104.10.00 活動企劃案設計-成功簡報技巧與自信力-休管系-詹翔霖教授 (2)
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- 1. 成功簡報製作 詹翔霖教授 - 觀光節慶活動企劃案 Chanrs@ms68.hinet.net 0955-268997 教学部落格 http://mypaper.pchome.com.tw/chanrs
- 6. 簡報種類 • 你口頭報告事情也算簡報，講一堂課也是 簡報的一類，你做例行性的專案報告，日 常工作報告，都是簡報的一種，長一點的 簡報可能一點都不簡短，要講到兩個小時 ，例如專案里程碑會議，短一點的簡報， 可能是 30 秒鐘，例如在電梯中跟你的老闆 摘要工作上碰到的問題，簡報依目的、型 態、時間長短會有許多不同的面貌。
- 9. 簡報 = 溝通 • 簡報結構 = 你的思考結構 簡報內容 = 你的表達能力 簡報技巧 = 你散發給別人的感覺 口語肢體 = 講話是否有條有理，是否有抑 揚頓挫 簡報前置準備 = 你這個人是否懂得預先規 劃 簡報目的 = 你能否有效表達你的觀點，說 服別人，讓人理解
- 11. 簡報的主題（ What ） 簡報者（ Who ） 簡報之目的（ Why ） 簡報的對象（ Whom ） 最佳的簡報時間（ When ） 最適的簡報地點（ Where ） 如何做簡報（ How ） 事前準備－應用 6W1H
- 12. 製作簡報的準備 規劃演講 容內規劃演講 容內 考量聽 人數眾 的多寡 考量聽 人數眾 的多寡 演講場地大小演講場地大小 硬體設備的 支援 硬體設備的 支援 仔細分析聽眾 的背景 仔細分析聽眾 的背景
- 14. 簡報內容整體規劃 • 簡報要提升，必須跳脫單一投影片的觀點 ，讓自己從整體規劃的角度看簡報內容應 該如何呈現 • 簡報內容可以從簡報軟體的檢視模式看出 視覺一致性，進行簡報內容的整體規劃就 是在製作簡報前 • 簡報者應該謀定而後動，進行充份的前期 規劃後再開始製作內容
- 16. • 操作簡報軟體的技巧非難事，難的是如何製作出 符合簡報正確溝通模式下的簡報內容。 • 一般簡報內容進行字型、顏色、動畫效果的選擇 ，熟練的簡報軟體操作技巧反而造成了許多簡報 災難。 • 簡報內容呈現軟體應用技巧發表會，從整份簡報 內容的角度來看，就顯得非常雜亂無章。 • 簡報的溝通力，就在這些無意義的動作、無意識 的選擇之下逐漸流失。
- 17. 簡報的內容求精不求多 • 交待重點，一張投影片一至二分鐘 • 一頁放置一至二個主題 • 結構為：開場白 (10%) • 主體內容 (85%) • 結語 (5%)
- 18. 開場白 10% • 要引起觀眾的聆聽興趣，集中大家的注意 力 • 分享觀眾熟悉且和簡報主題相關的時事， 建立彼此關係 • 當觀眾注意到講者時，就可開始說明簡報 意義及內容結構，讓觀眾對於簡報的重點 及內容有預期的心理，也較好安排做學習 的準備。
- 19. 主體內容 85% • 內容編排的邏輯性，常因過於熟悉簡報內 容，而產生投影片順序不符邏輯的盲點， 使得學員隨著講者作跳躍式的思考。 • 通常越短的簡報，邏輯性越難建立，所以 提早蒐集講題內容，全部放入簡報後，再 逐步刪除內容，建立簡報的流程順序。
- 20. 結語 5% • 利用最後的時間回顧全貌，加強記誦及強 化觀點。 • Q&A 時間。
- 21. 簡報的內容 - 架構與邏輯 起 承合 轉 Q & A 彙 整 提 醒 主題 容內開 場 破 冰形 塑 氛 圍目 標 確 立 解 決 方 案
- 23. 承 • 化繁為簡，盡量以圖、表與動人的文字與簡要 的數字來呈現 • 市場數字分析 – 蒐集資料的管道 – 圖表資料必須一目了然、凸顯專業 • 態勢競爭分析 – 量化數據，具體比較 – 善用商品圖片圖表 • 現況與解決 – 營運數據整理成有意義的結論 – 現在方法及可行之道
- 28. 文字內容製作原則 • 使用簡報內容的特殊語法與觀眾進行溝通 • 使用深藍色當背景，粉黃色或黃色文字標 題。 • 一頁應有個大標題，四至五個小標題，整 體版面不應太擠或字體太小﹙最小 36 點字﹚ 。 • 色彩對比要大，少用粉紅色﹙因為在螢幕上 會產生發散效果﹚。圖片檔越小越好。
- 30. 多媒體教學 • 有錄放影機、 CD 、 LD 、 VCD 、實物投 影機與電腦。 • 或以用書面資料、幻燈片、投影片、實物 、電腦檔案教材、 Internet 、錄影帶、錄音 帶、 CD 、 LD 、 VCD 等方式教學。
- 35. 視覺化呈現方式 • 將條列句改以視覺化的圖解技巧 • 採視覺化呈現方式不但是提升簡報品質的 關鍵，也是讓想法完整表達的最佳方式， 視覺化能提供給觀眾兼顧左右腦的全腦式 溝通經驗，讓說服力大幅增加。
- 36. 簡報者與簡報內容之關係 • 簡報內容最常犯的錯誤就是簡報者與簡報 內容兩者不分。 • 如果無法清楚區隔兩者之間的界線，聽眾 將無法建立起明確的視覺焦點。 • 將簡報內容成為簡報者與觀眾之間的第二 溝通管道。
- 37. 失敗簡報 • 時間未控制好，當簡報超時太久，即使內容再精 彩或資料再豐富，聽眾還是會產生負面的情緒， 而使簡報效果打了折扣。 • 平均一張投影片一至二分鐘，學習將簡報的時間 控制得剛好，即可有個成功的簡報基底。 • 內容太多，在一張投影片中放入過多的內容，則 不易看清楚。 • 一張投影片中只放一個或二個相關的重點即可。
- 38. 簡報的製作水準 • 建立起簡報秩序，從整份簡報的觀點，而 非單一投影片的思維製作簡報內容 • 具備簡報內容之整體規劃、文字、圖片、 圖解、表格製作原則之觀念 • 能製作出符合簡報設計原則的簡報內容 • 將簡報內容從純文字方式改以視覺化方式 呈現
- 42. 文字編排 • (1) 無論中英文打字，務必依照正式打字規則 (2) 注意文字的編排，如：字距、行距、字型等 (3) 儘量避免拼字或打字錯誤，注意標點符號 (4) 打字規格建議：標點符號要有適當的空格如英文 逗號後空格、英文字不要使用中文字型、括弧外空 格等 (5) 每頁投影片文字不宜過多或字體太小，依場地大 小調整字型與字體，原則上簡報較適用等幅字型， 如中黑體、粗圓體、 Arial ，因其筆畫粗細同等， 大螢幕上瀏覽較清楚。標題可設 30pt -44pt 以上 ，中間內文字可設為 32pt- 24pt
- 43. 使用通則 • 螢幕與陳述內容同步： – 自己操作、應用遙控器 • 每張簡報講解時間 – 約 3-5 分鐘 • 字體大小： – 標題 >44 、內容 >28 、最多七行字 • 字體的應用 – 標題：儷粗圓、粗圓體 – 內文：中圓體、標楷體 • 圖表與表格簡單化：
- 44. 色彩圖片 • 文不如表，表不如圖，圖不如例。 (1) 多不見得好，且圖片要和內容相關 (2) 若要列印講義，請選擇白色背景以節省墨水 (3) 選用對比較高的顏色，如深藍色與黃色，視覺 上較清楚，亦較不受投影機投射效果的影響 (4) 避免選擇高亮度的顏色，如正紅色配正黃色， 視覺上較有負擔 (5) 選色上，以看得清楚為原則，而非以漂亮的顏 色為優先 (6) 背景保持單純，太過複雜會使文字不易閱讀
- 45. 圖檔使用 • 善用圖案： – 需與主題吻合、不要喧賓奪主、慎用動態圖片 • 善用照片： – 百聞不如一見 • 背景顏色與文字顏色 – 背景要單純、與文字要強烈對比 • 善用動畫： – 呈現方式要一致，整場簡報都要同一效果
- 46. 圖片使用要項 • 更易理解加深印象 • 改變當下學習氣氛 • 合適場合風情習俗 • 有相關聯的圖片檔
- 47. 動畫效果 • 動畫具有提升報告的層次感與故事性、增進複雜 概念與結構關係之理解、動態突顯圖片所不能表 現之相關性等優點。在設計與呈現上宜留意： (1) 適量、適當的使用，寧願沒有也不要多 (2) 將速度設定為最快速 (3) 不做無意義的特效，以節省時間為原則 (4) 動畫方向要符合閱讀的方向 (5) 完成動畫設定後，需利用至少二台以上的電腦 進行全部投影片的播放測試，以確認動畫的順序 、速度、效果，不斷練習直到整體流程順暢
- 48. 補充教案
- 49. 向蘋果學 4 個精湛的簡報技巧 http://www.managertoday.com.tw/?p=31786 / 張凱茹 • 從蘋果公司（ Apple ）的全球開發者大會 學到一些簡報技巧。他們高超而專業的展 演方式，總是令人印象深刻，也為產品加 分。 • 富比世（ Forbes ）網站專欄作家卡曼．蓋 洛整理出以下 4 個蘋果簡報的原則，多加 練習，下次上台時換你驚豔全場
- 50. 1. 吸引觀眾注意 • 只有 90 秒的時間抓住觀眾的眼球，如果甫 開場就令人感覺無聊，想重新吸引他們的 注意力將十分困難。 • 以蘋果為例， 2012 年的大會上，觀眾原本 預期由執行長提姆‧庫克開場，結果首先說 話的是 iPhone 智慧語音助理 Siri 。 • 一開頭便引人注目，觀眾當然感興趣。
- 51. 2. 避免使用列點 • 蘋果的投影片充斥豐富的照片與文字，但 沒有條列式的項目符號。 • 一旦使用項目符號，你的簡報容易充滿一 行行文字，陷入視覺匱乏的排版窘境。 • 蓋洛建議若想使用清單，可在左邊放圖像 、右邊放列表，亦可逐項加上動畫，增添 展示的變化。
- 52. 3. 加強訊息的易讀性 • 庫克等人說明資料時，經常會強化資料與 觀眾的關聯，讓觀眾更容易理解。 • 例如，當蘋果介紹一款厚度僅 0.71 英寸的 筆記型電腦時，講者便把自己的手指放在 電腦旁比對，說：「它比我的手指還要 薄。」不只提供資料，應設想如何讓觀眾 更容易理解它。
- 53. 4. 投影片力求簡潔與圖像化 • 每當庫克提供一個統計資料時，簡報上只 會出現這個數字；因此，別寫上滿滿的資 訊，一次只需要告訴觀眾一件事。 • 將文字和概念都圖像化，例如庫克說蘋果 已向應用程式開發者開了 50 億美元的支票 ，簡報上便顯示一張「開給開發者、金額 為 50 億美元」的支票。
- 54. 接受不習慣 就是另種成長