2. AKAUNTABILITI DALAM
PENGURUSAN KEWANGAN
Fungsi, Tanggungjawab dan
Akauntabiliti terhadap Pengurusan
Kewangan dalam Organisasi
Peruntukan undang-undang dan
peraturan kewangan
Perakaunan
Kawalan auditan
3. Fungsi, Tanggungjawab dan
Akauntabiliti terhadap Pengurusan
Kewangan dalam Organisasi
Huraian Fungsi, tanggungjawab dan
akauntabiliti terhadap pengurusan
kewangan
Ciri-ciri akauntabiliti
Penyediaan anggaran belanjawan
Penyelenggaraan Buku Vot
Penyelenggaraan Buku Wang Tunai
5. 1. PENGENALAN
Tanggungjawab
¤ Bermaksud menjalankan tugas-tugas
yang diarahkan mengikut peraturan-
peraturan yang disedia/ditetapkan
6. 1. PENGENALAN
Akauntabiliti
¤ Konsep: Pegawai perlu
bertanggungjawab ke atas
tanggungjawab yang
diberikan dan bersedia
menghadapi implikasi
keputusannya
7. 1. PENGENALAN
Akauntabiliti
¤ Ahmad Sarji : Obligasi seseorang
memberi jawapan dan
penjelasan mengenai
tindakan dan
prestasinya
8. 1. PENGENALAN
Ciri-ciri Akauntabiliti :
1. Hubungan tanggungjawab – perlu ada
hubungan 2 pihak
2. Bilamana hubungan dibentuk – melalui
peruntukan-peruntukan peraturan-peraturan
dan prinsip-prinsip diterima umum
3. Garis sempadan tanggungjawab – melalui
jadual tugas khas
4. Penurunan Had Kuasa – ada surat
perwakilan / perlantikan
9. 2. PERUNTUKAN UNDANG-
UNDANG DAN PERATURAN
Tanggungjawab dan akauntabiliti Pegawai
Pengawal tertakluk kepada peruntukan undang-
undang dan peraturan :
1. Perlembagaan Persekutuan (Bahagian 7,
perkara 96 – 99)
2. Akta Prosedur Kewangan 1957 (APK)
(Disemak 1972)
3. Akta Pendidikan 1996
4. Arahan Perbendaharaan (AP)
10. 2. PERUNTUKAN UNDANG-
UNDANG DAN PERATURAN
5. Pekeliling / Surat Pekeliling
Perbendaharaan dan Perkhidmatan
6. Arahan Amanah
7. Buku Panduan Kewangan dan
Perakaunan Sekolah
8. Peruntukan dan peraturan lain yang
dikeluarkan oleh kerajaan dari
semasa ke semasa
11. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.1 PERLANTIKAN PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai yang boleh dilantik atas nama
jawatannya oleh Menteri/Menteri Besar/Ketua
Menteri mengikut tiap-tiap maksud
perbelanjaan yang diperuntukkan di dalam
anggaran perbelanjaan tahunan yang
dibentangfkan di hadapan Badan Perundangan
menurut Perkara 99 Perlembagaan
Persekutuan /Perlembagaan Negeri.
[Sek. 151(1) dan (5) Akta Prosedur Kewangan
(APK)]
12. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3.2.1 Tertakluk kepada apa-apa arahan
yang diberi oleh pihak berkuasa
kewangan, untuk:
3.2.1.1 Mengawal perbelanjaan yang
dibenarkan di bawah maksud
perbelanjaan yang dibenarkan,
dan
13. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3.2.1.2 Menjadi Ketua Pegawai Perakaunan
mengenai:
(a) semua wang awam yang dipungut,
diterima atau dibelanjakan, dan
(b) semua stor awam yang telah
diterima, dipegang atau dilupuskan,
oleh atau kerana jabatan atau
perkhidmatan yang maksud
perbelanjaannya diperuntukkan.
[Sek. 15A(1) APK].
14. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3.2.1.3 Penyimpanan buku-buku tertentu
dan penyerahan akaun-akaun
tertentu sebagaimana yang
ditentukan APK / arahan yang
dikeluarkan oleh Perbendaharaan .
15. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3.2.1.4 Menetapkan orang yang
menguruskan wang awam atau
barang-barang awam adalah
seorang ‘pegawai perakaunan’ dan
boleh terpakai bagi Ketua Jabatan
atau bagi pegawai bawahannya yang
paling rendah (AP 9).
16. Pihak Berkuasa Kewangan
Perbendaharaan jika berhubung dengan
Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan
atau Pegawai Utama yang mengetahui hal
ehwal kewangan negeri jika berhubung
dengan Kumpulan Wang Disatukan bagi
sesebuah negeri.
17. PEGAWAI PERAKAUNAN
Pegawai awam yang dipertanggungjawabkan
dengan tugas:
(a) Pungutan, penerimaan, atau perakaunan untuk
atau yang sebenarnya memungut, menerima
atau mengambil kira apa-apa wang awam,
(b) Pembelanjaan atau yang sebenarnya
membelanjakan apa-apa wang awam,
(c) Penerimaan, jagaan, pelupusan mengambil kira
stor awam atau yang sebenarnya menerima,
memegang atau melupuskan stor awam
18. WANG AWAM Termasuk:
wang tunai
Semua cek
hasil kiriman wang
pinjaman wang pos
amanah, setem
wang yang diterima dan/atau
bon dipegang oleh pegawai
awam atas jawatan rasmi
debentur
mereka (AP).
apa sahaja
Tidak termasuk:
sekuriti
zakat
yang dikumpul atau diterima
fitrah
oleh atau kerana
Persekutuan/Negeri baitulmal
hasil-hasil muslim yang
sama (APK).
19. STOR AWAM
Harta
Barang
kepunyaan / milik atau di bawah
kawalan Persekutuan / Negeri
(APK).
20. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3.2.2 Menandatangani mengesahkan tentang
betulnya dan kewajaran caj yang
ditunjukkan di dalam bahagian penyata-
penyata yang dikehendaki di bawah
Seksyen 16 APK tertakluk kepada
penjelasan atau kelayakan tertentu
sebagaimana yang difikirkannya perlu
[ Sek. 15A(3) APK ]
21. Seksyen 16 APK
Penyata di bawah Seksyen 16 APK:
(a) Penyata penuh dan tertentu Akaun Hasil Disatukan mengikut
maksud dan pecahan anggaran yang dibentangkan kepada Badan
Perundangan termasuk pecahan bahagian yang tidak termasuk
dalam anggaran yang dibentangkan
(b) Penyata penuh dan tertentu Akaun Pinjaman Disatukan yang
menunjukkan penerimaan dan perbelanjaan wang pinjaman;
(c) Penyata penerimaan dan perbelanjaan wang Akaun Amanah
Disatukan;
(d) Penyata akaun kumpulan wang yang diwujudkan oleh
Perlembagaan Persekutuan oleh atau Perlembagaan Persekutuan
atau oleh atau di bawah Seksyen 10 APK dan tidak dimasuk akaun
dalam Akaun Amanah Disatukan;
(e) Penyata aset dan liabiliti Persekutuan/Negeri setakat mana yang
boleh.
22. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3.2.3 Melaporkan secara bertulis kepada
Suruhanjaya Perkhidmatan yang
berkaitan dan pihak berkuasa
kewangan tiap-tiap kejadian
kemungkinan surcaj di bawah
Seksyen 18 APK yang timbul atau
berlaku di bawah kawalannya.
23. 3. PEGAWAI PENGAWAL
3.3 KUASA PEGAWAI PENGAWAL
Tertakluk kepada mana-mana undang bertulis dan apa-
apa arahan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa
kewangan di bawah Seksyen 4 APK :
Pegawai Pengawal boleh menetapkan had kuasa dan
tugas yang diberi atau dikenakan ke atasnya boleh
dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh mana-
mana pegawai perakaunan di bawah kawalannya, dan
memberi arahan-arahan tertentu sebagaimana yang
perlu untuk menjamin perjalanan atau perlaksanaan
sempurna kuasa dan tugas-tugasnya.
[ Sek. 15(2)APK ]
24. 4. ANGGARAN BELANJAWAN
4.1 PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN
Badan Perundangan menjalankan
pengawalan atas perbelanjaan Kerajaan
melalui peruntukan:
Perlembagaan
Undang-undang
25. 4. ANGGARAN BELANJAWAN
di mana :
“Segala hasil daripada apa-apa punca juapun [segala
cukai dan kadar yang boleh dikenakan mengikut kuasa
yang diberikan oleh badan perundangan (Perkara 39)
Perlembagaan Persekutuan ] hendaklah dimasukkan ke
dalam Kumpulan Wang Disatukan, dan tiada apa-apa
pembayaran [ Perbelanjaaan Perkara 39 Perlembagaan
Persekutuan ] boleh dibuat daripada Kumpulan Wang
Disatukan kecuali apabila peruntukan sebanyak yang
ditetapkan bagi maksud yang tertentu telah dibenarkan
oleh undang-undang” .
[ Perkara 97 Perlembagaan Persekutuan dan Sek. 13 APK ]
27. 4. ANGGARAN BELANJAWAN
4.2 KAWALAN BELANJAWAN
Penurunan kuasa berbelanja melalui waran
peruntukan
[ AP94 ]
Jika Pegawai Pengawal mengeluarkan waran
peruntukan atau waran peruntukan kecil maka
kawalan sepenuhnya bagi peruntukan itu
berpindah kepada pemegang waran itu
[ AP94b ]
28. 4. ANGGARAN BELANJAWAN
KAWALAN PERBELANJAAN :
(i) Kawalan Peruntukan
Pegawai Pengawal dikehendaki mengawal
perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan
yang diperuntukkan supaya peruntukan tidak melebihi
perbelanjaan.
Jika berlaku lebih belanja bagi sesuatu program dan
aktiviti maka laporan lengkap perlu dibuat oleh Pegawai
Pengawal kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
yang boleh menggunakan budibicara membenarkan
amaun tersebut dipertanggungkan kepada akaun
pendahuluan diri pegawai atas nama jawatan
sementara menunggu keputusan mengenai
penyelesaian [ AP 54 ] .
Perbelanjaan darurat [ AP55 ] .
29. 4. ANGGARAN BELANJAWAN
KAWALAN PERBELANJAAN :
(ii) Pengurusan Perbelanjaan
Pengawasan atas perbelanjaan [ AP57 ] .
Pembayaran yang memerlukan kebenaran
khas [ AP58a ] .
Pembayaran bagi barang-barang dan
perkhidmatan yang dibekal dengan suci hati
tidak boleh ditahan [ AP59 ] .
30. 5. PERAKAUNAN
5.1 PENYELENGGARAAN BUKU VOT
[AP95 & PEK. PERB. BIL.8/1987]
Peruntukan perlu ada sebelum membuat
komitmen / tanggungan.
Setiap urusniaga waran (terima, tambah, tarik)
tanggungan, bil, baucar dan resit (yang
relevan) dikemaskini ke buku vot.
Pegawai yang memperakui baucar perlu
menandatangani ringkas di buku vot.
31. 5. PERAKAUNAN
5.2 PEROLEHAN
Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab
Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga
[ Surat Pek. Perb. Bil.2/99 ] .
# Pembelian terus
¤ Bekalan / Perkhidmatan
* < RM10,000 – mana-mana pembekal
* RM10,000 – RM50,000 – pembekal
bumiputra yang berdaftar
¤ Kerja
* < RM20,000 – pembekal yang berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan kelas F
* > RM20,000 - <RM100,000 – perolehan secara
pusingan / undian / sebutharga
32. 5. PERAKAUNAN
# Sebutharga
¤ Bekalan / Perkhidmatan
* > RM50,000 – < RM100,000
¤ Kerja
* > RM20,000 - < RM200,000 – kontraktor berdaftar PKK
¤ Kerja
* >RM20,000 - <RM200,000 – kerja kecil, undian/pusingan –
kontraktor kelas F berdaftar dengan PKK
# Tender – perolehan >RM200,000
Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan
Kementerian Kewangan terlebih dahulu.
33. 5. PERAKAUNAN
5.3 TERIMAAN
Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal terimaan
dan menyimpan wang awam [ AP53 ]:
Memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang
patut diterima oleh atau di bawah arahannya
Menyimpan dengan selamat serta bertanggungjawab
sekiranya akaun di bawah kuasa mereka didapati tidak
betul
Perwakilan kewajipan ini hendaklah dibuat dengan arahan
bertulis. Semua pemungut berkewajipan memastikan
bahawa semua akaun mereka adalah betul [ AP80b ]
Kebenaran bertulis untuk menerima wang [ AP69 ]
34. 5. PERAKAUNAN
Resit
¤ Dua pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit
[ AP70a ]
¤ Dikeluarkan serta merta kecuali terimaan melalui
potongan gaji [ AP60 ]
¤ dilarang meminda resit [ AP62 ]
¤ pembayar diberitahu sepenuhnya meminta resit
bayarannya [ AP61 ]
¤ simpan resit di tempat berkunci dan selamat [ AP68 ]
¤ wang awam tidak boleh digunakan [ AP85 ]
35. 5. PERAKAUNAN
Memasukkan pungutan ke Bank Perbendaharaan
¤ Menyediakan penyata pemungut dan memasukkan
wang ke bank [ AP79 ]
¤ Masukkan wang ke bank apabila : [ AP78 ]
# Pungutan tunai > RM500.00
# Jumlah pungutan >RM2000.00
# Hari akhir kerja bulanan.
¤ Pungutan dicaj kepada hasil / amanah / maksud yang
betul
¤ Setiap penyata pemungut yang diterima
Perbendaharaan hendaklah diperolehi resit akuan
terimaan daripadanya [AP79d]
36. 5. PERAKAUNAN
Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara dan
melaporkan akaun belum terima (ABT) [ AP 89A ]
Pekeliling:
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1986
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996
Laporan ABT disediakan tiap-tiap tiga bulan sekali iaitu
baki akhir Mac, Jun, September dan Disember.
Dilaporkan dlam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan
Akaun
[ Rujukan Surat Bahagian Kewangan :
KP1602/621/B/Jld.10/(16) bertarikh 16 September 1998 ]
Bertanggungjawab menyediakan Penyata Pengesahan
dan Penyesuaian Akaun Hasil seperti dalam
Surat Pekeliling Akauntan Negara Bilangan 2 Tahun 1986.
37. 5. PERAKAUNAN
5.4 BAYARAN
Pegawai Pengawal perlu memastikan bil-bil yang
sempurna dibayar dengan seberapa cepat yang boleh
[ AP 56c ]
Ketua Jabatan dan Ketua Pejabat hendaklah:
¤ meminta supaya semua bil disampaikan tidak lewat
daripada bulan yang berikutan dengan bulan barang-
barang dibeli atau perkhidmatan dilaksanakan [ AP 103a ]
¤ memastikan bil dibayar dengan segera – tidak lewat dari
sebulan dari tarikh ia disampaikan [ AP103a ]
Bil-bil tertunggak tahun-tahun lalu dan perlu dibayar
dalam tahun semasa memerlukan kelulusan khas
Akauntan Kementerian Pendidikan atau Perbendharaan
[ AP 58a ]
38. 5. PERAKAUNAN
Permohonan pembayaran di bawah Peruntukan
AP 58a perlu dikemukakan ke Bahagian
Kewangan tidak lewat daripada 31 Jun tahun
semasa.
Jika kelulusan tidak dapat diberi oleh
Perbendaharaan tetapi bil yang dikemukakan
dengan sempurnanya dan dibekalkan dengan
suci hati, maka bil tersebut akan dibayar dengan
segera dan akan dipertanggungkan kepada
Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri atas
nama pegawai yang terlibat [ AP 59 ] .
39. 5. PERAKAUNAN
Pegawai Pengawal bertanggungjawab atas betulnya semua
perbelanjaan yang dilakukan
[ AP 92a(i) ]
Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan
perbelanjaan berkala kepada Bahagian Kewangan mengikut
format yang diperlukan untuk dikemukakan kepada
Perbendaharaan
[ AP 92a(ii) ]
Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggarakan buku vot
[ AP 95a ]
Penyata penyesuaian buku vot perlu disediakan pada tiap-
tiap bulan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987.
40. 5. PERAKAUNAN
5.5 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
Semua resit dicatatkan dalam buku tunai [ AP72 ]
Buku tunai diselenggara mengikut susunan urusan
berlaku [ AP144 ]
Penyata pemungut dicatat dlam buku tunai
[ AP79b ]
Pemindaan atau pemadaman dlam buku tunai
tidak dibenarkan [ AP147 ]
Kemukakan buku tunai untuk auditan tunai
[ AP145 ]
41. 5. PERAKAUNAN
5.6 PENYELENGGARAAN AKAUN AMANAH AWAM
Perbelanjaan dan terimaan perlu mengikut arahan
amanah yang diluluskan Perbendaharaan
Menyediakan Penyata Penyesuaian Bulanan
Akaun Amanah [ AP143b ] dan/atau Penyata
Terimaan dan Bayaran Tahunan Akaun Amanah
dan kemukakan kepada Audit Negara sebelum atau
pada 31 Mac tahun berikutnya (dikemukakan ke
Bahagian Kewangan tidak lewat 28 Februari)
42. 5. PERAKAUNAN
5.7 PENYELENGGARAAN AKAUN AMANAH
KERAJAAN
Menyelenggara daftar perseorangan/individu
Mengambil tindakan memindahkan baki
perseorangan apabila pegawai bertukar
Penyata penyesuaian amanah perlu disediakan
baki PTJ dengan baki pejabat pembayar
[ AP143b ]
Baki akaun perseorangan dengan baki akaun
kawalan
43. 5. PERAKAUNAN
5.8 PENYELENGGARAAN AKAUN DEPOSIT
Akaun deposit hendaklah dibuka mengikut jenis
deposit yang diterima
Jika banyak bilangan deposit yang sama jenis
diterima, maka rekod kecil bagi tiap-tiap deposit
perlu diselenggarakan [ AP156 ]
MenyediaKAN Penyata Penyesuaian Akaun
Deposit dan Penyata Pengesahan Baki Akaun
Deposit Tahunan dan dikemukakan kepada
Akauntan Negara Malaysia.
44. 5. PERAKAUNAN
5.9 PENYELENGGARAAN DAFTAR
Daftar anak kunci [ AP 134 ]
Daftar mel [ AP71]
Daftar Bil [ AP103a ]
Daftar bayaran [ AP98a ]
Daftar borang hasil [ AP67 ]
Daftar Akaun Belum Terima
Daftar cek tak laku
45. 5. PERAKAUNAN
5.10 PENGURUSAN STOR [PEK PERB. BIL.2/1991]
Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas
penyelenggaraan harta awam yang berada di
bawah kawalannya
Pegawai Pengawal bertanggungjawab sendiri jika
berlaku kerugian berhubung terimaan dan
perbelanjaan yang dikawal olehnya [ AP 9167.1 ]
Tatacara yang sedang berkuatkuasa adalah
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991
46. 5. PERAKAUNAN
5.11 KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas
kehilangan dan hapuskira wang awam yang berada
di bawah kawalannya
Melaporkan kehilangan kepada polis [ AP315a ]
Pelarasan kewangan sementara mengenai
kehilangan [ AP322 ]
Bila Pegawai Pengawal boleh menghapuskira /
melupuskan barang-barang [ AP326 ]
48. 6. KAWALAN/AUDITAN
Pegawai Pengawal bertanggungjawab secara langsung kepada
Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara [ AP301 ].
Pegawai Pengawal mesti melaporkan dengan segera kepada
Ketua Setiaudsahan Perbendaharaan jika pematuhan kepada
arahan dari Menteri memerlukan penyimpanan dari prosedur
kewangan [ AP302 ].
Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan salah laku atau ketidakcekapan
pegawai di bawah kawalannya yang telah atau mungkin
menyebabkan kerugian kewangan kepada kerajaan.
Jika tidak boleh menyebabkan Pegawai Pengawal itu sendiri
disurcaj bersama-sama [ AP303 ]
49. 6. KAWALAN/AUDITAN
Pegawai Pengawal hendaklah mengambil langkah
untuk mematuhi keputusan Jawatankuasa Kira-Kira
Wang Negara [ AP304b ].
Peringkat Auditan
# Pre-audit
¤ Pejabat perakaunan
# Post-audit
¤ Audit dalam
¤ Ketua Audit Negara
50. 7. SURCAJ
Sek. 18 APK 1957 boleh dikenakan kepada mana-mana orang
yang sedang dan telah berkhidmat dengan kerajaan jika:
(a) Gagal memungut apa-apa wang yang terhutang kepada
kerajaan
(b) Bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran yang tidak
sepatutnya atau tidak disahkan
(c) Bertanggungjawab tentang apa-apa kekurangan atau
kebinasaan apa-apa wang awam, setem, sekuriti,stor atau
harta-harta kerajaan yang lain.
(d) Sedang atau telah menjadi seorang pegawai perakaunan gagal
atau telah gagal menyimpan akaun-akaun atau rekod-rekod
yang sempurna
(e) Telah gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab
atas kelewatan dalam pembayaran wang awam kepada pihak
penerima.
51. 7. SURCAJ
Surcaj yang boleh dikenakan bagi kegagalan
(a) hingga (c) adalah maksima tidak lebih
daripada jumlah kehilangan atau amaun yang
kurang darinya tertakluk kepad amaun disyor
oleh Perbendaharaan dan diputuskan oleh
Lembaga Tatatertib.
Kegagalan (d) dan (e) tertaskluk kepada amaun
disyor oleh Perbendaharaan dan diputuskan
oleh Lembaga Tatatertib.
