1. 18-19_Airliquide:18-19 08-09-09 12:13 Pagina 18
Air Liquide met SAP-ERP
klaar voor de toekomst
Automatisering
Het in eigen huis gebouwde automatiseringssysteem van Air Liquide BV was na verloop
van jaren niet meer in staat om de bedrijfsvoering adequaat te ondersteunen. In nauw
overleg met diverse afdelingen in het eigen bedrijf en met de hulp van een externe ICT-
dienstverlener is een nieuw systeem gebouwd dat op de toekomst is berekend.
V anaf haar start in de jaren tachtig heeft Air Li-
quide BV haar bedrijfsvoering geautomatiseerd.
Ontwikkelingen
Vanaf de jaren 2002/2003 bleek het in eigen huis
De interne IT-afdeling maakte daarbij gebruik van gebouwde systeem echter onvoldoende in staat
de ontwikkeltalen PowerHouse en PowerBuilder. om de bedrijfsvoering adequaat te blijven onder-
Met het automatiseringssysteem konden voorra- steunen. Zo was het bijvoorbeeld bijna niet mo-
den, leveringen, klantinformatie en financiële ge- gelijk om nieuwe vormen van huurberekening en
gevens worden beheerd. In de daarop volgende e-invoicing te implementeren. Het bleek dat ken- Afb. 1 Medewerkers zijn meer afhankelijk van elkaar ge-
jaren werd het systeem uitgebreid met nieuwe nis van het systeem binnen de organisatie beperkt worden
functionaliteiten en toepassingen. beschikbaar was, terwijl die kennis ook extern
moeilijk verkrijgbaar was. Vanwege de gedateerde ten en opbrengsten en de functionaliteiten van
technologie en interfaces was het geen optie om het nieuw te bouwen systeem. De uitkomsten van
hiervoor schoolverlaters te interesseren. Op de deze analyse zijn door het projectteam van Air Li-
achtergrond speelde mee dat Air Liquide BV met quide BV in de periode april–juli 2008 aan de
COMMUNICATIE NAAR MEDEWERKERS EN het systeem niet meer aansloot bij de ICT-omge- Franse collega’s gepresenteerd. Vervolgens heeft
KLANTEN ving van de internationale Air Liquide-groep. Het een expertteam van Air Liquide Frankrijk in Ne-
Middels een communicatieplan blijft iedereen betrokken werd daardoor steeds moeilijker om mee te gaan derland de situatie ter plekke bestudeerd. Het re-
bij de ontwikkelingen van het nieuwe automatiseringssys- met de bedrijfsbrede, internationale ontwikkelin- sultaat was dat Air Liquide BV in september 2008
teem van Air Liquide BV. Naast een afdelingsoverschrijdend gen op groepsniveau. In 2006/2007 was het intern groen licht kreeg om aan de slag te gaan.
overleg vindt binnen het management team van Air Liquide bij Air Liquide BV duidelijk dat het systeem moest
BV een apart, wekelijks SAP-overleg plaats. Voorts is er een worden vervangen. Uiteindelijk werd pas in het Projectorganisatie
wekelijks overleg tussen key-users van het systeem, waar de voorjaar 2008 toestemming gegeven voor het on- In de projectorganisatie waren vier partijen verte-
opgetreden problemen worden besproken en aangepakt. dernemen van verdere stappen. genwoordigd: Air Liquide Nederland, Air Liquide
De focus ligt hierbij op afdelingsoverschrijdende proces- België (aangezien het groepssysteem daar al was
verbetering. Behalve eigen medewerkers zijn ook de klan- Business case geïmplementeerd), Air Liquide Frankrijk en een ex-
ten van Air Liquide BV bij het project betrokken. Wout Riet- Marc Goorhuis, senior IT-analyst/developer bij Air terne ICT-dienstverlener. Bij de inrichting van het
veldt: “Alle klanten hebben een brochure ontvangen met Liquide BV: “Toen duidelijk werd dat een upgrade systeem diende de Belgische situatie als uit-
informatie over de veranderingen. Ook hebben we een van het oude systeem niet goed mogelijk was, is er gangspunt. Verder was de projectorganisatie in-
front-office in het leven geroepen om vragen van klanten te voor gekozen om aan te sluiten op de systemen gedeeld naar vijf deelgebieden: logistiek, marke-
beantwoorden. Eén van de meest tastbare veranderingen van de Air Liquide-groep. Als vervolgstap is een ting, inkoop, financiën en onderhoud. Deze vijf
betrof de gewijzigde opzet van de facturen. De klanten zijn business case gebouwd waarmee we de overstap teams hadden elk een aparte teamleider en een
enthousiast is over de lay-out van de nieuwe factuur en de naar de groepssystemen kwantitatief en kwalita- ‘Business Capability Owner’ (BCO). De rol van de
extra informatie, zoals de bestelhistorie.” tief konden onderbouwen.” De business case gaf BCO is cruciaal, want deze persoon bepaalt aan
onder meer antwoorden op vragen over de kos- welke eisen het systeem uiteindelijk moet voldoen.

2. 18-19_Airliquide:18-19 08-09-09 12:13 Pagina 19
AUTOMATISERINGS-APPLICATIES BIJ AIR LIQUIDE
Bij het automatiseren van de bedrijfsvoering bij Air Liquide BV zijn vier Enterprise Resource
Planning -modules van SAP geïmplementeerd:
- Sales en Distribution (ondersteuning van logistieke processen en operationele processen van
offerte tot ontvangst)
- Procurement (ondersteuning van inkoopprocessen)
- Finance & Control (ondersteuning van financiële processen)
- Plant Maintenance (ondersteuning van onderhoudsprocessen van productiemiddelen).
Ook omvatte het automatiseringsproject – met de naam SAP/Opera NL – de implementatie van een
aantal aanvullende applicaties op het gebied van procesinformatie en rapportage, die niet tot SAP
behoren.
Het geheel werd gecoördineerd vanuit Frankrijk. den. Als een klant iets wilde hebben, haalde de en-
Kees van Kessel, quality manager: “Communicatie gineer het gewoon zelf uit de voorraad. Tegen-
en afstemming tussen de verschillende teams was woordig moet hij veelal een bestelling plaatsen in
van groot belang voor het slagen van dit afde- het centrale magazijn in Frankrijk. De voorraad is
lingsoverschrijdende project.” hiermee sterk gereduceerd, maar voor de engi-
neer betekent het dat hij op een andere manier
Leerproces met het proces moet omgaan.”
De eerste fase van het project is in april 2009 af-
gerond. IT-technisch gezien was het SAP ERP-sys- Offerten Afb. 2 Air Liquide levert industriële gassen
teem klaar en kon het worden overgedragen aan Een andere verandering betreft de offertetrajec-
‘de business’. Voor de eindgebruikers begint het ten. Voorheen konden deze al worden opgestart dus ook de aanvulling vanuit het centrale systeem
dan pas. Kees van Kessel: “Mensen moeten vaar- voordat een klant in het systeem was geregi- aangestuurd en verwerkt. Hiermee is een betere
digheden ontwikkelen om met het systeem te wer- streerd. Tegenwoordig dient er bij de aanmaak van sturing op voorraden mogelijk.
ken. In dit leerproces – dat een aantal maanden een offerte een bepaalde minimale hoeveelheid
duurt – maken we onderscheid tussen trainen en informatie over de klant in het systeem aanwezig Toekomst
coachen. Trainen is meer gericht op de functiona- te zijn. Dit is met name een verandering voor de Air Liquide heeft plannen om klanten via een web-
liteit van het systeem. Bij coachen bieden we de verkooporganisatie en de sales support binnen- portal inzage te geven in bijvoorbeeld hun order-
eindgebruikers meer zicht op het grotere plaatje, dienst. Het voordeel is wel dat deze gegevens – status en verbruiksgegevens. In de loop van 2010
bijvoorbeeld met betrekking tot het validatiepro- ook als een prospect uiteindelijk niet voor Air Li- zullen acties worden uitgezet om aanvullende func-
ces. We richten ons daarbij vooral op de medewer- quide kiest – kunnen worden gebruikt voor ge- tionaliteit te bieden. Wout Rietveldt, marketing &
kers die als key-user met het systeem gaan werken.” richte marketingacties. sales director: “We zijn momenteel bezig met de
ontwikkeling van een digitale factuur en een Euro-
Afhankelijk Aanvullingen pese web-catalogus. In de toekomst kunnen klan-
Sinds de ingebruikname van het nieuwe systeem Een laatste voorbeeld van een verandering in de ten middels een paar muisklikken hun belangstel-
is er in de dagelijkse werkzaamheden bij Air Liquide dagelijkse werkzaamheden betreft de aanvulling ling voor bepaalde producten kenbaar maken,
BV het nodige veranderd. Waar het voorheen mo- op de supply chain; met name het opnieuw vullen waarna onze verkoopafdeling aan de slag gaat met
gelijk was om ‘los van elkaar’ te werken, moeten van de lege gascilinders van klanten. Voorheen de aanbieding. Dit zijn ontwikkelingen die goed
medewerkers nu ook nadenken over de vervolg- werden de aanvullingen aangestuurd door de- aansluiten bij de wens van de markt.” BULK
stappen die hun collega’s in het totale proces moe- gene die verantwoordelijk was voor de klantloca-
ten doen. Een ander verschil is dat de data in het tie. Tegenwoordig wordt de verwachte vraag en Victor Blom
systeem voor honderd procent correct moeten zijn.
Men is dus veel meer afhankelijk van elkaar. Dit
komt bijvoorbeeld tot uiting wanneer een klant
een openstaande factuur heeft. In het verleden AIR LIQUIDE: GASSEN, SERVICES EN APPARATEN
kreeg men daar wel een melding van, maar ging De Air Liquide Groep - met het hoofdkantoor in Parijs - is een internationale onderneming, gespe-
de levering gewoon door. Tegenwoordig wordt cialiseerd in de productie en levering van industriële gassen, laboratoriumgassen en medische gas-
zo’n levering vanuit de geautomatiseerde supply sen. Het concern telt meer dan één miljoen klanten over de gehele wereld. Air Liquide BV in Ne-
chain tegengehouden. Het resultaat is meer trans- derland heeft hoofdkantoren in Eindhoven en Rotterdam. De onderneming heeft haar activiteiten
parantie en meer zicht op de gehele keten. onderverdeeld in vier business lines: large industries, industrial merchant, electronics en healthcare. 1819
Air Liquide BV levert de gassen met tankwagens en in cilinders, maar ook via pijpleidingen. Het is
Voorraden mogelijk om de gassen op locatie bij de klant te produceren. Air Liquide levert behalve gassen ook BULK5/6
Marc Goorhuis: “Onze collega’s van de afdeling de hieraan gekoppelde services en apparatuur. September
Engineering werkten vroeger met eigen voorra- 2009