Advanced Excel Training (2012)

Advanced Excel Training

ธราพล เม่นคา  tharapon.m@stpi.co.th | tharapon@gmail.com
Senior ERP Development Analyst  STP&I Public Company Limited
Microsoft® Office Specialist Master

Topics
1. Excel Basic
2. Function & Formula
3. Chart
4. Excel Report
5. PivotTable
6. Macro
7. Workshop

1. Excel Basic
1.1 การอ้างอิ งเซลล์ (Cell Reference)
- $A$1  Fix เซลล์น้ีไว้ (เมือ Copy สูตรไปใช้ต่อ สูตรจะอ้างอิงมาทีเซลล์ $A$1)
่ ่
- $A1, A$1  Fix คอลัมน์ หรือ แถว
- กดปุ่ม F4 เพื่อให้ Excel เปลียนเครืองหมาย $ ให้
่ ่
1.2 การตังชื่อให้กบเซลล์หรือตาราง (Name)
้ ั
- ใช้กบไฟล์ทใช้เป็นประจา หรือสูตรทีมการอ้างอิงซ้ าๆ
ั ี่ ่ ี
- ตังชือ เลือกเซลล์หรือตารางทีตองการ แล้วพิมพ์ชอทีตองการใน Name Box
้ ่ ่ ้ ่ื ่ ้

- เอาชือไปใช้  F3
่
- แก้ไขชือ  แทป Formulas  Name Manager
่

STP&I Public Company Limited 1
Information Technology Section  Administrative Department


- Dynamic Range
- =OFFSET($A$1, 0, 0, COUNTA($A:$A), 2)  ตารางมี 2 คอลัมน์
- =OFFSET($A$1, 0, 0, COUNTA($A:$A), COUNTA($1$1))
1.3 Tips
- ชือไฟล์ ชีท หรือ Range Name (ชือทีตงให้กบช่วงเซลล์) ตังเป็นภาษาอังกฤษ ตังชือให้สอความหมายและสัน
่ ่ ่ ั้ ั ้ ้ ่ ่ื ้
เพราะจะทาให้การอ้างอิงถึงชือไฟล์หรือชีททาได้งาย
่ ่
- การเคาะ Spacebar แสดงช่องว่างใน Excel ควรเคาะแค่ 1 เคาะ (เช่น ชือ-นามสกุล) เนื่องจากทุกช่องว่าง คือ
่
1 ตัวอักษร จะส่งผลในการอ้างอิง เปรียบเทียบค่า
- หลีกเลียงการ Merge Cell ในตารางข้อมูล จะทาให้ไม่สามารถใช้ Paste Values หรืออ้างอิงสูตรหรือ
่
PivotTable จะทาได้ยาก
- ให้เลือกช่วงเซลล์ทตองการ > คลิกขวาเลือก Format Cells > เลือกแทป Alignment > กาหนด
ี่ ้
Text Alignment: Horizontal เป็น Center Across Selection
- เมือเขียนสูตรต่างๆ
่
- ให้ลองทดสอบกับตัวอย่างหรือเงือนไขทีเข้าใจได้งายก่อน เช่น A+B > 100 (ดีกว่า A+B > 105.29)
่ ่ ่
- ทดสอบเงือนไขในหลายๆ รูปแบบ (ค่าบวก ลบ ศูนย์ หรือตัวอักษร) เพื่อดูวาสูตรทีสร้างขึนให้
่ ่ ่ ้
ผลลัพธ์ทตรงกับความต้องการหรือไม่
ี่

1.4 Shortcut Key
Shortcut Key ความหมาย
Ctrl + C Copy - คัดลอก
Ctrl + X Cut - ตัด
Ctrl + V Paste - วาง
Ctrl + Z Undo - ยกเลิกการทาทีละขัน ้
Ctrl + ; ั ั
ใส่วน เดือน ปี ปจจุบน
ั
Ctrl + Shift + : ั ั
ใส่เวลา ปจจุบน
Ctrl + Shift + * เลือกพื้นทีตารางทังหมด
่ ้
Ctrl + . (จุด) ใช้หลังจากเลือกพื้นที่ เพื่อหมุนดูเซลล์ทอยู่ตรงจุดมุมต่างๆ ของตาราง
ี่
Alt + Enter ขึนบรรทัดใหม่ ภายในเซลล์เดิม
้
Ctrl + Enter เลือกพื้นที่ แล้วพิมพ์คาหรือสูตรลงไป กด Ctrl + Enter จะพิมพ์คาหรือสูตรซ้าลงใน
่ ่
ทุกเซลล์
Ctrl + ’ คัดลอกสูตรจากเซลล์ขางบนมา้
Ctrl + Shift + ” คัดลอกค่า Value จากเซลล์ดานบนมา้
Shift + End + ลูกศร ั ั
เป็นการเลือกจากเซลล์ปจจุบน ไปถึงเซลล์สดท้ายทีมขอมูลอยู่ ตามลูกศร
ุ ่ ี ้
F3 แสดงหน้าต่าง Paste Name (แสดงชือทีตงไว้ เพื่อนาไปใส่ในสูตร)
่ ่ ั้
F4 เปลียน Reference (A1 > $A$1 > A$1 > $A1) หรือทาซ้าคาสั ่งสุดท้าย
่



2. Formula & Function
Function ความหมาย
IF ทดสอบตามเงือนไข ว่าเป็นจริง (True) หรือเท็จ (False)
่
VLOOKUP การอ้างอิงค่า  หาค่า (ทีเหมือน หรือ ใกล้เคียง) โดยเทียบค่ากับค่าใน
่
คอลัมน์ซายสุดของตาราง และคืนค่าเป็นข้อมูลทีอยู่ในแถวเดียวกัน จาก
้ ่
ลาดับทีของคอลัมน์ทตองการ
่ ี่ ้
SUMIF / SUMIFS หาผลบวกของเซลล์ทตรงกับเงือนไขกาหนด / กาหนดได้หลายเงือนไข
ี่ ่ ่
COUNTIF / COUNTIFS นับจานวนตามเงือนไขกาหนด / กาหนดได้หลายเงือนไข
่ ่
IFERROR ถ้าสูตรทีกาหนด Error จะให้คนค่าเป็นอะไร
่ ื
ROUND ั
ใช้ในการปดจุดทศนิยม
LEFT, RIGHT, MID ใช้แยกตัวอักษรออกมา (ซ้าย, ขวา, กลาง)
TRIM ใช้ในการลบช่องว่างระหว่างคาออกไปให้เหลือ 1 ช่องว่างระหว่างคา
UPPER, LOWER, PROPER เปลียนคาหรือประโยค เป็น ตัวใหญ่ ตัวเล็ก หรือ ขึนต้นคาด้วยตัวใหญ่
่ ้
LEN ใช้ในการนับจานวนตัวอักษรของคา ประโยค หรือ เซลล์ โดยจะนับรวม
ช่องว่างระหว่างคาด้วย
TEXT ใช้จดรูปแบบตัวเลข
ั
SUBSTITUTE ค้นหาและแทนที่ (ระบุเป็นคา)
REPLACE ค้นหาและแทนที่ (ระบุเป็นตาแหน่ง)
TODAY, NOW คืนค่าเป็น วันที่ เวลา ปจจุบน ั ั
DAY, MONTH, YEAR คืนค่าเป็น วันที่ เดือนที่ ปีที่ จาก Date (วันเดือนปี) ทีระบุไป
่
DATE นา ปีที่ เดือนที่ วันที่ มารวมกันเป็น วันเดือนปี
EOMONTH คืนค่าวันสุดท้ายของเดือน
CONVERT แปลงตัวเลขจากหน่วยหนึ่งเป็นอีกหน่วย

Formula Errors

Function ความหมาย
######## คอลัมน์แคบกว่าจานวนตัวเลข หรือวันที/่ เวลา ติดลบ
#DIV/0 Divided by 0 - ตัวหารในสูตรเป็น 0
#N/A Not Available – สูตรหาค่าอ้างอิงไม่เจอ (VLOOKUP)
#NAME? ชือ (Range Name) ทีใช้ในสูตรไม่ม ี หรือถูกลบไป
่ ่
#REF! สูตรมีการกาหนดช่วงเซลล์อางอิงไม่ถูกต้อง
้
#VALUE! ตัวแปรหรือเครืองหมายในสูตรผิด
่



3. Chart
3.1 สร้างชาร์ท 2 แกน (Secondary Axis)
- คลิกเลือก Series ทีตองการ > คลิกขวาเลือก Format Data Series > เลือก Secondary Axis
่ ้
- ต้องการเปลียนประเภทของชาร์ท > เลือก Series ทีตองการ > คลิกขวาเลือก
่ ่ ้

3.2 สร้างชาร์ทเปรียบเทียบระหว่างช่วงเวลา
- จัดข้อมูลตามตัวอย่าง โดยชาร์ททีได้สามารถจัดรูปแบบ Series แยกสีตามทีตองการได้
่ ่ ้



- กรณีตองการมีชองว่างระหว่างกลุ่มข้อมูลข้อมูล
้ ่

3.3 ชาร์ทแสดง Trend ต่อเนื่ อง



4. Excel Report
4.1 ตารางข้อมูลมาตรฐาน (Tables)
- หัวตาราง มีแถวเดียว คาอธิบายของแต่ละคอลัมน์นน ใช้ให้สนทีสด และควรเป็น Text
ั้ ั้ ่ ุ
- ข้อมูลในบรรทัดแรก ต้องติดกับหัวตาราง ก่อนถึงแถวสุดท้าย ไม่ให้มแถวใดแถวหนึ่งเว้นว่างไว้
ี
- ตารางนันต้องเป็นอิสระ ไม่ติดกับตารางหรือเซลล์ทมขอมูลอื่น
้ ี่ ี ้
- ข้อมูลทีใส่ในตาราง ถ้าเป็นไปได้ ให้แยกฟิ ลด์ให้ละเอียดทีสด เช่น แยกชือคอลัมน์หนึ่ง กับแยกนามสกุลอีก
่ ุ่ ่
คอลัมน์หนึ่ง เพื่อให้งายต่อนาไปใช้ในการอ้างอิง
่
4.2 Format Table / Cell Styles
- เลือกใช้ Format ทีมอยู่แล้ว  แทป Home > (Style) Format as Table
่ ี
- สร้าง Format ใหม่ แทป Home > (Style) Format as Table > New Table Style
4.3 Conditional Formatting
- Highlight Cells Rules
- Top/Bottom Rules
- Data Bars
- Color Scales
- Icon Sets / Showing only one icon



4.4 Sort by Color

4.5 Data Validation
- กรอกข้อมูลตาม List รายการ
- กรอกข้อมูลตามช่วงวันทีทกาหนด
่ ี่
- กาหนดจานวนตัวอักษรทีจะให้กรอกในเซลล์
่

Data Validation Formula

Validation Formula
ให้ A1 เป็น Text =ISTEXT(A1)
ทุกเซลล์ในช่วง A1:A25 มีคาไม่ซ้ ากัน
่ =COUNTIF($A$1:$A$25, A1) = 1
A1 จะอัพเดทได้ เมือ B1 มีคามากกว่า C1
่ ่ =B1>C1
A1 จะอัพเดทได้ เมือ B1 เท่ากับ 5 และ C1 น้อยกว่า 5
่ =AND(B1=5, C1<5)
A1 ต้องมีคามากกว่าผลรวมของ B1 + C1
่ =IF(A1>B1+C1, TRUE, FALSE)
ค่าใน A1 ต้องเริมต้นด้วย BT
่ =LEFT(A1, 2) = “BT”
ค่าใน A1 ต้องเริมต้นด้วย BT และมี 10 ตัวอักษร
่ =AND(LEFT(A1, 2) = “BT”, LEN(A1) = 10)

4.6 Report
- รูปแบบของไฟล์ ขึนอยู่กบข้อมูล ถ้าไฟล์มความซับซ้อนมาก ควรแยกระหว่าง Input กับ Output ออกจากกัน
้ ั ี
ถ้าไฟล์มสตรคานวณจานวนมาก ควรแยกชีทออกมาเป็นส่วนของ Calculation
ีู
- Input (ตารางฐานข้อมูล) ใช้เก็บข้อมูล (หรือนาข้อมูลมาจากระบบอื่นๆ) มีขอมูลเท่าทีจาเป็น แต่ควรกระจาย
้ ่
ฟิ ลด์ให้มากทีสุด เช่น แยกชือกับนามสกุล เอาไว้คนละคอลัมน์ และไม่จาเป็นต้องจัดรูปแบบเซลล์ (ลงสี ตี
่ ่
ตาราง)
- Calculation (ตารางประมวลผล) ใช้สร้างสูตรคานวณ ค่าทีคานวณได้ จะเป็นยอดสรุปตามเงือนไขต่างๆ ที่
่
ต้องการ เช่น การจัดประเภทหรือแบ่งกลุ่ม หรืออ้างอิงค่าต่างๆ
- Output (ตารางรายงาน) เป็นหน้ารายงานทีนาไปใช้ต่อ อาจจะสาหรับพิมพ์หรือเป็นชาร์ทสรุป หลีกเลียงการ
่ ่
แยกชีท Report ทีมโครงสร้างซ้าๆ กันออกเป็นหลายชีท ให้ใช้ชทเดียวก็พอ แล้วอ้างอิงโดยการอ้างอิงโดยใช้
่ ี ี
สูตรต่างๆ ร่วมกัน เพื่อดึงข้อมูลทีตองการมาแสดงตามเงือนไขต่างๆ
่ ้ ่



5. PivotTable
- เลือกตารางข้อมูล > แทป Insert > PivotTable

- ข้อมูลทีจะนามาทา PivotTable แต่จดให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน (เรืองเดียวกันอยู่คอลัมน์เดียวกัน)
่ ั ่

สามารถเปลียนชือฟิ ลด์ทแสดงได้ โดยเลือกแท PivotTable > Options
่ ่ ี่



5.1 PivotChart
- เลือก Insert > ลูกศรด้านล่าง PivotTable จะมี PivotChart ให้เลือก
- การสร้าง PivotChart จะมี PivotTable เกิดขึนด้วย โดย Excel จะนาข้อมูลจาก PivotTable ไปสร้าง
้
PivotChart

5.2 แสดงข้อมูลเป็ น %
- คลิกขวาในค่า (Value) ทีตองการ > เลือก Value Field Setting
่ ้
- เลือกแทป Show values as เลือก % ทีตองการ
่ ้



5.3 แสดงข้อมูลยอดรวมสะสม (Running Total)
- จากวิธดานบน เลือก Show values as เลือก Running Total in
ี ้

5.4 แสดงผลต่ างระหว่างเดือน (% Difference From)

5.5 Group ข้อมูลเป็ น Year, Quarter & Year
- เลือกฟิ ลด์ทเป็นวันที่ > แทป PivotTable Tools > Options > Group Selection
ี่



5.6 การคานวณฟิ ลด์ (Calculated Field)
- เป็นการนาฟิ ลด์ทมอยู่มาคานวณ โดยจะได้ฟิลด์ใหม่ เช่น ถ้าคาดว่ายอดขายจะเพิมขึน 20% จะมียอดขาย
ี่ ี ่ ้
ทังหมดเท่าไหร่  นาเอาฟิ ลด์ Amount มาคูณด้วย 120%
้
- แทป PivotTable Tools > Options > Formulas > Calculated Field
- ให้พมพ์ชอฟิ ลด์ใหม่ทตองการ เช่น Forecast และให้กาหนดสูตร (Formula) โดยสามารถคลิกเลือกชือฟิ ลด์ที่
ิ ่ื ี่ ้ ่
มีในตารางได้จากช่อง Fields

ตารางข้อมูล ตาราง PivotTable

การกาหนด Calculated Field



5.7 การคานวณรายการในฟิ ลด์ (Calculated Item)
- เป็นการนาเอารายการมารวมกันเพื่อจัดเป็นกลุ่มข้อมูลใหม่ เช่น ภายในฟิ ลด์ Product มีสนค้าอยู่ดวยกัน 5
ิ ้
ชนิด ถ้าเราต้องการหายอดรวมของ Computer และ Notebook ก็สามารถคานวณได้โดยใช้ Calculated Item
จะเป็นการนาเอารายการใน Item Computer และ Notebook มารวมกัน
- แทป PivotTable Tools > Options > Formulas > Calculated Item
- ช่อง Name ให้พมพ์ชอรายการข้อมูล เช่น Computer & Notebook และกาหนดสูตรใน Formula โดย
ิ ่ื
่ ี่ ี ้ ่
สามารถคลิกเลือกชือฟิ ลด์ทมในตารางได้จากช่อง Items โดยดับเบิลคลิกหรือกดปุม Insert Item

- Item ใหม่ทสร้างมา จะเป็นการรวมยอดของ Item ทีมอยู่ ข้อมูลทีแสดงในตารางจึงซ้ากัน ดังนัน เวลาแสดง
ี่ ่ ี ่ ้
ข้อมูลต้องทาการ Filter - Item ทีนามารวมยอดออกไปก่อน
่



6. Macro
6.1 แสดงแทป Developer
- Excel Options  (Popular) Show Developer tab in the Ribbon
6.2 Record New Macro
- แทป Developer  Record Macro สามารถกาหนดชือ และ Shortcut Key ทีจะใช้รนได้
่ ่ ั
- Use Relative Reference  เป็นการบันทึก Macro โดยไม่ Fixed ตาแหน่งเซลล์ไว้ เช่น ถ้าเริมบันทึกที่ A1
่
เมือไปใช้งานจริง คลิกเมาส์ทเซลล์ E10 ก็จะเริมรันจาก E10
่ ี่ ่
6.3 รัน Macro
- รันจาก Shortcut ทีตงไว้ตอน Record Macro
่ ั้
- แทป Developer  Macros เลือก Macro ทีตองการรัน
่ ้



การแปลงตัว เลขเป็ นคาอ่ า น
ั
1. แปลงตัวเลขเป็ นคาอ่านภาษาไทย ใช้ฟงก์ช ั ่น BAHTTEXT

BAHTTEXT ใช้แปลงค่าตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาไทย มีหน่วยเป็ นบาท

ื ิ ั ั
อันนี้ถอเป็นความภาคภูมใจของคนไทยนะครับ เพราะฟงก์ช ั ่น BAHTTEXT เป็นฟงก์ช ั ่นเดียวใน Excel ทีแปลงค่า
่
ตัวเลขเป็นตัวหนังสือ

BAHTTEXT(ตัวเลข)
ตัวเลข เป็นตัวเลขทีเราต้องการให้แปลงเป็นคาอ่าน อาจเป็นเซลล์อางอิงก็ได้
่ ้
=BAHTTEXT(200)  สองร้อยบาทถ้วน
=BAHTTEXT(125.50)  หนึ่งร้อยบาทห้าสิบสตางค์

2. แปลงตัวเลขเป็ นคาอ่านภาษาอังกฤษ 1

ี ั
ใน Excel ไม่มฟงก์ช ั ่นทีแปลงตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาอังกฤษได้ ต้องนา Add-in มาติดตังเพิมเติม
่ ้ ่
โดยเลือก Office Button > Excel Options > Add-Ins เลือก Manage Excel Add-ins กด Go
จากนันให้ Browse เพื่อไปยังโฟล์เดอร์ทมไฟล์ MoneyFunction.xla
้ ี่ ี

BahtOnly ใช้แปลงตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาอังกฤษ มีหน่วยเป็น Baht Only หรือ Satang

BahtOnly(ตัวเลข)
ตัวเลข เป็นตัวเลขทีเราต้องการให้แปลงเป็นคาอ่าน อาจเป็นเซลล์อางอิงก็ได้
่ ้
=BahtOnly(200)  Two Hundred Baht Only
=BahtOnly(100.50)  One Hundred Baht and Fifty Satang

Money ใช้แปลงตัวเลขเป็นคาอ่านภาษาอังกฤษ ตามหน่วย (สกุลเงิน) ทีกาหนด
่

Money(ตัวเลข, “หน่ วยหลัก”, “หน่ วยย่อย”)
ตัวเลข เป็นตัวเลขทีเราต้องการให้แปลงเป็นคาอ่าน อาจเป็ นเซลล์อางอิงก็ได้
่ ้
หน่วยย่อย ถ้าไม่มให้ใส่ 0ตัวเลข
ี
=Money(200, "Dollar", "Cent")  Two Hundred Dollars Only
=Money(200, "Dollar", 0)  Two Hundred Dollars Only
=Money(100.50, "Dollar", "Cent")  One Hundred Dollars and Fifty Cents

1
ดัดแปลงจาก Add-Ins ของ อ.สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ ทัง 2 ฟงก์ชน ไม่สามารถใช้กบค่าลบได้
้ ั ั่ ั


Advanced Excel Training (2012)

More Related Content

Viewers also liked

Similar to Advanced Excel Training (2012)

Advanced Excel Training (2012)