succesfactoren fmis-implementatie

1. Succesfactoren
FMIS-implementatie
Jan Flament en Dimitri Raes / Dag Van Facility Management / 26 maart 2015 / Antwerpen

2.  Ultimo
 Dimitri Raes
Zaakvoerder Ultimo Belgium
 UZ Brussel
 Jan Flament
General Manager of Technical & Administrative Operations
Wie zijn we & wat komen we doen?
DR

3.  Registratie
 Beheer van de data
 Verstrekken
 Plannen
 Realiseren
 Beheren
Wat is een FMIS?
DR

4. Even voorstellen: UZ Brussel
4
JF
Nederlandstalig UZ in BHG (63% Nederlandslandstalige patiënten)

5. Wat is onze behoefte?
 Data-ondersteuning om ons dagelijks beheer te doen
 Informatie en data beschikbaar wanneer we het nodig hebben
JF

6. Wat is écht onze vraag?
 Meer doen met minder (mensen en) kosten
 Meer klantvriendelijk werken (service en maatwerk)
 Meer kwaliteit
JF
= behoefte aan tactische en
strategische sturing d.m.v. data

7. De eerste vragen die je je moet stellen
 Wie ben ik als onderneming?
 Wat doen we rond Facility?
 Hoe willen we werken?
 Welke info willen we krijgen?
 Wat willen we ermee beheren?
DR

8. Welk soort FMIS heeft uw organisatie nodig?
 Ondersteunde processen
 Normering
 Onderscheidende businesslogica
 Aanpasbaarheid
 Ervaring
 Toekomst
 Integratie
 Technologie
DR

9. Hoe wil het UZ Brussel werken?
management
kwaliteit

10. Management vs Kwaliteit
 Management: middelen-evaluatie
 Kosten (P&L)
 Retentie
 Absenteïsme
 Productiviteit
 Kwaliteit: outcome evaluatie
 Geëvalueerde service
 Vastgestelde service
 Outcome
10
JF

11. Inspiratie
JF

12. UZB Q-model facilities
12
Procesbeheersing
beleefdheid, expertise, foutloos
werken, inzicht in de gevoeligheid,…
Toegankelijkheid / Beschikbaarheid
Wachtrijen, wachttijd,
beschikbaarheid,
aanwezigheid,…
Medeleven Wat wij meer doen !
Meerwaarde
Verwachting

13. Alligneren van management en kwaliteit
13
Procesbeheersing
Toegankelijkheid / Beschikbaarheid
Medeleven
Middelen-inzet
JF

14. Management = kwaliteit
 ZH met 5000 medewerkers, 336 bedden, 8 locaties, 832.000
“physician visits”, 18.000 chirurgische ingrepen en 16.500
hospitalisaties.
 Jaarlijkse omzet = $900 miljoen (4-5% middelen naar research)
 Eerste toepassing in een ziekenhuis van Toyota-methode (lean).
 Heel veel prijzen en awards (oa Leapfrog: “VMMC is beste
ziekenhuis van eerste deccenium ifv kwaliteit en doelmatigheid)
EN
Ca. 25% van het artsenkorps (460 artsen) wordt aanzien als top-arts
ifv vraagstelling aan verwijzers.
 50% van de patiënten = Medicare
14
 Resultaten op 10 jaar:
 Verpleegkundige tijd met patiënt = 90% (avg US = 35%)
 Medicatiefouten van 20% naar 0,2%
 Loopafstanden medewerkers gedaald met 100 km per dag.
 Kosten voor voorraadbeheer gedaald met 2 milj € per jaar.
 Globale winst steeg met €30 milj op 10 jaar (ca. break-even naar +30 milj€)
 Uitbreidingen niet nodig door realisatie van een efficiënter ruimtebeheer: 9
milj € investeringskost uitgespaard
 Verzekeringspremies gehalveerd op 10 jaar

15. 15
JF

16. Basis van de UZB-keuze van FMIS
Wij weten hoe we willen functioneren! Onze beslissing op basis van:
 Wat willen en wat moeten we ermee doen => wat kunnen we er potentieel mee doen?
 3de data-as (medisch – financieel – facilities) = NIET stand alone
 Wat kost het?
 Wat doen sectorgenoten? (ifv samenwerking, datavgl en gezamenlijke inhoudelijke ontwikkeling)
 Flexibiliteit van het systeem (eenvoud, parametrisatie en kost van beheer)
JF

17. Project-aanpak – Do’s
 Visie
 Concrete doelstellingen – Business case
 Verwachtingen afstemmen met leverancier
 Creëer een breed draagvlak
 Werk gefaseerd
 Communicatie
 Projectteam
DR

18. Project-aanpak – Don’ts
 Cavalier seul
 Standaard PVE
 Implementatie als tussendoortje
 Wijzigen van projectscoop
DR

19. Belang van goede data (afspraken)
Wie is de cliënt?
 De patiënt?
 De arts?
 De dienst?
 De directie?
 De manager?
 De medewerker?
Wat is een interventie?
 Uitgevoerde interventie?
 Geregistreerde interventie?
 Doorverrekende interventie?
 Volgens SLA uitgevoerde interventie?
 Een interventie die gunstig werd beoordeeld door de klant?
JF

20.  Belang van het gebruik van eenzelfde taal doorheen
de organisatie
 Belang van het gebruik van eenzelfde taal doorheen alle aspecten
van het proces (binnen en buiten de organisatie)
 GS1 (tracebility)
 NEN 15221 (benchmarking)
 SNOMED-CT-terminologie (medisch databeheer)
 XML
 HL7 (Electronic Data Interchange)
 …
Zijn definities belangrijk ?
JF

21. Globale aanbevelingen & conclusies
 Visie
 Verwachting
 Datamanagement
DR

22. 22
FMIS = GEEN
magische oplossing

23.  Ultimo
 Dimitri.Raes@ultimo.com
 UZ Brussel
 Jan.Flament@uzbrussel.be
Vragen?
DR