公司內部商業分析讀書會分享 Business Analysis For Dummies 定義解決方案-選擇對的分析工具

1. Defining Solutions Part 2:
Choosing the Right Analysis Technique
選擇分析技術
Moris, CBAP, PMP
2014.02.18

2. 大綱
1. 判斷適合需求的分析技術
2. 文字技術或圖像技術何時使用較好
3. 了解個別技術的長處或短處

3. 分析技術
 Data Flow Diagrams
 Entity Relationship Diagrams
 Process Decomposition Diagram
 Decision Tables
 Workflow Diagrams
 Use Case Model
 Prototyping
 User Stories REMEMBER
充分運用這些技術做分析與溝通 .
如果利害關係人喜歡文字溝通 ,
那麼使用文字範本會優於使用圖形
TIP
可以運用許多方法去分析 .
如果有其他分析方法更有效率 ,
可以考慮採用

4. 資料流程圖 DFD
 顯示進出流程 (process) 的資料流 (data flow)
 流程的各方單位 (Parties) 和系統 , 與其資料與界
面
 也可作為專案層級的系統關係圖 (context
diagram)
 應用時機
 識別利害關係人 ( 如外部機構 external agent)
 界定專案範疇和描述專案邊界
 長處 : 清楚顯示範疇邊界
 短處 : 沒有順序與時間 ; 只有粗略資料 ; 只有資
料的互動

5. 資料流程圖 DFD
Circles: the process (or the function) that actually works
to transform inputs into outputs.
Curved lines: the data flowing into and out of the process.
Rectangular boxes: external agents that are sources or
recipients of data.

6. 文字化範本
External agents: those parties or systems that exchange information
with the project but over which your project has no control.

7. 實體關係圖 ERD
 用來組織資料實體與關係 , 並作文件化
 與資料分析師溝通的主要工具
 應用時機
 了解或展示資料間的關係 , 定義商業規則
 與資料分析師或開發人員溝通資料需求
 用於瞭解資料元素 (data element) 的屬性 (attribute)
 長處 : 公認的資料分析標準 ; 清楚描述資料實體
和關係 ;
 短處 : 一般人不太懂 ; 基數 (cardinality) 設錯會
造成解決方案設計失敗 ;

8. 實體關係圖 ERD
Entities: the uniquely identifiable people, things, or concepts whose information
is important to the business;
Attributes are distinguishing characteristics of the entity;
Relationships explain how the entities share data.
＜ (crow’s feet): multiple entities. Also a maximum value.
○: optional - a connection isn’t required. Also a minimum value of zero.
∣: single entry that can be used as both a minimum and a maximum value.
－

9. 文字化範本
Entity relationship text templates
Entity text templates

10. 流程分解圖
 流程分解 , 顯示所有流程 , 並識別關係與相依性
 只能解釋 What, 不能說明 How
 應用時機
 用於大型專案和了解工作量的規模
 和利害關係人確認是否獲取所有流程
 與利害關係人導出範疇內的流程
 長處 : 可用於大型專案 ; 界定範疇階段了解有哪些流程 ;
利害關係人可以參與流程的界定 ; 可以找出遺失流程 ;
 短處 : 如何做比做什麼重要 ; 無法說明解決方案和流程順
序

11. 流程分解圖
Parent processes : Processes that have processes underneath.
Child processes : Processes that report into another process.
Guidelines:
1. parent process, you must break it into at least two children;
2. All the child processes together must completely describe all the activities in
the parent process.
Top-down

12. 範例
Event-driven
Top-down: Start with the high-level processes (requirements).
Bottom-up: Think of all the detailed tasks have to do in the area of study (or
scope) and then find common groupings.
Event-driven: Think of all the triggers (directives that lead to a series of actions)
and the tasks that follow.

13. 決策表
 使用決策表分析和溝通公司的商業規則
 釐清複雜的商業邏輯 , 與識別可能的條件
 應用時機
 讓複雜的規則容易理解
 加速和簡化利害關係人對決策的審查
 幫助識別遺失或衝突的條件
 長處 : 幫助決定遺失的條件或需求 ; 開發與 QA
人員用於設計和測試的好工具

14. 範例

15. 工作流程圖
 說明工作如何被完成
 發展久遠 , 有不同的記號方法
 應用時機
 要將手動的流程自動化
 定義責任 : 流程中誰要負責做什麼
 追蹤流程績效
 改善流程的不效率或瓶頸

16. 工作流程圖類型
 Swimlane: focuses on interactions between
organizational units
 ANSI flowchart: 1970s first standard for
workflows
 UML Activity: Unified Modeling Language
 BPMN: Business Process Modeling Notation
 Geographic diagrams: used in warehousing
and logistics
 SIPOC: Primarily in Six Sigma. Supplier–Input–
Process–Output–Customer.

17. 記號方式

18. 範例
SIPOC
Geographic diagrams?

19. 用例
 定義使用者 (Actor) 和系統之間的互動
 組成
 use case diagram
 use case description
 應用時機
 紀錄使用者與系統的詳細互動
 釐清使用者希望如何使用系統的描述
 可以處理解決方案的範疇
 識別解決方案的界面

20. 圖形範例
Automation boundary: Rectangle.
The system under discussion.
Actors: stick figures.
A resource interacting with the system
and can be a human or another
system.
Associations: line connection.
the actor is involved with the use case.
Use cases: ovals inside.
describe what they do.

21. 文字範例

22. 雛型
 描述系統的使用者界面
 使用考量
 誰會使用屏幕 (screen)
 開發團隊參與
 有些雛形是用後即丟 (throwaways)
 使用方式
 Storyboards: how the various screens of a system interconnect
with one another.
 Simulations: web pages that mimic the desired online
functionality and give the users the feel of how the finished
system will behave
 Mockups: drawings of a screen or report layout with its
graphics, text boxes, buttons, menus, and options.

23. 雛型
Storyboard
Simulation
Mockup

24. 使用者故事
 結構化的方式描述對使用者有價值的功能或特性
 使用特徵
 簡短 , 直達重點 , 寫在卡片上
 可以作為後續深入討論的提醒
 測試案例提供需求的確認與驗證
 可以衡量
 應用時機
 獲取使用者的想法或目標 , 以及從目標得到的價值
 當團隊不想使用制式文件操作時
 長處 : 操作容易 ; 簡潔描述想做的事 ; 容易轉換為測試案
例

25. 使用者故事
 故事格式
 “As a <user>, I want <goal> so that <value>”
 “In order to <value realized> as a <user>, I want
<goal>.”
 範例
 “In order for attendees to use my presentation as a
reference before and/or after my presentation (the
value) as a presenter (user), I want to provide a copy
of my presentation slides or handouts to the
attendees (goal).”

26. 範例
 [user story] As a user, I want to reset my
password in the event that I forget it so that I
won’t get locked out.
 [Task 1] reset password to temporary password
 [Task 2] send email with temporary password
 [Task 3] prompt user to change password after
logging in with temporary password.