Что значит "документооборот по-крупному"? Это и наличие сложной оргструктуры, и цепочка согласования документа, и разные потоки с разными ответственными за финансово-учетный документооборот и организационно-распорядительную документацию. В презентации "Обмен документами в особо крупных размерах" показано, почему необходима автоматизация внешнего и внутреннего обмена, рассмотрен эффект от внедрения автоматизации документооборота в рамках отдельно взятого холдинга - ОАО "Белгородэнергосбыт". В рамках презентации детально рассмотрены трудности перехода: ● Как сделать так, чтобы "документооборот по-крупному" не превратился в "крупную головную боль"? ● Трудности интеграции всех систем с единым окном работы с внешним ЭДО. У "дочек" могут стоять различные системы, не говоря уже о контрагентах. ● Необходимость обеспечения ЮЗДО и единого "окна" для получения сертификатов КЭП. ● Проблема обучения сотрудников, подготовки методической документации и др. Synerdocs предлагает решение: ● Внедряем проект по-крупному. При реализации учитываем этапы проекта – исследование, проектирование, пилот, опытная версия, тиражирование. ● Интегрируем по-крупному. Варианты интеграции – с учетной системой, с биллингом, с веб-кабинетом и т.д. ● Закрытый ключ от всех дверей - особый вариант организации централизованной выдачи сертификатов КЭП, облачная подпись и обеспечении ЮЗДО. ● Легко в учении - легко в бою. Предоставляем возможности обучения сотрудников, располагаем службой поддержки, инструктируем в рамках комплексного проекта по автоматизации.

1. Обмен документами
Практика перехода на электронный
в особо крупных
размерах
документооборот в холдинге.

2. Докладчики
Сергей Четвериков
Руководитель
Департамента
информационных
технологий
ОАО «Белгородэнергосбыт»
Дмитрий Дородов
Руководитель
проектов
Synerdocs
Павел Овчинников
Редактор журнала
ECM Journal

3. Содержание презентации:
• Специфика обмена в компаниях со сложной структурой.
• Особенности работы энергосбытовых компаний на примере
ОАО «Белгородэнергосбыт».
• Интеграция внутренних процессов с внешним обменом.
• Вопросы перевода документов в электронный вид: форматы и
соответствие требованиям проверяющих органов, хранение.
• Подключение контрагентов. Опыт ОАО «Белгородэнергосбыт».
Роуминг.

4. Специфика обмена
«в особо крупных размерах»

5. Особенности
Сложившаяся
ИТ-инфраструктура
Сложная
оргструктура
Сложные
маршруты
согласования
Разные системы.
Разные базы
данных
Уникальные
форматы документов
Нестандартное
ПО для обработки
Много контрагентов
Разный подход к
тиражированию

6. Переходим к практике

7. Оргструктура ОАО «Белгородэнергосбыт»
• 60 подразделений.
• 22 удаленных подразделений-генераторов трафика.
• От 2 до 6 подразделений участников входящего и
исходящего обмена.

8. ИТ-инфраструктура ОАО «Белгородэнергосбыт»
хозяйственная
деятельность
энергосбытовая
деятельность
1С СТЭК-Энерго
DIRECTUM
Synerdocs
контрагенты по
хозяйственной
деятельности
контрагенты по сбыту

9. Перевод документов
в электронный вид

10. Форматы
Неформализованные Формализованные
Акты сверки,
договора,
счета на оплату и т.п.
Счета-фактуры,
накладные,
акты
Нет специфических
требований
Требования:
Приказ Минфина 50н
Приказ ФНС ММВ-7-6/138@
Приказ ФНС ММВ-7-6/172@

11. Специфические формы документов
Форма документа, характерного для
отрасли, может не соответствовать
рекомендациям ФНС.

12. Форматы: практика
Поля в соответствии с
отраслевым
законодательством

13. Особенности хранения
• Какое-то время будет 2 потока документов – и электронные, и
бумажные.
• ГОСТы только дают рекомендации, но не определяют жесткие
правила:
• ГОСТ Р 54989-2012,
• ГОСТ Р 54471-2011.
• Счета-фактуры и первичку нужно хранить 5 лет.

14. Особенности хранения
• Нужно подбирать решение, которое будет управлять потоком и
электронных, и бумажных документов.
• Система должна уметь хранить электронную подпись вместе с
документом.
• Работа с электронным и бумажным архивом документов.

15. Особенности хранения: практика
Электронные документы
Поступают через Synerdocs.
Обработка и хранение в
DIRECTUM

16. Особенности хранения: практика

17. Особенности хранения: практика

18. Особенности хранения: практика
Бумажные документы
Поступают почтой.
Хранение в бумажном
архиве
Сканирование.
Наклейка штрих-кода.
Обработка скана в
DIRECTUM

19. Подключение контрагентов

20. Особенности подключения
• Большая база контрагентов.
• Разная степень готовности к электронному обмену у каждого
контрагента.
• Разный уровень компаний с которыми автоматизируется
обмен.

21. Особенности подключения
Несколько стадий подключения:
• Пилот.
• Тиражирование.
Комплексный проект по тиражированию, включающий в себя:
• Маркетинговые мероприятия.
• Обучение пользователей.
• Техническая и информационная поддержка клиентов.

22. • 17 000 контрагентов по
энергосбытовой и хозяйственной
деятельности.
• 15 крупных компаний-участников
пилота.
• Рассылка информационных писем и
листовок контрагентам.
Особенности подключения: практика

23. Роуминг

24. Роуминг
Порядок роуминга соответствует регламентам НП «Разработчики и
Операторы Систем Электронных Услуг» (РОСЭУ) - http://www.roseu.org/.

25. Скорость реализации зависит от степени готовности оператора:
• Техническая.
• Организационная.
Роуминг: особенности

26. тестовый обмен с абонентами разных
операторов
Роуминг: практика
сторона оператора
согласование SLA
порядок подключения
абонентов
техническая часть
сторона абонента
мотивация контрагентов

27. Итоги

28. Выводы:
• Перевод не может произойти мгновенно. Система должна
уметь работать и с бумажными документами.
• Комплексный подход при подключении контрагентов.
• Решение должно обеспечивать связку систем по разным
бизнес-процессам.

29. Спасибо за Ваше внимание!
Если остались вопросы – просто свяжитесь с нами.
Телефон в Ижевске: +7 (3412) 72-11-00
Бесплатный звонок: 8 800 234 09 16
office@synerdocs.ru (по общим вопросам)
support@synerdocs.ru (по техническим вопросам)
Наш сайт: www.synerdocs.ru