contractmanagement
BAO
Klant
Afsluiten van contracten Beheren van contracten
Contractbeheer & Leveranciersmanagement
Specificeren
1
(Wat)
Selecteren
2
(Wie)
Leverancier
Verbeter
loop
Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces
Borging
loop
A A
C
P
D
P
D
C
Planning & Controlcyclus PDCA
Specificaties contracten
Contracteren
3
(Hoe)
Bestellen
4
Bewaren
5
Nazorg
6
Borging
loop
Verbeter
loop