Dokumen tersebut berisi profil Pebri Firmansyah yang mencakup identitas pribadi,riwayat pendidikan,dan kelompok kerja. Profil tersebut digunakan sebagai latar belakang untuk penugasan manajemen pengadaan.

1. Nama : Pebri Firmansyah
Tempat,Tanggal Lahir : Jakrta, 13 Juli 1987
Status : Belum Nikah
Agama : Islam
Alamat : Kp.pedurenan Rt/Rw 10/006
No.11,Kel Rawa Terate,
kec Cakung,Jakarta-Timur
No Telp : 081314030507 / 081330005387
E-mail : Pebrifirmansyah@yahoo.com
Pebrifirmansyah@gmail.com
Pendidikan :
MI AL-HIDAYAH Jakarta Ijazah Tahun 1999
SMP N 256 Jakarta Ijazah Tahun 2002
SMK P JALASENA Jakarta Ijazah Tahun 2005
STIMar “ AMI “ Jakarta Ijazah Tahun 2009
Kelompok VI :
1. Muhamad Abdul Andris
2. Pebri Firmansyah
3. Budiono
4. Hartono
5. Rosmegaria
6. Safari Halik

3. PENGANTAR MANAJEMEN PENGADAAN
Setiap perusahaan / Organisasi harus melaksanakan
pengadaan barang / jasa yang diperlukan untuk
mendukung kegiatannya,baik berupa :
a. Barang / jasa operasional sebagai input dalam peroses
produksi serta untuk memelihara aset / peralatan.
b. Barang / Jasa inventasi baru,ataupun yang akan
digunakan untuk menambah kapasitas peralatan /
equipment yang sudah ada.
Berhasilnya pengadaan barang / jasa terkait erat dengan
tujuan yang akan dicapai perusahaan / organisasi seperti
kualitas, waktu penyerahan, syarat pembayaran,layanan
yang diinginkan,biaya pengadaan yang optimum dan
sebagainya.Dengan demikian,fungsi pengadaan merupakan
fungsi kritis yang akan berpengaruh langsung terhadap
kelancaran kerja suatu perusahaan / organisasi,yang
bilamana gagal akan dapat menyebabkan akibat serius
terhadap kelangsungan operasi perusahaan / organisasi
tersebut.

4. Pengertian barang dan jasa
a. Barang adalah benda umum,segala sesuatu yang
berwujud atau berjasad ( KBBI,1996:3 ).
Barang dapat berbentuk bahan baku,bahan
penolong, atau barang lain yang digunakan untuk
memelihara peralatan dan fasilitas,maupun yang
digunakan untuk pelaksanaan operasi perusahaan
( Indrajit & Djokopranoto,2003:3 )
b. Jasa adalah aktifitas,perbuatan atau
pelayanan untuk memberikan segala sesuatunya
yang di perlukan orang lain,serta memberikan
manfaat atau kemudahan bagi orang lain tersebut
( KBBI,1996:403 ).
Jasa adalah setiap tindakan atau aktivitas dan bukan
benda,yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak
kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat
intangible ( tidak berwujut fisik ),dimana konsumen
terlibt secara aktif dalam proses produksi namaun
tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu
( jasfar,2005:17 ).

5. Pengertian Pembelian (Purchasing) dan pengadaan (procurement).
a. Purchasing is the acquisition of needed goods and services at optimum cost from competent sources
( Pembelian adalah penguasaan barang dan jasa yang diperlukan,pada biaya optimum,dari
sumber-sumber yang mampu dan handal ) ( Scheuing,1992:1 )
b. Procurement is a wider term than purchasing,which implies acquistion of goods or services in return
for monetary or equivalent payment
( Pengadaan adalah istilah yang lebih luas dari pada pembelian, yang mengimplikasikan penguasaan
barang atau jasa dengan tukaran uang atau pembayaran yang setara ) ( Lyson & Gillingham 2003:5 )

6. Disamping istilah tersebut diatas,dikenal juga adanya istilah lain
( farmer & Van Weele,1995:18-19 ).
a. Ordering – refers to placing purchase orders with supplier
in accordance with previously arranged conditions.
(Pemesanan- mengacu pada menempatkan pesanan
pembelian dengan penyalur seturut kondisi-kondisi yang diatur. )
b. Buying – it differs from purchasing in the sense that it
does not encompass the first step of the purchasing
process.This is in line with the practice of trading
companies ( e.g.department stores ),where this term is
frequently used.
(Pembelian- barang / jasa berbeda
dengan membeli pengertian bahwa itu
tidak meliputi langkah yang pertama
pembelian process.This adalah sejalan
dengan praktek persekutuan dagang(
e.g.department menyimpan ), jika istilah
ini sering digunakan.

7. Melihat adanya beberapa istilah tersebut diatas,Leeneders & Fearon
Memberikan catatan Sebagai berikut :
a. No aggrement exists on the definition of each of these term.
b. Trem such as purchasing, procurement, supply, supply-chain,
materiel, materials management,sourcing and logistics are used
almost interchangeably

8. Peranan pengadaan dalam perusahaan
Fungsi pengadaan mempunyai peran penting dalam perusahaan, dimana
dari sudut pandang bisnis perusahaan,ada 5 ( lima ) peran,yaitu :
1. Salah satu fungsi penting dalam bisnis,dalam bisnis
perusahaan,pada umumnya mempunyai 6 ( enam ) fungsi
Pokok yaitu :
a. Fungsi penciptaan : pencipta ide,kreasi dan desain.
b. Fungsi keuangan : pengumpul,perencana,dan
pengawas keuangan.
c. Fungsi pembelian : pengadaan barang dan jasa, serta
perlengkapan lain yang diperlukan
d. Fungsi personel : pengelula,prekrutan,dan pelatihan
sumber daya manusia
e. Fungsi konversi : mengubah bahan mentah dan
penolong,menjadi produk jadi.
f. Fungsi distribusi : menjual,membagikan dan
memasarkan barang yang telah dihasilkan
2. Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.Tujuan dasar aktifitas industri adalah
mengembangkan dan memproduksi barang / jasa yang dapat dipasarkan dengan memperoleh
keuntungan.sumberdaya yang diperlukan dalam proses tersebut dikenal dengan 7 M yaitu :
manpower,material ( termasuk services ) machines,money,methods,management,dan market
(termasuk service ) dan machines, yang diperlukan untuk operasi perusahaan,dengan berbagai cara
( pembelian,penyewaan,sewa-beli,membuat sendiri,dsb ).

9. 3. Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas
pembuatan barang diluar perusahaan.materials dan
jasa yang digunakan dalam industri sumbernya
hannya dua yaitu dibuat sendiri atau dibeli / sewa
/sewa-beli dari luar perusahaan.dipandang dari sisi
ini,maka bagian produksi dianggap sebagai bagian
yang bertanggung jawab atas manufaktur dari
dalam,sedangkan bagian pengadaan dianggap atas
manufaktur dari luar perusahaan.
4. Sebagai pusat keuntungan ( profit center ) bagi
perusahaan.dengan demikian besarnya prosentase biaya
pengadaan barang dan jasa,maka pengelolaan pengadaan
yang baik,profesional,efektif, dan efisien akan
mendatangkan keuntungan yang nyata bagi perusahaan.
5. Sebagai fungsi strategis perusahaan.fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut
menentukan atau sangat berpengarug dalam menentukan mati hidupnya perusahan,atau
agar perusahaan tetap bertahan dan berkembang (survival and growth ). Pengadaan
barang dan jasa yang baik,profesional efektief dan efisien tidak saja memberikan
keuntungan yang nyata bagi perusahaan,namunjuga dapat mengurangi biaya
produk,sehingga miningkatkan daya sain perusahaan terhadap para pesaingnya,yang pada
gilirannya akan menaikan pangsa pasar dari produk yang dipasarkan.

10. Perspektif pengadaan
Pendekatan pengadaan bilamana dilihat dari berbagai perspektif,antara lain adalah sebagai berikut :
1. Pengadaan sebagai suatu fungsi.fungsi adalah tugas yang diberikan kepada seseorang atau
bagian,fungsi utama dari bagian pengadaan adalah mengadakan barang dan jasa yang diperlukan
untuk operasi perusahaan dengan berbagai cara.
2. Pengadan sebagai proses.proses adalah kumpulan kegiatan yang terjadi sejak adanya masukan
sampai menghasilkan keluaran tertentu.proses pengadaan secara berurutan terdiri dari rangkaian
kegiatan,yang secara ringkas adalah penerimaan permintaan,pengeluaran pesanan,penerimaan barang
dan pembayaran.
3. Pengadaan sebagai bagian dari logistik / supply chain management. pengadaan,seperti fungsi
lainnya seperti produksi,pemasaran personel,keuangan,pergudangan,transportasi dan sebagainya
adalah merupakan mata rantai pasokan barang dan jasa didalam perusahaan,dimana masing-
masing fungsi memberikan nilai tambah masing-masing,yang terkait erat dalam sistem logistik/
atau supply chain management.

11. 4. Pengadaan sebagai disiplin.disiplin dalam pengertian ini adalah sebagai dari pengetahuan.
pengadaan dalam konteks ini di pelajari secara mendalam ,sebagai salah satu ilmu terapan.
5. Pengadaan merupakan suatu profesi,dimana dalam profesi dipersyaratkan
a. Keterampilan berdasarkan pengetahuan teoritis
b. Keterampilan yang membutuhkan pelatihan dan pendidikan
c. Denominasi kopetensiprofesi dengan lulus suatu tes
d. Ketaatan dan itegritas dengan mengacu pada kode etik tertentu
e. Pemberian layanan pada barang keperluan publik
f. Profesi tersebut terorganisasi

12. Mengapa pengadaan penting
1. Memberikan kontribusi dalam perbaikan dan pengurangan biaya.
Dalam perusahaan manufaktur,rata-rata lebih dari 60% dari
angaran pendapatan diperuntukan bagi pengadaan barang dan
jasa.penghematan dan pengurangan biaya pengadaan barang dan
jasa,akan dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan
keuntungan perusahaan.
2. Perbaikan penyerahan produk.
Kebijakan penyediaan dan penyerahan barang dan jasa harus
memenuhi dua kebutuhan : di suatu pihak tersedia setiap
waktu diperlukan oleh pemakai,dan dilain pihak perlu
diusahakan agar persediaan barang ditekan serendah
mungkin sehingga tercipta kondisi biaya menyeluruh yg
optimal.
3. Percepatan waktu siklus proses.
Siklus waktu proses barang terdiri dari : pengenalan
kebutuhan,pengembangan disain,pengadaan bahan baku dan
penolong,pembuatan produk,pengangkutan dan distribusi.Kecepatan
dan ketepatan waktu merupakan aset perusahaan yang sangat berharga
untuk bersaing,cara-cara pengadaan yang profesional akan
memberikan kontribusi yang berharga dalam aspek ini.

13. 4. Akses pada produk dan teknologi.
Pemilihan dan pembinaan pemasok secara baik,memungkinkan perusahaan pembeli memiliki
akses dan mengutamakan teknologi yang di gunakan pemasok.bagian riset dan pengembangan
pemasok.bagian riset dan pengembangan pemasok dapat dimanfaatkan untuk keperluan riset dan
pengembangan perusahaan pembeli.
5. Perbaikan mutu
Persainagn antara perusahaan,biasanya berkisar pada harga,mutu dan layanan.mutu produk
ditentukan oleh mutu bahan baku dan penolong,serta proses produksinya.dalam hal
ini,perolehan berdasarkan pengadaan atas bahan baku dan bahan penolong yang bermutu
baik,akan dapat memberikan kontribusi pada perbaikan mutu produk yang dihasilkan suatu
perusahaan.

14. Kata kunci terkait dengan pengadaan
The British Chartered Institute of Purchasing Management / CIPS,memberikan beberapa kata
kunci dari pengertian pembelian / pengadaan,yang antara lain adalah beberapa faktor sebagai
berikut ;
1. Process : rantai atau urutan aktifitas yang terkait dengan pengadaan barang / jasa.
2. Organizatonal unit : yang bisa berupa departement,tim,dsb,yang bertanggung jawabatas semua
aktifitas pengadaan di bawah pengawasan manjer yang ditunjuk untuk itu.
3. Fuction : suatu unit organisasi ciri-ciri khas
4. Integrited supply chain : merefer pada penyerapan unit
organisasi terkecil seperti pembelian,produksi dan penjualan ke
arah aliran interaksi yang kontinu.
5. Procurement : merupakan proses untuk mendapatkan barang / jasa
dengan mengunakan berbagai cara.
6. Quality,quantity,time,and price : terkait dengan upaya
mendapatkan barang dan jasa dengan kualitas,kuantitas,waktu
dan harga yang tepat.
7. The management of supply : sesuai dengan definisi tersebut
kadangkala pembeli dipertimbangkan sebagai aktifitas penjualan
8. Competitive advantage : memungkinkan organisasi untuk melakukan “deal ” yang lebih baik
terhadap pasar dan kekuatan linkungan lainnya,dibandingkan dengan para pesaing “ Purchasing
forces “ dan pengembangan hubungan baik dengan pemasok,dapat mencapai keuntungan
kompetitif diatas para pesaing.
9. Corporate strategy : maksud dan tujuan perusahaan harus sejalan dengan alat yang digunakan
untuk mencapai tujuan,strategi pembelian harus terkait dengan strategi perusahaan.

15. Fungsi pengadaan
1. Bertanggung Jawab untuk mendapatkan “ The six right “ yaitu tepat kualitas,
Kuantitas,waktu,harga,sumber dan tempat.
2. Berperan penting dalam menjaga kontinuitas(tidak boleh terjadi kekurangan
material.
3. Meminimumkan biaya dalam persediaan barang,dan investasi lainnya,
termasuk mencegah pemborosan.
4. Mengevaluasi barang / layanan pemasok dari sudut pandang perusahaan.
5. Membangun citra perusahaan dimata para pemasok,dan juga para
pemangku kepentingan / stake holder.
6. Membangun hubungan baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal
perusahaan

16. Aktifitas Pengadaan
1. Perencanaan sumber pengadaan ( in-sourcing & Out-sourcing )
2. Seleksi & pengembangan pemasok ( suppliers selection and development )
3. Pemilihan metode pengadaan yang akan dilakukan ( tender,pemilihan langsung atau
pengadaan / penunjukan langsung ( tender/ bidding,direct selection and direct appointment )
4. Pembuatan surat pesanan ( Purchase order ) / kontrak ( contract ),termasuk penempatannya
kepada pemasok / kontraktor.
5. Monitoring dan tindak lanjut ( Monitoring and follow-up ) sampai diterimanya barang / jasa
yang disimpan
6. Pembuatan klaim ( bila ada )
7. Pemutahiran rekaman mengenai pemasok dan prodaknya.
8. Pengembangan citra perusahaan
9. Pembinaan usaha kecil / koperasi / produk dalam negri
10. Pengembangan konsep / metode baru dalam pengadaan,misalnya kemitraan /
partnership,pengadaan tepat waktu / just-in-time,biaya total / total cost of ownership,teknik
negosiasi,zero inventory / vendor managed inventory,layanan pengadaan / customer
service,etika bisnis/business ethics,patok duga / benchmarking,green logistics/logistik yang
berwawasan lingkungan hidup,dan sebagainya

17. Manfaat Pengadaan
1. Memperlancar proses produksi dan operasi perusahaan dengaikan memberikan
barang / jasa kepada user / pelanggan dengan prinsip”the six right.
2. Menahan implasi dengan menolak bilamana tidak ada jaminan bahwa
harga akan naik
3. Secara berarti mengurangi inventasi dalam persediaan,mulai perencanaan
dan seleksi pemasok secara lebih baik.
4. Menaikan kualitas material yang dibeli,sehingga meningkatkan konsistensi
kualitas produk.
5. Perbaikan produk dan proses dengan mendorong komunikasi yang terbuka
antara pembeli – penjual,yang mulai secara dini ( semenjak tahap disain )
untuk keuntungan kedua belah pihak,sehingga pembelian dapat
memberikan layanan yang lebih baik,lebih cepat dan harga yang lebih
murah kepada pelanggan.

18. Siklus Manajemen Pengadaan
1. Analisi
Dilakukan dengan melihat perkembangan dari berbagai informasi
mutakhir,misalnya kondisi pasar,ketersedian material dan teknologi,
tingkat harga yang kompetitif,waktu pemesanan/lead time,dan faktor –
faktor lainnya,baik yang berupa peraturan pemerintah,keinginan stake
holder,kebijakan lingkungan,dsb.
dengan cara yang demikiian,maka hasil analisis dapat digunakan sebagai
bahan perencanaan yang baik.
2. Perencanaan
Tujuan pengadaan antara lain mengatur pemilihan strategi,taktik dan
operasi pengadaan dengan baik dengan biaya optimum.
a. Strategi pengadaan, misalnya berhubungan dengan isu – isu : dalam
dalam mencari sumber pengadaan,kebijakan yang diambil apakah
membuat sendiri / in-sourcing / make / do /swa-kelola,ataukah
mengadakan dari pihak diluar perusahaan / outsourcing / buy / serah –
kelolah

19. b. Taktik pengadaan,pada dasarnya merupakan langkahlebih spesifik
yang harus diambil,kapan melakukan,dan siapa yang hrus
melaksanakan. misalnnya,dalam masalah out-sourcing,maka yang
termasuk dalam taktik pengadaan misalnya: penganggaran /
budgeting,seleksi sumber – sumber pengadaan ,kunjungan ke
pemasok untuk asesmen dan evaluasi atasnya perencanaan
negosiasi,pemesanan,pengiriman barang,dsb.
c. Operasi pengadaan,menyangkut pelaksanaan yang lebih detail dari
taktik pengadaan,yang dilaksanakan pada tahap
implementasi,misalnya pelaksnaan tender ,pemilihan pemasok,
pengaturan pengiriman barang,penerimaan dan inpeksi barang
masuk,dsb.
3. Implementasi
Pada saat rencana pengadaan telah selesai dan disetujui,kemudian
dilaksanakan dalam bentuk implementasi.tahap ini menyangkut operasi
pengadaan dari hari – ke hari,sesuai yang telah di rencanakan.

20. 4. Pengawasa
Pengawasan dimaksudkan untuk meyakinkan apakah pelaksanaan implementasi
sudah sesuai dengan rencana,serta melakukan analisis dan upaya koreksi /
perbaikan bilamana terjadi penyimpangan,penyimpanan dapat disebabkan oleh
hal – hal yang dapat dikontrol ( controllable ) dan hal-hal yang tidak dapat
dikontrol ( uncontrollable ),yang memerlukan analisis dan penanganan yang
berbeda dalam pengawasan.
5. Pengorganisasian.
Agar semua aspek pengadaan tersebut diatas dapat berjalan harmonis,diperlukan
pengorganisasian pengadaan,pengorganisasian memberikan kontinuitas kepada
keempat tahap siklus manajemen pengadaan.tanpa pengorganisasian,akan terjadi
kemungkinan keadaan tidak menentu / cheos,yang dapat menggangu pencapaian
tujuan perusahaan.

22. Tujuan Procurement Management adalah utk memastikan agar
proses pengadaan berjalan dgn lancar shg produk dan jasa yg
dibutuhkan bisa didapat di saat yg tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn
kualitas yg tepat dan dgn harga yg tepat.
Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut utk sejalan dgn
company strategy dan business plan perusahaan, utk memastikan agar
setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin dicapai oleh perusahaan.
Oleh karena itu pemahaman thd konsep strategi harus dimiliki oleh
Procurement Department.
Utk bisa menyediakan produk atau jasa yg dibutuhkan secara tepat,
Procurement Department juga dituntut utk mampu mencari supplier,
menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria
tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas
mencari, menilai & memilih supplier biasa dikenal dgn proses
kualifikasi supplier, yaitu sebuah proses yg harus dilakukan utk
mendapatkan supplier yg memenuhi standar.

23. Dalam kesehariannya, Procurement Department harus menilai
kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier yg
tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan,
yg efek langsungnya mempengaruhi tingkat efisiensi, kualitas
produk, kelancaran produksi, menurunkan service level dan
mengurangi keuntungan.
Utk bisa mengembangkan supplier, procurement department
tidak cukup utk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di
awal proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi
performance supplier, memberikan masukan utk perbaikan dan
menindaklanjuti semua usulan perbaikan yg telah diberikan.
Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti adalah
beberapa alat yg biasa digunakan dalam kegiatan
mengembangkan supplier.

24. Proses selanjutnya adalah membuat supplier menjadi bagian yg tak
terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan. Hal ini harus
dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar utk dicapai
tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara
ekstrim bisa dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan
dibatasi oleh kemampuan supplier yg mendukungnya.
Kerja sama antara Procurement Department dan supplier mutlak
harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration &
partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan
antara perusahaan dgn supplier-suppliernya, yg lebih dari sekedar
berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier
ke perusahaan. Keberhasilan Procurement Department bisa dinilai
dari berapa banyak supplier yg loyal dan memberikan yg terbaik
kepada perusahaan.