- Как научится ставить свои цели, определять приоритеты и разрабатывать пути их достижения. - Как сохранять и перераспределять свое время для получения лучших результатов - Как принимать правильные решения и действовать в условиях нехватки временного ресурса. - Как уменьшить воздействие от лишней траты времени. - Как найти свой личный стиль управления временем. - Как создать собственную систему планирования и тайм-менеджмента. - Как начать управлять своим временем.

1. «Утраченную минуту не может вернуть
даже сама вечность»
Иоганн Фридрих Шиллер
Тайм-
менеджмент для
руководителя
ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Виталий Пронин +375 29 772 08 31

2. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 1
10 ПРОСТЫХ ПРАВИЛ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным
использованием рабочего времени. Это дает руководителю возможность
выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и
рационального использования рабочего времени.
В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью
руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества;
получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании
рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет
не просто работать, а достичь высоких результатов.
______________________________________________________
Итак, ДЕСЯТЬ “ЗОЛОТЫХ” ПРАВИЛ, выполнение которых поможет Вам
добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего
времени.
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 1 «Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать
выполнение крупных или сходных по характеру заданий»
Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для
выполнения задания нужно значительно больше времени, чем
сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема.
Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного
“разбега” и “погружения” в работу.
Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но
сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на
письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в
рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

3. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 2
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 2 «Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные
часы»
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность
работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери
вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно
невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь
время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п.
Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует
переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком.
Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток
времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться
наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот
период телефонные звонки можно будет ответить позднее.
______________________________________________________
ПРАВИЛО №3 «При проведении переговоров устанавливайте регламент, а
также определяйте необходимые затраты времени для выполнения
определенных заданий»
Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от
имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек
жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры.
Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне
должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные
решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную “говорильню”.
Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между
тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно
закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует
устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров,
совещаний и т.п.
Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в
конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне
редко.

4. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 3
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 4 «Придерживайтесь принципа установления приоритетов при
выполнении всех видов работ»
Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или
хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является
стремление сделать сразу слишком много дел.
Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день,
некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не
забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не
успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу.
Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч,
договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты,
ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно
важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый
день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело,
которому отводится приоритет № 1.
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 5 «По возможности выполняйте только действительно важные
дела (Принцип Парето)»
Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата
какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность.
Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов
или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей
информации.
Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п.
ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20%
своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность
заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В
данном случае малое решающим образом определяет многое!
______________________________________________________

5. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 4
ПРАВИЛО № 6 «В полной мере используйте делегирование как
оплачиваемую услугу»
Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все
сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно
должны выполнять именно они.
Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной
квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой
или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала.
Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию
времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться
платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств,
консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.
В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная
помощь. Затраты на использование платных услуг “на стороне” будут в любом
случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного
штатного сотрудника.
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 7 «Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика
«нарезания салями»)»
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова
потому, что при этом за действием сразу следует результат.
Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно
“увиливать” от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением,
иначе говоря, откладывать их “в долгий ящик”.
Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка,
он может каждый день съедать примерно два бифштекса.
Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в
течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу
примерно по два часа.
По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные
результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

6. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 5
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 8 «Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел
категории “А”»
В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени,
чтобы выполнить задуманное.
Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести
незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают
непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные
дела, и тогда приходится отказываться от задуманного.
Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре
зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих
начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или
совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы
используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически
настроит вас на обязательность их выполнения.
Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров,
совещаний и т.п., то невольно “споткнетесь” о свою прежнюю запись и будете
вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок.
Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном
вами деле.
Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании
время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к
так называемой категории “А”, или А-дел.
Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых
встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е.
цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных
мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, “договоренности с
самим собой” следует непременно учитывать при планировании всех остальных
дел.
______________________________________________________

7. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 6
ПРАВИЛО № 9 «Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)»
“Утренний час дарит золотом нас”. Кто не переживал такого: уже в начале
рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств:
нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п.
перечеркивает все самые хорошие задумки?
Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными
делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма,
совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы
никто уже не сможет у вас отнять или испортить.
Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще
ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом
рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по
крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае
окупается.
______________________________________________________
ПРАВИЛО № 10 «Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания
уровня работоспособности»
Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение
рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается.
Происходит это независимо от того, является ли человек “жаворонком” или
“совой”. В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных
работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует
себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим
результатом, чем в период спада работоспособности.
Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует
выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует
помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня.
В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить
собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами.
Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным
звонкам.

8. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 7
КАК ПЛАНИРОВАТЬ РАБОЧИЙ ДЕНь
На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или
любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и
правила планирования рабочего дня психологически оправданы и
зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.
______________________________________________________
Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится
столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа
выполняется в течение отпущенного на нее времени.
Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему
вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам
несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в
различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы.
Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет
наилучшим.
______________________________________________________
Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному
принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
______________________________________________________
Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:
 правила начала дня;
 правила середины дня;
 правила окончания дня.

9. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 8
ПРАВИЛА НАЧАЛА ДНЯ
1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня
находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы
приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для
достижения успеха.
Каждое утро задавайте себе три вопроса:
 Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
 Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
 Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для
поддержки своего здоровья)?
Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте
себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».
______________________________________________________
2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без
завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить
день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это —
вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно
позавтракать, нужно просто раньше ложиться).
______________________________________________________
3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины,
способствующий мобилизации сил.
______________________________________________________
4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или
принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему
дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти
два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее
правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это
резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

10. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 9
5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого
«утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения
последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не
робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например,
обеденное и послеобеденное.
______________________________________________________
6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы
А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь
просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет
о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены
немедленно.
______________________________________________________
7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть,
является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных
условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня,
даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел.
Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь
удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее
наполовину.

11. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 10
ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ СЕРЕДИНЫ ДНЯ
1. Подготовьте к работе письменный стол.
Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем
столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это
психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-
вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.
______________________________________________________
2. Устанавливайте сроки.
Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот,
сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются
безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы.
А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать
время».
Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем
необходимо для решения данной задачи; это часто получается
легче, чем вы думаете.
Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам
давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему
мнению, необходимо для решения задачи.
Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.
______________________________________________________
3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.
Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми
делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую
реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной
распорядок.

12. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 11
Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование
сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности
ответной реакции.
______________________________________________________
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода
неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.
Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от
обстоятельств.
______________________________________________________
5. Избегайте незапланированных импульсивных действий.
Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает
производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то
(например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.
______________________________________________________
6. Своевременно делайте паузы.
Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и
продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.
______________________________________________________
Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого
интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает
дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности.
Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т.
д.
Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные
обстоятельства приводит на время к забвению запланированных
важных дел

13. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 12
7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями.
Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в
рабочие блоки.
Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают,
как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут.
Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к
однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не
делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).
______________________________________________________
8. Рационально завершайте начатое.
Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца.
Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к
ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.
______________________________________________________
9. Используйте временные промежутки.
Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени
(например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором
приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как
я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»
______________________________________________________
10. Выкраивайте спокойный час (время для себя).
Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного,
или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это
время ненарушаемой сконцентрированности.
Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда.
Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо
просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте.
Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих
долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.
______________________________________________________

14. Тайм-менеджмент для руководителя 2013
М а с т е р - к л а с с ы « Г р а н т Г е з а р » , p v 1 9 7 7 @ y a n d e x . r u Страница 13
11. Контролируйте сроки и планы.
Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с
принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени.
Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки
зрения изменения приоритетов.
ПРАВИЛА ЗАВЕРШЕНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Завершить несделанное.
Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и
записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении
может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять
«завал».
2. Контроль за результатами и самоконтроль.
Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы
более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем,
что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов
— непременное условие нормальной работы.
3. План на следующий день.
Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой
разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.