Perché, quando e come farli

1. Meeting
Perché, quando e come farli
Luca Foresti, 2 Febbraio 2018

2. Regole di massima
● Meno meeting possibile
● Per meno tempo possibile
● Con meno persone possibile
● Con meno parole possibile
● Con il massimo di decisioni prese possibile
● Con il massimo della chiarezza per chi ascolta negli interventi possibile
● “Molti meeting sono segno di un fallimento organizzativo”

3. Quali tipi
● Decisionale
● Analitico
● Coordinamento
● Formativo/informativo
● Motivazionale

4. Ruoli
● Owner: lo chiama, lo gestisce, sceglie il segretario, ha la responsabilità di
avere tutte le informazioni e il materiale necessario, ha la responsabilità degli
outcome del meeting sia in termini di processo che di risultati
● Segretario: prepara la minuta e la invia ai partecipanti. gestisce la logistica
del meeting su indicazione dell’owner (può essere l’owner stesso, ma è
meglio di no)
● Partecipanti che contribuiscono in modo specifico: intervengono e
contribuiscono ai risultati del meeting (se un partecipante contributore non
dice nulla durante un meeting probabilmente non doveva essere li)
● Partecipanti li per imparare: possono ascoltare e basta ma possono anche
fare domande e partecipare come possono

5. Costi
● Il tempo e l’energia di tutti
● Lo spazio occupato

6. Come farlo/prima
● Preparare su google calendar l’invito per i partecipanti. Devono essere chiari:
○ Luogo
○ Data e ora di inizio
○ Ora di fine
○ Punti della discussione (meglio scritti come domande)
○ Obiettivi
○ Partecipanti
○ Il link alla valutazione del meeting
○ Chi è l’owner
○ Chi è il segretario

7. Come farlo/durante
● L’owner introduce obiettivi e punti
● Gestisce la discussione
● Trae le conclusioni e riassume le decisioni
● Definisce:
○ chi
○ fa
○ che cosa
○ entro quando.

8. Come farlo/dopo
● Il segretario invia la minuta all’owner e questo ai partecipanti entro 48h
● I partecipanti compilano la valutazione del meeting
● L’owner controlla i feedback ricevuti e cerca di impararci qualcosa per i
meeting successivi
● L’owner controlla che le decisioni prese siano state effettivamente fatte,
eventualmente chiamando un altro meeting

9. Massime conversazionali
○ massima della quantità (dai un contributo appropriato
sotto il profilo della quantità di informazioni);
○ massima della qualità (non dire cose che credi false o
che non hai ragione per credere vere);
○ massima della relazione (dai un contributo pertinente
ad ogni stadio della comunicazione);
○ massima del modo (esprimiti in modo chiaro, breve,
ordinato).

10. Dettagli rilevanti
● Luogo
● Clima umano
● Tempi
● Risate
● Cibo e bevande
● Pause

11. Valutazione (l’owner manda il link alla form di
valutazione a tutti i partecipanti)
● Lo scopo e gli obiettivi della riunione sono chiari?
● L’ordine del giorno o l’agenda sono stati definiti?
● Le informazioni su luogo, data e durata sono state date?
● Mi sono preparato sugli argomenti?
● E’ stata data la possibilità a tutti i partecipanti di fornire il proprio contributo?
● La riunione è iniziata e terminata in orario?
● La riunione si è tenuta solo sugli argomenti definiti?
● Tutte le decisioni prese sono state coerenti e chiare?
● E’ chiaro chi deve fare cosa?
● Sono state definite le scadenze per mettere in atto le azioni definite?
● E’ stato redatto e distribuito il verbale del meeting?