pengertian dan definisi manajemen proyek

1. Manajemen proyek adalah salah satu aspek strategis bagi bisnis maupun
perusahaan dalam mengurus sebuah kegiatan besar. Bagaimana tidak, tanpa
melalui tahapan manajemen proyek yang tepat, setiap kebutuhan akan sulit di
rencanakan dengan baik dan terstruktur.
Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan memiliki strategi manajemen
proyek dan menerapkannya secara optimal. Lantas, bagaimanakah contoh
manajemen proyek tersebut? Untuk penjelasan lebih lengkap, simak
pembahasannya pada artikel di bawah ini!
Apa itu Manajemen Proyek?
Secara umum, pengertian manajemen proyek adalah suatu metode atau sistem
pengelolaan maupun pengorganisasian berbagai aktivitas dari sebuah bisnis
selama jangka waktu tertentu. Dalam pelaksanaannya, manajemen proyek akan
melalui sejumlah tahapan, seperti initiation, planning, execution,
sampai closure.
Proses tersebut pada dasarnya hanya di lakukan ketika suatu perusahaan atau
bisnis ingin melaksanakan sebuah proyek atau kegiatan. Adapun fungsi
manajemen proyek adalah untuk membuat strategi pekerjaan menjadi lebih
cerdas sehingga mampu meningkatkan efisiensi pelaksanaannya.
Fungsi project management juga membantu pekerja dapat memanfaatkan
sumber daya seminim mungkin, namun tetap memberikan hasil kinerja secara
maksimal, termasuk mengenai kualitas, waktu, serta keselamatannya.
Hal tersebut tentu memerlukan berbagai pengetahuan, keahlian, serta
keterampilan yang mumpuni. Penanggung jawab operasional proyek ini dikenal
dengan sebutan manajer proyek (project manager). Sosok tersebut umumnya
wajib memiliki pengetahuan bisnis, komunikasi, hingga negosiasi.

2. Tahapan Manajemen Proyek
Seperti penjelasan di atas, manajemen proyek adalah suatu metode yang dalam
pelaksanaannya perlu melewati sejumlah tahap. Secara umum, tahapan
manajemen proyek adalah sebagai berikut.
Tahap 1: Initiation (Permulaan)
Tahapan manajemen proyek yang pertama ialah inisiasi pelaksanaan proyek.
Pada bagian ini, perusahaan biasanya akan mendiskusikan sejumlah aspek,
mulai dari tujuan, risiko, ruang lingkup, anggaran, timeline, hingga
pemilihan project manager. Lalu, tim perlu mempertimbangkan apakah proyek
tersebut layak di laksanakan atau tidak.
Tahap 2: Planning (Perencanaan)
Setelah seluruh aspek telah di pertimbangkan secara matang, kemudian
perusahaan perlu membuat perencanaan guna memastikan bahwa proyek dapat
terlaksana sesuai tujuan. Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam
tahapan manajemen proyek. Pasalnya, seluruh rincian pelaksanaan akan di
spesifikasikan berdasarkan kebutuhan klien.
Hal tersebut meliputi anggaran, waktu, sumber daya, kualitas, keselamatan
kerja, kesehatan, lingkungan, hingga risiko-risikonya. Bahkan, seluruh
administrasi dan juga hal-hal yang bersifat teknis juga di rancang sedemikian
rupa agar bisa di laksanakan dengan segera.
Baca juga: Yuk, Lebih Mengenal Apa Itu Lean Project Management!
Tahap 3: Execution (Implementasi)

3. Bagian paling krusial dari suatu manajemen proyek adalah tahap implementasi.
Ya, setelah rancangan proyek di susun serta di setujui oleh manajer dan
stakeholder terkait, maka perusahaan sudah bisa mengeksekusi proyek sesuai
dengan kesepakatan tersebut.
Mulai dari merekrut tim pengembang, menentukan leader, menghubungi
vendor, melakukan perjanjian kontrak bersama supplier, ataupun pihak-pihak
eksternal lainnya.
Pada tahap ini, project manager sangat berperan dalam memastikan seluruh
kegiatan operasional dapat terealisasi berdasarkan panduan anggaran maupun
jadwal yang sebelumnya telah di tentukan.
Tahap 4: Monitoring & Control (Pengawasan)
Melakukan monitoring dan kontrol terhadap pengerjaan proyek juga merupakan
hal penting yang tak boleh di lewatkan. Project manager wajib memantau setiap
kegiatan operasional secara berkala supaya implementasinya tetap sesuai
rencana dan terhindar dari kesalahan.
Selain itu, dengan pengawasan, project manager juga dapat meminimalisir atau
bahkan mencegah terjadinya risiko yang berdampak pada hasil akhir dan
kesuksesan proyek.
Tahap 5: Closure (Penyelesaian)
Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penutupan. Artinya, setelah
tujuan proyek telah terealisasi, maka penggunaan sumber daya pun di hentikan,
lalu project manager akan menyelesaikan perjanjian kontrak dengan pihak-
pihak luar yang terlibat sebelumnya.
Bukan cuma itu, pada tahap ini, tim perusahaan juga perlu mengarsipkan
berbagai dokumen penting dan menyusun laporan untuk kemudian di serahkan
pada stakeholder.

4. Tujuan Manajemen Proyek
Setelah mengetahui pengertian manajemen proyek beserta tahapannya di atas,
mungkin kamu bertanya-tanya untuk apa hal tersebut di jalankan. Sob, project
management tentu di lakukan lantaran perusahaan ingin mencapai tujuan
tertentu yang mampu memberikan dampak positif.
Bila dirincikan, tujuan manajemen proyek adalah sebagai berikut.
Mengoptimalkan Potensi Tim
Tujuan manajemen proyek yang pertama ialah untuk memaksimalkan kualitas
dan potensi sumber daya manusia dalam proses pelaksanaannya. Seluruh
individu di dorong agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal sehingga
proyek bisa di realisasikan sebaik mungkin.
Pasalnya, sumber daya manusia berkualitas akan sangat berpengaruh terhadap
hasil akhir dan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, project management perlu
di lakukan agar tim bisa melaksanakan perannya dengan potensi terbaik.
Mengatasi Risiko
Tujuan lain dari penerapan manajemen proyek adalah membantu pengelolaan
risiko yang mungkin terjadi. Ya, dalam pelaksanaannya, suatu project pasti
selalu melawati proses trial dan error. Namun, melalui penerapan project
management, risiko akan bisa dengan mudah di tangani.
Baca juga: Project Management vs Product Management, Apa Bedanya?
Menyusun Perencanaan dengan Tepat

5. Tujuan manajemen proyek berikutnya ialah menyusun
perencanaan project dengan tepat. Rancangan tersebut merincikan seluruh
operasional dari tahap pertama sampai penyelesaian yang mengoptimalkan
kualitas serta kapabilitas sumber daya.
Sehingga, klien tidak perlu khawatir karena seluruh rencana pastinya di buat
sesuai dengan kebutuhan maupun keinginan.
Menjaga Kualitas & Integrasi
Selain membuat perencanaan yang tepat, manajemen proyek juga bertujuan
untuk menjaga kualitas dan juga integrasi dalam pengimplementasiannya.
Artinya, hal ini akan mendorong project agar tetap berkesinambungan
mencapai goals, entah itu dari sistem, operasional, atau bahkan kinerja tim.
Sehingga, efisiensi sumber daya pun meningkat.
Mengatur Anggaran
Tujuan lainnya dari manajemen proyek adalah mengatur anggaran sehingga
alokasi dana dapat di lakukan secara transparan dan seminimal mungkin.
Dengan begitu, proyek tetap bisa terealisasi dengan baik meski hanya
menggunakan biaya yang minim.
Menuntaskan Proyek Tepat waktu
Bukan hanya mengatur anggaran dengan baik, project management juga
menjanjikan ketepatan waktu dalam merealisasikan suatu pekerjaan. Hal ini
tentu tidak terlepas dari seluruh proses pelaksanaan yang di lakukan secara
terstruktur.
Contoh Manajemen Proyek
Terdapat sejumlah contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi, antara
lain:

6. Proyek Manajemen Perangkat Lunak
Salah satu contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi ialah seperti
pengembangan perangkat lunak alias software, misalkan sebuah browser,
microsoft office, email, anti virus, dan semacamnya.
Proyek Manajemen Sistem Informasi
Contoh lainnya dari manajemen proyek adalah pengembangan sistem
informasi. Biasanya, manajemen ini di lakukan oleh para ahli informatika untuk
membangun sebuah layanan informasi, misalkan sistem pembelajaran online
berbasis web atau aplikasi.
Proyek Manajemen Database
Segala informasi yang di dapat akan tersimpan dalam database. Sehingga, bisa
di bilang bahwa database adalah tempat berkumpulnya data. Proyek manajemen
ini berfokus mengelola segala jenis database tersebut agar dapat dimanfaatkan
pengguna sebagaimana mestinya.