Rendementsanalyses mbv Business Intelligence

1. RESULTATEN UIT HET VERLEDEN
EN GARANTIES VOOR DE TOEKOMST Het credo uit de
beleggingswereld
is wijd verbreid.
Resultaten uit
Sturen op het
het verleden
bieden geen
informatiesysteem
garanties voor de
toekomst. Wat
op de beursvloer
vanzelfsprekend
is geworden,
blijkt in het be-
drijfsleven een
hardnekkig feno-
meen. Nog elke
dag nemen orga-
nisaties beslissin-
gen op basis van
informatie uit het
verleden. Toch
kunnen informa-
tiesystemen van
groter nut zijn
dan alleen voor
het genereren
van rapportages
over voorbije pe-
rioden. Zeker in
een markt waarin
verandering eer-
der regel is dan
uitzondering.
Te k s t : J e r o e n Z e e u w
26 mei | juni 2007

2. Graham Moss, projectmanager elementen van een goede informa- organisatie en inzicht in de gestelde
bij LeasePlan, vertelt over de uit- tiehuishouding. Het probleem van doelen, bijvoorbeeld op het gebied
dagingen van het bedrijf als het het ontbreken van relevante informa- van winst en groei. Managers defi-
gaat om informatievoorziening: tie levert ten eerste te weinig inzicht niëren verschillende strategieën of
“LeasePlan levert wereldwijd op in de businessdrivers van de orga- scenario’s om die doelen te berei-
hetzelfde niveau diensten en houdt nisatie. Daarnaast resulteert het in ken. Vervolgens worden daar plannen
per vestiging rekening met de ver- een gebrek aan inzicht in de toekom- bij gemaakt, budgetten opgesteld en
schillende lokale situaties. Zowel stige verwachtingen. Tot slot beperkt forecasts berekend. Vanuit de werke-
corporate als per vestiging is er het de mogelijkheden om in te spelen lijk behaalde resultaten wordt vervol-
behoefte aan een flexibel informa- op veranderingen in een dynamische gens gekeken of en waar er gereageerd
tieplatform waarmee we de winstge- markt. moet worden op veranderingen in de
vendheid van onze dienstverlening markt of achterblijvende resultaten
kunnen bepalen. Ook willen we een- Marktontwikkelingen en prestaties in de eigen organisatie.
voudig en accuraat inzicht in de kos- Ook LeasePlan werd geconfronteerd In de meeste organisaties blijven die
ten per klant.” met de beperkingen van het gege- plannen en budgetten echter beperkt
vensbeheer. De gebruikte tool was tot financiële overzichten die geen
Kostenbeheersing onvoldoende flexibel voor de orga- representatief beeld vormen van het
Binnen het bedrijf werden produc- nisatieveranderingen en de actuele businessmodel. Vaak blijven zij te sta-
ten en diensten op elkaar afgestemd marktontwikkelingen. “Onze gege- tisch, doordat ze slechts één keer per
ter verbetering van de dienstverle- vens beheerden we in een spreadsheet jaar worden gemeten. Daardoor blijft
ning en de kostenbe- het lastig om te komen tot waarde-
heersing. Daardoor volle stuurinformatie.
werd de behoefte
aan een uniform Actuele gegevens
informatiesysteem “We konden niet langer LeasePlan ontwikkelde een dash-
expliciet. LeasePlan board dat de commerciële en finan-
ontwikkelde een met Excel uit de voeten” ciële verantwoordelijken voorziet van
programma om de accurate en actuele gegevens over
informatievoorzie- de diensten enerzijds en de klan-
ning te verbeteren, ten anderzijds. Het profitabilitymo-
waarbij onder meer een nieuw pro- die we via ons intranet beschikbaar del geeft inzicht in het rendement op
fitabilitymodel geïmplementeerd stelden aan medewerkers binnen de het portfolio, doordat prospects en
werd. gehele groep”, vertelt Moss. “Maar de klanten op de vooraf gedefinieerde
“We werkten met een complex informatiebehoefte ontwikkelde zich parameters worden beoordeeld. Het
model. Dat was weliswaar geba- en daardoor konden we er niet langer dashboard is corporate van opzet con-
seerd op een business-intelligence- mee uit de voeten.” form de huisstijl en maatstaven van
benadering, maar het leverde ons Moss sprak al snel de wens uit om LeasePlan. De applicatie kan lokaal
niet de daadwerkelijke BI-rappor- de oplossing aantrekkelijk vorm te
tagemogelijkheden. Daardoor vol- geven, zodat medewerkers er gemak-
deed het model niet aan de eisen
van onze sales- en accountmana-
kelijker mee zouden werken. “Kennis
is macht”, licht Moss toe. “De gegevens
Figuur 1: Sturen op toekomst
gers. Het hielp hen onvoldoende om in onze bedrijfsapplicaties willen we
efficiënt te werken. Daarom wilden wereldwijd met elkaar kunnen delen
we onze informatiehuishouding ver- en rapporteren. Daarnaast is het bin-
beteren”, aldus Moss. nen LeasePlan belangrijk om de data
goed te presenteren. Zo stimuleren Markt
Besturingsproblemen we de gebruikers niet alleen om de
Het komt vaak voor dat managers informatie te raadplegen en te actua-
op verschillende niveaus binnen een liseren, ook bouwen we zo uiteindelijk
organisatie over onvoldoende infor- gezamenlijk aan onze marktpositie.”
matie beschikken om gefundeerde
beslissingen te nemen. Vaak wordt er Grip op de organisatie Toekomst
Drivers
gekeken naar informatie uit het ver- Op het gebied van de stuurinfor-
leden, die gezien de dynamiek van matie van managers is momenteel
de markt snel verouderd is en boven- de behoefte ontstaan aan een goed
dien gebaseerd is op de verkeerde hulpmiddel om grip te krijgen op de
IT in the boardroom 27

3. op bepaalde punten worden aange- beslissingen genomen omtrent de informatie van verleden, heden en
past aan de nationale wetgeving of bedrijfsvoering op basis van rentabi- toekomst op het juiste moment voor
afwijkende businessomgeving. liteit. de juiste personen.
Behalve het raadplegen van data kun- LeasePlan selecteerde Kadenza voor
nen gebruikers ook scenario’s opslaan Periodieke forcast het ontwikkelen van een profitabi-
in het model om deze later opnieuw op De markt verandert continu, dus litymodel. Dit model diende te wor-
te vragen. “Op die manier kunnen zij moet er ook continu vooruit worden den gebaseerd op de bestaande tool.
bijvoorbeeld gegevens op het gebied gekeken. Dat betekent dat alleen een Kadenza hielp LeasePlan met een
van winstgevendheid vergelijken met financieel budget niet voldoende is, inventarisatie van de benodigdheden
de actuele situatie of voorspellingen maar dat er veel meer toegevoegde binnen het gehele concern. Daarna
doen voor toekomstige ontwikke- waarde zit in een periodieke forecast werd het bedrijf ondersteund met de
ling”, aldus Moss. op basis van die elementen waaruit de vertaling van zowel de technische als
business bestaat. De huidige metho- de zakelijke vereisten voor de ontwik-
Planning vanuit de business diek is veelal een eenmalige exerci- keling van het nieuwe model.
In veel organisaties is het plannen, tie die ‘budget’ heet. Hierbij wordt Kadenza adviseerde LeasePlan geza-
budgetteren en forecasten een aan- veel aandacht besteed aan het finan- menlijk een dashboard te ontwikkelen
gelegenheid voor de financiële man. ciële plan, dat vervolgens na een paar en te implementeren. “De expertise
Toch wordt het tegenwoordig alsmaar op het gebied van
interessanter om te plannen vanuit business intelligence
de business. Immers, de mensen die was zeer waardevol”,
dicht bij het vuur zitten, weten goed
wat er in de markt gebeurt en kunnen “Plannen worden vertaald licht Moss toe. “We
hebben erg nauw
naar financiële informatie”
waardevolle informatie verschaffen samengewerkt. Als
die vervolgens door bestuurders en vrijwel gelijkwaar-
controllers naar financiële overzich- dige teamleden ver-
ten vertaald wordt. Door die mensen taalden zij de vragen
te laten plannen op voor hun bekende vanuit de organisa-
elementen als producten, diensten en maanden niet meer representatief is. tie naar middelen die daadwerkelijk
prijzen wordt er meer inzicht gecre- Of – nog erger – dat niet meer gedra- werken.”
eerd in de business én in toekomstige gen wordt door de mensen die het
verwachtingen. plan initieel maakten. Dat kan voor- Besturingsproblemen
Voor LeasePlan was het van belang komen worden door beter te luisteren Algemeen en financieel managers
medewerkers uit verschillende lan- naar de mensen uit de business, vaker kunnen, kortom, met een hogere fre-
den bij het project te betrekken. een plan (forecast) te maken gericht quentie naar de toekomst kijken door
Moss: “We ontwikkelden de applica- op de toekomst, en daar ook op in te gebruik te maken van een integraal
tie voor onze sales- en accountmana- spelen door de informatie daadwer- businessmodel op basis van busines-
gers en voor onze financiële mensen, kelijk te gebruiken om beslissingen te sdrivers, KPI’s en financiële overzich-
verspreid over de diverse locale ves- nemen en de organisatie te besturen. ten. Zo kunnen zij meer en vooral
tigingen. Daarom wilden we met hen betere stuurinformatie verkrijgen,
het project regelmatig evalueren, met IT ondersteunt de toekomst waardoor verschillende mensen op
de gebruikers samen. Op die manier Veel bedrijven werken nog steeds met verschillende niveaus in een organi-
hebben we het draagvlak voor het Excel als ‘integrale besturingsom- satie beter in staat zijn om te reageren
dashboard en het enthousiasme om geving’ maar alle bovengenoemde op veranderingen in de markt.|
ermee te werken aanzienlijk kunnen onderwerpen zijn nog nauwelijks
vergroten”, aldus Moss. onder te brengen in een traditionele
Excel-omgeving. Zonder onderlig-
Financiële informatie gende structuur zoals een database of
Naast de vertaling van businessplan- datawarehouse, is de informatievoor-
ning naar financiële informatie, zijn ziening niet meer werkbaar in termen
organisaties gebaat bij inzicht in de van bijvoorbeeld consolidatie van
resultaten per afdeling, product of gegevens, onderhoud en beveiliging.
dienst. Door ervoor te zorgen dat alle Bedrijven zullen moeten overstap-
opbrengsten en kosten worden toe- pen naar een geïntegreerde omgeving
gewezen aan producten of diensten, voor managementinformatie, wat JEROEN ZEEUW is manager
Planning & Control bij Kadenza
is het management in staat om op voordelen oplevert door het beschik- (www.kadenza.nl), specialist in
dat niveau te sturen en worden reële baar stellen van waardevolle stuur- enterprise intelligence.
28 mei | juni 2007