1. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Managed Service Providers voor inhuur externen
Trend: Managed Service Providers voor inhuur
Managed Service Providers (MSP) voor inhuurprocessen is een trend die is
overgewaaid vanuit Amerika en Engeland. Bedrijven zoals Randstad,
Staffing Management Services, Adecco zetten zwaar in op deze
ontwikkeling. Ze beloven inleners van personeel, Operational Excellente
inhuurprocessen, besparingen en grip op inhuur. Voordeel voor de
Managed Service Providers is grip op de inlener en een stabiele stroom
van directe en indirecte inkomsten.
MSP is een trend. Wat al wel langer bekend is, zijn uitzendbureaus in de
rol van makelaar. Toch is dit niet hetzelfde. Uitzendbureaus en nieuwe
onafhankelijke MSP'ers duiken het laatste jaar overal op. Deze organisaties
ontwikkelen nieuwe uitgebreidere diensten voor meerdere
inleensegmenten. En daarbij leveren / gebruiken ze vaak ook hun VMS.
Organisaties staan vaker open voor het outsourcen van deze processen.
Inkoop en HR vakbladen staan vol over dit onderwerp.
Bij inleners van personeel is er grote behoefte aan het onder controle
krijgen van de inhuurprocessen. Dossiers zijn niet op orde en contracten
worden niet of weinig gebruikt. Controle van tarieven, uren en facturen is
bewerkelijk. Risico's zijn onvoldoende onder controle.
Een MSP is een specialist en focust zich op het Operational excellent
(efficiënt) maken van inleenprocessen. Vreemde ogen dwingen bepaalde
zaken soms beter af. En MSP'ers brengen vaak een redelijk tot goed
werkend systeem (VMS) mee, iets dat bij inleners van personeel vaak niet
beschikbaar is.
Stap voor stap
Het uitbesteden van processen is niet gemakkelijk. Labor Redimo adviseert
inleners van personeel om eerst zelf na te denken over de inleenstrategie
en de gewensteInleen Sourcing Modellen. De volgende stap is hoe de
processen ingericht moeten worden en welke systeemondersteuning
daarbij hoort. Aandachtspunt hierbij is, dat een extra (externe) tussenstap
het proces ook bureaucratischer kan maken. Een van de latere stappen is
de beslissing of en welke processen en/of activiteiten extern belegd
worden. Deze volgorde van werken is belangrijk.
Efficiënt en goedkoper! Toegevoegde waarde?
Column Labor Redimo
Inleen van personeel raakt
de gehele organisatie.
Deze column gaat over
een nieuwe trend, de MSP
(managed service
provider)

2. Managed Service Providers voor inhuur externen
  
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Een van de belangrijkere strategische keuzes is of de inlener veel energie en geld wil besteden aan Operational
Excellence. Een MSP / VMS kan dit bieden. Maar het is wel een keuze. Een inlener kan prioriteit geven aan de
kwaliteit en beschikbaarheid van tijdelijk personeel. Iets wat met efficiënte inleenprocessen meestal niet wordt
bereikt. Soms zijn efficiënte inhuurprocessen een randvoorwaarde voor het verbeteren van de kwaliteit en
beschikbaarheid van tijdelijk personeel.
Onlangs sprak Labor Redimo hierover met een inlener die de inhuurprocessen lang geleden heeft uitbesteed.
De desbetreffende inlener gaf aan dat door de extra schakel het inhuurproces efficiënt en goedkoper is
geworden maar dat het geen toegevoegde waarde levert. Gezien de ontwikkelingen op arbeidsmarkt wil deze
inlener een ander sourcing(inkoop)model toepassen waarbij meer integratie en samenwerking op het gebied
van o.a. de planning en wijze van werven mogelijk is.
Een andere inlener gaf aan dat de inhuurprocessen waren uitbesteed om een verandering tot stand te brengen
(grip te krijgen op inhuur). Nu deze verandering dankzij de MSP'er is gelukt, wordt overwogen om een deel van
de processen weer zelf te gaan doen zoals het contracteren van de leveranciers van personeel met behulp van
raamcontracten. De MSP'er had op meerdere gebieden de regie in handen gekregen. Nu het proces onder
controle was wilde de inlener weer zelf de strategie en regierol hebben.
Scope: welke inhuurprocessen?
Op een hoger abstractieniveau zijn de onderstaande inhuurprocessen te onderkennen. Wij adviseren inleners
om eerst zelf te bepalen hoe deze processen ingericht moeten worden. En dan te bepalen waar bepaalde
processen en activiteiten belegd moeten worden. Ga er daarbij niet vanuit dat een MSP / centrale oplossing
altijd de beste is.
Overzicht van de Inhuurprocessen
1. Plannen
2. Contracteren (mantelcontracten)
3. Opleiden
4. Werven
5. Selecteren
6. Contracteren - mangebonden contracten
7. Registreren
8. Urenregistratie
9. Afhandelen facturen / verrekening van kosten
10. Payrollen
Inkoop/Inleen Sourcing Model
Bij het uitbesteden van inhuurprocessen is het door de inlener gewenste Inleen Sourcing Model per
inleensegment of functiegroep zeer relevant. De meeste MSP/ VMS ondersteunen maar een (1)
sourcingsmodel. De meest ouderwetse (en bekendste) is het SDT model. De MSP'ers zijn er op ingericht om dit
erg efficiënt uit te voeren. Maar wat als dit model niet meer geschikt is om voldoende kwaliteit binnen te
halen?

3. Managed Service Providers voor inhuur externen
  
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Wel of niet uitbesteden?
De afweging om processen wel of niet extern te beleggen is moeilijk. Een kosten/baten analyse kan helpen.
Echter zijn er meer aspecten waar een inlener op wil letten. Zijn een of meerdere inhuurprocessen onderdeel
van de core business? Kan de inlener het niet zelf? Zijn bepaalde interne systemen verplicht? Zijn de
competenties en capaciteit in huis? Et cetera. Kortom deze afweging verschilt per inlener.
Veel belangen in het spel
Veel partijen bieden zich tegenwoordig aan als MSP'er. Er is dan ook veel geld mee gemoeid / te verdienen.
Voor inleners en leveranciers van personeel is het van belang dat er een eerlijk en goed speelveld wordt
gecreëerd. Daarbij moet het uitgangspunt zijn; de juiste m/v op de juiste plaats en tijd tegen de juiste kosten.
Voor inleners is het daarom goed om te beseffen wat de achtergrond is van de organisatie die MSP / VMS
diensten aanbiedt en of deze onafhankelijk is. Het is overigens niet altijd van belang of een MSP / VMS
leverancier onafhankelijk is. Wanneer een inlener al haar inleenkrachten betrekt bij deze MSP leverancier dan
kan prima werken.
Van IT leverancier naar MSP
Diverse IT bedrijven hebben systemen gebouwd die de inhuurprocessen ondersteunen. Tegen een kleine
vergoeding (opslag) per uur vullen zij ook de MSP rol in. Waarbij zij zelf ook ICT personeel kunnen leveren. Deze
MSP'ers zijn dus niet onafhankelijk.
Van interne oplossing naar VMS
Vanuit de bankenwereld is een in huis ontwikkeld systeem op de markt gezet. Dit systeem is specifiek gericht
op de inhuur van hoger kader inhuur en ZZP'ers. Voor bijvoorbeeld uitzendkrachten en technische inhuur is dit
systeem minder geschikt. Deze VMS'er was onafhankelijk maar door overname van het systeem door een IT
detacheerder, niet meer.
Van uitzendbureau naar MSP
Uitzendbureaus hebben zelf systemen ontwikkeld of kopen "onafhankelijke" systemen en proberen de eerste
te zijn bij klanten om de MSP rol in te nemen (First mover advantage). Waarbij zij zelf ook uitzendkrachten
leveren. Deze MSP'ers zijn dus niet onafhankelijk.
Onafhankelijke MSP'ers geven advies
Onafhankelijke MSP'ers adviseren vaak om een inhuurdesk in te richten en deze extern te beleggen omdat dit
het beste past bij hun werkwijze en systeeminrichting. Deze MSP'ers zijn dus niet onafhankelijk in het advies
dat ze geven met betrekking tot het organiseren van inleen. Dit geldt overigens ook voor het advies van
bovenstaande MSP'ers.

4. Managed Service Providers voor inhuur externen
  
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Van E-procurement systeem naar VMS
E-procurement systemen met daarbij een inhuurmodule ondersteunen meestal het aanvraag en
registratieproces waarbij aanvragen alleen naar de gecontracteerde raamcontract leveranciers worden
verstuurd. Dit past het beste bij hun werkwijze omdat bijvoorbeeld potloden ook zo worden ingekocht. Een
werkend systeem voor ZZP'ers hoef je dan als inlener niet te verwachten. Et cetera.
Corne van der Linde
Labor Redimo