Berikut latar belakang melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pelabuhan Indonesia II (Persero):1. PKL merupakan salah satu mata kuliah wajib yang harus diselesaikan oleh mahasiswa tingkat akhir program Diploma III Universitas Bina Insani. Tujuannya agar mahasiswa mengetahui dunia kerja secara langsung dan dapat menerapkan ilmu yang dipelajari di perguruan tinggi. 2. Program Magang Mahasiswa Bersertifikat (PMMB

i
LAPORAN KEGIATAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
DI PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
PENGADMINISTRASIAN DALAM PELAKSANAAN PROSES
OPERASI BISNIS DI DEPARTEMEN HUBUNGAN PEKERJA
Oleh :
SHELLY NURHANIFAH
(2017120013)
Halaman Judul
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BINA INSANI
BEKASI
2020

ii
Laporan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero)
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Halaman Pengesahan
Judul PKL :
Alamat Tempat PKL : Jl. Pasoso No. 1, Tanjung Priok, Jakarta Utara, 14310.
Identitas Peserta PKL
Nama : Shelly Nurhanifah
NIM : 2017120013
Benar melakukan Praktek Kerja Lapangan mulai tanggal 23 September 2019
hingga tanggal 7 Februari 2020.
Bekasi, 7 Februari 2020
( SHELLY NURHANIFAH )
Mengetahui,
Dosen Pembimbing Praktek Kepala Departemen
Hubungan Pekerja
( Apriani Simatupang, S.E., M.M. ) ( Agus Fazri, S.H., M.H. )

iii
KATA PENGANTAR
Kata Pengantar
Alhamdulillah puji syukur kami panjatkan kehadirat kepada Tuhan Yang
Maha Esa, yang masih memberikan kesehatan, sehingga penulis mampu
menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan dengan judul “Pengadministrasian
dalam Pelaksanaan Proses Operasi Bisnis di Departemen Hubungan Pekerja”.
Laporan praktek kerja lapangan ini disusun sebagai pemenuhan salah satu
tugas mata kuliah magang. Laporan ini menjelaskan tentang bagaimana
pelaksanaan praktek kerja lapangan di PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Penulis sangat
berharap semoga laporan ini bisa bermanfaat bagi pembaca. Dengan segala
kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif dari
berbagai pihak, terutama para pembaca untuk memperbaiki dan meningkatkan
dalam penulisan laporan.
Bekasi, 7 Februari 2020
Penulis

iv
iv
DAFTAR ISI
Daftar Isi
Halaman Judul.......................................................................................................... i
Halaman Pengesahan .............................................................................................. ii
Kata Pengantar .......................................................................................................iii
Daftar Isi................................................................................................................. iv
Daftar Tabel ........................................................................................................... vi
Daftar Gambar....................................................................................................... vii
Daftar Lampiran..................................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang................................................................................. 1
1.2. Perumusan Masalah......................................................................... 2
1.3. Tujuan PKL ..................................................................................... 2
1.4. Manfaat PKL ................................................................................... 3
BAB II GAMBARAN UMUM ........................................................................... 5
2.1. Gambaran Umum Perusahaan......................................................... 5
2.1.1. Profil dan Sejarah Perusahaan ............................................. 5
2.1.2. Visi dan Misi PT Pelabuhan Indonesia II............................ 6
2.1.3. Nilai Perusahaan / Corporate Value.................................... 7
2.2. Struktur Organisasi.......................................................................... 9
2.3. Kegiatan Produksi ......................................................................... 23
BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ..................... 25
3.1. Waktu dan Tempat PKL................................................................ 25

v
v
3.2. Materi Kegiatan PKL .................................................................... 25
3.2.1. Mempelajari Proses Operasi Bisnis................................... 26
3.2.2. Mengolah Data Excel Menggunakan Rumus Vlookup ..... 28
3.2.3. Mengarsip Dokumen ......................................................... 35
3.2.4. Menginput Surat Masuk Menggunakan I-SAVE ............... 39
3.2.5. Membuat Nota Dinas/Memo Menggunakan E-Office....... 45
3.2.6. Mencatat dan Mengantar Nota Dinas/Memo/Surat........... 49
BAB IV HASIL KERJA PRAKTEK ............................................................... 51
4.1. Sistem Kerja pada Departemen Hubungan Pekerja....................... 51
4.1.1. Proses Disipliner Pegawai ................................................. 51
4.1.2. Proses Penyelenggaraan Kegiatan BAPORKES ............... 54
4.1.3. Proses Pengadaan Seragam Dinas Pegawai....................... 56
4.2. Hasil Identifikasi Permasalahan .................................................... 58
4.2.1. Masalah yang Dihadapi ..................................................... 58
4.2.2. Penyelesaian Masalah yang Dihadapi ............................... 59
4.3. Menjawab Tujuan Khusus di Bab I............................................... 60
BAB V PENUTUP............................................................................................ 61
5.1. Kesimpulan.................................................................................... 61
5.2. Saran.............................................................................................. 63
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 65
LAMPIRAN.......................................................................................................... 66

vi
vi
DAFTAR TABEL
Daftar Tabel
Tabel 3.1. Timeline Magang PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) ..................25

vii
vii
DAFTAR GAMBAR
Daftar Gambar
Gambar 2.1. Struktur Organisasi pada Departemen Hubungan Pekerja, PT
Pelabuhan Indonesia II (Persero)...............................................9
Gambar 3.1. Flowchart Mempelajari Proses Operasi Bisnis........................26
Gambar 3.2. Flowchart Mengolah Data Excel Menggunakan Rumus
Vlookup ...................................................................................28
Gambar 3.3. Data Master..............................................................................29
Gambar 3.4. Data Sub Master ......................................................................30
Gambar 3.5. Rumus Vlookup pada Data Master..........................................31
Gambar 3.6. Rumus Sum pada Data Master ................................................32
Gambar 3.7. Rumus Vlookup pada Data Sub Master ..................................32
Gambar 3.8. Filter Kolom Sel ......................................................................33
Gambar 3.9. Select Opsi pada Sel yang Telah di Filter................................34
Gambar 3.10. Flowchart Mengarsip Dokumen ..............................................35
Gambar 3.11. Tampilan Sheet Mengarsip Dokumen Menggunakan Sistem
Tanggal Surat...........................................................................37
Gambar 3.12. Tampilan Sheet Mengarsip Dokumen Menggunakan Sistem
Nomor Surat ............................................................................37
Gambar 3.13. Flowchart Menginput Surat Masuk Menggunakan I-SAVE ....39
Gambar 3.14. Tampilan Login Intranet IPC...................................................41
Gambar 3.15. Tampilan Login I-SAVE...........................................................41
Gambar 3.16. Tampilan Portal I-SAVE ..........................................................42

viii
viii
Gambar 3.17. Tampilan Kolom I-SAVE..........................................................42
Gambar 3.18. Tampilan Setelah Inputan Disimpan ........................................43
Gambar 3.19. Flowchart Membuat Nota Dinas/Memo Menggunakan E-
Office .......................................................................................45
Gambar 3.20. Tampilan E-Office pada IVO....................................................48
Gambar 3.21. Kolom Pembuatan Surat...........................................................48
Gambar 3.22. Tampilan Akhir Pembuatan Surat ............................................49
Gambar 4.1. Flowchart Penindakan Disipliner Pegawai...............................52

ix
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Daftar Lampiran
Lampiran 1. Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
Lampiran 2. Daftar Kehadiran
Lampiran 3. Laporan Magang Harian
Lampiran 4. Penilaian Mahasiswa

1
1
BAB I PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam rangka menunjang aspek keahlian profesional, Universitas Bina
Insani telah menyediakan sarana dan prasarana penunjang pendidikan dengan
lengkap, namun sarana dan prasarana tersebut hanya menunjang secara teori
saja. Dalam dunia kerja akan dibutuhkan keterpaduan antara pengetahuan
teori yang telah didapatkan dari bangku perkuliahan dan praktek kerja
lapangan. Hal ini sangat penting guna meyakinkan suatu perusahaan maupun
instansi bahwa calon pekerja memiliki kompetensi dan keterampilan yang
sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan maupun instansi. Adanya
Program Magang Mahasiswa Bersertifikat (PMMB) bekerjasama dengan
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) se-Indonesia diadakan oleh Forum
Human Capital Indonesia (FHCI) menjadi salah satu kemudahan untuk
mahasiswa/i mendapatkan tempat praktek yang sesuai dengan jurusan.
Berdasarkan hal tersebut, alasan melakukan PKL di PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero) merupakan salah satu mata kuliah yang harus
diselesaikan oleh mahasiswa/i tingkat akhir program Diploma III Universitas
Bina Insani. PKL dilaksanakan agar mahasiswa/i mengetahui bagaimana
dunia kerja yang sebenarnya, dan sebagai sarana bagi mahasiswa/i dalam
mengaplikasikan ilmu manajemen administrasi yang didapat selama
perkuliahan.

2
2
Pada pelaksanaan magang, penulis ditempatkan pada Divisi Layanan
SDM, di Sub Divisi / Departemen Hubungan Pekerja. Penempatan yang
sesuai berkaitan dengan judul tugas akhir yang diambil oleh penulis dapat
memudahkan dalam mengidentifikasi penelitian, serta menambah
pengetahuan yang terkait dengan topik manajemen sumber daya manusia.
Penulis melakukan pembantuan tugas-tugas pengadministrasian pada
Departemen Hubungan Pekerja. Maka laporan kegiatan praktek kerja
lapangan ini diberi judul, “Pengadministrasian dalam Pelaksanaan Proses
Operasi Bisnis di Departemen Hubungan Pekerja”.
1.2. Perumusan Masalah
Dalam laporan praktek kerja lapangan ini rumusan masalah yang akan
dibahas yaitu “bagaimana pengadministrasian dalam pelaksanaan proses
operasi bisnis di Departemen Hubungan Pekerja?”
1.3. Tujuan PKL
Tujuan PKL meliputi :
a. Tujuan Umum
Tujuan umum dalam praktek kerja lapangan ini adalah untuk menambah
pengalaman dan menambah keterampilan bagi mahasiswa sebelum
memasuki dunia kerja.

3
3
b. Tujuan Khusus
Tujuan khusus dalam laporan praktek kerja lapangan ini untuk
mendapatkan data dan informasi guna menyusun Tugas Akhir dalam
rangka memenuhi syarat kelulusan program Diploma 3 di Universitas
Bina Insani.
1.4. Manfaat PKL
a. Bagi Perusahaan
1. Menciptakan sumber daya manusia yang berdaya saing dan unggul.
2. Memberikan tenaga kerja yang siap membantu pekerjaan kantor.
3. Penjaringan karyawan baru dengan status fresh graduate.
b. Bagi Mahasiwa
1. Meningkatkan keterampilan mahasiswa secara langsung pada dunia
kerja khususnya dalam pengadministrasian proses perencanaan,
pelaksanaan, dan pengevaluasian bagian Layanan SDM.
2. Memberikan pengalaman untuk membentuk pola pikir baru dan melatih
kedisiplinan dalam menjalani dunia kerja.
3. Membentuk karakter dan motivasi mengenai dunia kerja yang
sebenarnya.
c. Bagi Universitas
1. Hasil penelitian ini diharapkan sebagai bahan kajian ilmu dan
menambah referensi dalam dunia ilmu pengetahuan bagi Universitas

4
4
Bina Insani yang berhubungan dengan manajemen sumber daya
manusia khususnya mengenai penilaian kinerja.
2. Agar terciptanya hubungan kerjasama yang saling menguntungkan
antara kedua belah pihak, yaitu dapat menempatkan mahasiswa yang
potensial untuk mendapatkan pengalaman di bidang manajemen
sumber daya manusia dan proses pengadministrasiannya.

BAB II GAMBARAN UMUM
GAMBARAN UMUM
2.1. Gambaran Umum Perusahaan
2.1.1. Profil dan Sejarah Perusahaan
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) adalah Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) di sektor perhubungan yang bergerak dalam bidang
jasa kepelabuhan dan logistik. Kantor pusat di Jakarta Jl. Pasoso No.1
Tanjung Priok, Jakarta Utara. Merupakan badan usaha yang semula
berbentuk badan hukum Perum Pelabuhan kemudian berubah menjadi
badan hukum Perseroan Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 57 Tahun 1991, yang sahamnya dimiliki oleh Negara Republik
Indonesia dan berada di bawah pembinaan Kementrian BUMN.
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) berdiri berdasarkan Akta
Notaris Nomor 3 tanggal 1 Desember 1992 yang dibuat oleh Imas
Fatimah, SH., Notaris di Jakarta dan terakhir diubah dengan Akta
Perubahan Nomor 2 tanggal 15 Agustus 2008 yang dibuat oleh Agus
Sudiono Kuntjoro, SH., Notaris di Bekasi serta telah mendapat
pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor AHU-80894.AH.01.02.2008 tanggal 3 November
2008. Berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor: KP 98
Tahun 2011 tentang Pemberian Izin Usaha kepada PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero) sebagai Badan Usaha Pelabuhan, PT Pelindo II

6
(Persero) diberikan izin usaha sebagai Badan Usaha Pelabuhan (BUP)
bidang usaha pengelolaan terminal dan fasilitas pelabuhan lainnya.
Selanjutnya pada tanggal 22 Februari 2012, PT Pelabuhan Indonesia
II (Persero) meluncurkan identitas baru dan bertransformasi menjadi
IPC (Indonesia Port Corporation).
2.1.2. Visi dan Misi PT Pelabuhan Indonesia II
 Visi : Menjadi pengelola pelabuhan kelas dunia yang unggul dalam
operasional dan pelayanan.
 Misi :
1) Pelanggan & Mitra
Menyediakan, membangun, dan mengoperasikan pelayanan
kepelabuhanan dan logistic secara terintegrasi, berkualitas, dan
handal untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan mitra.
2) Karyawan
Menciptakan lingkungan yang nyaman bagi karyawan,
mewujudkan Insan perusahaan yang fokus pada pelanggan,
berintegrasi, bangga kepada perusahaan dan budayanya, serta
memberikan kesejahteraan dan kepuasan kepada karyawan.
3) Pemegang Saham
Memaksimalkan nilai perusahaan bagi pemegang saham dan
meningkatkan kesehatan perusahaan secara professional dengan
memenuhi aspek-aspek tata kelola perusahaan yang baik.

7
4) Masyarakat & Negara
Menjamin kelancaran dan keamanan arus kapal dan barang
untuk mewujudkan efisiensi biaya logistik dalam rangka
memacu pertumbuhan ekonomi nasional yang berdampak pada
peningkatan kesejahteraan masyarakat.
2.1.3. Nilai Perusahaan / Corporate Value
Nilai Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) / IPC
dikenal dengan Budaya CINTA IPC yang dicetuskan oleh Elvyn Gani
Masassya selaku Direktur Utama IPC. Budaya CINTA ini dibuat
untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan memiliki harapan
untuk IPC yang lebih baik. CINTA adalah singkatan dari C untuk
Customer Centric; I untuk Integrity; N untuk Nationalism; T untuk
Team Work; A untuk Action. Berikut penjelasan budaya cinta yang
harus diterapkan pada lingkungan IPC :
a) Customer Centric “Meet Customer Expectation”
1) Secara proaktif mencari tahu serta memahami kebutuhan
pelanggan untuk memberikan solusi-solusi yang inovatif.
2) Membangun hubungan jangka panjang yang baik dengan para
pelanggan.
3) Secara konsisten memberikan pelayanan terbaik dan berkualitas
untuk membantu para pelanggan tumbuh dan berkembang.

8
b) Integrity “Walk The Talk”
1) Menumbuhkan rasa percaya dengan mengatakan apa yang kita
rasakan, serta melakukan apa yang kita ucapkan.
2) Menunjukkan sikap professional dan jujur dalam berinteraksi
dengan pihak internal maupun eksternal.
3) Berperilaku disiplin dan patuh terhadap kode etik bisnis di
dalam melakukan pekerjaan kita sehari-hari.
c) Nationalism “National Pride”
1) Menumbuhkan semangat dan ikut berperan mensukseskan
program pemerintah dalam pembangunan nasional.
2) Menumbuhkan rasa bangga dan semangat nasionalisme dalam
berkarya.
3) Terus berkembang dan mampu bersaing dengan perusahaan
pengelola pelabuhan kelas dunia.
d) Team Work “Together We Can”
1) Berkolaborasi dalam tim untuk mendapatkan hasil yang terbaik.
2) Bekerja bersama-sama menghasilkan ide-ide implementatif
untuk solusi kebutuhan pengguna jasa pelabuhan.
3) Semangat kebersamaan dan menghargai orang lain.
e) Action “Make It Happen”
1) Berani bermimpi dan berusaha mewujudkannya.
2) Proaktif untuk mencari cara dalam mewujudkan visi
perusahaan.

9
2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah gambaran skematis tentang pemberian tugas,
tanggung jawab, dan wewenang antar bagian dalam suatu lembaga. Dengan
adanya struktur organisasi berguna agar terjalin kerja sama dan kesatuan dari
setiap bagian di suatu perusahaan.
Berikut ini adalah struktur organisasi pada Departemen Hubungan
Pekerja di PT Pelabuhan Indonesia II (struktur organisasi lengkap ada di
lampiran 1) :
Direktur SDM
VP Layanan SDM
DVP Hubungan Pekerja
Senior Assistant Officer
Senior Officer
Gambar 2.1. Struktur Organisasi pada Departemen Hubungan Pekerja,
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
Struktur organisasi yang ada di Departemen Hubungan Pekerja
diuraikan berdasarkan fungsi, tugas, dan wewenang dari masing-masing
jabatan:

10
1. Direktur Sumber Daya Manusia
a. Fungsi
Bertanggung jawab atas kebijakan-kebijakan strategis fungsional
terkait, yang meliputi :
1) Kebijakan terkait dengan strategi sebagai penjabaran atas RJPP,
RKAP, dan RKM dalam perusahaan pada bidang strategi SDM,
hukum serta pengadaan.
2) Kebijakan terkait dengan pembinaan, sinergi, dan hubungan induk
perusahaan dan anak perusahaan.
3) Pembinaan cabang pelabuhan yang meliputi pendampingan dan
mediasi terhadap seluruh aspirasi dan permasalahan operasional
cabang.
b. Uraian Tugas/Jabatan
1) Memimpin dan menetapkan strategi sebagai penjabaran atas RJPP,
RKAP, dan RKM dalam perusahaan di bidang sumber daya
manusia, umum, pengadaan, hukum serta
mengawasi/mengevaluasi pelaksanaan strategi yang telah
ditetapkan mencakup proyek strategis perusahaan dan pemerintah.
2) Mengkoordinasikan, mengendalikan serta mengevaluasi kegiatan
pengembangan kebijakan pengelolaan sumber daya perusahaan
(perencanaan sumber daya manusia, manajemen talenta, dan
pembelajaran) dalam rangka meningkatkan kompetensi dan

11
produktivitas SDM yang selaras dengan rencana jangka pendek
dan jangka panjang perusahaan.
3) Mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengevaluasi kegiatan
rekrutmen, pengembangan, dan mempertahankan sumber daya
manusia.
4) Mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengevaluasi program
bagi SDM yang telah mencapai masa pensiun termasuk program
persiapan pensiun.
pemenuhan sarana/prasarana kerja dalam rangka menunjang
pelaksanaan kegiatan perusahaan termasuk pengelolaan,
pengawasanm dan pengamanan asset bangunan kantor, kendaraan,
dan inventaris kantor serta aset non komersial yang dipergunakan
untuk operasional rutin perusahaan secara akuntabel.
pengarsipan atas dokumen perusahaan.
7) Mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengevaluasi
pengadaan barang dan jasa untuk memberi dukungan yang optimal
pada kegiatan perusahaan.
dukungan dalam aspek hukum, baik berupa pemberian pendapat
hukum, review penyusunan dokumen hukum dan penyusunan
peraturan internal perusahaan, pendampingan dan penanganan

12
permasalahan hukum dalam rangka pelaksanaan kegiatan
perusahaan.
9) Mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengevaluasi
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan dan standar prosedur
operasi terkait kegiatan sumber daya manusia, pembelajaran,
umum, pengadaan, dan hukum.
10) Memberikan persetujuan atau keputusan atas pelaksanaan kegiatan
di bidang sumber daya manusia, pembelajaran, umum, dan hukum
sesuai pendelegasian kewenangan dari Direksi.
11) Menandatangani perjanjian, kontrak, atau perikatan lainnya dengan
pihak ketiga terkait dengan pengurus perusahaan, khususnya dalam
bidang dibawah Direktorat Sumber Daya Manusia dan berdasarkan
kuasa dari Direktur Utama atas nama direksi untuk hal-hal tertentu.
12) Melaporkan tugas-tugas sebagaimana tersebut kepada Direktur
Utama.
c. Wewenang
1) Menyusun/merumuskan kebijakan yang bersifat strategis
fungsional terkait dengan kegiatan strategi SDM, pembelajaran,
layanan SDM, hukum, dan pengadaan untuk diusulkan kepada
Direksi.
2) Menjalankan kebijakan strategis fungsional dan program kerja
yang sudah diputuskan oleh Direksi.

13
3) Mengambil keputusan strategis fungsional sesuai dengan
bidangnya berdasarkan hasil putusan Direksi.
4) Melaporkan realisasi kebijakan strategis kepada Direksi.
5) Mendelegasikan kewenangan kepada direksi lain apabila
diperlukan.
6) Mewakili perseroan sesuai dengan keputusan RUPS dan/atau
anggaran dasar perusahaan dan/atau perundang-undangan.
2. Vice President / VP Layanan SDM
a. Fungsi
Bertanggung jawab untuk memastikan rencana dan program kerja
sebagai berikut :
1) Menyusun kebijakan, standar prosedur operasi, program kerja dan
Key Performance Indicator (KPI) sehubungan dengan tugas pokok
dan tanggung jawabnya terkait hubungan pekerja, kearsipan,
layanan administrasi SDM, umum dan rumah tangga, pada induk
2) Meningkatkan pelayanan SDM, monitoring dan evaluasi serta
pengembangan atas penerimaan layanan SDM pada induk
3) Menyusun program bagi SDM yang telah mencapai masa pensiun
termasuk program persiapan pensiun.
4) Menyusun rencana, implementasi, dan evaluasi hubungan
industrial meliputi menyusun program kerja serta pelaksanaan

14
penegakkan aturan kedisiplinan karyawan, pembinaan serikat
pekerja, kerohanian, dan kesenian, serta pengelolaan Yayasan
Barunawati di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) dan
organisasi isteri pegawai.
5) Menjalankan pelaksanaan teknis/transaksional dari kebijakan
SDM dan program yang berlaku.
6) Mengelola penyedia akomodasi serta logistik perusahaan.
1) Menyusun/merumuskan dan mengusulkan rencana program kerja
dan anggaran terkait bidang pengelolaan dan implementasi
kebijakan layanan SDM untuk mendukung seluruh proses
inti/rancangan program Direktorat SDM meliputi bidang hubungan
pekerja, layanan dan administrasi karyawan, kearsipan, serta
umum dan rumah tangga.
2) Mengambil keputusan terkait dengan implentasi rencana program
kerja dan anggaran terkait bidang pengelolaan dan implementasi
kebijakan layanan SDM untuk mendukung seluruh proses
inti/rancangan program Direktorat SDM meliputi bidang hubungan
pekerja, layanan dan administrasi karyawan, kearsipan, serta
umum dan rumah tangga berdasarkan hasil putusan Direksi.
3) Melakukan pemeriksaan dan kajian terhadap usulan strategi
hubungan pekerja meliputi pelaksanaan fungsi pengelolaan
hubungan karyawan dan lembaga eksternal terkait

15
ketenagakerjaan, menyusun dan memfasilitasi penyusunan
Perjanjian Kerja Bersama (PKB), menyelesaikan permasalahan
hubungan kerja karyawan, manajemen keluh kesah karyawan,
perencanaan dan pelaksanaan survei kepuasan karyawan, Human
Resource Compliance, dan pembinaan olahraga, kesenian, dan
kerohanian karyawan, serta program bagi SDM yang telah
mencapai usia purna bakti termasuk program persiapan pensiun.
4) Mengkoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan bidang Layanan
SDM di korporat, yaitu kantor pusat, cabang pelabuhan, dan anak
perusahaan.
5) Sharing knowledge terhadap pekerjaan atau bidangnya melalui
media komunikasi dan pembelajaran perusahaan berupa media
cetak dan digital.
6) Memelihara aset dan/atau inventaris yang menjadi
tanggungjawabnya.
7) Menindaklanjuti dan memberikan arahan hasil temuan auditor
masing-masing bidangnya.
8) Mengusulkan rencana penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
9) Memastikan keselamatan dan kesehatan lingkungan kerja.
c. Wewenang
1) Menyusun/merumuskan rencana program kerja dan anggaran
Divisi Layanan SDM.

16
2) Mengusulkan rencana program kerja dan anggaran Divisi Layanan
SDM kepada Direktur Sumber Daya Manusia.
3) Menjalankan program kerja Divisi Layanan SDM.
4) Mengambil keputusan terkait dengan implementasi rencana
program kerja Divisi Layanan SDM berdasarkan hasil putusan
Direksi.
5) Melaporkan realisasi program kerja Divisi Layanan SDM kepada
Direktur Sumber Daya Manusia.
3. Deputy Vice President / DVP Hubungan Pekerja
a. Fungsi
1) Menyusun/merumuskan dan mengusulkan rencana program kerja
dan anggaran terkait bidang hubungan pekerja di lingkungan PT
Pelabuhan Indonesia II (Persero), yang meliputi
a) Penyusunan kebijakan, Standar Prosedur Operasi (SPO),
Program Kerja dan Key Performance Indicator (KPI)
sehubungan dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya terkait
hubungan pekerja pada induk perusahaan dan anak perusahaan;
b) Menyusun program bagi SDM yang telah mencapai masa
pensiun termasuk program persiapan pensiun.
c) Penyusunan rencana, implementasi dan evaluasi hubungan
pekerja kerohanian, dan kesenian, serta pengelolaan Yayasan

17
Barunawati di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Pesero)
dan organisasi isteri pegawai.
d) Pelaksanaan teknis/transaksional dari kebijakan SDM dan
program yang berlaku.
2) Mengambil keputusan terkait dengan implementasi rencana
program kerja dan anggaran bidang pengelolaan hubungan pekerja
berdasarkan hasil putusan direksi yang meliputi
a) Penyusunan kebijakan Standar Prosedur Operasi (SPO),
Program Kerja dan Key Performance Indicator (KPI)
sehubungan dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya terkait
hubungan pekerja pada induk perusahaan dan anak perusahaan.
b) Penyusunan program bagi SDM yang telah mencapai masa
pension termasuk program persiapan pensiun.
c) Penyususan rencana, implementasi dan evaluasi hubungan
pekerja kerohanian, dan kesenian, serta pengelolaan Yayasan
Barunawati di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Pesero)
dan organisasi isteri pegawai.
d) Pelaksanaan teknis/transaksional dari kebijakan SDM dan
program yang berlaku.
1) Melakukan analisis dan evaluasi terhadap

18
a) Pengelolaan hubungan pekerja meliputi penyelesaian masalah
hubungan karyawan dan permasalahan lembaga eksternal
terkait bidang ketenagakerjaan.
b) Usulan strategi pengelolaan keluh kesah karyawan.
c) Pelaksanaan penegakkan aturan kedisiplinan karyawan.
d) Usulan rencana dan pelaksanaan survei kepuasaan karyawan
dan survei keterikatan karyawan.
e) Human Resource Compliance.
f) Pembinaan olahraga, kesenian, dan kerohanian karyawan.
g) Program bagi SDM yang telah mencapai usia purna bhakti
termasuk program persiapan pensiun.
h) Pembinaan serikat pekerja.
i) Pengelolaan yayasan barunawati di lingkungan PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero) dan organisasi isteri pegawai.
2) Merekomendasikan usulan terkait
a) Rencana pelaksanaan survei keterikatan dan kepuasan karyawan
serta sosialisasinya.
b) Strategi penyelesaian masalah hubungan karyawan dan
permasalahan lembaga eksternal terkait bidang
ketenagakerjaan.
c) Strategi pengelolaan keluh kesah karyawan.
d) Strategi pengelolaan dan pembinaan olahraga, kesenian, dan
kerohanian karyawan.

19
e) Pelaksanaan penegakkan aturan kedisiplinan karyawan.
f) Solusi terhadap hambatan/kendala terkait implementasi
kebijakan bidang hubungan karyawan yang dihadapi di
lingkungan kerja PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
3) Mengelola dan memfasilitasi kesepakatan perjanjian kerja bersama
antara manajemen dan serikat pekerja.
4) Melakukan monitor terhadap realisasi program kerja terkait bidang
hubungan pekerja meliputi pelaksanaan Human Resource
Compliance, pelaksanaan survei keterikatan dan kepuasan
karyawan serta pengelolaan hubungan karyawan.
5) Mengkoordinasikan implementasi strategi program kerja bidang
hubungan pekerja terkait sosialisasi hasil dari kesepakatan
perjanjian kerjasama.
6) Tugas lain yang terkait
a. Sharing knowledge terhadap pekerjaan atau bidangnya melalui
media komunikasi dan pembelajaran perusahaan berupa media
cetak dan digital.
b. Menyusun RKA/RAM dan pelaporan di bidangnya, penerapan
prosedur kerja dan sistem informasi manajemen.
c. Memelihara dan mengawasi asset-aset dan/atau inventaris yang
menjadi tanggung jawabnya.
d. Menyediakan data sesuai dengan ketentuan yang berlaku terkait
dengan bidangnya.

20
e. Mengidentifikasi dan mengelola risiko masing-masing
bidangnya.
f. Melaksanakan tata kelola perusahaan secara taat asas (GCG dan
Best Practice) semua bidang kerja, serta memberikan input
terkait sistem dan prosedur kerja secara berkesinambungan
(Continous Improvement).
g. Menyiapkan dokumen pengadaan dan terlibat dalam proses
pengadaan (apabila diperlukan).
h. Membina, mengarahkan, dan menilai kinerja bawahan.
i. Melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan arsip di unit
kerjanya.
j. Mengkoordinasikan keselamatan dan kesehatan kerja di
lingkungan kerja.
k. Melaksanakan tugas terkait yang diberikan oleh atasan.
c. Wewenang
1) Menyusun/merumuskan rencana program kerja dan anggaran
Departemen Hubungan Pekerja.
2) Menjalankan program kerja Departemen Hubungan Pekerja.
3) Mengambil keputusan terkait hal-hal teknis dalam pelaksanaan
program kerja Departemen Hubungan Pekerja.
4) Melaporkan realisasi program kerja Departemen Hubungan
Pekerja kepada Vice President Layanan SDM.

21
5) Menjadi perwakilan manajemen terkait penanganan
permasalahaan hubungan industrial.
4. Senior Officer Hubungan Pekerja
a. Fungsi
Pelaksana analisis dan evaluasi program kerja di Hubungan Pekerja.
1) Menyusun:
a) Usulan kebijakan pengelolaan hubungan pekerja, termasuk
pembinaan serikat pekerja.
b) Usulan strategi pengelolaan keluh kesah karyawan.
c) Usulan rencana dan pelaksanaan survei kepuasan karyawan dan
survei keterikatan karyawan.
d) Usulan pelaksanaan Human Resource Compliance.
e) Usulan program bagi SDM yang telah mencapai usia purna
bhakti termasuk program persiapan pensiun.
f) Usulan solusi terhadap hambatan/kendala terkait implementasi
kebijakan bidang hubungan pekerja yang dihadapi di
lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) dan organisasi
isteri pegawai.
2) Membantu koordinasi dan penyiapan kegiatan:
a) Penyelesaian masalah hubungan pekerja dan permasalahan
lembaga eksternal terkait bidang ketenagakerjaan.
b) Sosialisasi survei keterikatan dan kepuasan karyawan.

22
c) Fasilitas kesepakatan perjanjian kerja bersama serta sosialisasi
hasil dari kesepakatan perjanjian kerja bersama.
d) Olahraga kesenian, dan kerohanian karyawan.
3) Melaksanakan keselamatan dan kesehatan kerja di lingkungan
kerja.
4) Melaksanakan tugas lain yang terkait yang diberikan oleh atasan.
c. Wewenang
Menyusun hasil analisis data.
5. Senior Assistant Officer Hubungan Pekerja
a. Fungsi
Pelaksana penyiapan dan pengolahan data kegiatan program kerja
bidang Hubungan Pekerja.
1) Menyiapkan dan mengolah:
a) Data kebijakan pengelolaan hubungan perkerja, termasuk
pembinaan serikat pekerja.
b) Data untuk Human Resource Compliance.
c) Data hasil survei keterikatan karyawan dan kepuasan karyawan.
d) Data penyelesaian masalah hubungan karyawan dan
permasalahan lembaga eksternal terkait bidang
ketenagakerjaan.
e) Data untuk memfasilitasi kesepakatan perjanjian kerja bersama
serta sosialisasi hasil dari kesepakatan perjanjian kerja bersama.

23
f) Data untuk solusi terhadap hambatan/kendala terkait
implementasi kebijakan bidang hubungan pekerja yang dihadapi
di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
g) Data untuk program bagi SDM yang telah mencapai usia purna
bhakti termasuk program persiapan pensiun.
h) Data kebijakan pengelolaan Yayasan Barunawati di lingkungan
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) dan organisasi isteri
pegawai.
2) Melaksanakan keselamatan dan kesehatan kerja di lingkungan
kerja.
3) Melaksanakan tugas lain yang terkait yang diberikan oleh atasan.
c. Wewenang
Menyusun hasil analisis data.
2.3. Kegiatan Produksi
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) bergerak dibidang pelabuhan dan
jasa logistik pelabuhan bongkar muat kapal mulai dari pelayanan kapal,
pelayanan barang, dan pelayanan rupa-rupa. Pelayanan kapal merupakan jasa
kegiatan operasional kapal mulai dari masuk hingga keluar pelabuhan.
Pelayanan barang merupakan pelayanan bongkar muat mulai dari kapal
hingga penyerahan ke pemilik barang. Pelayanan rupa-rupa merupakan jasa
pelabuhan yang menunjang kegiatan yang ada di pelabuhan, meliputi jasa
persewaan alat-alat pelabuhan, penyediaan listrik, pelayanan jasa lainnya.

24
IPC memiliki Kantor Pusat di Jakarta dengan wilayah operasi tersebar
di 10 Provinsi untuk mengelola 12 cabang pelabuhan yaitu Pelabuhan Teluk
Bayur, Pelabuhan Jambi, Pelabuhan Boom Baru Palembang, Pelabuhan
Tanjung Pandan, Pelabuhan Panjang, Pelabuhan Bengkulu, Pelabuhan
Pangkal Balam, Pelabuhan Banten, Pelabuhan Tanjung Priok, Pelabuhan
Sunda Kelapa, Pelabuhan Cirebon, Pelabuhan Pontianak. Saat ini IPC telah
merencanakan pembangunan tiga pelabuhan baru yaitu Pelabuhan Kalibaru,
Pelabuhan Sorong, dan Pelabuhan Batam.
IPC juga memiliki 17 anak perusahaan, yaitu PT Pelabuhan Tanjung
Priok, PT Energi Pelabuhan Indonesia, PT Pelabuhan Indonesia Investama,
PT Terminal Petikemas Indonesia, PT Pengerukan Indonesia, PT Multi
Terminal Indonesia (MTI), PT Indonesia Kendaraan Terminal, PT Jasa
Armada Indonesia, PT Pengembangan Pelabuhan Indonesia, PT Jasa
Peralatan Pelabuhan Indonesia, PT Jakarta International Container Terminal
(JICT), PT Electronic Data Interchange Indonesia (EDII), KSO Terminal
Petikemas Koja, PT Integrasi Logistik Cipta Solusi, PT Rumah Sakit
Pelabuhan, PT IPC Terminal Peti Kemas (IPC-TPK), dan PT Pendidikan
Maritim dan Logistik Indonesia (PMLI).

25
BAB III
BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
3.1. Waktu dan Tempat PKL
Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero) yang terletak di Jalan Pasoso No. 1 Tanjung Priok,
Jakarta Utara, 14310. Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilakukan setiap hari
Senin sampai Jumat selama 5 bulan mulai tanggal 23 September 2019 sampai
dengan 28 Februari 2020 mulai pukul 08.00 - 17.00 WIB.
Berikut adalah timeline magang yang dilakukan Penulis di Departemen
Hubungan Pekerja.
Tabel 3.1. Timeline Magang PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
Kegiatan
Lama Magang
Sept Okt Nov Des Jan Feb
Persiapan Magang
In Class Training
for 3 days
√
Pelaksanaan Magang √ √ √ √ √ √
Pelaporan Kegiatan
Magang di Perusahaan
3.2. Materi Kegiatan PKL
Dalam pelaksanaan program praktek kerja lapangan selama 5 bulan
yang terhitung sejak 23 September 2019 sampai dengan 28 Februari 2020 di
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero). Posisi Penulis dalam pekerjaan tersebut

26
sebagai mahasiswa magang yang membantu pekerjaan di Departemen
Hubungan Pekerja.
Departemen Hubungan Pekerja berperan dalam kegiatan tindaklanjut
disipliner, administrasi BAPORKES, dan pembuatan seragam dinas pegawai.
Pekerjaan harian selama dilakukan Penulis terdapat pada lampiran 3.
Beberapa pekerjaan harian menjadi pekerjaan yang sering dilakukan Penulis
dalam membantu pekerjaan di Divisi Layanan SDM, terlebih pada
Departemen Hubungan Pekerja, diantaranya:
3.2.1. Mempelajari Proses Operasi Bisnis
Mulai
Mempelajari Proses
Operasi Bisnis
Departemen
Hubungan Pekerja
Diberikan tugas
administrasi terkait
pekerjaan di Dept.
Hubungan Pekerja
Standar Prosedur
Operasi (SPO)
Apakah
pembelajaran
selesai ?
Ya
Tidak
Bertanya hal yang
tidak dimengerti
Praktekan terkait
Proses Operasi Bisnis
Departemen
Hubungan Pekerja
Selesai
INPUT PROSES OUTPUT
Gambar 3.1. Flowchart Mempelajari Proses Operasi Bisnis

27
Mempelajari proses operasi bisnis yang berlaku di Departemen
Hubungan Pekerja menjadi hal yang penting untuk Penulis
mengetahui pekerjaan - pekerjaan yang dilakukan staf berdasarkan
prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Mengetahui proses operasi bisnis yang terdapat pada
Departemen Hubungan Pekerja diantaranya prosedur disipliner,
prosedur pengadaan seragam dinas, prosedur penyelenggaraan
kegiatan BAPORKES.
Selanjutnya, bertanya hal yang belum dipahami Penulis kepada
staf yang melakukan pekerjaan tersebut. Setelah memahami pekerjaan
– pekerjaan yang dilakukan pada Departemen Hubungan Pekerja,
maka Penulis dapat membantu pekerjaan yang diberikan oleh staf.
Jika masih ada yang tidak dimengerti oleh Penulis, maka hal yang
dilakukan adalah bertanya kembali pada staf yang menangani
pekerjaan tersebut.

28
3.2.2. Mengolah Data Excel Menggunakan Rumus Vlookup
Mulai
Membuka kedua
data yang diberikan
menggunakan
Microsoft Excel
 Data Master (hasil
tes urine)
 Data Sub Master
(nama pegawai per
direktorat
Memberi tanda
pada data master
bagi yang telah
melakukan
pemeriksaan
INPUT PROSES OUTPUT
Membuat tabel per
direktorat pada
sheet yang berbeda
di data master
Memasukkan
rumus Vlookup
pada tabel per
direktorat dengan
mengambil data
sub master
Memberi tanda
pada data sub
master disebelah
sel yang terdapat
data nama pegawai
Matching terhadap
data sub master
Memasukkan
rumus Vlookup
disebelah sel yang
terdapat tanda
dengan mengambil
data master
Bagaimana
hasil yang
didapat?
Data yang muncul
dengan intruksi
error N/A dihapus
Selesai
Matching terhadap
data sub master
Data yang muncul
dengan intruksi
error N/A dihapus
Selesai
Absensi
untuk
mengikuti
test urine
ke-2
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Bagaimana
hasil yang
didapat?
Gambar 3.2. Flowchart Mengolah Data Excel
Menggunakan Rumus Vlookup
Penulis diberikan data berbentuk Microsoft Excel terkait hasil
tes urine pegawai yang telah melaksanakan pemeriksan tes urine. Data
tersebut menjadi master dalam melakukan matching data. Data kedua

29
yang diberikan adalah nama – nama pegawai tiap direktorat pada sheet
yang berbeda dan data ini menjadi sub master dalam melakukan
matching data terhadap data master.
Data tersebut dioperasikan menggunakan Microsoft Excel.
Penulis membuka aplikasi Microsoft Excel dan membuka data yang
telah diberikan.
Pada data hasil tes urine yang menjadi data master diberikan
tanda berupa angka “1” untuk menandakan bahwa pegawai tersebut
telah melakukan pemeriksaan tes urine dan membantu mendapatkan
hasil dari data yang akan dicocokkan. Tanda harus diketikkan diluar
sel aktif yang tersedia pada sheet yang sama.
Gambar 3.3. Data Master
Kemudian, pada data nama – nama pegawai per direktorat yang
menjadi sub master diberikan juga tanda berupa angka “1” disebelah
sel aktif yang akan diambil datanya menggunakan rumus vlookup.

30
Gambar 3.4. Data Sub Master
Kemudian, input rumus vlookup pada sel yang masih kosong di
data sub master. Rumus vlookup pada data sub master akan
dicocokkan dengan data master. Maka, rumus vlookup yang
dimasukkan pada sel kosong di data sub master adalah sebagai
berikut:
Keterangan :
VLOOKUP : Fungsi excel untuk menentukan suatu nilai tertentu
berdasarkan kondisi dimana data diambil dari tabel
sumber secara vertikal
Lookup_Value : Sel yang diambil pada master untuk dicocokkan
Table Array : Sel-sel yang diambil datanya pada sub master
=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num)

31
Col Index Num : Angka yang diinput berdasarkan kolom sel pada
table array yang akan diambil datanya secara
vertical
Dapat dilihat pada Gambar 3.5. bahwa rumus yang dimasukkan
masuk pada sel per direktorat. Maka sebelum memasukkan rumus,
terlebih dahulu membuat tabel per direktorat. Setelah rumus vlookup
dimasukkan pada tabel menghasilkan data berupa angka “1” dan data
yang error dengan tanda #N/A. Error terjadi karena data yang
dicocokkan tidak ditemukan pada sub master. Maka data yang error
dihapus dari sel dan data yang berhasil dicocokkan akan muncul tanda
“1”. Selanjutnya, data yang cocok akan dijumlahkan menggunakan
rumus SUM, yaitu fungsi matematika untuk menjumlah isi range sel.
Gambar 3.5. Rumus Vlookup pada Data Master

32
Gambar 3.6. Rumus Sum pada Data Master
Setelah itu, hasilnya adalah dapat diketahui jumlah pegawai
yang mengikuti tes urine per direktorat ataupun keseluruhannya
dengan melihat data master.
Pada data sub master pun akan dimasukkan rumus vlookup
untuk mengetahui pegawai yang belum mengikuti tes urine. Berikut
rumus vlookup yang dimasukkan di sel kosong pada data sub master.
Gambar 3.7. Rumus Vlookup pada Data Sub Master

33
Dapat dilihat pada Gambar 3.7. bahwa rumus yang dimasukkan
pada sel kosong menghasilkan data berupa angka “1” dan data yang
error dengan tanda #N/A. Error terjadi karena data yang dicocokkan
tidak ditemukan pada sub master, dengan kata lain data tidak match.
Maka data yang error dihapus dari sel dan data yang berhasil
dicocokkan akan muncul tanda “1”. Selanjutnya, filter sel kolom
untuk mengetahui pegawai yang tidak mengikuti tes urine.
Gambar 3.8. Filter Kolom Sel
Blok terlebih dahulu kolom yang akan difilter. Icon filter
terdapat pada menu tab “Home” sisi paling kanan. Terdapat sub tab
menu “Editing”, klik “Filter”. Maka, akan muncul tampilan panah
opsi filter pada kolom yang diblok paling atas.

34
Gambar 3.9. Select Opsi pada Sel yang Telah di Filter
Selanjutnya pilih data yang diinginkan untuk ditampilkan
dengan menggunakan icon filter. Jika ingin mengetahui nama pegawai
yang sudah mengikuti tes urine, maka select hanya pada opsi “1”. Jika
ingin mengetahui nama pegawai yang belum mengikuti tes urine,
maka select hanya pada opsi “blanks”. Lalu, klik “OK” untuk melihat
hasil data yang telah di filter.
Hasil dari matching pada data sub master adalah dapat disajikan
data pegawai yang belum mengikuti tes urine. Untuk selanjutnya
direkap dan dibuatkan absensi per direktorat untuk mengikuti tes urine
kedua.

35
3.2.3. Mengarsip Dokumen
Mulai
Memisahkan
berkas berdasarkan
tanggal atau nomor
pada berkas
Dokumen aktif
Membuka
Ms.Excel,
tampilkan sel
kosong
Selesai
INPUT PROSES OUTPUT
Input data
dokumen aktif
kedalam sel kosong
Masukkan
dokumen yang
telah diinput ke
box arsip
Dokumen
Pasif
Data
Dokumen
Pasif
Gambar 3.10. Flowchart Mengarsip Dokumen
Mengarsip dokumen menjadi suatu hal yang penting setelah
melakukan pengadministrasian dalam pelaksanaan operasi bisnis di
perusahaan. Tujuan dokumen ini diarsipkan adalah untuk
memudahkan dalam menemukan dokumen pada saat diperlukan

36
kembali. Dokumen yang diarsipkan adalah semua surat masuk dan
berkas di Departemen Hubungan Pekerja, baik dari internal maupun
eksternal. Kegiatan mengarsip dokumen ini dilakukan oleh seluruh
staf kantor pusat IPC. Penulis ditugaskan untuk membantu staf
menjalankan tugas ini. Semua surat masuk dari tahun 2016 sampai
tahun 2019 diberikan kepada Penulis untuk kemudian diarsipkan.
Proses mengarsip dokumen pada Departemen Hubungan
Pekerja menggunakan sistem penyusunan dokumen berdasarkan
sistem tanggal dan nomor surat. Proses mengarsip berdasarkan sistem
tanggal dilakukan dengan cara memisahkan surat/berkas dari tahun
2016, 2017, 2018, 2019. Kemudian dipisahkan lagi berdasarkan
tanggal terbaru, selanjutnya surat/berkas disusun dan diinput ke dalam
file berbentuk Microsoft Excel yang diberi nama file sesuai dengan
pekerjaan tersebut. Format dalam sheet mencantumkan jenis surat,
nomor surat, tanggal surat, asal surat, tujuan surat, perihal, dan
keterangan. Keterangan dimaksudkan untuk menginput lampiran
surat. Setelah dokumen disusun dan diinput, surat/berkas dimasukan
ke dalam box dan disimpan di dalam lemari arsip.

37
Gambar 3.11. Tampilan Sheet Mengarsip Dokumen
Menggunakan Sistem Tanggal Surat
Proses mengarsip dokumen berdasarkan sistem nomor surat
dilakukan dengan cara yang sama seperti mengarsip berdasarkan
berdasarkan sistem tanggal. Hanya dibedakan dalam penyusunannya
yaitu disusun dan diinput berdasarkan nomor surat terbaru yang telah
dikeluarkan oleh Departemen Kearsipan. Berikut tampilan sheet
pengarsipan Berita Acara Pemeriksaan berdasarkan nomor surat.
Gambar 3.12. Tampilan Sheet Mengarsip Dokumen
Menggunakan Sistem Nomor Surat

38
Hasil dari mengarsip dokumen adalah data excel arsip untuk
diserahkan dan disimpan pada Departemen Kearsipan. Dokumen pasif
yang terdapat pada box arsip disimpan di rak penyimpanan arsip
Departemen Hubungan Pekerja.

39
3.2.4. Menginput Surat Masuk Menggunakan I-SAVE
Mulai
Diterima dari
bagian receptionist
Surat Masuk
Buka aplikasi
untuk akses
internet
Selesai
INPUT PROSES OUTPUT
Masuk dan login
ke Intranet IPC
Masuk dan login
ke portal I-SAVE
Surat terdapat
barcode
Klik input surat
masuk
Isi data surat pada
kolom yang masih
kosong
Klik simpan
Cetak Barcode dan
tempelkan pada
lembar surat/berkas
Mengantar surat ke
tujuan penerima
surat
Gambar 3.13. Flowchart Menginput Surat
Masuk Menggunakan I-SAVE
Surat masuk adalah surat yang diterima bagian SDM yang
berasal dari luar kantor pusat. Tidak hanya surat, namun juga terdapat

40
berkas. Surat/berkas tersebut harus diinput terlebih dahulu
menggunakan I-SAVE, sebelum didistribusikan kepada penerima surat
yang dituju.
I-SAVE adalah website milik IPC yang dipergunakan untuk
menyimpan segala proses penginputan surat dan berkas-berkas yang
masuk di kantor pusat atau yang akan keluar dari kantor pusat. Hanya
staf tata usaha yang memiliki akun login I-SAVE. Penulis dibantu staf
untuk akses login dan cara menggunakan website I-SAVE.
Pertama yang harus dilakukan adalah masuk ke dalam aplikasi
yang dapat membuka internet di komputer masing-masing. Pastikan
sudah terhubung dengan Intranet IPC. Intranet adalah sebuah jaringan
privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol
internet untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi
dalam perusahaan tersebut kepada pegawainya. Masukkan username
dan password pada login Intranet IPC.

41
Gambar 3.14. Tampilan Login Intranet IPC
Lalu, pindah ke tab baru dan masukkan IP 10.88.56.48/login
untuk masuk ke portal login I-SAVE.
Gambar 3.15. Tampilan Login I-SAVE
Setelah login akan muncul tampilan portal I-SAVE sebagai
berikut.

42
Gambar 3.16. Tampilan Portal I-SAVE
Untuk menginput surat masuk, maka klik “Surat Masuk” pada
tab menu di bagian kiri tampilan. Maka tampilan yang akan muncul
seperti berikut.
Gambar 3.17. Tampilan Kolom I-SAVE
Kolom-kolom tersebut terdiri dari nomor surat, tanggal surat,
perihal, pengirim surat, pemeriksa surat masuk, pembuat surat masuk,

43
penerima yang ditujukan, jika ada tembusan isi dengan pihak yang
akan menerima surat di lembar surat. Input semua kolom yang masih
kosong sesuai surat dan berkas yang diterima. Pada kolom “lampiran”
harus diisikan salinan surat/berkas yang diterima. Maka, terlebih
dahulu scan dokumen menggunakan scanner ataupun printer yang
sekaligus dapat menscan dokumen. Jika file yang telah discan sudah
menjadi bentuk pdf, simpan file di folder yang sudah disiapkan.
Lanjutkan dengan unggah file tersebut. Klik “select file” dan cari file
yang disimpan pada folder tadi, lalu double click dokumen tersebut,
setelah itu dokumen akan terunggah. Selanjutnya klik “Simpan” untuk
menyelesaikan pekerjaan input surat. Setelah surat diinput pada I-
SAVE, selanjutnya terbit barcode yang akan dicetak menggunakan
printer barcode.
Gambar 3.18. Tampilan Setelah Inputan Disimpan

44
Klik “Cetak Barcode” untuk mengcetaknya dengan mesin cetak
barcode. Surat masuk yang diterima dan bersifat tidak rahasia boleh
dibuka dan isi surat dibuka saja, karena barcode akan ditempelkan
pada sisi kiri bawah surat yang sudah dibuka. Namun, jika terdapat
dokumen rahasia, maka tidak boleh dibuka dan barcode ditempelkan
pada sisi kiri bawah amplop dokumen saja. Selanjutnya, surat diantar
ke penerima surat yang dituju.

45
3.2.5. Membuat Nota Dinas/Memo Menggunakan E-Office
Mulai
Diterima praktekan dan diberikan
penjelasan isi Nota Dinas/Memo yang
akan dibuat oleh DVP Hubungan
Pekerja
Draft Nota Dinas/
Memo dari arsip
dokumen pasif
Buka halaman baru pada
Microsoft Word
Selesai
INPUT PROSES OUTPUT
Atur format penulisan pada menu tab
di Ms. Word
Ketik naskah sesuai yang
diintruksikan DVP dan mencontoh
draft dokumen pasif
Nota Dinas/Memo
Simpan file nota dinas/memo yang
telah dibuat pada komputer
Masuk dan login ke IVO
Salin isi surat dari Ms.Word kedalam
kolom isi surat pada E-Office
Print file
Apakah sudah tidak ada
pembetulan ?
Klik Simpan
Nota Dinas/
Memo
Ya
Tidak
Arahkan kursor ke E-Office
klik Buat Surat
Lengkapi kolom kepala surat, asal
surat, tujuan surat, dan pemeriksa
surat pada kolom yang masih kosong
Pilih template surat sesuai
kebutuhan administrasi
Klik Kirim
Gambar 3.19. Flowchart Membuat Nota
Dinas/Memo Menggunakan E-Office

46
Penulis diintruksikan untuk membuat nota dinas/memo oleh DVP
Hubungan Pekerja menggunakan E-Office. Sebelum membuat nota
dinas/memo pada E-Office, diintruksikan untuk membuat nota
dinas/memo di Microsoft Word. Hal ini dilakukan agar memudahkan
revisi saat ada kesalahan pengetikan.
Pastikan komputer terdapat aplikasi Microsoft Word. Buka
lembaran baru pada Microsoft Word dan menyiapkan hardcopy nota
dinas/memo yang menjadi arsip dokumen pasif pada Departemen
Hubungan Pekerja. Hardcopy digunakan Penulis untuk memudahkan
dalam mencontohkan pembuatan nota dinas/memo. Terlebih dahulu
mengatur format, yaitu jenis huruf adalah Tahoma dan ukuran huruf
11pt. Ukuran kertas yang digunakan adalah A4. Margin kanan, kiri,
dan bawah 2 cm dan margin atas 4 cm. Margin atas diberikan lebih
besar dikarenakan saat file akan di print menggunakan kertas yang
terdapat logo IPC di bagian atas.
Setelah mengatur format penulisan, selanjutnya mulai mengetik
nota dinas/memo sesuai intruksi yang diberikan DVP. Format terdiri
dari asal pengirim, penerima, perihal, isi nota dinas/memo, tanggal
pembuatan nota dinas/memo, dan tanda tangan mencantumkan nama
dan NIPP pengirim. Setelah nota dinas dibuat, lalu di print untuk
diberikan dan diperiksa oleh DVP Hubungan Pekerja. Jika masih ada
kesalahan pengetikan atau penyusunan kalimat, maka akan direvisi
oleh Penulis dan diperiksa kembali oleh DVP.

47
Setelah tidak ada revisi, maka selanjutnya nota dinas/memo
akan disalin pada E-Office dan diunggah menggunakan akun milik
staf di Departemen Hubungan Pekerja. Portal E-Office dapat diakses
setelah masuk login IPC Virtual Office (IVO).
Masuk ke link ivo.indonesiaport.co.id maka akan muncul
tampilan login seperti berikut.
Gambar 3.20. Tampilan Login IVO
Setelah memasukkan username dan password, maka akan
muncul tampilan portal IVO. Klik “E-Office” pada menu tab.
Selanjutnya klik “Buat Surat” untuk membuat surat/nota dinas/memo.

48
Gambar 3.20. Tampilan E-Office pada IVO
Kemudian terdapat kolom kepala surat, pengirim, penerima, dan
pemeriksa. Lengkapi kolom-kolom tersebut sesuai arahan/intruksi
dari DVP Hubungan Pekerja, agar tidak terjadi kesalahan input data.
Gambar 3.21. Kolom Pembuatan Surat
Setelah itu tersedia macam-macam template nota dinas/memo
yang bisa dipilih user. Kemudian pilih template nota dinas/memo
sesuai kebutuhan administrasi maka akan muncul tampilan format

49
nota dinas/memo yang masih kosong. Penulis hanya perlu menyalin
isi surat dari dokumen yang dibuat pada Microsoft Word sebelumnya,
salin ke bagian isi surat pada E-Office. Jika ada lampiran, scan terlebih
dahulu lampiran tersebut dan unggah lampiran bersama nota
dinas/memo yang akan dikirimkan.
Gambar 3.22. Tampilan Akhir Pembuatan Surat
Setelah nota dinas/memo telah selesai dibuat pada E-Office,
selanjutnya klik “Simpan” untuk menyimpan surat dan memudahkan
dalam mengubah data jika terjadi kesalahan input. Klik “Kirim” jika
surat yang dibuat telah selesai dan siap dikirim kepada penerima surat.
3.2.6. Mencatat dan Mengantar Nota Dinas/Memo/Surat
Pembantuan pekerjaan yang sering dilakukan Penulis adalah
mencatat dan mengantar nota dinas/memo/surat kepada divisi lain di
kantor pusat. Setiap staf memiliki buku ekspedisi masing-masing
sesuai lingkup pekerjaannya dan digunakan saat staf mengirimkan
nota dinas/memo/surat ke divisi lain. Buku ekspedisi ini seperti buku

50
serah terima sebagai bukti history bahwa berkas telah diterima oleh
pihak yang bersangkutan. Buku ekspedisi berisikan perihal, nomor
surat, ditujukan kepada siapa berkas tersebut, tanggal pengiriman
berkas, dan tanda tangan penerima berkas. Berkas yang akan diantar
harus selalu dicatat pada buku ekspedisi. Hal ini dilakukan agar dapat
mengetahui siapa penanggungjawab penerima berkas, meskipun
diserahkan bukan kepada penerimanya langsung. Penulis mengantar
berkas ke divisi lain yang berada di kantor pusat.

51
BAB IV HASIL KERJA PRAKTEK
HASIL KERJA PRAKTEK
4.1. Sistem Kerja pada Departemen Hubungan Pekerja
Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) melakukan segala
administrasi kedalam dua bentuk file yaitu softcopy dan hardcopy file.
Dimana file yang berupa softcopy seperti surat/memo/nota dinas yang dikirim
maupun diterima menggunakan aplikasi E-Office. Sedangkan berkas yang
berupa hardcopy menjadi dokumen aktif yang akan diarsip menjadi dokumen
fisik perusahaan.
Surat masuk/memo/nota dinas yang diterima pada Divisi Hubungan
Pekerja adalah disposisi pekerjaan termasuk diantaranya terkait proses
administrasi dalam penyelenggaraan kegiatan BAPORKES, pengadaan
seragam dinas, dan menindaklanjut disipliner pegawai yang melakukan
pelanggaran.
4.1.1. Proses Disipliner Pegawai
Disipliner pegawai adalah proses penindaklanjutan kepada
pegawai yang telah melakukan pelanggaran terhadap peraturan
disiplin kerja di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
menunjuk SK Direksi No. HK.01/21/8/1/KRF/UT/PI.II-17. Proses
pendisiplinan dilakukan berdasarkan SOP Disipliner Pegawai
mengenai tata cara tindakan pemberian hukuman disipliner bagi
pekerja di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).

52
Berikut adalah flowchart penindakan disipliner pegawai
berdasarkan SOP Disipliner Pegawai.
Gambar 4.1. Flowchart Penindakan Disipliner Pegawai
Sumber : SPO Disipliner Pegawai PT Pelabuhan Indonesia II
Dari flowchart tersebut dapat dijelaskan bahwa proses
penindakan disipliner berawal dari laporan terkait pegawai yang

53
bermasalah di unit kerjanya. Laporan dibuat dalam bentuk memo/nota
dinas oleh user dan ditujukan kepada Direktur SDM & Hukum.
Selanjutnya akan ditindaklanjuti oleh Tim Disipliner Kantor Pusat.
Laporan ini disertakan dengan lampiran bukti tindakan disipliner
seperti absensi, Penilaian Performansi Bulanan (P2B), dan bukti
tindakan disipliner lainnya.
Setelah melaporkan ke Direktur SDM & Hukum, selanjutnya
Direktur SDM & Hukum akan memberikan disposisi kepada Ketua
Tim Disipliner untuk melakukan pemanggilan kepada pegawai yang
diduga bermasalah dengan mengeluarkan Surat Panggilan (SP) di unit
kerjanya masing-masing.
Setelah pegawai menerima SP tersebut, maka pegawai
diharuskan memenuhi panggilan untuk melanjutkan proses
pemeriksaan. Tim Disipliner melakukan pemeriksaan kepada terduga
terkait dengan masalah yang terjadi dan terduga diharuskan memberi
keterangan dengan jujur dan jelas sesuai kejadian. Setelah
pemeriksaan selesai, maka Tim Disipliner mengeluarkan berita acara
pemeriksaan terkait hasil pemeriksaan yang telah dilakukannya dan
resume pemeriksaan sebagai ringkasan pemeriksaan keseluruhan.
Berdasarkan berita acara pemeriksaan dan resume pemeriksaan
dibuatkan usulan hukuman oleh Tim Indispliner kepada Direktur
SDM dan Hukum dan Direktur Utama. Hukuman yang diberikan

54
sesuai dengan pelanggaran yang dilakukannya. Terdapat pelanggaran
ringan, pelanggaran sedang, dan pelanggaran berat.
Usulan hukuman terhadap pelanggaran ringan dan sedang akan
diajukan kepada Direktur SDM & Hukum, sedangkan usulan
hukuman terhadap pelanggaran berat akan diajukan kepada Direktur
Utama, selanjutnya Direktur Utama dan Direktur SDM & Hukum
akan memberikan keputusan penjatuhan hukuman yang sesuai dengan
memahami terlebih dahulu kronologis, BAP, dan resume pemeriksaan
terhadap pegawainya. Maka Direktur Utama dan Direktur SDM &
Hukum menerbitkan SK Direksi tentang penjatuhan hukuman dan
pegawai harus menerima keputusan tersebut.
4.1.2. Proses Penyelenggaraan Kegiatan BAPORKES
BAPORKES adalah singkatan dari Badan Pembina Kerohanian,
Olahraga, dan Keseniaan. Dalam penyelenggaraan BAPORKES
dibutuhkan pembinaan pengendalian, pengawasan, penyusunan, dan
pelaksanaan program kerja BAPORKES. Kegiatan pada bidang
keolahragaan yang sudah dilaksanakan adalah APA SPORT MEETS
2019, perlombaan olahraga dalam rangka Hari Perhubungan Nasional
(HARHUBNAS), dan perlombaan olahraga dalam rangka HUT IPC
ke-27. Pada kegiatan kerohanian termasuk kedalam penyelenggaraan
kegiatan BAPORKES, diantaranya ibadah rutin untuk setiap pemeluk
agama seperti agama Kristen, pengajian rutin untuk agama Islam,
perayaan hari keagamaan, dan perlombaan dalam bidang kerohanian.

55
Selain itu, mendukung kegiatan kesenian seperti band, choir, tari,
vocal, dan Duta BUMN.
Pekerjaan awal yang dilakukan adalah melakukan pengajuan
kegiatan dengan membuat ijin prinsip kegiatan BAPORKES dengan
melampirkan proposal yang didalamnya terdapat uraian kegiatan yang
diperlombakan dan rancangan anggaran biaya kegiatan berdasarkan
kebutuhan perlengkapan/peralatan.
Ijin prinsip dibuat oleh Staf Divisi Hubungan Pekerja untuk
diketahui dan diserahkan kepada oleh VP Layanan SDM selaku Ketua
BAPORKES Kantor Pusat. VP Layanan SDM akan membuat nota
dinas kepada Direktur SDM untuk melanjutkan ijin prinsip tersebut.
Keputusan diterima atau tidaknya salah satu rancangan kegiatan akan
ditentukan oleh Direktur SDM. Apabila ijin prinsip sudah diterima
dan diberikan arahan untuk dijalankan kegiatan tersebut, maka
selanjutnya membuat nota dinas perihal permohonan uang muka
untuk kebutuhan kegiatan yang akan diperlombakan kepada Divisi
Layanan Keuangan.
Setelah uang muka diterima dan diberikan kepada masing-
masing koordinator. Kemudian Tim BAPORKES melakukan
pemantauan ke tempat berlangsungnya kegiatan untuk memberikan
laporan terkait pelaksanaan kegiatan tersebut.
Setelah kegiatan selesai, maka selanjutnya dibuatkan nota dinas
perihal laporan pertanggungjawaban kegiatan tersebut kepada

56
Direktur SDM dan laporan pertanggungjawaban uang muka kepada
Divisi Layanan Keuangan.
Untuk atlet dari IPC yang ikut serta dalam perlombaan dan
mendapatkan juara akan diberikan apresiasi sebagai ucapan terima
kasih karena telah berusaha di ajang perlombaan tersebut.
4.1.3. Proses Pengadaan Seragam Dinas Pegawai
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) mengharuskan pegawainya
menggunakan atribut dan pakaian yang sudah ditetapkan untuk setiap
hari kerja. Tujuannya adalah untuk selalu berpenampilan rapih dan
mewujudkan rasa kecintaan pada PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Departemen Hubungan Pekerja diberikan disposisi dari Direktur
SDM berdasarkan hasil kesepakatan para Direksi PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero) yaitu untuk melakukan pengadaan seragam dinas
pegawai rutin setiap tahun.
Proses pengadaan seragam dinas pegawai diperlukan dokumen-
dokumen untuk diajukan ke Divisi Pengadaan, diantaranya Term of
Reference (kerangka acuan), justifikasi vendor, dan rincian anggaran
biaya. Kemudian Divisi Pengadaan menentukan vendor yang akan
melakukan pembuatan seragam dinas dengan melihat ketentuan standar
yang berlaku di Divisi Pengadaan. Vendor yang terpilih akan
diinformasikan kembali kepada Departemen Hubungan Pekerja dan
memberikan kontrak tentang perjanjian bersama untuk pembuatan

57
seragam dinas antara PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) dan vendor
yang terpilih.
Departemen Hubungan Kerja bertemu vendor untuk
membicarakan secara verbal terkait pembuatan seragam dinas sesuai
permintaan yang ditetapkan para Direksi yang disampaikan oleh
Departemen Hubungan Pekerja. Vendor mengirimkan desain mock up
dan bahan yang digunakan kepada Departemen Hubungan Pekerja. Jika
telah disetujui, selanjutnya dibuatkan administrasi pembuatan seragam
dinas pegawai.
Departemen Hubungan Kerja membuatkan Nota Dinas perihal
mulai kerja pembuatan seragam dinas dari VP Layanan SDM kepada
vendor. Departemen Hubungan Kerja bersama vendor melakukan
fitting seragam dengan membawa contoh ukuran seragam dan dicatat
untuk dijadikan data pembuatan seragam dinas pegawai. Jika fitting
seragam telah selesai dilakukan, kemudian dibuatkan Berita Acara
mulai kerja pembuatan seragam dinas.
Departemen Hubungan Pekerja memantau pekerjaan
pembuatan seragam dinas dengan mengunjungi vendor agar dapat
diselesaikan tepat waktu sesuai kontrak yang ditetapkan yaitu 75 hari.
Jika pembuatan seragam dinas telah selesai selanjutnya vendor
mengirimkan seragam dinas ke Perusahaan menggunakan ekspedisi
jasa pengiriman. Departemen Hubungan Pekerja membuatkan Nota

58
Dinas perihal selesai pekerjaan pembuatan seragam dinas dari VP
Layanan SDM kepada vendor.
Jika pegawai mengajukan complain akibat tidak sesuai dengan
ukuran yang terdapat di data pesanan, maka Departemen Hubungan
Kerja menerima complain tersebut dan meminta vendor untuk
mengganti seragam dinas sesuai dengan ukuran pada data. Vendor
bertanggungjawab untuk penggantian dengan memperhatikan kontrak
bahwa pergantian akan diberikan selama pengajuan complain diterima
sebelum 1 bulan pegawai menerima seragam dinas.
4.2. Hasil Identifikasi Permasalahan
4.2.1. Masalah yang Dihadapi
1) Dalam melakukan pengarsipan terdapat lampiran kertas yang
terpisah dengan berkas lainnya.
2) Kesulitan dalam menemukan ukuran seragam dinas yang diminta
oleh pegawai dikarenakan penyusunannya tidak mengurut
berdasarkan ukuran ataupun abjad nama pegawai yang tertera pada
plastik seragam.
3) Ukuran gudang yang terlalu kecil dan sudah dipenuhi barang
sehingga sulit untuk memindahkan dus atau barang lainnya.
4) Kesalahan pengetikan karena tidak diberikan format penulisan nota
dinas/memo berdasarkan ketentuan kantor pusat sehingga Penulis

59
harus mengetik ulang dari hardcopy milik staf dan memperkirakan
format yang akan diketik.
5) Kurang mengetahui tata letak ruangan pada kantor pusat sehingga
Penulis kesulitan dalam mengantar surat.
6) Pada saat penerimaan surat masuk terdapat nama dan jabatan
tujuan penerima surat yang tidak sesuai sehingga kesulitan dalam
penginputan pada website I-SAVE.
4.2.2. Penyelesaian Masalah yang Dihadapi
1) Membaca terlebih dahulu isi kertas yang terpisah dan mencari
berkas yang serupa dan menjadikannya lampiran berkas tersebut
dan sering bertanya kepada staf terkait berkas yang akan diarsip.
2) Tidak membongkar seragam dinas sekaligus, namun
membongkarnya secara satu per satu dari dus dan mencari
ukurannya. Selanjutnya mengambil ukuran seragam yang diminta
dan memasukkan seragamnya kembali sesuai susunan yang
sebelumnya.
3) Memindahkan barang lain terlebih dahulu agar memudahkan
pemindahan dus yang berisi seragam.
4) Saat pengetikan nota dinas/memo selesai, hasilnya akan dicetak
menggunakan kertas bekas terlebih dahulu untuk diperiksa. Setelah
selesai direvisi dan tidak ada pembetulan, maka boleh dicetak
dengan kertas baru berlogo IPC.

60
5) Mengingat kembali ruangan yang pernah dikunjungi dan bertanya
pada petugas keamanan yang berada di setiap lantai agar tidak
terjadi kesalahan pengantaran surat/berkas.
6) Sebelum melakukan penginputan harus memahami isi surat dan
bertanya kepada staf tata usaha mengenai tujuan penerima surat
yang tepat. Jika berkas yang sudah dikirim dikembalikan karena
salah penerima, maka staf harus mengubah data pada inputan yang
telah disimpan pada I-SAVE dengan mencari nomor barcode yang
ada di surat tersebut. Jika sudah mengubah data, maka surat/berkas
harus diantar kembali pada tujuan penerima yang tepat. Hal ini
jarang terjadi karena staf memahami tujuan penerima surat
berdasarkan isi surat yang diterima.
4.3. Menjawab Tujuan Khusus di Bab I
Tujuan magang ataupun praktek kerja lapangan adalah sebagai syarat
kelulusan untuk Diploma III Universitas Bina Insani. Selain itu, sebagai
pembanding antara teori yang dipelajari di perkuliahan dengan kenyataannya
pada perusahaan, serta untuk menambah pengetahuan wawasan dan
pengalaman bekerja.

61
BAB V PENUTUP
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Selama melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT
Pelabuhan Indonesia II (Persero) selama 5 (lima) bulan, Penulis mendapatkan
pengalaman yang baru dan mempelajari pengadministrasian dalam
pelaksanaan proses operasi bisnis dalam bidang manajemen sumber daya
manusia.
Dengan demikian Penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang
didapatkan dari PT Pelabuhan Indonesia II (Persero), khususnya pada
Departemen Hubungan Pekerja :
1. PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa logistik,
mencakup pengelolaan dan pengembangan pelabuhan.
2. PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) memiliki job description yang
menunjukkan adanya perbedaan uraian tugas setiap staf dalam satu
departemen. Tujuannya memfokuskan pekerjaaan tersebut pada satu
orang agar dapat memudahkan dalam pertanggungjawaban pekerjaannya
masing-masing.
3. Selama melakukan kegiatan PKL, Penulis mempelajari sekaligus
melakukan pembantuan tugas pengadministrasian tentang pelaksanaan

62
proses penindakan pelanggaran disipliner, proses penyelenggaraan
kegiatan BAPORKES, dan proses pengadaan seragam dinas.
4. Proses operasi bisnis di Departemen Hubungan Pekerja dilakukan
berdasarkan prosedur yang telah ditentukan kantor pusat IPC, sehingga
proses operasi bisnis berjalan dengan lancar.
5. Berkas administrasi terkait pekerjaan yang telah selesai pada Departemen
Hubungan Pekerja harus disimpan dengan rapih di lemari rak masing-
masing staf agar tidak tercecer dan menyatu dengan berkas milik staf lain.
6. IPC melakukan segala proses pengadministrasian dan mendapatkan
informasi secara tersistem pada portal berbasis web untuk memudahkan
pegawai mencari dokumen administrasi yang tersimpan, membuat
dokumen administrasi yang baru dengan format yang ada, dan menginput
dokumen berdasarkan nomor surat dan kelengkapan dokumen lainnya.
Tujuan lain dari penggunaan portal yang dibuat IPC ini agar pegawai
tidak menyimpan data di komputer terlalu banyak dan memberatkan
performansi komputernya masing-masing.
7. Berkas yang berupa hardcopy akan disimpan dan menjadi dokumen aktif,
kemudian diarsip secara rutin untuk dijadikan dokumen pasif yang sudah
tersusun rapih pada box arsip.
8. Proses disipliner pegawai dilakukan karena adanya pengaduan bahwa
pegawai yang bersangkutan melakukan pelanggaran pada peraturan yang
berlaku di lingkungan kerja sehingga harus diberikan sanksi berdasarkan

63
pelanggaran yang dilakukannya atas hasil putusan manajemen dan
direktur SDM.
9. Kegiatan BAPORKES dapat diselenggarakan jika Direktur SDM telah
menyetujui kegiatan tersebut. Kemudian segala proses
pengadministrasian dilakukan agar kegiatan ini berjalan dengan cepat dan
mendapatkan kebutuhan acara berdasarkan rincian anggaran biaya yang
dibuat oleh panitia BAPORKES. Selanjutnya untuk
dipertanggungjawabkan sesuai dengan dokumentasi dan fakta dilapangan
pada kegiatan tersebut. Pengadminitrasian sangat penting sehingga
Direktur SDM dapat mengarahkan, mengawasi, dan mengevaluasi
kegiatan BAPORKES.
10. Pembuatan seragam dinas pegawai diusulkan oleh Direktur SDM dan
dilaksanakan setiap tahun. Tujuan pembuatan seragam dinas yang baru
tiap tahunnya adalah agar pegawai di lingkungan IPC berpenampilan
rapih sesuai ketentuan perusahaan. Memantau langsung pekerjaan
pembuatan seragam dinas sesuai dengan kontrak perjanjian kerjasama
antara PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) dan vendor yang dibuat oleh
Divisi Pengadaan.
5.2. Saran
Selama melaksanakan kegiatan PKL di PT Pelabuhan Indonesia II
(Persero) Penulis mempunyai saran yang diharapkan dapat membangun dan
memperbaiki hubungan kerjasama yang baik.

64
Adapun saran yang bisa diberikan untuk PT Pelabuhan Indonesia II
(Persero), khususnya pada Departemen Hubungan Pekerja, yaitu :
1. Ruang kerja selalu dirapihkan dengan rutin sesuai dengan prinsip 5R
(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin) yang diterapkan perusahaan;
2. Menyusun barang-barang yang berada digudang dengan rapih dan
diberikan label di setiap rak;
3. Menyediakan gudang penyimpanan yang lebih besar dan memperbanyak
rak atau lemari agar tidak terjadi penumpukan barang di lantai;
4. Menyiapkan ruangan pemeriksaan disipliner pegawai terlebih dahulu
sebelum pemeriksaan segera dilakukan;
5. Tetap menjaga hubungan kerja yang baik sesama pegawai.

DAFTAR PUSTAKA
Aplikasi E-Office diakses pada Tanggal 30 Desember 2019, Jam 10.00 WIB.
Jakarta (ID): PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Arsip Perusahaan Terkait Job Description Direktorat Sumber Daya Manusia.
Diterbitkan pada Tanggal 13 April 2018. Jakarta (ID): PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero).
Arsip Perusahaan Terkait Standar Operasi Prosedur Departemen Hubungan
Pekerja. Diterbitkan pada Tanggal 21 Agustus 2017. Jakarta (ID): PT
Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Arsip Perusahaan Terkait Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Diterbitkan pada Tanggal 13 April 2018. Jakarta (ID): PT Pelabuhan
Indonesia II (Persero).
Web Portal IPC Energizing Trade Energizing Indonesia
[https://www.indonesiaport.co.id] diakses pada Tanggal 27 Desember 2019,
Jam 15.00 WIB. Jakarta (ID): PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
Web Portal IPC I-SAVE diakses pada Tanggal 27 Desember 2019, Jam 16.00 WIB.
Jakarta (ID): PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).

LAMPIRAN
LAMPIRAN 1
STRUKTUR ORGANISASI
PT PELABUHAN INDONESIA II
(PERSERO)
Lampiran 1. Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)

LAMPIRAN 2
ABSENSI KEHADIRAN
Lampiran 2. Daftar Kehadiran

REKAPITULASI KEHADIRAN MAGANG
DI PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
Nama Mahasiswa/i : Shelly Nurhanifah
NIM : 2017120013
Program Studi : Manajemen Administrasi
Unit Kerja : Divisi Layanan SDM / Dept. Hubungan Pekerja
Lama Magang : 4 Bulan
Terhitung Mulai : 23 September 2019 – 7 Februari 2020
No. Uraian Banyaknya Keterangan
1 Hadir 82 hari
2 Sakit 10 hari
3 Izin Tertulis 1 hari Rumah kebanjiran.
4 Tanpa Izin -
Total 93 hari
Jakarta, 7 Februari 2020
DVP Hubungan Pekerja
Agus Fazri, S.H., M.H.
NIPP. 270086072

Lampiran 3. Laporan Magang Harian
LAMPIRAN 3
LAPORAN MAGANG HARIAN

LAMPIRAN 4
PENILAIAN MAHASISWA
Lampiran 4. Penilaian Mahasiswa

Recommended

Recommended

More Related Content

Recently uploaded

Recently uploaded (20)