Teams och/eller SharePoint - hur hänger de ihop? Och när ska man använda vad?
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•368 views
Session på Teamsdagen i Stockholm där Pia Langenkrans gick igenom en bra startpunkt och några förhållningsregler som verksamheter -faktiskt- kan hålla fast vid
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Teams och/eller SharePoint - hur hänger de ihop? Och när ska man använda vad?
Similar to Teams och/eller SharePoint - hur hänger de ihop? Och när ska man använda vad? (20)
Teams och/eller SharePoint - hur hänger de ihop? Och när ska man använda vad?
- 1. Teams och/eller SharePoint - hur hänger de ihop? Och när ska man använda vad? Pia Langenkrans Office 365/SharePoint expert www.Cloud476.com
- 2. Pia Langenkrans Office 365/SharePoint Expert • Över 20 år i IT branschen, 8 år med Microsoft moln • Utvecklarbakgrund men kodar inte längre • Passionerad för att göra jobbet roligare och enklare • Roller som konsult, föreläsare, projektledare, tjänsteägare, lösningsarkitekt och evangelist
- 3. Teams och SharePoint hör ihop! Och de är goda vänner!
- 4. Och till varje Teams finns det en SharePoint site i bakgrunden SharePoint kan stå på egna ben SharePoint som en informationsplats • OneNote, Fillagring, Nyheter, Webbsidor, Listor Teams som utgångspunkt för en medarbetare • Allt som finns i SharePoint plus: Chatt, Videosamtal, Planner, Mailbox, Gemensam kalender • Och det blir mer hela tiden...
- 5. Men SharePoint och Teams är verktyg vi backar lite till behovet som vi har att kommunicera och samarbeta
- 6. När ska vi använda Team? Ett team är till för en grupp människor som arbetar tillsammans med ett gemensamt syfte. ”Vi 14 personer ska bestiga Mount Everest” Vi har transparens inom gruppen, vi kan hjälpa varandra med uppgifter, vi är beroende på att alla är med för att uppnå vårt syfte. Vi har olika kompetenser.
- 7. Vad är då inte ett team? Information som ska finnas vare sig någon jobbar med det eller inte (avtalsarkiv), eller funktioner (skärmar i mötesrum) är inte heller ett team. En informationsmängd som går på tvären i vår grupp och många andra, kartor. Det är en applikation som alla använder.
- 8. Teams SharePointsite eller annat system Hur länge till kan vi gå? Tills solen går ner om 3 timmar, baslägret är ca 2,5 timme bort om vi ökar takten Jag finns här om och när ni behöver mig.
- 9. Men det är lite mer komplicerat än så.
- 10. Målgrupp Individ Grupp Organisationen Brådska/Tidskänsligt Adhoc/lågtBråttom/högt Det finns inte ett verktyg för alla behov och det är inte önskvärt Var är du? Besöket är här!!! Hur ansöker jag om tjänstledigt? Whohoo!! PR PR PR Ny tidkod för projektet? Mina anteckningar och idéer
- 11. Palett med verktyg är inte en lösning
- 12. Outlook Målgrupp Individ Grupp Organisationen Brådska/Tidskänsligt Adhoc/lågtBråttom/högt OneDrive for business Teams chatt Telefon SMS Yammer Teamsmöten Teams SharePoint siter Intranät Fysiska möten Något gammalt dokumentlagringssystem Nuläge Project- place
- 13. Teams chatt Outlook Målgrupp Individ Grupp Organisationen Brådska/Tidskänsligt Adhoc/lågtBråttom/högt OneDrive for business Telefon SMS Teams möte Teams SharePoint kommunikations- siter Intranät Fysiska mötenSkype/ Teams Video Stream Yammer Teams Live events Yammer officiella grupper Önskat läge eArkiv
- 15. De vanligaste samarbeten och informationsbehov • Samarbete avdelning • Samarbete projekt • Information avdelning • Information projekt • Kompetens nätverk • Arkiv 15
- 16. Samarbete Vi samarbetar, skriver, redigerar, uppdaterar, delar inom gruppen, läser och ger feedback. Information ut • Vi utbildar, förklarar, delar information, pratar och ber om feedback, skriver nyheter • Vi måste förstå vår målgrupp och prata med dem på deras språk • Vi visar upp koncept, mallar och presentationer • Vi länkar till intranätet Arkiv Vi sparar det vi måste spara Och det vi vill spara (och det vi inte orkar kolla igenom?) Syftet bestämmer vilken mall som vi ska välja
- 17. 17 Mål Hålla alla väl införstådda med hur vi arbetar, vilka vi är och vad vi siktar på. Detta är vårt “hem” i organisationen. Innehåll • Nyheter • Ways of working • Presentation av de anställda och rollerna • Information om hur gruppen arbetar mot övergripande mål, gruppens mål och resultaten Aktiviteter Avdelningens uppgifter och kultur. Uppdateras hela tiden. Arkiv Företagsarkivet Avveckling Vid en omorganisation Samarbete avdelning Ägare Avdelningschef Öppenhet Stängt för arbetsgruppen, hög interaktion.
- 18. 18 Mål Informera intressenter och andra läsare med relevant information om avdelninge Innehåll • Information om vad avdelningarna uppdrag • Information om hur du kan interagera med denna avdelning och vilka vi är. • Information som skickas ut som nyhetsbrev eller e-post finns i avsnittet Nyheter på webbplatsen, och ett nyhetsbrev kommer att sammanställas och skickas ut från SharePoint-webbplatsen. Aktiviteter Skriv artiklar och skicka enkäter för feedback. Uppdatera då och då. Arkiv Företagets intranätarkiv Avveckling Vid en omorganisation Information ut från avdelning Ägare Kommunikationsansvarig för avdelning och chef Öppenhet Öppet för alla, men endast intressenter uppmuntras att följa och förväntas interagera.
- 19. 19 Mål Uppnå målet för projektet. En plats att samla all intern information och pågående arbete under projektet. Innehåll • Detaljerade planer, mötesanteckningar • Lösningsplaner, tester och anteckningar • Analys, frågor och svar etc. • Aktiviteter Projekt uppgifter och kultur. Uppdaterar ständigt Arkiv PMO-arkiv Avveckling av siten När projekten har avslutats Samarbetsplats för projekt Ägare Projektledare Öppenhet Stängt för arbetsgruppen, hög interaktion
- 20. 20 Mål Håll intressenterna informerade och tydliga om resultat, förväntningar och överlämnande Innehåll • Nyheter om resultat och vad som händer • Tidsplan på hög nivå • Risker på hög nivå • Nyhetsbrev med resultat • Presentation av teamet och dess syfte • Aktiviteter Skriva artiklar och skicka enkäter för feedbac, informationsträffar Arkiv Företagets intranätarkiv Avveckling När projekten har avslutats Information ut från projekt Ägare Kommunikationsansvarig för projektledare, förändringschef och projektledare Öppenhet Öppet för alla, men endast intressenter uppmuntras att följa och förväntas interagera. + en Yammergrupp för att Sluta feedbackloopen
- 21. 21 Mål Håll en nödvändig kompetens vid liv inom företaget, samla likasinnade inom ett område, t ex Change managers, Idrottsföreningar etc. Innehåll • Lärdom, nyheter, info om möten, anteckningar, vitböcker, exempel, bästa praxis, tips, trix och fällor Aktiviteter Ha möten, skapa bästa praxis, utveckla arbetssätt, kultur Arkiv Företagets intranätarkiv Avveckling Slutet på behov (formellt) på intresset (casual) Kompetensnätverk för olika intressen Ägare Den med mest engagemang, Sponsor. Det finns 2 typer av nätverk: Formella och tillfälliga. Öppenhet Öppet för alla och bara de som är intresserade.
- 22. 22 Mål Spara allt som vi behöver för att hålla på grund av efterlevnad och lära av när vi växer. Ta bort gamla saker från sökresultaten. Innehåll • PMO-projektarkiv med viktig gammal projektinformation • Ett avtalsarkiv • Planer, KPI:er • Intranätarkiv, nyheter, policyer • Aktiviteter Regler för automatisk lagring och gallring Avveckling När vi byter arkivlösning Arkiv Ägare Juridik och CIO Öppenhet Beror på arkivet. HR arkiv och strategiska kan vara bara för ett fåtal personer. Där som PMO och företagsarkiv är öppet för alla.
- 23. Vad ska man inte göra
- 24. Vanlig miss – allt ser likadant ut Projekt siter Avdelningssiter Extranät Gul för att signalera varning Nätverk
- 25. Dokumentdumpning • Man tar den gemensamma filservern, skapar en site för varje mapp och lägger in alla mappar under den i mappar i det första dokumentbiblioteket. • Samma kaos, ny teknik.
- 26. Överarbetar mallar • Gör det för svårt att komma igång • Avancerade formulär där de inte får hjälp att komma vidare • Avancerade godkännandeflöden • Fyllda med för mycket innehåll
- 27. Inte ger rekommendationer om hur man ska använda grejerna på ett enkelt sätt ”Du får göra som du vill.”
- 28. Hur ska vi kommunicera i en arbetsgrupp? Vad ska vart? Information, nyhet eller ett beslut som tagits? Nyhet på startsidan i SharePoint Nyheter kan aggregeras i Nyhetsbrev som skickas ut på mail eller länk som läggs upp i Teamschatt för att diskutera Är det någon som ska göra något? Planner Är det ett problem? Ställ fråga i teamschatten ’Hjälp mig!’ Är det en snabb fråga? Passande kanal Teamschatt Har du något att bidra med till hela gruppen? (litet) Passande kanal Teamschatt Har du en reflektion eller vill avrapportera något? (större) Nyhet på startsidan i SharePoint Info om möten och händelser Händelser i SharePointsiten Bokning av träffar Gemensamma kalendern med Teamslänk Mötesanteckningar Gemensam anteckningsbok i SharePoint under fliken möten, varje möte har rubrik datum och rubrik
- 29. Och vanligt att glömma bort utbildningen ”Vi kan inte utbilda alla” Skapa ett kompetensnätverk för SharePoint admins och Teamsägare och håll kontakten med slutanvändare.
- 30. Klart att vi kan! • Men vi kan inte lära alla allt i klassrum. • Instruktioner, guider, partners, webinar, ambassadörer, goda exempel, introduktioner, informationsmöten, inspelade möten, inspelade genomgångar… • Läraren behöver bara kunna lite mer än eleven.
- 31. Glöm inte att utvärdera sessionen www.teamsdagen.se/feedback