SlideShare a Scribd company logo
1 of 35
Download to read offline
© Copyright 2008 House of Performance. Geen enkele reproductie van het document of een deel van het document mag worden gekopieerd, verspreid, geciteerd tenzij House of Performance schriftelijke toestemming heeft verleend




Implementeren
binnen de overheid
Master of Public Management



14 oktober 2011

Arjon van Lieshout & Jan Pieter Verweij
Bezuinigingen – Het thema voor de komende min. 5 jaar




                          1
© Copyright 2008 House of Performance. Geen enkele reproductie van het document of een deel van het document mag worden gekopieerd, verspreid, geciteerd tenzij House of Performance schriftelijke toestemming heeft verleend




Hoe te bezuinigen in
gemeenteland?
Een onderzoek binnen de G25 van Nederland
Hoe pakken gemeenten de bezuinigingen aan: een
onderzoek door House of Performance in
samenwerking met Universiteit Twente.


                                                      Aanpak van het onderzoek in drie fasen:

                                                                       Ø Fase 1
                                                      Feiten en cijfers: een onderzoek op basis van
                                                     begrotingen, voor- en najaarsnota’s, raadsinfor-
                                                     matiebrieven, financieel meerjarenperspectieven,
                                                               en bezuinigingsdocumenten;

                                                                       Ø Fase 2
                                                      Literatuur: een uitgebreid literatuur onderzoek
                                                          naar effectieve bezuinigingsstrategieën;

                                                                      Ø Fase 3
                   Betrokken gemeenten:
                                                       Interviews: de 25 grootste gemeenten van
                                                     Nederland (100.000+ gemeenten) zijn benaderd
                  Amsterdam, Rotterdam, ‘s-
                    Gravenhage, Utrecht,

                                                       voor het onderzoek. 18 gemeenten hebben
                 Eindhoven, Tilburg, Almere,
                Groningen, Breda, Nijmegen,
                    Enschede, Apeldoorn,
                 Haarlem, Arnhem, Zaanstad,
                Amersfoort, Haarlemmermeer,             deelgenomen. Bij elk van de onderzochte
                      ‘s-Hertogenbosch,
                     Zoetermeer, Zwolle,                 gemeenten werd tussen de één en drie
                Maastricht, Dordrecht, Leiden,
                        Emmen en Ede                             interviews afgenomen.


                                                 3
De beïnvloedbare ruimte van de overheid is beperkt.
Gevolg is dat 41 procent van bezuinigingen ten koste zal
komen van het apparaat.

                    Beïnvloedbare ruimte
                                                                                              Beïnvloedbare ruimte:
                                                Niet vrij te besteden
                        20%    8%
                                                                                  Ø Wettelijke taken dienen in elk geval door
                                                  Vrij te besteden
                                                                                    gemeenten te worden uitgevoerd. Deze vallen
59%        41%          80% 33%                                                             buiten de beïnvloedbare ruimte;
                                               Vrij te besteden, niet-           Ø Kapitaallasten vallen buiten de beïnvloedbare
                                           beïnvloedbaar op korte termijn
                                                                                                         ruimte;
                                           Vrij te besteden, beïnvloedbaar
                                                    op korte termijn
                                                                                 Ø Er speelt op een groot aantal onderdelen een
                                                                                   tijdsaspect: slechts een beperkt aantal uitgaven
                                                                                         is op de korte termijn te beïnvloeden.
 Waarop bezuinigen gemeenten




                                                                                     Het aantal onderdelen waarop bezuinigd kan
                                                                                                  worden is klein (33%).

                                                                                           Gevolg voor bezuinigingen:
                                                                                 Ø    41 procent van de bezuinigingen zal ten laste
                                                                                       komen van het ambtelijk apparaat. Dit komt
                                                                                               neer op 500 miljoen euro.



                                                                             4                                          Bron: Gemeentebegrotingen
Drie Methoden van Bezuinigen




17-10-2011                5
Slechts 3 van de 18 gemeenten kiezen voor de meest
effectieve strategie van continu verbeteren




17-10-2011                6
Gemeenten sturen op minder effectieve succesfactoren
    voor bezuinigen dan uit onderzoek is vastgesteld

•    Slechts drie succesfactoren genoemd door gemeenten komen ook voor in
     de literatuur
•    De bijdrage en rol van medewerkers wordt binnen de gemeenten
     onderschat
•    De kritieke succesfactoren van gemeenten zijn meer gericht op
     leiderschap en visie van leidinggevenden
•    Het afleggen van verantwoording, transparantie en zorgvuldigheid spelen
     bij gemeenten een belangrijkere rol.




                                                                     Bron: Cameron, 1994; interviews.
                                       7
Agenda

  Succesvol implementeren :

             • Proces

             • Houding

             • Transitie




17-10-2011                    8
Implementeren, drie invalshoeken
samen de sleutel tot succes
   •     Implementeren is een proces                                  Belichten
                                                                                         Richten
                                                                                                            Inrichte
                                                                                                               n
                                                                                                             Proces,
                                                                                                                            Verricht
                                                                                                                              en




         · Implementeren is een set van achtereenvolgende
                                                                       Opstellen
                                                                                      Doelen van de        besturing,      Herontwerp
                                                                      bedrijfs- en
                                                                                       verandering         gedrag en      implementere
                                                                     veranderkundi
                                                                                       vaststellen        leiderschap           n
                                                                      ge diagnose
                                                                                                         herontwerpen



           stappen, die soms overlappen maar mits goed uitgevoerd
                                                                                                           Mensen in
                                                                                      Verandervisie
                                                                     Urgentiebesef                        staat stellen   Verbeteringen
                                                                                       en strategie
                                                                       realiseren                            om te         consolideren
                                                                                       ontwikkelen
                                                                                                            handelen



           leiden deze stappen tot een succesvolle implementatie       Leidende
                                                                        coalitie
                                                                        vormen
                                                                                       Verandervisie
                                                                                      communiceren
                                                                                                         Korte termijn
                                                                                                          successen
                                                                                                          genereren
                                                                                                                             Nieuwe
                                                                                                                            werkwijze
                                                                                                                          verankeren in
                                                                                                                            de cultuur




   •     Implementeren is een houding                                                                   Breng


         · Implementeren is een mind set waarbij verschillende
                                                                                                       energie
                                                                                       Heb
                                                                                      focus                      Blijf je

           facetten in de gaten moeten worden gehouden. Een juiste                     Verkrijg
                                                                                                              verwonderen




           balans tussen deze facetten zorgt voor een goede
                                                                                     vertrouwen
                                                                                                             Standvastig
                                                                                                                 zijn

           implementatie
   •     Implementeren is transitie
         · Implementeren is het doorvoeren van een verandering in
           gedrag. Hierbij moet onderkend worden dat iedereen door
           een bepaalde curve gaat en het goed signaleren en
           anticiperen leidt toot een goede implementatie


17-10-2011                                 9
- Implementeren als proces -



Implementeren als proces *


             Belichten               Richten                 Inrichten                 Verrichten


          Opstellen                                            Proces,
                                 Doelen van de
         bedrijfs- en                                     besturing, gedrag            Herontwerp
                                  verandering
      veranderkundige                                      en leiderschap            implementeren
                                   vaststellen
          diagnose                                         herontwerpen

                               Verandervisie en           Mensen in staat
        Urgentiebesef                                                                Verbeteringen
                                   strategie               stellen om te
          realiseren                                                                  consolideren
                                 ontwikkelen                 handelen

                                                                                        Nieuwe
                                                            Korte termijn
      Leidende coalitie          Verandervisie                                         werkwijze
                                                             successen
          vormen                communiceren                                        verankeren in de
                                                             genereren
                                                                                        cultuur

 * Dit model is een mix tussen het verandermodel van Kotter, het INK model en de implementatieaanpak van
House of Performance
17-10-2011                                           10
- Implementeren als proces -


Belichten: aandacht voor historie en gedoseerd brengen
van “brutal facts” met oog op de politieke organisatie

             Belichten


          Opstellen            Vaststellen van het verbeterpotentieel van de organisatie. Gekeken
         bedrijfs- en          wordt naar wat mogelijke verbeteringen zijn, kwalitatief en
      veranderkundige          kwantitatief en wat de verandercapaciteit van een organisatie is,
          diagnose             rekeninghoudend met type organisatie, historie en veranderbereidheid

                               Werken aan de bewustwording van de organisatie dat een
        Urgentiebesef          verandering noodzakelijk is, gebruik maken van “brutal facts”. Hierbij
          realiseren           kan de redenen intern of extern zijn. Nut en Noodzaak zijn belangrijke
                               vragen die beantwoord moeten worden

                               De leidende coalitie is de motor van de verandering. Bij de samenstelling
      Leidende coalitie        moet worden gezocht naar een groep mensen met voldoende macht
          vormen               en invloed om de verandering te kunnen dragen, dit is een continu
                               proces.




17-10-2011                                            11
- Implementeren als proces -


Richten: kleine stappen voorwaarts met voldoende tijd
en detaillering hoe de weg verloopt

             Richten


       Doelen van de           Het bepalen van doelen is noodzakelijk om de focus in de organisatie
        verandering            aan te brengen. Dit moeten er niet te veel (en soms met kleine
         vaststellen           stappen) zijn en dienen goed geformuleerd te zijn (SMARTI).


                               Het toekomstbeeld dient expliciet te worden gemaakt waarbij tevens
      Verandervisie en
                               de weg ernaar toe niet mag worden vergeten. De visie dient helder en
          strategie
                               krachtig te worden geformuleerd in bijvoorbeeld een “elevator pitch”
        ontwikkelen

                               Communiceren van de visie en de doelen, frequent, consistent en
        Verandervisie          consequent. Dit een belangrijke taak van het lijn management, met de
       communiceren            hoogste baas voorop.




17-10-2011                                           12
- Implementeren als proces -                                             Belichten
                                                                                           Richten
                                                                                                           Inrichte
                                                                                                              n
                                                                                                                           Verricht
                                                                                                                             en
                                                                                                             Proces,
                                                                          Opstellen
                                                                                        Doelen van de      besturing,     Herontwerp
                                                                         bedrijfs- en
                                                                                         verandering       gedrag en     implementere
                                                                        veranderkundi
                                                                                         vaststellen      leiderschap          n
                                                                         ge diagnose
                                                                                                         herontwerpen
                                                                                                          Mensen in




Voorbeeld van een veranderdoel en de
                                                                                        Verandervisie
                                                                        Urgentiebesef                    staat stellen   Verbeteringen
                                                                                         en strategie
                                                                          realiseren                        om te         consolideren
                                                                                         ontwikkelen
                                                                                                           handelen

                                                                                                                            Nieuwe
                                                                          Leidende                       Korte termijn
                                                                                         Verandervisie                     werkwijze
                                                                           coalitie                       successen




communicatie hierover
                                                                                        communiceren                     verankeren in
                                                                           vormen                         genereren
                                                                                                                           de cultuur




                                  Voorbeeld Elevator Pitch:

                  Twee weken. Wij willen dat de burgers van Den Haag indien zij
         hulpmiddelen nodig hebben hierover binnen twee weken kunnen beschikken.

                   Dit duurt nu te lang, soms wel 6 maanden waardoor de klant
             ontevreden wordt en wij onnodig veel handelingen moeten verrichten.

     Deze verbetering past in ons streven een effectieve en efficiënte overheid te zijn.

       Medewerkers krijgen de bevoegdheden die hierbij horen en zullen de opleiding
                  krijgen die hierbij hoort. Wil jij hieraan bijdragen?




17-10-2011                                   13
- Implementeren als proces -


Inrichten: werken in kleine teams voor het ontwerp en
veel stakeholders expliciet laten accorderen

         Inrichten


         Proces,               Het vorm geven aan het ontwerp dat nodig is om de veranderdoelen te
    besturing, gedrag          realiseren. De verandering wordt langs vier assen beschreven: Proces,
     en leiderschap            Besturing, Gedrag en Leiderschap. Werk in kleine teams, in
     herontwerpen              meerdere sessie en niet alles tegelijk en vraag expliciet akkoord.

                               Alle betrokkenen in staat te stellen om ook te gaan handelen conform
      Mensen in staat
                               de nieuwe werkwijze. Door het wegnemen van barrières die een
       stellen om te
                               belemmering vormen en het wijzen op de al eerder aangetoonde
         handelen
                               noodzaak creëer je een breed draagvlak voor de verandering

                               Successen vroeg in het traject, al zijn ze maar klein, ondersteunen het
        Korte termijn
                               veranderingsproces en zorgen ervoor dat pessimisme en scepsis
         successen
                               minder kans krijgen. Het is van belang dat dergelijke successen heel
         genereren
                               zichtbaar en ondubbelzinnig zijn.




17-10-2011                                           14
- Implementeren als proces -



Processen, besturing, gedrag en leiderschap zijn vier
assen waarlangs verandering plaatsvindt

                               Inrichten van structuur voor continu procesverbeteringen
                                  • Proces vanuit klantperspectief inrichten, gebruik expertise
                                    medewerkers, inrichten verbetermanagement, trainen medewerkers,
                                    delen van kennis & ervaring en goede methodes van vastlegging
                               Prestatie management integreren in het bestaande
         Proces Besturing      besturingsmodel
                                  • Besturing transparant en optelbaar maken van laag tot hoog.
                                    Instrumenten “easy to use” maken en zorgdragen dat medewerkers
                                    cijfers her- en erkennen zodat zij zelf verbeterpotentieel zien.
        Gedrag   Leider-
                               Leidinggevenden veranderen als eerste
                  schap
                                  • Nut en noodzaak communiceren, visie uitdragen, leren faciliteren,
                                    enthousiasmeren, belonen en aanspreken
                               Gedrag van medewerkers in lijn brengen met gemaakte keuzes
                                  • Medewerkers coachen, belonen en verantwoordelijkheid geven, de
                                    omgeving aanpassen aan gewenste cultuur, successen vieren t.a.v.
                                    behalen doelstelling




17-10-2011                                      15
- Implementeren als proces -


Verrichten: werken aan vertrouwen en voldoende
ondersteuning leveren om stapsgewijs te verbeteren

             Verrichten


                               Het daadwerkelijk in te voeren van veranderingen, stap voor stap in
         Herontwerp            detail uitgewerkt. Vertrouwen winnen, focus vasthouden, energie
       implementeren           brengen, standvastig zijn en je blijven verwonderen zijn
                               belangrijke gedragingen om succesvol te implementeren.

                               Ervaring leert dat het minstens 6 maanden duurt voordat een nieuwe
        Verbeteringen          werkwijze vast grond krijgt. Niet verslappen en constant in contact
         consolideren          blijven met de uitvoering en zo nodig aanpassingen doorvoeren zijn
                               essentieel, support langzaam uitfaseren

          Nieuwe               Het verankeren in de cultuur betekent zorgen dat structuur(afspraken en
         werkwijze             regels t.a.v. bijv. beloning ), omgeving (rituelen, fysieke omgeving) en
      verankeren in de         leiderschapstijl (voorbeeldgedrag, communicatie) in lijn zijn met de
          cultuur              nieuwe werkwijze. Voer regelmatig audits uit.




17-10-2011                                           16
- Implementeren als houding -



Implementeren als houding
Vertrouwen krijgen, focus hebben, standvastig zijn, energie brengen en
blijven verwonderen zijn kritisch voor een succesvolle implementatie



                                              Breng
                                             energie
                                  Heb
                                 focus
                                                       Blijf je
                                                   verwonderen

                                  Verkrijg
                                vertrouwen
                                                   Standvastig
                                                       zijn




17-10-2011                                    17
- Implementeren als houding -



Vertrouwen in de leiding, de aanpak en het eigen
kunnen, maakt dat mensen mee gaan doen
• Tijdens implementatie dient er                                       • Maak besturing transparant zodat
  ruimte te zijn voor op- en                                             iedereen kan zien waarop gestuurd
  aanmerkingen van medewerkers                                           wordt
• Zorg voor ondersteuning op de                                        • Laats voortgang zien en zorg voor
  werkvoer t.a.v. vragen over nieuwe                                     haalbare doelstellingen SMARTI
  vaardigheden / werkwijze (*)                   Breng
                                                energie
                                         Heb
                                        focus               Blijf je
                                                         verwonderen


• Geef het verleden een plaats           Verkrijg
                                       vertrouwen
                                                         Standvastig
                                                                       • Vertoon voorbeeld gedrag
• Geef medewerkers bevoegdheden                                        • Ben aanwezig tijden implementatie
                                                             zijn




  die ze nodig hebben                                                  • People don’t care how much you
• Feed back is cruciaal om te leren (*)                                  know, until they know how much
                                                                         you care.
                                                                       • Zorg dat het “gedoe”boven tafel
                                                                         komt

Zonder vertrouwen wordt de verandering afgedwongen en leidt niet tot borging
17-10-2011                                          18
- Implementeren als houding -



Focus is noodzakelijk om hoofd- van bijzaken te
onderscheiden en allen dezelfde kant op te gaan
• Begin met het einde voor ogen                                        • Beperk het aantal KPI’s tot 2 a 3
• Verbeteringen beoordelen op impact                                     zodat het te bevatten is voor
  enerzijds en moeite anderzijds                                         medewerkers en verbeteringen
                                                                         gericht zijnop deze KPI’s
                                                                       • Monitor de voortgang van
                                                 Breng
                                                energie
                                                                         implementatie en maak ook dit
                                         Heb
                                        focus               Blijf je
                                                                         transparant
                                                         verwonderen


• Laat medewerkers die een goede         Verkrijg
                                       vertrouwen
                                                         Standvastig
                                                                       • Maak keuzes wat wel en niet
  prestatie neerleggen hun verhaal                                       belangrijk is, bijvoorbeeld t.a.v. het
                                                             zijn




  vertellen, besteed weinig aandacht                                     lopende projecten
  aan de mindere performers                                            • Beloon gewenst gedrag




17-10-2011                                          19
- Implementeren als houding -                                                                                                          Breng
                                                                                                                                       energie
                                                                                                                                Heb
                                                                                                                               focus                Blijf je
                                                                                                                                                 verwonderen



Beperk het aantal KPI’s, hier kwaliteit en
                                                                                                                                Verkrijg
                                                                                                                              vertrouwen
                                                                                                                                                 Standvastig
                                                                                                                                                     zijn


productiviteit

                                      Wk 10                                                                   Wk 10
             100%                                                            100%
                      Mascha                                       Quality
       Quality
        index                                                       index
                                   Karin                                                  Wk 9

             80%           Ernst                                             80%
                                     TEAM
                                                                                          Wk 8            Wk 10
                          Janine               Peter
                                     Johan                                                             Wk 7
                                             Piet                            60%          Wk 5
             60%                                                                                         Wk 6
                                   Anne

                                                                                          Wk 4            Wk 3

             40%                                                             40%
                    0,4        0,6           0,8       1,0   1,2                    0,4          0,6          0,8      1,0                 1,2
                                       Productivity index                                                Productivity index




17-10-2011                                                         20
- Implementeren als houding -                                                                                                    Breng
                                                                                                                                energie
                                                                                                                         Heb
                                                                                                                        focus           Blijf je
                                                                                                                                     verwonderen



Monitor de voortgang van implementatie en
                                                                                                                         Verkrijg
                                                                                                                       vertrouwen
                                                                                                                                    Standvastig
                                                                                                                                        zijn


maak ook dit transparant

        Implementatie status                           Rood: achter op schema            Toelichting
                                                       Groen: op schema


                                                       Iedere cirkel heeft zijn           Procesverbetering
                                                       Eigen niveau van
       Proces-                      Prestatie-          doelstellingen                    • Kaizen wordt onvoldoende ondersteund
       verbetering                  management         •    binnenste ring is meet het       door de teamleiders
                                                            mechanisch gebruik van
                                                            de systematiek (0-4
                                                            weken)
                                                                                          Prestatiemanagement
                                                       •    tweede ring meet het
                                                            technisch gebruik (5-8        • Borden worden onvoldoende gebruikt
                                                            weken)
                                        weken          •    derde ring meet de mate       Gedrag
                                                            waarin er eigendom bij de
                       4   8   12        begeleiding
                                                            lijn is van de systematiek
                                                            en daarmee de
                                                                                          • Medewerkers discussiëren constructief over
                                                            systematiek volledig             hun werkzaamheden tijdens het werk
                                                            geborgd is (9-12 weken)
                                                                                          Leiderschap
                                                                                          • Motivatie t.a.v. Lean is wisselend
       Gedrag                       Leiderschap                                           • Het benadrukken/ belonen van goede
                                                                                            prestaties verdient aandacht




17-10-2011                                                                21
- Implementeren als houding -



Energie is de brandstof in de motor van
verandering, je moet het erin blijven stoppen
• Ga uit van wat goed is in de                                        • Vier je successen
  organisatie en niet vanuit wat er niet                              • Gebruik naast kwantitatieve
  goed is                                                               resultaten ook kwalitatieve
• Laat de goede medewerkers de                                          verhalen die het succes laten
  minder op sleeptouw nemen                                             proeven
                                                    Breng
                                                   energie
                                            Heb
                                           focus           Blijf je
                                                        verwonderen

                                          Verkrijg

• Maak duidelijk dat het een keuze is   vertrouwen
                                                        Standvastig
                                                            zijn
                                                                      • Voorbeeld gedrag
  hoe men ten opzichte van een                                        • Ga er van uit dat weerstand geen
  verandering staat                                                     onwil is maar vaker te maken heeft
                                                                        met angst
                                                                      • Vertel verhalen t.a.v. succes die
                                                                        mensen raken




17-10-2011                                         22
- Implementeren als houding -



Zolang men zich blijft verwonderen kan men
zich verbeteren
• Het kan altijd beter; fouten zijn                               • Laat cijfers zien en stimuleer het
  kansen om te verbeteren. Als je                                   vragen stellen over resultaten
  geen fouten ziet heb je niet goed                               • Creëer een omgeving waarin het
  genoeg gekeken                                                    makkelijk is om met
                                                                    verbeterideeën te komen
                                                Breng
                                               energie
                                        Heb
                                       focus           Blijf je
                                                    verwonderen


• Leer mensen zich te verwonderen       Verkrijg
                                      vertrouwen
                                                    Standvastig
                                                                  • Vraag waarom, 5x ?
  over bestaande situaties                              zijn




• Gebruik nieuwkomers / externe om
  een spiegel te krijgen




17-10-2011                                     23
- Implementeren als houding -
                                                        Breng
                                                       energie
                                                Heb
                                               focus           Blijf je
                                                            verwonderen


Creëer een omgeving waarin het makkelijk is     Verkrijg
                                              vertrouwen
                                                           Standvastig


om met verbeterideeën te komen
                                                               zijn




17-10-2011                      24
- Implementeren als houding -



Vertrouwen in de leiding, de aanpak en het
eigen kunnen maakt dat men mee gaat doen
• Laat je niet afleiden, manage work                               • Confronteer mensen met feitelijke
  arounds                                                            prestaties



                                                 Breng
                                                energie
                                         Heb
                                        focus           Blijf je
                                                     verwonderen

                                         Verkrijg
                                       vertrouwen
                                                                   • Zet een doelstelling en blijf deze
 • Leer mensen feed back geven aan
                                                     Standvastig
                                                         zijn

                                                                     communiceren
   elkaar                                                          • Straal vertrouwen uit, blijf je
                                                                     mensen steunen
                                                                   • Walk the talk




17-10-2011                                      25
- Implementeren als transitie -



Implementeren als transitie
Energieniveau




                Opluchting
 Bezorgdheid
                       Ontkenning                                   Hoop
                                                                    Vertrouwen

                                  Angst


                                     Bedreiging   Neerslachtig

             Afscheid nemen                        Loslaten      De weg vooruit   Tijd


17-10-2011                                              26
Beïnvloedingsmodel



                                            Het goede                       Begrip en
                                            voorbeeld                      overtuiging
                                              geven                      aanmoedigen

                Prestaties

                Gedrags-
                patronen
                                                          Persoonlijk
                                                        inzicht en overtui-
               Onder water…                                   gingen

Rolmodellen                    Verhalen
                              Ervaringen
            Mindset                                                         Formele
                                             Talent en                  mechanismen
       Waarden en normen
                                           vaardigheden                   versterken
         Overtuigingen
                                            ontwikkelen
   Talent,             Processen en
vaardigheden        organisatiestructuur
Stimuleren van verandering van persoonlijk inzicht
en overtuigingen door beïnvloeding vanuit 4
invalshoeken
   Het goede voorbeeld                                    Begrip en overtuiging
   geven                                                          aanmoedigen
      “Mijn baas en mijn collega’s                    “Ik weet wat ervan mij verwacht
     demonstreren wat er verwacht                  wordt, ik vind het een goed verhaal
                wordt”                                         en ben het er mee eens”

   Directieleden, leidinggevenden,                              Inspirerende verhalen
   Lean specialisten


                                   Veranderingen in
                                 persoonlijk inzicht en
                                    overtuigingen

    Training persoonlijke en                                       KPI’s, beloningen,
   technische vaardigheden                                        rapportagelijnen e.d.

                                                       “De organisatie, processen,
   “Ik heb de kennis & vaardigheden                 afspraken en systemen helpen mij
   om te doen wat van mij verwacht                       om de verwachtingen te
                wordt”                                         realiseren”
   Talent en vaardigheden                                 Formele mechanismen
   ontwikkelen                                                      versterken
17-10-2011   29
- Implementeren als transitie -



Wat ervaart een teamleider?
                                                                                                    Verandering is
                                                        • ‘Ik maak me zorgen over het
Energie                                                                                             nooit af. In de
                                                          hoge ziekteverzuim’
niveau                                                                                             praktijk worden
                                                        • ‘We moeten het werkoverleg
                                                                                                   fases meerdere
                                      Afscheid            gewoon een keer in de kroeg
                                                                                                   keren doorlopen
                                       nemen              houden’
                                                        • ‘Hoe kan ik het nu goed doen?’
               Start                                    • ‘Het is wel gaaf dat ik meteen       Acceptatie
                                                          effect merk als ik de feedback      en integratie
                   • ‘Ik heb het nu veel drukker’         toepas’
                   • ‘Er komt wel veel op me af’                                                  De verandering
                   • ‘Elke dag een dagstart vind ik                                                    zelf
                       overdreven’
                   • ‘Ik hoef niet te plannen, mijn                                 • ‘Zijn de cijfers van deze week al
                       agenda zit in m’n hoofd’                                       bekend?’
                   •   ‘Kunnen we niet een paar
                                                                                    • ‘Wie pakt het verbeterpunt op?’
                       weken wachten om cijfers op                Loslaten
                                                                                    • ‘Ik heb de medewerker
                       persoonsniveau te laten zien?’
                   •   ‘Ik ga niet maandelijks een                                    aangesproken op z’n prestaties’
                       ontwikkelgesprek voeren met                                  • ‘Ik ben vandaag tussen de
                       de medewerkers’                                                mensen in gaan zitten’


             1. Afscheid nemen                          2. Loslaten                        3. Vooruit gaan       Tijd
               Verlies van structuur, controle,            Onzekerheid en nieuwe              Door nieuwe ervaringen
               richting en veiligheid                      mogelijkheden wisselen             worden voordelen
                                                           elkaar af                          ongezien en verandert
                                                                                              gedrag
17-10-2011   Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross)            30
- Implementeren als transitie -



Wat ervaart een medewerker?
                                                     § Excuses zoeken
Energie                                              § Lagere motivatie en efficiency           Acceptatie
                                                     § Bezorgd zijn
niveau
                                                     § Teamwork staat onder druk
                                                                                               en integratie
                                     Afscheid        § Hoger ziekteverzuim
                                      nemen          § Mensen die niet willen (kunnen)
                                                       nemen afscheid
               Start
                                                     § Eerste acceptatie
                                                     § Creativiteit ontstaat: mensen
                   § ‘Methode bekritiseren             zien kansen
                   § Berekening in twijfel trekken                                              De verandering
                   § Geen input leveren                                                              zelf
                   § Geen standpunt innemen
                   § Ja zeggen, nee doen
                   § Doen alsof het leuk is                                                  § Actieve deelname aan
                     (meeveren)                                                                prestatiegroei
                   § “Alles gaat goed”                         Loslaten                      § Werken voor de groep
                                                                                               niet voor zichzelf
                                                                                             § Gewend raken aan het
                                                                                               nieuwe



             1. Afscheid nemen                       2. Loslaten                         3. Vooruit gaan       Tijd
               Verlies van structuur, controle,         Onzekerheid en nieuwe               Door nieuwe ervaringen
               richting en veiligheid                   mogelijkheden wisselen              worden voordelen
                                                        elkaar af                           ongezien en verandert
                                                                                            gedrag
17-10-2011   Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross)          31
- Implementeren als transitie -



Elke fase vereist een andere aanpak
Energie-
niveau
                                                                    Mogelijke Acties:
                                                  Afscheid           – Enthousiasmeer en motiveer
                                                  nemen              – Nieuwe kansen laten zien
                                                                     – Urgentiebesef creëren (stap 1 van
                                                                       Kotter)
                                                                     – Leg de methodiek goed uit
                                                                     – Laat zien dat je meehelpt
           Start                                                     – Organiseer ceremonies om het einde
                                                                       te markeren
                                                                     – Beantwoord de vraag “What’s in it
                                                                       for me”
                                                                     – Maak expliciet wat gaat veranderen
                                                                     – Ritueel afscheid nemen van oude
                                                                       manier van werken

                              1. Afscheid nemen
                         - Informeren en communiceren -      Tijd

In de fase ´afscheid nemen´ is vooral de eerste stap van Kotter van belang:
Creëer besef voor URGENTIE!
17-10-2011         Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross)               32
- Implementeren als transitie -



Elke fase vereist een andere aanpak
Energie-
niveau
                                                               Mogelijke Acties:
                                                                – Neem de tijd om naar medewerkers
                                                                  te luisteren, zodat je weet wat speelt
                                                                – Bied ondersteuning aan
                                                                – Pak suggesties en verbeterideeën op
                                                                – Leg uit waarom de verandering van
                                                                  belang is voor de organisatie
                                                                  (elevator pitch)
                                                                – Schets toekomstbeeld (wat levert
                                                                  het op?)
                                                                – Bepaal gezamenlijk hoe het
                                                                  toekomstbeeld wordt bereikt
                                                                – Betrek de leidinggevende er expliciet
                                            Loslaten
                                                                  bij
                                                                – Mensen die al in de ´vooruit
                             2. Loslaten                          gaan´fase zitten identificeren en
                  - Helpen, motiveren en verbeteren -   Tijd      laten helpen
In de tweede fase is stap 5 van kotter overheersend: creëer een breed draagvlak voor
de verandering!
17-10-2011   Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross)                33
- Implementeren als transitie -



Elke fase vereist een andere aanpak
Energie-
niveau
                                                         Mogelijke Acties:
                                                          – Blijf stimuleren en motiveren
                                                          – Wees consequent
                                  Acceptatie en
                                  integratie              – Blijf monitoren
                                                          – Beloon nieuw gedrag
                                                          – Stel snelle successen zeker
                                                          – Vier successen
                                                          – Wees consistent in communicatie
                                                          – Schetsen van toekomstbeeld


                  De verandering zelf




                         3. Vooruit gaan
                            - Borgen -            Tijd

Als de medewerkers door het dal zijn, pas dan stap 6 toe: Vier de (korte termijn)
successen met het team!
17-10-2011   Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross)          34

More Related Content

What's hot

Tugas kesol (asma) mistia
Tugas kesol (asma)  mistiaTugas kesol (asma)  mistia
Tugas kesol (asma) mistia
samiyati
 
Askep. sinusitis maksilaris lp.
Askep. sinusitis maksilaris lp.Askep. sinusitis maksilaris lp.
Askep. sinusitis maksilaris lp.
Tias Ios Tias
 
Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...
Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...
Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...
Operator Warnet Vast Raha
 
Angina ludwig referat THT
Angina ludwig referat THTAngina ludwig referat THT
Angina ludwig referat THT
Suderi Abbas
 

What's hot (20)

Tugas kesol (asma) mistia
Tugas kesol (asma)  mistiaTugas kesol (asma)  mistia
Tugas kesol (asma) mistia
 
Konsep asuhan keperawatan Thypoid abdominalis
Konsep asuhan keperawatan Thypoid abdominalisKonsep asuhan keperawatan Thypoid abdominalis
Konsep asuhan keperawatan Thypoid abdominalis
 
Askep kejang
Askep kejangAskep kejang
Askep kejang
 
Konsep dasar keperawatan komunitas
Konsep dasar keperawatan komunitasKonsep dasar keperawatan komunitas
Konsep dasar keperawatan komunitas
 
Standar praktikkeperawatan ppni
Standar praktikkeperawatan ppniStandar praktikkeperawatan ppni
Standar praktikkeperawatan ppni
 
Askep. sinusitis maksilaris lp.
Askep. sinusitis maksilaris lp.Askep. sinusitis maksilaris lp.
Askep. sinusitis maksilaris lp.
 
Askep enchapalitis
Askep enchapalitisAskep enchapalitis
Askep enchapalitis
 
Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...
Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...
Askep infeksi jantung (perikarditis, endokarditis dan miokarditis) AKPER PEMK...
 
Analisa data
Analisa data Analisa data
Analisa data
 
Askep keluarga dengan dm AKPER PEMKAB MUNA
Askep keluarga dengan dm AKPER PEMKAB MUNA Askep keluarga dengan dm AKPER PEMKAB MUNA
Askep keluarga dengan dm AKPER PEMKAB MUNA
 
Pathway nefrolitiasis
Pathway nefrolitiasisPathway nefrolitiasis
Pathway nefrolitiasis
 
Asuhan Keperawatan pada Gangguan Sistem Pernafasan
Asuhan Keperawatan pada Gangguan Sistem PernafasanAsuhan Keperawatan pada Gangguan Sistem Pernafasan
Asuhan Keperawatan pada Gangguan Sistem Pernafasan
 
Tuberkulosis kutis
Tuberkulosis kutisTuberkulosis kutis
Tuberkulosis kutis
 
Peran perawat di komunitas
Peran perawat di komunitasPeran perawat di komunitas
Peran perawat di komunitas
 
07 tele nursing
07 tele nursing07 tele nursing
07 tele nursing
 
komunikasi-dokter-pasien-bad-news
komunikasi-dokter-pasien-bad-newskomunikasi-dokter-pasien-bad-news
komunikasi-dokter-pasien-bad-news
 
Angina ludwig referat THT
Angina ludwig referat THTAngina ludwig referat THT
Angina ludwig referat THT
 
Model konsep florence nightingale
Model konsep florence nightingaleModel konsep florence nightingale
Model konsep florence nightingale
 
Askep Mastoiditis
Askep MastoiditisAskep Mastoiditis
Askep Mastoiditis
 
Presentasi empiema
Presentasi empiemaPresentasi empiema
Presentasi empiema
 

House Of Performance Implementeren Master Of Public Mgmt 14 Okt 2011 Handout

  • 1. © Copyright 2008 House of Performance. Geen enkele reproductie van het document of een deel van het document mag worden gekopieerd, verspreid, geciteerd tenzij House of Performance schriftelijke toestemming heeft verleend Implementeren binnen de overheid Master of Public Management 14 oktober 2011 Arjon van Lieshout & Jan Pieter Verweij
  • 2. Bezuinigingen – Het thema voor de komende min. 5 jaar 1
  • 3. © Copyright 2008 House of Performance. Geen enkele reproductie van het document of een deel van het document mag worden gekopieerd, verspreid, geciteerd tenzij House of Performance schriftelijke toestemming heeft verleend Hoe te bezuinigen in gemeenteland? Een onderzoek binnen de G25 van Nederland
  • 4. Hoe pakken gemeenten de bezuinigingen aan: een onderzoek door House of Performance in samenwerking met Universiteit Twente. Aanpak van het onderzoek in drie fasen: Ø Fase 1 Feiten en cijfers: een onderzoek op basis van begrotingen, voor- en najaarsnota’s, raadsinfor- matiebrieven, financieel meerjarenperspectieven, en bezuinigingsdocumenten; Ø Fase 2 Literatuur: een uitgebreid literatuur onderzoek naar effectieve bezuinigingsstrategieën; Ø Fase 3 Betrokken gemeenten: Interviews: de 25 grootste gemeenten van Nederland (100.000+ gemeenten) zijn benaderd Amsterdam, Rotterdam, ‘s- Gravenhage, Utrecht, voor het onderzoek. 18 gemeenten hebben Eindhoven, Tilburg, Almere, Groningen, Breda, Nijmegen, Enschede, Apeldoorn, Haarlem, Arnhem, Zaanstad, Amersfoort, Haarlemmermeer, deelgenomen. Bij elk van de onderzochte ‘s-Hertogenbosch, Zoetermeer, Zwolle, gemeenten werd tussen de één en drie Maastricht, Dordrecht, Leiden, Emmen en Ede interviews afgenomen. 3
  • 5. De beïnvloedbare ruimte van de overheid is beperkt. Gevolg is dat 41 procent van bezuinigingen ten koste zal komen van het apparaat. Beïnvloedbare ruimte Beïnvloedbare ruimte: Niet vrij te besteden 20% 8% Ø Wettelijke taken dienen in elk geval door Vrij te besteden gemeenten te worden uitgevoerd. Deze vallen 59% 41% 80% 33% buiten de beïnvloedbare ruimte; Vrij te besteden, niet- Ø Kapitaallasten vallen buiten de beïnvloedbare beïnvloedbaar op korte termijn ruimte; Vrij te besteden, beïnvloedbaar op korte termijn Ø Er speelt op een groot aantal onderdelen een tijdsaspect: slechts een beperkt aantal uitgaven is op de korte termijn te beïnvloeden. Waarop bezuinigen gemeenten Het aantal onderdelen waarop bezuinigd kan worden is klein (33%). Gevolg voor bezuinigingen: Ø 41 procent van de bezuinigingen zal ten laste komen van het ambtelijk apparaat. Dit komt neer op 500 miljoen euro. 4 Bron: Gemeentebegrotingen
  • 6. Drie Methoden van Bezuinigen 17-10-2011 5
  • 7. Slechts 3 van de 18 gemeenten kiezen voor de meest effectieve strategie van continu verbeteren 17-10-2011 6
  • 8. Gemeenten sturen op minder effectieve succesfactoren voor bezuinigen dan uit onderzoek is vastgesteld • Slechts drie succesfactoren genoemd door gemeenten komen ook voor in de literatuur • De bijdrage en rol van medewerkers wordt binnen de gemeenten onderschat • De kritieke succesfactoren van gemeenten zijn meer gericht op leiderschap en visie van leidinggevenden • Het afleggen van verantwoording, transparantie en zorgvuldigheid spelen bij gemeenten een belangrijkere rol. Bron: Cameron, 1994; interviews. 7
  • 9. Agenda Succesvol implementeren : • Proces • Houding • Transitie 17-10-2011 8
  • 10. Implementeren, drie invalshoeken samen de sleutel tot succes • Implementeren is een proces Belichten Richten Inrichte n Proces, Verricht en · Implementeren is een set van achtereenvolgende Opstellen Doelen van de besturing, Herontwerp bedrijfs- en verandering gedrag en implementere veranderkundi vaststellen leiderschap n ge diagnose herontwerpen stappen, die soms overlappen maar mits goed uitgevoerd Mensen in Verandervisie Urgentiebesef staat stellen Verbeteringen en strategie realiseren om te consolideren ontwikkelen handelen leiden deze stappen tot een succesvolle implementatie Leidende coalitie vormen Verandervisie communiceren Korte termijn successen genereren Nieuwe werkwijze verankeren in de cultuur • Implementeren is een houding Breng · Implementeren is een mind set waarbij verschillende energie Heb focus Blijf je facetten in de gaten moeten worden gehouden. Een juiste Verkrijg verwonderen balans tussen deze facetten zorgt voor een goede vertrouwen Standvastig zijn implementatie • Implementeren is transitie · Implementeren is het doorvoeren van een verandering in gedrag. Hierbij moet onderkend worden dat iedereen door een bepaalde curve gaat en het goed signaleren en anticiperen leidt toot een goede implementatie 17-10-2011 9
  • 11. - Implementeren als proces - Implementeren als proces * Belichten Richten Inrichten Verrichten Opstellen Proces, Doelen van de bedrijfs- en besturing, gedrag Herontwerp verandering veranderkundige en leiderschap implementeren vaststellen diagnose herontwerpen Verandervisie en Mensen in staat Urgentiebesef Verbeteringen strategie stellen om te realiseren consolideren ontwikkelen handelen Nieuwe Korte termijn Leidende coalitie Verandervisie werkwijze successen vormen communiceren verankeren in de genereren cultuur * Dit model is een mix tussen het verandermodel van Kotter, het INK model en de implementatieaanpak van House of Performance 17-10-2011 10
  • 12. - Implementeren als proces - Belichten: aandacht voor historie en gedoseerd brengen van “brutal facts” met oog op de politieke organisatie Belichten Opstellen Vaststellen van het verbeterpotentieel van de organisatie. Gekeken bedrijfs- en wordt naar wat mogelijke verbeteringen zijn, kwalitatief en veranderkundige kwantitatief en wat de verandercapaciteit van een organisatie is, diagnose rekeninghoudend met type organisatie, historie en veranderbereidheid Werken aan de bewustwording van de organisatie dat een Urgentiebesef verandering noodzakelijk is, gebruik maken van “brutal facts”. Hierbij realiseren kan de redenen intern of extern zijn. Nut en Noodzaak zijn belangrijke vragen die beantwoord moeten worden De leidende coalitie is de motor van de verandering. Bij de samenstelling Leidende coalitie moet worden gezocht naar een groep mensen met voldoende macht vormen en invloed om de verandering te kunnen dragen, dit is een continu proces. 17-10-2011 11
  • 13. - Implementeren als proces - Richten: kleine stappen voorwaarts met voldoende tijd en detaillering hoe de weg verloopt Richten Doelen van de Het bepalen van doelen is noodzakelijk om de focus in de organisatie verandering aan te brengen. Dit moeten er niet te veel (en soms met kleine vaststellen stappen) zijn en dienen goed geformuleerd te zijn (SMARTI). Het toekomstbeeld dient expliciet te worden gemaakt waarbij tevens Verandervisie en de weg ernaar toe niet mag worden vergeten. De visie dient helder en strategie krachtig te worden geformuleerd in bijvoorbeeld een “elevator pitch” ontwikkelen Communiceren van de visie en de doelen, frequent, consistent en Verandervisie consequent. Dit een belangrijke taak van het lijn management, met de communiceren hoogste baas voorop. 17-10-2011 12
  • 14. - Implementeren als proces - Belichten Richten Inrichte n Verricht en Proces, Opstellen Doelen van de besturing, Herontwerp bedrijfs- en verandering gedrag en implementere veranderkundi vaststellen leiderschap n ge diagnose herontwerpen Mensen in Voorbeeld van een veranderdoel en de Verandervisie Urgentiebesef staat stellen Verbeteringen en strategie realiseren om te consolideren ontwikkelen handelen Nieuwe Leidende Korte termijn Verandervisie werkwijze coalitie successen communicatie hierover communiceren verankeren in vormen genereren de cultuur Voorbeeld Elevator Pitch: Twee weken. Wij willen dat de burgers van Den Haag indien zij hulpmiddelen nodig hebben hierover binnen twee weken kunnen beschikken. Dit duurt nu te lang, soms wel 6 maanden waardoor de klant ontevreden wordt en wij onnodig veel handelingen moeten verrichten. Deze verbetering past in ons streven een effectieve en efficiënte overheid te zijn. Medewerkers krijgen de bevoegdheden die hierbij horen en zullen de opleiding krijgen die hierbij hoort. Wil jij hieraan bijdragen? 17-10-2011 13
  • 15. - Implementeren als proces - Inrichten: werken in kleine teams voor het ontwerp en veel stakeholders expliciet laten accorderen Inrichten Proces, Het vorm geven aan het ontwerp dat nodig is om de veranderdoelen te besturing, gedrag realiseren. De verandering wordt langs vier assen beschreven: Proces, en leiderschap Besturing, Gedrag en Leiderschap. Werk in kleine teams, in herontwerpen meerdere sessie en niet alles tegelijk en vraag expliciet akkoord. Alle betrokkenen in staat te stellen om ook te gaan handelen conform Mensen in staat de nieuwe werkwijze. Door het wegnemen van barrières die een stellen om te belemmering vormen en het wijzen op de al eerder aangetoonde handelen noodzaak creëer je een breed draagvlak voor de verandering Successen vroeg in het traject, al zijn ze maar klein, ondersteunen het Korte termijn veranderingsproces en zorgen ervoor dat pessimisme en scepsis successen minder kans krijgen. Het is van belang dat dergelijke successen heel genereren zichtbaar en ondubbelzinnig zijn. 17-10-2011 14
  • 16. - Implementeren als proces - Processen, besturing, gedrag en leiderschap zijn vier assen waarlangs verandering plaatsvindt Inrichten van structuur voor continu procesverbeteringen • Proces vanuit klantperspectief inrichten, gebruik expertise medewerkers, inrichten verbetermanagement, trainen medewerkers, delen van kennis & ervaring en goede methodes van vastlegging Prestatie management integreren in het bestaande Proces Besturing besturingsmodel • Besturing transparant en optelbaar maken van laag tot hoog. Instrumenten “easy to use” maken en zorgdragen dat medewerkers cijfers her- en erkennen zodat zij zelf verbeterpotentieel zien. Gedrag Leider- Leidinggevenden veranderen als eerste schap • Nut en noodzaak communiceren, visie uitdragen, leren faciliteren, enthousiasmeren, belonen en aanspreken Gedrag van medewerkers in lijn brengen met gemaakte keuzes • Medewerkers coachen, belonen en verantwoordelijkheid geven, de omgeving aanpassen aan gewenste cultuur, successen vieren t.a.v. behalen doelstelling 17-10-2011 15
  • 17. - Implementeren als proces - Verrichten: werken aan vertrouwen en voldoende ondersteuning leveren om stapsgewijs te verbeteren Verrichten Het daadwerkelijk in te voeren van veranderingen, stap voor stap in Herontwerp detail uitgewerkt. Vertrouwen winnen, focus vasthouden, energie implementeren brengen, standvastig zijn en je blijven verwonderen zijn belangrijke gedragingen om succesvol te implementeren. Ervaring leert dat het minstens 6 maanden duurt voordat een nieuwe Verbeteringen werkwijze vast grond krijgt. Niet verslappen en constant in contact consolideren blijven met de uitvoering en zo nodig aanpassingen doorvoeren zijn essentieel, support langzaam uitfaseren Nieuwe Het verankeren in de cultuur betekent zorgen dat structuur(afspraken en werkwijze regels t.a.v. bijv. beloning ), omgeving (rituelen, fysieke omgeving) en verankeren in de leiderschapstijl (voorbeeldgedrag, communicatie) in lijn zijn met de cultuur nieuwe werkwijze. Voer regelmatig audits uit. 17-10-2011 16
  • 18. - Implementeren als houding - Implementeren als houding Vertrouwen krijgen, focus hebben, standvastig zijn, energie brengen en blijven verwonderen zijn kritisch voor een succesvolle implementatie Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen Verkrijg vertrouwen Standvastig zijn 17-10-2011 17
  • 19. - Implementeren als houding - Vertrouwen in de leiding, de aanpak en het eigen kunnen, maakt dat mensen mee gaan doen • Tijdens implementatie dient er • Maak besturing transparant zodat ruimte te zijn voor op- en iedereen kan zien waarop gestuurd aanmerkingen van medewerkers wordt • Zorg voor ondersteuning op de • Laats voortgang zien en zorg voor werkvoer t.a.v. vragen over nieuwe haalbare doelstellingen SMARTI vaardigheden / werkwijze (*) Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen • Geef het verleden een plaats Verkrijg vertrouwen Standvastig • Vertoon voorbeeld gedrag • Geef medewerkers bevoegdheden • Ben aanwezig tijden implementatie zijn die ze nodig hebben • People don’t care how much you • Feed back is cruciaal om te leren (*) know, until they know how much you care. • Zorg dat het “gedoe”boven tafel komt Zonder vertrouwen wordt de verandering afgedwongen en leidt niet tot borging 17-10-2011 18
  • 20. - Implementeren als houding - Focus is noodzakelijk om hoofd- van bijzaken te onderscheiden en allen dezelfde kant op te gaan • Begin met het einde voor ogen • Beperk het aantal KPI’s tot 2 a 3 • Verbeteringen beoordelen op impact zodat het te bevatten is voor enerzijds en moeite anderzijds medewerkers en verbeteringen gericht zijnop deze KPI’s • Monitor de voortgang van Breng energie implementatie en maak ook dit Heb focus Blijf je transparant verwonderen • Laat medewerkers die een goede Verkrijg vertrouwen Standvastig • Maak keuzes wat wel en niet prestatie neerleggen hun verhaal belangrijk is, bijvoorbeeld t.a.v. het zijn vertellen, besteed weinig aandacht lopende projecten aan de mindere performers • Beloon gewenst gedrag 17-10-2011 19
  • 21. - Implementeren als houding - Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen Beperk het aantal KPI’s, hier kwaliteit en Verkrijg vertrouwen Standvastig zijn productiviteit Wk 10 Wk 10 100% 100% Mascha Quality Quality index index Karin Wk 9 80% Ernst 80% TEAM Wk 8 Wk 10 Janine Peter Johan Wk 7 Piet 60% Wk 5 60% Wk 6 Anne Wk 4 Wk 3 40% 40% 0,4 0,6 0,8 1,0 1,2 0,4 0,6 0,8 1,0 1,2 Productivity index Productivity index 17-10-2011 20
  • 22. - Implementeren als houding - Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen Monitor de voortgang van implementatie en Verkrijg vertrouwen Standvastig zijn maak ook dit transparant Implementatie status Rood: achter op schema Toelichting Groen: op schema Iedere cirkel heeft zijn Procesverbetering Eigen niveau van Proces- Prestatie- doelstellingen • Kaizen wordt onvoldoende ondersteund verbetering management • binnenste ring is meet het door de teamleiders mechanisch gebruik van de systematiek (0-4 weken) Prestatiemanagement • tweede ring meet het technisch gebruik (5-8 • Borden worden onvoldoende gebruikt weken) weken • derde ring meet de mate Gedrag waarin er eigendom bij de 4 8 12 begeleiding lijn is van de systematiek en daarmee de • Medewerkers discussiëren constructief over systematiek volledig hun werkzaamheden tijdens het werk geborgd is (9-12 weken) Leiderschap • Motivatie t.a.v. Lean is wisselend Gedrag Leiderschap • Het benadrukken/ belonen van goede prestaties verdient aandacht 17-10-2011 21
  • 23. - Implementeren als houding - Energie is de brandstof in de motor van verandering, je moet het erin blijven stoppen • Ga uit van wat goed is in de • Vier je successen organisatie en niet vanuit wat er niet • Gebruik naast kwantitatieve goed is resultaten ook kwalitatieve • Laat de goede medewerkers de verhalen die het succes laten minder op sleeptouw nemen proeven Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen Verkrijg • Maak duidelijk dat het een keuze is vertrouwen Standvastig zijn • Voorbeeld gedrag hoe men ten opzichte van een • Ga er van uit dat weerstand geen verandering staat onwil is maar vaker te maken heeft met angst • Vertel verhalen t.a.v. succes die mensen raken 17-10-2011 22
  • 24. - Implementeren als houding - Zolang men zich blijft verwonderen kan men zich verbeteren • Het kan altijd beter; fouten zijn • Laat cijfers zien en stimuleer het kansen om te verbeteren. Als je vragen stellen over resultaten geen fouten ziet heb je niet goed • Creëer een omgeving waarin het genoeg gekeken makkelijk is om met verbeterideeën te komen Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen • Leer mensen zich te verwonderen Verkrijg vertrouwen Standvastig • Vraag waarom, 5x ? over bestaande situaties zijn • Gebruik nieuwkomers / externe om een spiegel te krijgen 17-10-2011 23
  • 25. - Implementeren als houding - Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen Creëer een omgeving waarin het makkelijk is Verkrijg vertrouwen Standvastig om met verbeterideeën te komen zijn 17-10-2011 24
  • 26. - Implementeren als houding - Vertrouwen in de leiding, de aanpak en het eigen kunnen maakt dat men mee gaat doen • Laat je niet afleiden, manage work • Confronteer mensen met feitelijke arounds prestaties Breng energie Heb focus Blijf je verwonderen Verkrijg vertrouwen • Zet een doelstelling en blijf deze • Leer mensen feed back geven aan Standvastig zijn communiceren elkaar • Straal vertrouwen uit, blijf je mensen steunen • Walk the talk 17-10-2011 25
  • 27. - Implementeren als transitie - Implementeren als transitie Energieniveau Opluchting Bezorgdheid Ontkenning Hoop Vertrouwen Angst Bedreiging Neerslachtig Afscheid nemen Loslaten De weg vooruit Tijd 17-10-2011 26
  • 28. Beïnvloedingsmodel Het goede Begrip en voorbeeld overtuiging geven aanmoedigen Prestaties Gedrags- patronen Persoonlijk inzicht en overtui- Onder water… gingen Rolmodellen Verhalen Ervaringen Mindset Formele Talent en mechanismen Waarden en normen vaardigheden versterken Overtuigingen ontwikkelen Talent, Processen en vaardigheden organisatiestructuur
  • 29. Stimuleren van verandering van persoonlijk inzicht en overtuigingen door beïnvloeding vanuit 4 invalshoeken Het goede voorbeeld Begrip en overtuiging geven aanmoedigen “Mijn baas en mijn collega’s “Ik weet wat ervan mij verwacht demonstreren wat er verwacht wordt, ik vind het een goed verhaal wordt” en ben het er mee eens” Directieleden, leidinggevenden, Inspirerende verhalen Lean specialisten Veranderingen in persoonlijk inzicht en overtuigingen Training persoonlijke en KPI’s, beloningen, technische vaardigheden rapportagelijnen e.d. “De organisatie, processen, “Ik heb de kennis & vaardigheden afspraken en systemen helpen mij om te doen wat van mij verwacht om de verwachtingen te wordt” realiseren” Talent en vaardigheden Formele mechanismen ontwikkelen versterken
  • 31. - Implementeren als transitie - Wat ervaart een teamleider? Verandering is • ‘Ik maak me zorgen over het Energie nooit af. In de hoge ziekteverzuim’ niveau praktijk worden • ‘We moeten het werkoverleg fases meerdere Afscheid gewoon een keer in de kroeg keren doorlopen nemen houden’ • ‘Hoe kan ik het nu goed doen?’ Start • ‘Het is wel gaaf dat ik meteen Acceptatie effect merk als ik de feedback en integratie • ‘Ik heb het nu veel drukker’ toepas’ • ‘Er komt wel veel op me af’ De verandering • ‘Elke dag een dagstart vind ik zelf overdreven’ • ‘Ik hoef niet te plannen, mijn • ‘Zijn de cijfers van deze week al agenda zit in m’n hoofd’ bekend?’ • ‘Kunnen we niet een paar • ‘Wie pakt het verbeterpunt op?’ weken wachten om cijfers op Loslaten • ‘Ik heb de medewerker persoonsniveau te laten zien?’ • ‘Ik ga niet maandelijks een aangesproken op z’n prestaties’ ontwikkelgesprek voeren met • ‘Ik ben vandaag tussen de de medewerkers’ mensen in gaan zitten’ 1. Afscheid nemen 2. Loslaten 3. Vooruit gaan Tijd Verlies van structuur, controle, Onzekerheid en nieuwe Door nieuwe ervaringen richting en veiligheid mogelijkheden wisselen worden voordelen elkaar af ongezien en verandert gedrag 17-10-2011 Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross) 30
  • 32. - Implementeren als transitie - Wat ervaart een medewerker? § Excuses zoeken Energie § Lagere motivatie en efficiency Acceptatie § Bezorgd zijn niveau § Teamwork staat onder druk en integratie Afscheid § Hoger ziekteverzuim nemen § Mensen die niet willen (kunnen) nemen afscheid Start § Eerste acceptatie § Creativiteit ontstaat: mensen § ‘Methode bekritiseren zien kansen § Berekening in twijfel trekken De verandering § Geen input leveren zelf § Geen standpunt innemen § Ja zeggen, nee doen § Doen alsof het leuk is § Actieve deelname aan (meeveren) prestatiegroei § “Alles gaat goed” Loslaten § Werken voor de groep niet voor zichzelf § Gewend raken aan het nieuwe 1. Afscheid nemen 2. Loslaten 3. Vooruit gaan Tijd Verlies van structuur, controle, Onzekerheid en nieuwe Door nieuwe ervaringen richting en veiligheid mogelijkheden wisselen worden voordelen elkaar af ongezien en verandert gedrag 17-10-2011 Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross) 31
  • 33. - Implementeren als transitie - Elke fase vereist een andere aanpak Energie- niveau Mogelijke Acties: Afscheid – Enthousiasmeer en motiveer nemen – Nieuwe kansen laten zien – Urgentiebesef creëren (stap 1 van Kotter) – Leg de methodiek goed uit – Laat zien dat je meehelpt Start – Organiseer ceremonies om het einde te markeren – Beantwoord de vraag “What’s in it for me” – Maak expliciet wat gaat veranderen – Ritueel afscheid nemen van oude manier van werken 1. Afscheid nemen - Informeren en communiceren - Tijd In de fase ´afscheid nemen´ is vooral de eerste stap van Kotter van belang: Creëer besef voor URGENTIE! 17-10-2011 Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross) 32
  • 34. - Implementeren als transitie - Elke fase vereist een andere aanpak Energie- niveau Mogelijke Acties: – Neem de tijd om naar medewerkers te luisteren, zodat je weet wat speelt – Bied ondersteuning aan – Pak suggesties en verbeterideeën op – Leg uit waarom de verandering van belang is voor de organisatie (elevator pitch) – Schets toekomstbeeld (wat levert het op?) – Bepaal gezamenlijk hoe het toekomstbeeld wordt bereikt – Betrek de leidinggevende er expliciet Loslaten bij – Mensen die al in de ´vooruit 2. Loslaten gaan´fase zitten identificeren en - Helpen, motiveren en verbeteren - Tijd laten helpen In de tweede fase is stap 5 van kotter overheersend: creëer een breed draagvlak voor de verandering! 17-10-2011 Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross) 33
  • 35. - Implementeren als transitie - Elke fase vereist een andere aanpak Energie- niveau Mogelijke Acties: – Blijf stimuleren en motiveren – Wees consequent Acceptatie en integratie – Blijf monitoren – Beloon nieuw gedrag – Stel snelle successen zeker – Vier successen – Wees consistent in communicatie – Schetsen van toekomstbeeld De verandering zelf 3. Vooruit gaan - Borgen - Tijd Als de medewerkers door het dal zijn, pas dan stap 6 toe: Vier de (korte termijn) successen met het team! 17-10-2011 Bron: HofP (Elisabeth Kubler Ross) 34