2. Materi Pembelajaran Terdiri Dari
Unit 1: Fitur dan Fungsi utama MIM
Tool
Unit 2: Penyesuaian Pengaturan
Unit 3: MIM Tool untuk Membuat
Distribusi Unit 4: Monitoring
Distribusi
Unit 5: Laporan
4. 1. MIM Tool merupakan alat untuk membantu Bidang KB dan pihak yang terkait guna
melaksanakan pekerjaan manajemen logistik alokon dan monitoring.
2. MIM Tool membuat proses distribusi dan monitoring menjadi lebih mudah dan akurat,
karena:
• Terhubung dengan laporan F/II/KB di Statistik Rutin sehingga data konsumsi
diperoleh secara otomatis.
• Terhubung langsung dengan stokku sehingga dapat diperolah angka stok
terbaru setiap saat
• Menghasilkan dokumen distribusi
• Memungkinkan pemantauan status persediaan dan kemajuan proses distribusi
Fitur dan Fungsi Utama MIM
Tool
5. Pengguna utama MIM Tool adalah Bidang KB, namun juga dapat digunakan oleh semua
bidang yang terlibat dalam manajemen rantai pasok, untuk menilai
kinerja
PENGGUNA MIM
TOOL
8. Ini adalah halaman utama mim tool yang akan Anda temui setelah login.
Fitur utama dari MIM Tool ditampilkan di sebelah kiri halaman, yaitu Dasbor, Distribusi, Stok Manajemen,
Laporan, Pengaturan dan Belajar.
Grafik yang anda lihat di halaman ini adalah visualisasi data status stok di gudang Anda serta fasilitas di
bawahnya,
dan merupakan bagian dari menu monev
9. Dasbor Distribusi
Analisa data indikator utama rantai
pasok, mencakup persentase stock
out di faskes dan status ketersediaan
di gudang
Membuat Rencana Distribusi baik
rutin maupun non-rutin. Mengedit
distribusi yang sudah dibuat.
Stok Manajemen Laporan
Informasi mengenai Titik Stok Realokasi
dan Titik Permintaan Darurat.
Daftar laporan SIGA yang sudah
didownload dari sistem informasi
BKKBN
Pengaturan Belajar
Pengaturan profil, daftar fasilitas,
layanan yang disediakan, pembagian
kelompok distribusi, daftar produk,
pengaturan dokumen serta notifikasi
Alat bantu pembelajaran yang
mencakup: pertanyaan yang sering
diajukan, video tutorial, pelajaran,
instruksi kerja dan peraturan
12. Penyesuaian
Pengaturan
Tujuan
• Untuk memastikan fasilitas menerima alokon sesuai kebutuhan
• Untuk memastikan dokumen distribusi sesuai dengan standar administrasi
Detail Distribusi
• Daftar Kabupaten dan faskes
• Daftar produk (minimum kemasan, pasokan ulang dan kedaluwarsa)
• Jadwal distribusi
• Alokon yang disediakan
• Kelengkapan dokumen pengiriman
14. Pengaturan Profil berfungsi untuk mengatur nama institusi fasilitas Anda, membuat akses
pengguna untuk fasilitas Anda, dan membuat akses pengguna untuk fasilitas di bawah Anda
Pengguna Provinsi
dapat mengubah
nama Institusi,
Alamat, Kota dan
Logo Institusi di
halaman Profil
Gudang Provinsi
Klik Ubah
setelah semua
data dilengkapi
Informasi yang diisikan pada Gudang Provinsi ini akan muncul pada dokumen SBBK yang
dikirimkan oleh provinsi ke kabupaten.
Klik Pengaturan
lalu klik Profil
15. Pada Profil Pengguna Provinsi, pengguna provinsi dapat menambahkan, mengurangi atau
mengubah akses pengguna akun.
Klik Ubah atau Hapus
untuk
mengubah/menghapus
akses pengguna yang
sudah ada
Klik Tambah untuk
menambahkan akses
pengguna SIRIKA akun
provinsi
16. Lengkapi informasi yang dibutuhkan untuk membuat akses pengguna SIRIKA akun
provinsi
Klik Simpan setelah
semua informasi
dilengkapi
Email dapat dikosongkan,
namun apabila Anda
akan mengaktifkan
notifikasi di email, bagian
ini harus terisi dengan
alamat email yang aktif
dan dapat diakses oleh
pengguna.
Kata sandi minimal 6
digit, dapat
menggunakan
kombinasi huruf
besar/kecil dan angka
17. AKSES PENGGUNA DI MIM TOOL
Profil
Pe
nggun
a
Aktivitas Admin Edit Menampilkan
Mengakses dashboard V V V
Membuat distribusi rutin atau non rutin V V
Mengedit distribusi V V
Mengakses fitur Stok Manajemen V V V
Mengakses fitur Laporan V V V
Mengakses fitur Pengaturan Profil
(mengubah/menambah username provinsi,
kabupaten dan faskes)
V
Mengakses fitur Pengaturan Daftar fasilitas (mengubah
kelompok distribusi kabupaten, menambah/mengubah
alamat gudang kabupaten, menambah/mengubah logo
kabupaten)
V V
Mengakses fitur Pengaturan Daftar Produk (mengubah
minimum distribusi, minimum perkemasan, dan ambang
batas kedaluwarsa)
V V
Mengakses fitur Pengaturan Dokumen (mengubah
detail penandatangan dokumen)
V V
Mengakses fitur Pengaturan Notifikasi V V V
Berikut aktivitas yang dapat dilakukan pengguna di MIM Tool berdasarkan akses yang
digunakan
18. AKSES PENGGUNA DI STOKKU
Profil
Pe
nggun
a
Aktivitas Admin Edit Menampilkan
Menampilkan daftar Penerimaan V V V
Membuat penerimaan manual atau mengkonfirmasi
penerimaan sistematis
V V
Menampilkan daftar Pendistribusian V V V
Membuat pendistribusian manual atau
memproses pendistribusian sistematis
V V
Menampilkan detail transaksi pada Kartu Stok V V V
Menampilkan detail transaksi pada Buku Mutasi V V V
Menampilkan daftar stok opname V V V
Melakukan stok opname V V
Menampilkan rekap transaksi pada fitur Laporan FV V V V
Menampilkan detail produk pada fitur Tingkat Ketersediaan V V V
Berikut aktivitas yang dapat dilakukan pengguna di MIM Tool berdasarkan akses yang
digunakan
19. BKKBN Provinsi dapat membuat akses untuk pengguna di OPD KBkabupaten melalui menu
Pengguna Kabupaten
Klik Ubah atau Hapus
untuk
mengubah/menghapus
akses pengguna yang
Klik Tambah untuk
menambahkan akses
pengguna SIRIKA akun
kabupaten
20. Lengkapi informasi yang dibutuhkan untuk membuat akses pengguna SIRIKA di OPD KB
Kabupaten
Klik Simpan setelah
semua informasi
dilengkapi
Email dapat dikosongkan,
namun apabila Anda
akan mengaktifkan
notifikasi di email, bagian
ini harus terisi dengan
alamat email yang aktif
dan dapat diakses oleh
pengguna.
Kata sandi minimal 6
digit, dapat
menggunakan
kombinasi huruf
besar/kecil dan angka
21. BKKBN Provinsi juga dapat membuat akses untuk pengguna faskes di kabupaten yang sudah
menggunakan Stokku Faskes melalui menu Pengguna Faskes, namun disarankan pembuatan
akses ke pengguna Faskes ini dilakukan oleh OPD KB Kabupaten.
Klik Ubah atau Hapus untuk
mengubah/menghapus akses pengguna
yang sudah ada
Klik Tambah untuk
menambahkan akses
pengguna Stokku Faskes
22. Pengguna SIRIKA di OPD KB Kabupateb dapat mengatur nama institusi kabupaten, alamat, serta
logo institusi. Pengguna SIRIKA di OPD KB Kabupaten juga dapat membuat akses pengguna untuk
kabupaten dan faskes.
Klik Ubah
setelah semua
data dilengkapi
Informasi yang diisikan pada Gudang Kabupaten ini akan muncul pada dokumen SBBK yang
dikirimkan oleh kabupaten ke faskes.
24. BKKBN provinsi melakukan pengaturan daftar kabupaten dengan memasukkan nama Instansi dan
alamat OPD KB serta membagi kabupaten ke dalam 3 grup distribusi.
Klik
Pengaturan
lalu Daftar
Fasilitas
Klik Ubah
untuk
melakukan
penyesuain
masing-
masing
kabupaten.
25. BKKBN provinsi perlu membagi kabupaten di wilayahnya ke dalam tiga kategori distribusi.
Pembagian kategori distribusi ini bertujuan mengurangi beban kerja BKKBN provinsi serta supaya
semua OPD KB dapat menerima pasokan distribusi rutin tepat waktu.
OPD KB dapat mengisi/mengubah sendiri nama instansi, alamat serta logo instansi pada akun
SIRIKA
kabupaten dan akan tersinkronisasi dengan informasi yang ada pada akun SIRIKA provinsi.
Nama Instansi OPD KB
Alamat Instansi OPD
KB
Pilih salah satu
dari 3 kategori
distribusi
Unggah logo
dinas/intansi dengan
menekan tombol
Browse
26. Pengguna SIRIKA di OPD KB melakukan pengaturan daftar faskes dengan mengkonfirmasi status
aktif faskes, layanan KB yang disediakan, dan membagi faskes ke dalam 2 kelompok distribusi.
Bersumber dari SIGA Informasi tidak tersedia di SIGA
27. Distribusi dari OPD KB dilakukan setiap bulan ke setengah dari faskes yang ada di
kabupaten tersebut. Pemilihan Kategori Distribusi menentukan kapan suatu faskes akan
menerima pasokan.
Lengkapi alamat
faskes
Pilih kategori distribusi
A atau B
Centang Status Aktif
bila faskes aktif
melayani KB
menggunakan produk
KB Pemerintah
Centang metode
pelayanan apa saja
yang disediakan oleh
faskes
Klik Simpan setelah
semua informasi
dilengkapi
Pengaturan metode layanan menentukan faskes hanya menerima produk yang dibutuhkan, juga
menentukan capaian indikator stock out kabupaten akurat.
29. Pengaturan minimum
perkemasan
memungkinkan
pengguna mengatur
kelipatan jumlah produk
yang akan didistribusikan
melalui distribusi rutin.
Pengaturan minimum
pasokan memungkinkan
pengguna mengatur
jumlah minimum alokon
yang akan
didistribusikan melalui
distribusi rutin.
Pengaturan batas
kedaluwarsa produk
memungkinkan
pengguna menentukan
batas waktu kedaluwarsa
produk yang masih
dapat didistribusikan.
30. Sebagai contoh, di akun provinsi IUD Copper T memiliki minimum perkemasan 25 dan minimum
pasokan ulang 25, maka jumlah yang akan didistribusikan ke kabupaten akan digenapkan ke
kelipatan 25, sementara jumlah minimal yang akan didistribusikan adalah 25 (1 box kecil)
Klik Ubah untuk mengubah minimum
perkemasan dan minimum pasokan
ulang
31. Isi Minimum Perkemas dan
Minimum Pasokan Ulang
dengan angka yang Anda
inginkan.
Misalnya di sini, provinsi ingin
IUD didistribusikan ke
kabupaten dalam kelipatan
100, dan jumlah minimal 100.
Klik
Simpan
32. Saat minimum perkemasan diubah menjadi
100, maka jumlah IUD yang didistribusikan
adalah kelipatan 100
34. Pengaturan Batas
Kedaluwarsa dapat
diakses pada fitur
Pengaturan, lalu klik
Daftar Produk
Klik tombol Ubah
untuk mengubah
batas kedaluwarsa
produk.
Batas kedaluwarsa yang secara otomatis diatur di MIM tool adalah 60 hari. Artinya, produk yang
sudah akan kedaluwarsa dalam waktu 60 hari tidak akan masuk ke dalam perhitungan stok yang
tersedia untuk distribusi rutin maupun non rutin.
35. Angka batas kedaluwarsa berpengaruh terhadap distribusi rutin dan non rutin serta dasbor
Ganti angka pada
Ambang Batas
Kedaluwarsa. Anda
dapat mengisi angka
berapa pun dengan nilai
minimal = 1
Klik
Simpan
Anda dapat mengatur batas kedaluwarsa produk hingga minimal 1 hari, artinya produk
masih dapat didistribusikan hingga H-1 dari tanggal kedaluwarsa yang tercatat di SIRIKA
36. Contoh Situasi:
Pada tanggal 18 November 2022, Anda akan membuat distribusi darurat untuk Implant 1
batang, Gudang Anda memiliki stok Implant 1 batang sebanyak 680 siklus dengan detail
nomor batch sebagai berikut:
Nomor Batch Tanggal Kedaluwarsa Jumlah
A 300207 15/01/2023 312
R 020345 30/04/2023 368
37. 312 Implant 1 Batang dengan nomor batch A 300207 tidak dapat didistribusikan karena akan
kedaluwarsa pada 15 Januari 2023, atau kurang dari 60 hari sejak Anda membuat distribusi (18
November 2022) .
Jika batas kedaluwarsa Implant 1 Batang yang Anda masukkan di MIM Tool adalah = 60
hari, maka
Jumlah Implant 1
Batang yang
dapat
didistribusikan
melalui distribusi
non rutin hanya
368 set.
Begitu pun apabila
Anda membuat
distribusi rutin
jumlah Implant 1
Batang yang
tersedia untuk
didistribusikan = 368
siklus
38. Ambang batas kedaluwarsa tidak mempengaruhi jumlah stok tersedia yang ditampilkan di Dasbor,
Kartu Stok dan Tingkat Ketersediaan. Ketiganya menampilkan jumlah total stok Implant 1 Batang
yang tersedia dalam kondisi baik.
39. Namun, pada saat Anda klik Implant 1 Batang
pada Tingkat Ketersediaan, Anda akan melihat
bahwa produk yang akan kedaluwarsa kurang
dari 60 hari dari tanggal di mana Anda membuat
distribusi akan ditampilkan di bawah kategori
“Segera Kedaluwarsa”.
Produk dengan nomor batch yang termasuk dalam kategori “segera kedaluwarsa” tidak dapat didistribusikan,
namun masih terhitung pada dasbor, kartu stok dan tingkat ketersediaan. Oleh karena itu terjadi perbedaan stok
yang muncul pada saat Anda membuat distribusi
40. Isi angka 1 pada Ambang Batas Kedaluwarsa supaya Anda dapat mendistribusikan produk
hingga sehari sebelum tanggal kedaluwarsanya.
41. Seluruh Implant 1 Batang yang dimiliki gudang dapat didistribusikan hingga 1 hari
sebelum tanggal kedaluwarsa yang tercatat di sistem SIRIKA.
Jika batas kedaluwarsa Implant 1 Batang yang Anda masukkan di MIM Tool adalah = 1 hari,
dan Anda membuat distribusi di tanggal 18 November 2022, maka
Jumlah Implant
1 Batang yang
dapat
didistribusikan
melalui distribusi
non rutin adalah
680 set.
Begitu pun
apabila Anda
membuat
distribusi rutin
jumlah Implant 1
Batang yang
tersedia untuk
didistribusikan =
26.000 set
42. Saat Anda klik Implant 1 Batang pada
halaman Tingkat Ketersediaan di Stokku,
kedua batch ditampilkan di bawah kategori
“Dapat Digunakan”
44. Pengaturan dokumen penting dilakukan untuk memastikan dokumen distribusi sesuai dengan
standar administrasi dari Instansi anda.
Anda dapat melakukan pengaturan dokumen SPMB, Rensi, SBBK, Surat Jalan dan Laporan F/V/KB
Klik Pengaturan
lalu klik
Dokumen
Lengkapi
Nama,
Pangkat
dan NIP
Klik Ubah
setelah semua
isian Anda
lengkapi
Anda juga dapat melihat
preview dokumen yang
sudah dilengkapi dengan
dengan klik “Pratinjau
45. Berikut contoh preview dokumen SPMB yang sudah dilengkapi detail pejabat penandatangan
dokumen.
46. Lakukan penyesuaian dokumen untuk Rensi, SBBK, Surat Jalan dan Laporan F/V/KB dengan
langkah-langkah yang sama.
Langkah-langkah pengaturan dokumen ini juga berlaku di akun SIRIKA
Kabupaten.
48. Pengaturan Notifikasi bertujuan untuk mengaktifkan notifikasi apa saja yang Anda terima melalui
email atau Stokku. Email yang akan menerima notifikasi adalah email yang Anda masukkan di
Pengaturan Pengguna.
Klik Pengaturan
lalu klik
Notifikasi
Centang semua
notifikasi yang
ingin Anda
aktifkan.
Notifikasi
melalui email.
Notifikasi
melalui Stokku
di ponsel.
52. Push system, tingkatan di atas menentukan jumlah pasokan dan jadwal distribusi
Rutin
• Terjadwal dan bergilir sesuai dengan kategori distribusi yang sudah ditentukan.
• Perhitungan dilakukan oleh MIM Tool, berdasarkan laporan F/II/KB dan data stok di
Stokku
Non-Rutin
• Tidak terjadwal. Contoh: Pasokan darurat, realokasi antar instansi, safari acara khusus
• Tidak ada perhitungan khusus, namun akan tetap dibatasi dengan stok yang tersedia
MIM Tool untuk Membuat
Distribusi
54. Klik Distribusi lalu klik Rutin. Akan terbuka halaman Daftar Distribusi Rutin
Klik tombol i berwarna biru di bagian atas untuk membuka informasi singkat mengenai Daftar
Distribusi Rutin
Kelompok distribusi
yang menerima
pasokan pada bulan
tersebut
Nomor SPMB
untuk
distribusi
rutin
Tanggal
SPMB
Distribusi
Rutin dibuat
Nomor SPMB
untuk
distribusi
rutin
Nomor SPMB
untuk
distribusi
rutin
Status Distribusi
Rutin
ada 5
Nomor SPMB
untuk distribusi
rutin
55. Setiap tanggal 17 pada bulan berjalan, akan
muncul tombol Membuat Rensi yang
menandakan rencana distribusi untuk bulan
tersebut sudah dapat dibuat.
Klik Membuat
Rensi untuk mulai
membuat distribusi
rutin
56. Jumlah perhitungan rencana distribusi
Detail rencana distribusi
Halaman “Membuat Rencana Distribusi Rutin” akan terbuka.
Bagian atas berisikan jumlah perhitungan rencana distribusi, yang merupakan penjumlahan dari detail rencana
distribusi di bagian bawah. Sementara bagian bawah berisikan detail rencana distribusi, berupa: daftar
fasilitas, jumlah yang dibutuhkan oleh masing-masing fasilitas dan jumlah akhir yang akan didistribusikan.
Klik tombol i
berwarna biru
untuk
membuka
informasi
singkat
mengenai
bagian dari
halaman
Membuat
Rencana
Distribusi Rutin.
57. Jumlah perhitungan rencana
distribusi
Perhitungan Rencana Distribusi Definisi
Stok Tersedia untuk Distribusi Jumlah masing-masing alokon yang dapat didistribusikan, tidak mencakup jumlah
yang akan kedaluwarsa dan jumlah yang direservasi untuk distribusi yang SBBK nya
masih dalam proses.
Jumlah Total Kebutuhan Total jumlah masing-masing alokon yang dibutuhkan untuk memasok ke kelompok
distribusi pada bulan tersebut. Kelompok distribusi yang mendapat pasokan ditandai
dengan label huruf. Pada contoh gambar di atas, kelompok distribusi yang akan
dipasok adalah kelompok A
Jumlah Estimasi Kebutuhan Perkiraan total jumlah masing-masing alokon yang dibutuhkan untuk memasok ke
kelompok distribusi lain di bulan yang akan datang.
% Ketersediaan Perbandingan jumlah stok yang dapat didistribusikan dengan total kebutuhan
ditambah estimasi kebutuhan. SIRIKA melakukan penyesuaian jumlah yang
didistribusikan berdasarkan persentase tersebut.
58. Rencana distribusi menampilkan rekomendasi jumlah alokon untuk didistribusikan ke masing-masing fasilitas
penerima. Jumlah rencana distribusi memperhitungkan persentase ketersediaan.
Daftar fasilitas yang akan
menerima distribusi.
Pada akun Kabupaten, daftar
ini berisi nama faskes.
Rumus perhitungan jumlah rencana distribusi:
((Tingkat stok maksimum x Rerata konsumsi faskes) – Sisa
Akhir Bulan Lalu) x % Ketersediaan)
Untuk menampilkan detail perhitungan
distribusi rutin, arahkan kursor Anda
pada salah satu nama Kabupaten.
Detail perhitungan distribusi rutin
akan muncul pada tooltip.
59. Total Kebutuhan menampilkan detail jumlah alokon yang dibutuhkan oleh masing-masing fasilitas penerima.
Jumlah Total Kebutuhan tidak memperhitungkan persentase ketersediaan
Tanda X menandakan
fasilitas penerima tidak
membutuhkan pasokan
alokon tersebut karena stok
di sana masih memadai
Angka berwarna merah dan
berada di dalam ()
menandakan fasilitas
penerima memiliki stok
berlebih untuk alokon
tersebut, sejumlah angka
yang ditampilkan
Rumus perhitungan jumlah kebutuhan:
(Tingkat stok maksimum x Rerata konsumsi faskes) –
60. Saat stok di gudang tidak mencukupi, mim tool menyesuaikan jumlah yang akan didistribusikan menjadi lebih
sedikit dari jumlah yang sebenarnya dibutuhkan dengan mengacu pada persen ketersediaan.
Rencana Distribusi Implant 1 Btg
= 82 x 81% = 66
Rencana Distribusi
Suntikan Kombinasi
= 5320 x 100% = 5320
Rencana Distribusi = Jumlah yang dibutuhkan x % Ketersediaan
61. Terkadang akan ditemui kondisi di mana hasil perhitungan rencana distribusi perlu diubah. Misalnya saat
fasilitas penerima sudah menerima pasokan darurat dan belum tercatat di laporan, cakupan laporan faskes
rendah, atau diketahui data di laporan tidak akurat sehingga rencana distribusi pun meragukan.
Tekan tombol
berbentuk
pensil untuk
mengubah
rencana
distribusi
Akan terbuka
kotak di mana
Anda dapat
mengisi angka
Masukkan
jumlah yang
akan Anda
distribusikan,
lalu klik
Simpan
Klik Lanjut setelah
jumlah rencana
distribusi tepat
Untuk menghapus salah satu fasilitas penerima dari rencana distribusi, isi 0 untuk semua jumlah alokon
yang akan didistribusikan. Pada contoh, Kota Surakarta akan dihapus dari rencana distribusi.
63. Akan terbuka kotak Daftar
Produk
Centang semua
produk yang
perlu Anda
tambahkan di
Distribusi Rutin
Klik Tambah Produk
setelah Anda
memasukkan semua
non-alokon
64. 0
Produk yang Anda tambahkan akan berada di kolom paling
kanan.
Klik tombol pensil untuk
memasukkan jumlah
yang akan
didistribusikan
Anda juga dapat
mengubah jumlah
alokon dengan klik
tombol pensil.
65. Masukkan jumlah non
alokon yang akan Anda
distribusikan, lalu klik
Simpan
Klik Tinjauan untuk
melanjutkan
Perhatikan ratio perbandingan jumlah alokon dengan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) yang
diperlukan
66. Masukkan nomor
SPMB sesuai format
surat yang digunakan
di instansi Anda
Klik Setujui untuk
menyelesaikan
SPMB
Klik Edit apabila
masih ada yang
perlu Anda perbaiki
68. MIM Tool secara otomatis akan menghasilkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) dan lampiran
Rencana Distribusi. Cetak untuk menjadi dokumen pelengkap distribusi.
MIM Tool juga secara otomatis mengirim notifikasi ke Stokku yang menandakan Bendahara Material bisa
memulai proses pembuatan SBBK berdasarkan SPMB yang dibuat Bidang KB
69. Ikuti langkah-langkah
distribusi di Stokku seperti
yang sudah dipaparkan
sebelumnya pada bagian
Distribusi Sistematis
Secara otomatis, perintah
untuk mengeluarkan barang
diterima di Stokku.
Bendahara Material
dapat memulai proses
pembuatan SBBK
70. Distribusi rutin yang telah selesai dibuat akan tercatat di halaman Daftar Distribusi Rutin.
Bila diperlukan, Anda dapat mengubah distribusi rutin yang sudah Anda buat selama status pengiriman
masih “SBBK belum dibuat” atau “Draf”
Klik pada
tombol Tipe
distribusi untuk
mengubah
distribusi
71. Anda dapat
mencetak
SPMB
dengan klik
tombol ini
Anda dapat
mencetak
SBBK dan
Surat Jalan
dengan klik
tombol ini
Klik tombol Edit untuk
mengubah distribusi rutin
yang sudah Anda buat
72. Klik tombol pensil, lalu
masukkan jumlah
produk yang akan
Anda distribusikan di
kotak yang terbuka, lalu
klik Simpan
Anda masih dapat
menambahkan produk
lain dengan klik tombol
Tambah Produk
Klik Tinjauan untuk
melanjutkan
74. SPMB dan rencana distribusi akan terbarui secara otomatis dengan jumlah baru yang Anda
masukkan
75. Anda juga dapat memantau proses distribusi
dengan klik pada nama Kabupaten/Faskes di
kolom tujuan pada halaman Status Distribusi
Rutin.
76. Akan terbuka halaman Pelacakan Pengiriman yang menampilkan waktu kapan tiap langkah distribusi dilakukan,
berapa lama proses distribusi, serta nama dan jumlah produk yang didistribusikan
Anda juga dapat menampilkan dan
mencetak SBBK serta Surat Jalan di
halaman ini
77. Pengguna SIRIKA di OPD KB Kabupaten dapat membuat dan melakukan penyesuaian distribusi rutin dengan
langkah- langkah yang sama seperti pada akun provinsi
79. Klik Distribusi lalu
klik
Non Rutin.
Akan terbuka
halaman Daftar
Distribusi Non Rutin
Tipe
distribusi
non rutin:
Darurat atau
Realokasi
Tujuan distribusi.
Pada akun
kabupaten, kolom ini
berisi nama faskes
Nomor SPMB
untuk
distribusi non
rutin
Tanggal di
mana SPMB
dibuat
Status Distribusi terdiri dari:
- SBBK Belum Dibuat, menandakan Bendahara Material belum mulai menyiapkan
pengiriman
- Draf, menandakan SBBK dan barang mulai diproses namun belum diselesaikan
- Siap Kirim menandakan SBBK sudah dicetak dan barang sudah disiapkan namun
belum dikirim.
Tanggal
terakhir status
distribusi
diperbarui
81. Lengkapi data
referensi
pengiriman
Klik + Tambah Produk untuk memasukkan
produk dan jumlah yang akan dikirim
Tipe Distribusi Non Rutin Pilihan Tujuan pada
Akun Provinsi
Pilihan Tujuan pada
Akun Kabupaten
Darurat Kabupaten di wilayah
provinsi tersebut
Faskes di wilayah
kabupaten tersebut
Realokasi Provinsi lain Kabupaten lain di
provinsi yang sama
Pilihan Tujuan bergantung
pada akun SIRIKA yang
digunakan dan tipe
distribusi non rutin yang
dipilih
82. Centang produk
yang akan Anda
distribusikan
Ini adalah jumlah stok
masing- masing produk
yang ada di gudang pada
hari di mana distribusi non
rutin dibuat.
Angka tersebut berasal
dari data Stokku
Klik Tambah Produk untuk
memasukkan produk yang
sudah Anda pilih
83. Masukkan jumlah produk
yang akan didistribusikan
Klik + Tambah Produk jika
ada produk lain yang akan
Anda tambahkan
Klik Selesai untuk
melanjutkan
84. Konfirmasi apakah detail Distribusi Non-
Rutin yang Anda masukkan sudah benar
Klik Lanjut untuk melanjutkan
ke halaman review
Klik Cancel apabila masih
ada yang perlu Anda
perbaiki.
85. Review kembali Rencana Distribusi Non-Rutin yang sudah dibuat. Cek apakah tujuan, macam produk dan
jumlah sudah benar.
Klik Setujui untuk
melanjutkan mencetak
SPMB
Klik Perbaharui apabila
masih ada yang perlu
Anda perbaiki.
86. Anda telah berhasil menyelesaikan
pembuatan distribusi non rutin, sistem
akan membuka halaman untuk mencetak
SPMB
Klik Lanjut untuk
mengkonfirmasi
pembuatan distribusi non
rutin
Klik Lanjut untuk kembali
ke Daftar Distribusi Non
Rutin.
87. MIM Tool secara otomatis akan menghasilkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB). Cetak
untuk menjadi dokumen pelengkap distribusi.
MIM Tool juga secara otomatis mengirim notifikasi ke Stokku yang menandakan Bendahara Material bisa
memulai proses pembuatan SBBK berdasarkan SPMB yang dibuat Bidang KB
88. Secara otomatis, perintah
untuk mengeluarkan barang
diterima di Stokku.
Bendahara Material
dapat memulai proses
pembuatan SBBK
Ikuti langkah-langkah
distribusi di Stokku seperti
yang sudah dipaparkan
sebelumnya pada bagian
Distribusi Sistematis
89. Distribusi non rutin yang telah selesai dibuat akan tercatat di halaman Daftar Distribusi Non Rutin.
Bila diperlukan, Anda dapat mengubah distribusi non rutin yang sudah Anda buat selama status transaksi
masih “SBBK belum dibuat” atau “Draf”
Menandakan Bendahara Material
belum membuat SBBK. Transaksi
masih dapat diubah
Klik pada
tombol Tipe
distribusi untuk
mengubah
detail transaksi
90. Klik Edit untuk
mengubah
detail
transaksi
Sebagai contoh, jumlah IUD Coper T yang
sebelumnya tertulis sebanyak 100 buah, akan
diubah menjadi 200 buah.
Dengan fitur Edit, Anda dapat mengubah detail transaksi, misalnya mengubah jumlah produk,
menambahkan/mengurangi produk yang akan didistribusikan
92. Review kembali Rencana Distribusi Non-Rutin yang sudah dibuat. Cek apakah tujuan, macam produk dan
jumlah sudah benar.
Klik Setujui untuk
melanjutkan mencetak
SPMB
Klik Perbaharui apabila
masih ada yang perlu
Anda perbaiki.
94. Status distribusi akan berubah seiring dengan proses penyiapan dan pengiriman barang yang dijalankan oleh
Bendahara Material.
Pastikan setiap distribusi yang Anda lakukan statusnya hingga Selesai.
Anda dapat
menampilkan
dan mencetak
SBBK serta
Surat Jalan
dengan klik
tombol Tipe
Distribusi ini
96. Anda juga dapat memantau proses
penyiapan dan pengiriman barang
dengan klik pada nama
Kabupaten/Faskes di kolom tujuan.
97. Anda juga dapat menampilkan dan
mencetak SBBK serta Surat Jalan di
halaman ini
Akan terbuka halaman Pelacakan Pengiriman yang menampilkan waktu kapan tiap langkah distribusi dilakukan,
berapa lama proses distribusi, serta nama dan jumlah produk yang didistribusikan
98. Reservasi Produk
• Jumlah produk yang berada dalam transaksi yang
berstatus Baru atau Draf akan mengurangi Jumlah
Tersedia untuk distribusi berikutnya, namun tidak
mengurangi jumlah stok produk yang ditunjukkan di
Kartu Stok, Tingkat Ketersediaan, dan Dasbor.
• Jumlah produk yang ditunjukkan di Kartu Stok, Tingkat
Ketersediaan dan Dasbor akan berkurang setelah SBBK
dibuat (transaksi berstatus Siap Kirim)
99. Contoh situasi:, Anda akan membuat distribusi darurat untuk Pil Progestin. Jumlah stok Pil
Progestin yang tercatat di Kartu Stok, Dasbor dan Tingkat Ketersediaan adalah sebesar 95340
siklus.
100. Namun, pada saat Anda akan membuat distribusi, baik rutin maupun non rutin, Anda mendapati
bahwa stok Pil Progestin yang tersedia untuk distribusi hanya sebesar 95244 siklus.
Terdapat selisih antara stok Pil Progestin yang ditunjukkan kartu stok dan dasbor dengan
yang dapat didistribusikan sebesar 96 siklus
101. Selisih tersebut ternyata disebabkan karena ada 96 siklus Pil Progestin yang direservasi untuk
distribusi yang dibuat sebelumnya, dan statusnya masih berada di Baru.
Untuk mencegah terjadinya perbedaan jumlah
produk antara kartu stok dengan jumlah yang
dapat didistribusikan:
• Sebaiknya, pastikan tidak ada transaksi
yang statusnya masih menggantung di
Baru atau Draf sebelum Anda membuat
transaksi berikutnya.
• Selesaikan transaksi menggantung
tersebut, bila diperlukan Anda dapat
mengedit transaksi tersebut dengan
menggunakan fitur Edit SBBK.
• Edit SBBK hanya bisa dilakukan untuk
transaksi yang statusnya masih berada di
Baru atau Draf.
• Anda dapat juga menghubungi BKKBN
Pusat untuk membantu menghapuskan
104. • Fitur ini hanya dapat diakses oleh BKKBN Pusat &
Provinsi
• Digunakan untuk memantau perkembangan
proses distribusi yang dilakukan oleh Bendahara
Material provinsi dan kabupaten/kota dengan
menggunakan Stokku
• BKKBN Pusat & Provinsi juga dapat memantau
proses distribusi rutin yang dilakukan
oleh OPD KB
Monitoring
Distribusi
105. Klik Distribusi
lalu klik Rutin
Pengguna SIRIKA di provinsi dapat memantau distribusi rutin yang dilakukan oleh kabupaten di
wilayahnya. Fitur tersebut adalah bagian dari menu Distribusi Rutin.
Klik
Kabupaten/Kota
di pojok kanan
atas
106. Halaman yang terbuka akan menampilkan status distribusi kabupaten di bulan terakhir
distribusi rutin dilaksanakan, namun anda dapat memilih dari dropdown bulan yang ingin
anda tampilkan.
BKKBN provinsi dapat memantau perkembangan proses distribusi di kabupaten dengan memantau
pada
kolom status pengiriman dan persentase tepat waktu. Targetnya adalah semua pengiriman sudah
berstatus selesai paling lambat pada hari terakhir di bulan distribusi tersebut, sehingga persen
tepat waktu adalah 100 persen.
Pilih bulan yang
akan Anda
tampilkan status
distribusi rutinnya
107. Gunakan filter status distribusi di bagian
atas halaman untuk menampilkan daftar
kabupaten dengan status yang Anda pilih
saja.
Klik tombol Status
Distribusi untuk
menampilkan
daftar faskes
penerima
distribusi
108. Klik untuk
menampilkan
atau
mencetak
SBBK/Surat
Jalan
Anda dapat melihat detail faskes penerima distribusi, menampilkan dan mencetak SPMB, SBBK
dan Surat Jalan.
Klik Historis
untuk
menampilkan
riwayat distribusi
rutin yang
pernah dibuat
oleh kabupaten
Klik untuk
menampilkan
atau
mencetak
SPMB
109. Halaman yang menampilkan daftar distribusi rutin yang pernah dibuat oleh kabupaten akan
terbuka. Klik pada status distribusi untuk menampilkan hingga detail faskes yang menerima
distribusi
Kembali ke
halaman
sebelumnya
Klik untuk
menampilkan daftar
faskes yang
menerima distribusi
110. Anda juga dapat memantau proses
distribusi dengan klik pada nama Faskes
di kolom tujuan pada halaman Status
Distribusi Rutin.
111. Akan terbuka halaman Pelacakan Pengiriman yang menampilkan waktu kapan tiap langkah
distribusi dilakukan, berapa lama proses distribusi, serta nama dan jumlah produk yang
didistribusikan
Anda juga dapat menampilkan
dan mencetak SBBK serta
Surat Jalan di halaman ini
114. Berisikan laporan stok dan pemakaian alokon di fasilitas Kesehatan
yang bersumber dari New SIGA
Dapat ditampilkan di MIM Tool atau diunduh dalam format Excel
LAPOR
AN
115. Fitur Laporan berisi laporan stok dan pemakaian alokon di fasilitas kesehatan yang bersumber dari
New SIGA
Klik Laporan lalu
klik
Laporan F/II/KB
Pilih Provinsi,
Kabupaten, Tahun
dan Bulan laporan
yang akan Anda
tampilkan
116. BKKBN Provinsi
dapat menampilkan
rekap laporan faskes
dari seluruh
kabupaten di
wilayahnya dengan
cara tidak memilih
kabupaten.
Klik Cari setelah
data dilengkapi
117. Akan terbuka halaman yang menampilkan total stok awal, penerimaan, pengeluaran dan stok akhir
masing- masing alokon di tingkat faskes dari setiap kabupaten
Klik tombol
Excel
untuk
mengundu
h laporan
119. Akan terbuka halaman yang menampilkan total stok awal, penerimaan, pengeluaran dan stok akhir
masing- masing alokon di tingkat faskes
Klik tombol Excel
untuk mengunduh
laporan
121. Berisikan berbagai metode pembelajaran yang dapat membantu Anda
dalam mengimplementasikan SIRIKA
Metode belajar yang tersedia terdiri dari:
- FAQ (Frequently Asked Questions), berisikan pertanyaan yang
sering diajukan oleh pengguna
- Tutorial video, berisikan video penggunaan SIRIKA
- Pelajaran, berisikan materi pelatihan SIRIKA
- Instruksi Kerja, berisikan dokumen Instruksi Kerja SIRIKA
- Peraturan, berisikan dokumen Peraturan Kepala BKKBN Nomor 9
Tahun 2019 tentang Pemenuhan Kebutuhan Alat dan Obat
Kontrasepsi Bagi Pasangan Usia Subur dalam Pelayanan Keluarga
Berencana
BELAJ
AR
122. Klik Belajar
lalu klik FAQ
1. FAQ (Pertanyaan yang Sering
Diajukan)
Anda dapat memilih
pertanyaan terkait
MIM Tool atau
Stokku
Anda dapat
memilih kategori
pertanyaan
Klik tombol di
samping pertanyaan
untuk membuka
jawaban
123. Klik Belajar
lalu klik
Tutorial
Video
2. Tutorial
Video
Anda dapat memilih
video terkait MIM
Tool atau Stokku
Anda dapat
memilih kategori
video
Klik tombol di
samping
pertanyaan untuk
menampilkan
video
130. Terbuka dokumen
Peraturan Kepala
BKKBN Nomor 9 Tahun
2019 tentang
Pemenuhan Kebutuhan
Alat dan Obat
Kontrasepsi Bagi
Pasangan Usia Subur
dalam Pelayanan
Keluarga Berencana
5.
Peraturan
