Prosedur ini mengatur tata cara pengelolaan surat keluar di Departemen Manajemen Sumberdaya Perairan IPB, mulai dari pembuatan konsep, pengesahan oleh pimpinan departemen, pencatatan, penggandaan, pengiriman surat. Tujuannya untuk menjaga ketertiban administrasi surat keluar sesuai pedoman yang berlaku.

1. SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008
DEPARTEMEN MANAJEMEN SUMBERDAYA PERAIRAN
FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROSEDUR PELAYANAN SURAT KELUAR
NO. DOKUMEN : POB-MSP-FPIK-10
REVISI :
NO. SALINAN :
Bogor, 19 Februari 2014
Deketahui oleh:
Sekretaris Departemen
Manajemen Sumberdaya Perairan
Disahkan oleh:
Ketua Departemen
Manajemen Sumberdaya Perairan
Dr Majariana Krisanti, SPi, MSi Dr Ir M. Mukhlis Kamal, MSc
NIP. 19691031 199512 2 001 NIP. 196809141994021001

2. INSTITUT PERTANIAN BOGOR No.Dokumen : POB-MSP-FPIK-10
FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN Tgl Berlaku : 12/02/2014
DEPARTEMEN MANAJEMEN SUMBERDAYA
PERAIRAN
No. Revisi : 00
PROSEDUR PELAYANAN SURAT KELUAR Halaman : 2
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Departemen Manajemen Sumberdaya
Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor.
1. TUJUAN
Terselenggara tertib administrasi dan ketatausahaan pengelolaan surat keluar
pada Departemen Manajemen Sumberdaya Perairan, Fakultas Perikanan dan
Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan surat keluar yang dikonsep
oleh pihak Fakultas (Dekanat) mulai dari pembuatan konsep surat keluar
sampai ditandatangani Ketua Departemen Manajemen Sumberdaya
Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan,Institut Pertanian Bogor.
3. DEFINISI
Tidak ada
4. REFERENSI
4.1. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nasional Republik
Indonesia Nomor 06 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
5. KETENTUAN UMUM
Tidak ada.
6. PROSEDUR
6.1 Konseptor mengirim konsep surat keluar kepada Kepala Tata Usaha
(KTU).
6.2 KTU mengoreksi kelengkapan dokumen pendukung surat keluar,
memberi paraf, dan menyerahkan kepada Ketua Departemen
(Kadep) dan atau Sekertaris Departemen (Sekdep) MSP IPB.
6.3 Kadep dan atau Sekdep MSP IPB meneliti dan menandatangani surat,
selanjutnya dikembalikan kepada KTU.

3. INSTITUT PERTANIAN BOGOR No.Dokumen : POB-MSP-FPIK-10
FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN Tgl Berlaku : 12/02/2014
DEPARTEMEN MANAJEMEN SUMBERDAYA
PERAIRAN
No. Revisi : 00
PROSEDUR PELAYANAN SURAT KELUAR Halaman : 3
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Departemen Manajemen Sumberdaya
Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor.
6.4 KTU memeriksa kelengkapan berkas dan menyerahkan kepada Staf
Administrasi Umum untuk diagendakan.
6.5 Staf Administrasi Umum melakukan hal-hal berikut.
a. Memberi stempel dinas dan mencatat dalam Agenda Surat
Keluar.
b. Menggandakan (copy) surat sebagai arsip.
c. Menyiapkan dan mencatat pada Buku Ekspedisi Surat Keluar.
6.6 Petugas Ekspedisi mengirimkan sesuai tujuan surat.
Untuk pengiriman ke luar Kota dilakukan melalui jasa pengiriman pos.

4. INSTITUT PERTANIAN BOGOR No.Dokumen : POB-MSP-FPIK-10
FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN Tgl Berlaku : 12/02/2014
DEPARTEMEN MANAJEMEN SUMBERDAYA
PERAIRAN
No. Revisi : 00
PROSEDUR PELAYANAN SURAT KELUAR Halaman : 4
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Departemen Manajemen Sumberdaya
Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Institut Pertanian Bogor.
7. BAGAN ALIR PROSEDUR
AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN
1
Konseptor
Mengirim konsep surat keluar
kepada Kepala Tata Usaha
2
Kepala TU
Koreksi kelengkapan
dokumen pendukung, beri
paraf dan serahkan kepada
Kadep dan atau Sekdep
3
Kadep/Sekdep
Menerima, mempelajari,
tanda tangan
mengembalikan kepada
Kepala TU
4
Kepala TU
Memeriksa kelengkapan
berkas dan menyerahkan
kepada Staf Administrasi
Umum
5
Staf Administrasi
Umum
· Memberi stempel dinas &
mencatat dalam Agenda
Surat Keluar
· Menggandakan (copy)
· Menyiapkan & mencatat
pada Buku Ekspedisi
Surat Keluar
Konsep Surat
Keluar
Konsep Surat
Keluar
Surat Keluar
Agenda Surat
Keluar
Surat Keluar
Surat Keluar
6
Petugas Ekspedisi
Mengirimkan surat sesuai
tujuan
Surat Keluar
8. LAMPIRAN
8.1.Agenda Surat Keluar
8.2.Buku Ekspedisi Surat Keluar