2. Misschien denkt u...
Van al die technologie en
terminologie raak ik maar
in de war.
Oplossingen verkopen
is ingewikkeld.
Er zijn zoveel workflows. Het
lukt me nooit om alles onder
de knie te krijgen.
?
?
?
3. De verkoop van MFP-oplossingen verschilt niet veel
van de verkoop van een geconfigureerde MFP
100%
0%
50%
Afdrukken
Faxen
Kopiëren
Scannen
Totale documentvolume
op de MFP
eCopy
ShareScan-
oplossing voor
scanworkflows
4. ALLES WAT U MOET WETEN OM ECOPY
SHARESCAN TE VERKOPEN
ZES REDENEN waarom klanten scannen
DRIE SOORTEN scanworkflows
EÉN OPLOSSING
5. ZES REDENEN WAAROM KLANTEN SCANNEN
EEN
Minder inkt- en
papierkosten
TWEE
Papier is een kostbaar medium
voor uitwisseling en opslag
DRIE
Informatie op papier
is minder toegankelijk
VIER
Zakelijke processen
verlopen sneller zonder papier
VIJF
Beveiliging, continuïteit
en regelgeving
ZES
Milieuvriendelijker
6. DRIE SOORTEN MFP-SCANWORKFLOWS
Als oplossing
verkocht voor
sectorspecifieke
behoeften
Streepjescode-
/formulierverwerking
en database-integratie
Door beheer
ingestelde
'workflow'knop
Basisfunctie voor
“scannen naar" van
fabrikant
Beelden verzonden
naar e-mail, pc of
map
Gratis bij MFP, geen
concurrentievoordeel
Verkocht door u
om beter te
concurreren
Conversie voor
zoeken en
bewerken, geïntegreer
d in DM-workflows
Door gebruiker
gedefinieerde
workflow bij
MFP
Scannen binnen
bedrijfsprocessen
/ transacties
Basisscannen
Ad hoc scannen
7. Eén scan- en workflowoplossing om te verkopen
eCopy ShareScan Office - de toonaangevende oplossing voor ad hoc scannen
Voordelen van
eCopy
Waarom klanten dit
belangrijk vinden
Aanbod van
concurrenten
Optimaal ad hoc scannen MFP-scanvolume is grotendeels ad hoc, aangestuurd
door MFP-gebruiker. ROI wordt bepaald door
scanvolume en -tijd. eCopy bespaart cruciale tijd bij de
meeste scan- en workflowtaken.
Basisfuncties voor “scannen naar"
en keuze uit statische, vooraf
ingestelde workflows.
Voorbeeld van gescand
document op MFP-
bedieningspaneel
Nooit opnieuw scannen, dus tijdbesparend. Geen
afgekapte informatie meer door verkeerde plaatsing op
glasplaat / in invoerlade.
Geen voorbeeld. Gebruiker moet
scan controleren na terugkeer op
werkplek.
Connectoren die echt
verbinden
Gebruikers kunnen bestemming van documentscan
selecteren door dynamisch te zoeken in adreslijsten en
te bladeren door DM-mappen.
Alleen door beheerder ingestelde
workflows beschikbaar.
Realtime opslagbevestiging Bespaart tijd omdat gebruiker niet terug hoeft te gaan
naar MFP om opnieuw te scannen.
E-mailbericht op werkplek; geen
bevestiging dat DM bestand heeft
geaccepteerd.
8. Eén scan- en workflowoplossing om te verkopen
eCopy ShareScan Office - de toonaangevende oplossing voor ad hoc scannen
Voordelen van
eCopy
Waarom klanten dit
belangrijk vinden
Aanbod van
concurrenten
Volledig instelbare
connectoren
Geeft gebruikers met één knop toegang tot favoriete
scanworkflowprofielen.
Gebruikers moeten bladeren door
knoppen of lijsten.
Automatisch zoeken in
persoonlijk adresboek
tijdens typen
Geeft gebruikers zeer snel toegang tot hun
persoonlijke adresboek.
Niet ondersteund, of aanpassing van
programmacode door professionals
vereist die verder niet wordt
ondersteund.
Meest nauwkeurige OCR Voorkomt gegevensverlies. Bespaart tijd bij
foutcorrectie en opzoeken van documenten.
Twee keer zo veel herkenningsfouten.
De helft minder nauwkeurig.
Uitgebreide beveiliging met
audittrail voor activiteiten en
documenten
Scanactiviteiten wordt beveiligd en bijgehouden met
oog op naleving en systeemoptimalisatie.
Geen documenttracering of audittrails.
9. De waardevan eCopyduidelijk makenom de deal te sluiten
• De ROI-som is simpel
(€ besparing x gebruikers) = ROI
Investering
• Laat uw klant zien hoe met ons
ROI-rekenprogramma de ROI kan
worden berekend
• Voor een bedrijf met 100 medewerkers
kost de uitstel van aanschaf van eCopy
meer dan $4330 per maand
10. Acquisitie... drie simpele vragen
1. Heeft u een papieren archief?
2. Beschikt u over Microsoft SharePoint of een
documentmanagementsysteem?
3. Hoe houdt u bij wie er scant en wat deze medewerker
scant?
In deze presentatie maakt u kennis met eCopy ShareScan.Het gaat om een inleiding van 10-12 minuten.
Veel van u zijn net begonnen en uw hoofd tolt waarschijnlijk van alle informatie die u al heeft ontvangen.En nu gaat u nog kennismaken met softwareoplossingen.Misschien denkt u wel...dit is te verwarrend, te ingewikkeld en dat krijg ik nooit allemaal onder de knie.Maar zoals eerder gezegd: u hoeft niet alles over Nuance-oplossingen te weten om succesvol te zijn.
Dus hoe werkt het?Het begint met bedrijfsmiddelen die u al in bezit heeft. Bedrijfsmiddelen die vaak over het hoofd worden gezien, te weinig worden gebruikt of niet optimaal worden ingezet. Het gaat om het MFP-park waarin uw bedrijf eerder heeft geïnvesteerd. Deze apparaten moeten ten volle worden benut door middel van de juiste software. Software verandert MFP's en printers in instrumenten waarmee u uw doelstellingen kunt behalen… omdat afdrukken hiermee een strategische taak wordt. Software voor afdrukbeheer ontketent de kracht van uw printers en MFP's en resulteert in voordelen die direct van invloed zijn op de bedrijfsresultaten.Gebruikers identificeren zich bij de netwerk-MFP via hun badge (waarschijnlijk dezelfde als waarmee ze het gebouw binnenkomen) en/of een pincode. Zo kunnen bedrijven MFP-activiteiten volgen en dat is uitermate belangrijk voor de beveiliging. Bovendien is het mogelijk om gebruikers toegang te geven tot workflows op maat en de toegang tot programma's die ze niet nodig hebben te beperken.Dankzij beveiligde documentvrijgave kunnen gebruikers vanaf elke locatie afdrukken en hun afdruktaak vervolgens op elke MFP vrijgeven. Voordelen? Optimaal gemak voor gebruikers, gegarandeerde vertrouwelijkheid van documenten (omdat het document pas na identificatie van de gebruiker wordt vrijgegeven) en afname van de verspilling (er wordt alleen afgedrukt wat nodig is). Bovendien kan worden volstaan met minder dure desktopprinters, omdat elke MFP in feite een persoonlijke printer wordt.Voor optimale bedrijfstijd kunnen proactieve waarschuwingen worden verstuurd, bijvoorbeeld als een MFP bijna geen papier meer heeft of offline is.Organisaties kunnen desgewenst afdrukregels implementeren om het gebruik van kleur of enkelzijdig afdrukken aan banden te leggen. Of regels waarmee specifieke afdruktaken worden doorgestuurd naar het meest rendabele apparaat.Verder kunnen automatisch rapporten (standaard of aangepast) worden gegenereerd met informatie over afdrukactiviteiten maar ook over wat niet is afgedrukt. Gebruikers kunnen afdruktaken verwijderen of de beheerder kan na een bepaalde periode de wachtrij leegmaken. Met al deze functies kunnen bedrijven hun afdrukomgeving op de gewenste manier beheren en tegelijkertijd belangrijke bedrijfsdoelstellingen realiseren. En wij [= Nuance en MFP-partner] kunnen u leren hoe u dat doet.
Dus wat moet u weten?Heel eenvoudig. Onthoud alleen 6 - 3 – 1.Er zijn zes basisredenen waarom klanten scanoplossingen kopen bij hun MFP's.En worden tal van branchespecifieke namen voor verschillende soorten MFP-scanworkflows gebruikt, maar er zijn er eigenlijk maar drie.Als u de zes redenen om te scannen en de drie basissoorten scanworkflows kunt onthouden, moet het geen probleem zijn om die ene workflowoplossing te onthouden die u moet verkopen.
Er zijn allerlei namen voor scanworkflows. Het belangrijkste dat ú moet onthouden is dat de voordelen altijd dezelfde zijn.Door documenten te scannen dalen de kosten voor inkt en toner omdat kopieën niet meer op papier worden gemaakt maar via e-mail worden verspreid.Door documenten te scannen dalen de kosten voor opslag en beheer van informatie.De belangrijkste reden die klanten in een IDC-enquête noemden, is dat informatie op papier moeilijk toegankelijk is en dat ze documenten digitaal willen opslaan en ophalen met inzet van de bestaande hulpmiddelen.Door te scannen kunnen bedrijven documentstromen en daarmee bedrijfsprocessen versnellen.Ook is het voor bedrijven van groot belang dat documenten goed zijn beveiligd.Tot slot zijn veel bedrijven oprecht bezorgd over het effect van de vele afdrukken op het milieu.Houd deze zes redenen voor ogen en u vindt gegarandeerd klanten die op een of meer van deze gebieden wensen hebben.En vindt u een bedrijf waar dit speelt, ook al gaat het maar om één van deze aspecten, dan biedt dit u de kans om een MFP met scan- en workflowfuncties te verkopen.Het is zelfs niet ondenkbaar dat een bedrijf op meerdere apparaten over deze functies wil beschikken.
U kent nu de voordelen van scannen.Laten we het dus hebben over de drie soorten workflows.De eerste wordt basisscannen genoemd.[Mfgr-scanoplossing] is een voorbeeld van basisscannen.In oplossingen voor basisscannen heeft de klant niet zo veel opties – alleen basisscannen naar e-mail, map of eigen pc.En omdat zo'n oplossing weinig kost of zelfs gratis is, biedt het geen concurrentievoordeel, omdat uw concurrent waarschijnlijk dezelfde soort oplossing gebruikt.De tweede soort is scannen binnen bedrijfsprocessen / transactiesScannen binnen bedrijfsprocessen / transacties doet precies wat de naam al zegt.Het gaat om goed-gedefinieerde workflows waarbij voor elk document de documentindeling en verwerkingsregels gelijk zijn, bijvoorbeeld voor facturen, sollicitatieformulieren, cheques, enzovoort.Omdat elk document dat wordt gescand in wezen gelijk is, kunnen dergelijke workflows in hoge mate worden geautomatiseerd.Voor de documentnaamgeving gelden dezelfde regels, de opslaglocatie ligt vast, de gegevens die worden gescand liggen vast, enzovoort.Deze workflows gebruiken geavanceerde beeldverwerkingstechnieken zoals streepjescode- en formulierherkenning. Als u kansen ziet voor een dergelijke workflow, moet u een beroep doen op een oplossingsconsultant, omdat deze workflows uitermate technisch van aard zijn.De derde soort is ad hoc scannen.Dit is de workflow die u de meeste kansen biedt, dus let op, want dit is echt belangrijk.Waarom? Omdat verreweg de meeste documenten die op een MFP worden gescand, op een ad-hocmanier worden gescand.Ad hoc betekent eenvoudigweg dat de gebruiker op het moment zelf besluit hoe de workflow wordt aangestuurd.Het belangrijkste dat u moet onthouden is dat het bij ad hoc scannen vooral om maatwerk gaat.Gebruikers nemen vrijwel alle beslissingen over de workflow: de indeling, de bestemming, de naamgeving, enzovoort.Ze hebben ook behoefte aan andere functionaliteit, zoals conversie van gescande documenten naar bewerkbare Word-indeling, verbinding met de werkgroep- of persoonlijke SharePoint-sites en de mogelijkheid contactpersonen in hun persoonlijke e-mailadresboek op te zoeken. Ze willen alleen toegang hebben tot de workflows die ze willen gebruiken.eCopy ShareScan is de enige oplossing waarbij de gebruiker echt de leiding heeft en het scannen volledig naar zijn hand kan zetten.Wat betekent dit voor u? Als u alleen basisscannen verkoopt, geeft u uw concurrenten niet het nakijken.Met eCopy ShareScan doet u dat wel. Uw concurrenten verkopen immers de gratis of goedkope basisoplossing, alleen omdat ze dit zien als een gemakkelijk te verkopen product.Maar ze laten geld liggen en verkopen minder apparaten omdat klanten door de beperkte mogelijkheden niet optimaal kunnen profiteren van hun aanschaf.
In welk opzicht is eCopy beter dan concurrerende oplossingen voor ad hoc scannen?Zoals gezegd, betekent "ad hoc" niets anders dan dat gebruikers het scanproces rechtstreeks aansturen.Dat wil zeggen dat ze bij de MFP beslissingen nemen over de manier waarop het document wordt gescand.Omdat de MFP niet naast hun bureau staat, moeten gebruikers belangrijke instellingen kunnen opgeven die ze normaal op de pc zouden regelen.Ten eerste wordt in ShareScan een voorbeeld weergegeven van de documentscan op de MFP. Dit is belangrijk omdat gebruikers het document vaak in de verkeerde richting op de glasplaat leggen, zodat de helft van het document wordt afgesneden. Zonder voorbeeld weet de gebruiker niet dat dit is gebeurd.Ten tweede zijn eCopy ShareScan-connectoren de enige MFP-connectoren die echte verbinding mogelijk maken met het documentmanagementsysteem waarnaar de gebruiker wil scannen. Dit is belangrijk omdat documentmanagement- en SharePoint-sites vaak veranderen. Als gebruikers in realtime verbinding kunnen maken, kunnen ze naar de juiste map bladeren. Zonder realtime verbinding is dit wellicht niet mogelijk.Vervolgens wordt na afloop direct op de MFP een bevestiging weergegeven. Bij concurrerende oplossingen ontvangen gebruikers een e-mail nadat ze weer achter hun bureau zitten. En dat is te laat. Bovendien weten ze niet of het documentmanagementsysteem het document daadwerkelijk heeft ontvangen.VOLGENDE DIA
In welk opzicht is eCopy beter dan concurrerende oplossingen voor ad hoc scannen? …er is nog meer…Met ShareScan kunnen gebruikers ook beslissen welke connectoren ze bij aanmelding willen zien. Ze hoeven dus niet door lange lijsten met connectorprofielen te bladeren.Verder hebben gebruikers toegang tot hun persoonlijke adresboek, waarin ze al typend het juiste adres kunnen zoeken. Het bedrijfsadresboek bevat meestal alleen interne e-mailadressen en niet alle e-mailadressen die gebruikers nodig hebben. Dat betekent dat gebruikers het volledige e-mailadres moeten invoeren via een schermtoetsenbord op de MFP terwijl anders slechts een paar letters voldoende zijn om direct het gewenste adres te vinden.ShareScan heeft ook de meest nauwkeurige OCR-engine, Nuance OmniPage. Dit is belangrijk omdat de meeste gebruikers OCR willen toepassen op het document om dit bewerkbaar of doorzoekbaar te maken.Tot slot zijn de beveiligingsfuncties van ShareScan ongeëvenaard. Dit is voor IT-inkopers waarschijnlijk de belangrijkste functionaliteit als het gaat om MFP's.
Oplossingen met toevoegde waarde voor de klant zijn gemakkelijk te verkopenNuance kan u helpen uw klanten inzicht te geven in de waarde van eCopy voor hun bedrijf.Met ons simpele online rekenprogramma kunnen uw klanten samen met u de ROI berekenen.De ROI op eCopy is indrukwekkend. Een klein bedrijf met 100 medewerkers kan gemiddeld ruim $4000 per maand besparen.En dat terwijl de uitbreiding met eCopy ShareScan slechts een kleine verhoging van het MFP-leasebedrag met zich meebrengt.Dus bent u er klaar voor om zelf te zien hoe eCopy de beste gebruikerservaring biedt?
U hoeft uw klanten en prospects slechts drie simpele vragen te stellen:Heeft u een papieren archief? Beschikt u over Microsoft SharePoint of een documentmanagementsysteem?Hoe houdt u bij wie er scant en wat deze medewerker scant?Zou u een oplossing voor scanworkflows (van een van de twintig grootste softwarebedrijven ter wereld) willen evalueren die (noem de toevoegde waarde)?En dat is alles. Zodra u de verkoopkans in kaart heeft gebracht, schakelt u het Nuance-team voor verkoopondersteuning in en zorgt u ervoor dat uw prospect evaluatiesoftware en een prijsopgave ontvangt.
Als volgende stap worden uw specifieke vereisten in kaart gebracht. Vervolgens ontvangt u een voorstel inclusief een berekening van uw ROI.
