Tuntunan langkah pembuatan contoh basis data sederhana dengan memanfaatkan fitur Microsoft Office Access 2003

1. PANDUAN PENYUSUNAN APLIKASI SEDERHANA
MENGGUNAKAN
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003
DATABASE NILAI SERTIFIKAT
disusun oleh:
IVAN LUKMAN SYOUFI
PENGAYAAN KOMPUTER
SMA NEGERI 2 CIANJUR
2006

2. 1. Buka Microsoft Office Access
2. File -> New

3. 3. Pilih Blank Database pada Panel New File sebelah kanan
4. Simpanlah di:
My Computer -> Z: Data Siswa -> Ivan -> Ms. Access
dengan nama file:
Access_Kelas masing-masing_Nama Lengkap_Data Siswa

4. 5. Table
- Pilih New
- Pilih Design View

5. - Isilah Field Name dengan:
1. NIS
2. Nama
3. L/P
4. Keterangan
- Isilah Description dengan:
1. Nomor Induk Siswa
2. Nama Siswa
3. Jenis Kelamin Siswa
4. Keterangan yang dibutuhkan

6. - Set-lah NIS sebagai Primary Key:
1. Klik kanan baris NIS
2. Pilih Primary Key (Gambar Kunci)
- Rubahlah Properties NIS:
1. Field Size : 9
2. Required : Yes

7. - Rubah Properties Nama
1. Feld Size : 30
2. Required : Yes
- Rubahlah Data Type L/P (Jenis Kelamin Siswa):
1. Pilih Lookup Wizard

8. 2. Pilih I will type the value that I want lalu next
3. Isilah Column dengan
a. Laki-laki
b. Perempuan
c. lalu next

9. 4. Finish
- Isilah Data Type Keterangan dengan Memo

10. - Save-lah table1 tersebut
- Save dengan nama tabel : Biodata

11. - Close-lah tabel Biodata
- Dari langkah-langkah tersebut kita dapat menentukan:
Field Name Data Type Description Primary Key Field Size Required Indexed
NIS Text Nomor Induk Siswa Yes 9 Yes Yes (No Duplicates)
Nama Text Nama Siswa 30 Yes
L/P Look Up Wizzard Jenis Kelamin Siswa
Keterangan Memo
untuk tabel Biodata

12. - Buatlah Tabel baru dengan ketentuan:
Nama Tabel : NILAI
Field Name Data Type Description Primary Key Field Size Decimal Places Required Indexed
NIS Text Nomor Induk Siswa Yes 9 Yes Yes (No Duplicates)
Nilai Harian Number Nilai Harian Siswa Decimal 2
Nilai Ujian Number Nilai Ujian Siswa Decimal 2
Nilai Sertifikat Look Up Wizard Nilai Sertifikat Siswa
- Isilah Look Up Wizard Nilai Sertifikat dengan:
1. A
2. B
3. C
4. D
5. E

13. 6. Relationship
Untuk menghubungkan tabel Biodata dengan tabel Nilai dibutuhkan Satu
Keterkaitan yang telah ditentukan sebelumnya dengan Primary Key. Dengan
menggunakan tool Relationship kita dapat mengatur hubungan ini.
Hal ini memudahkan penyatuan tabel selanjutnya dalam Query, di mana
pengkodingan basis data dapat dilakukan.
Pilih menu Tool -> Relationship
Add tabel biodata pada panel yang tampil:

14. Dan kemudian Add tabel Nilai:
Kemudian Close:

15. Klik dan Dragg-lah (geser jangan dilepas) Field Name : NIS pada tabel Biodata dan
arahkan ke Field Name : NIS pada tabel NILAI:
Sampai tampil pilihan seperti berikut dan beri Check Mark:
Check Mark semua pilihan kemudian Create:

16. Sehingga Relationship ditunjukkan oleh Bridge1 sebagai berikut:
Close-lah Relationship tersebut:

17. dan kemudian akan muncul peringatan untuk penyimpanan Relationship
tersebut, simpanlah dengan memilih Yes:
7. Query

18. Pilihlah Tab Query pada Objects:
Pilihlah New:

19. Pilih Simple Query Wizard pada Window yang tampil:
Pada langkah ini kita harus menentukan Field Name apa saja yang di-Query-kan
sebagai Gabungan kedua tabel yang telah kita buat sebelumnya, pertama tentu
saja Tabel Biodata dan perhatikan tombol untuk memindahkan:

20. setelah semua Field Name Biodata berpindah:
Pilihlah tabel Nilai:

21. Maka Field Name tabel Nilai akan terisi pada panel Available Fields dan
perhatikan tombol untuk memindahkan:
mulailah mengisi dari Field Name Nilai Harian karena Field Name NIS tidak akan
dipakai lagi:

22. isikanlah satu persatu dari Field Name Nilai harian, Nilai Ujian, dan Nilai
Sertifikat:
kemudian next:

23. Next
Ubahlah nama Biodata Query menjadi : Data Siswa dan Finish:

24. Maka akan muncul tabel baru yang terbentuk dari gabungan kedua tabel tadi
kemudian Close:
maka kita telah memiliki Query Data Siswa

25. 8. Form
Pilih Tab Form
pilih New

26. pilih Form Wizard kemudian OK
masukkan semua Availeble Field dari Table: Biodata dan perhatikan tombol
untuk memindahkan

27. sehingga Selected Field terisi
kemudian pilih Table NILAI pada Pulldown Menu Tables/Queries

28. masukkan semua Available Field terkecuali Field NIS, karena kita telah
mempergunakan Field NIS dari tabel Biodata dan perhatikan tombol untuk
memindahkan
dengan demikian maka kita memiliki Form dengan Field sebagai berikut; NIS,
Nama, L/P, Keterangan, Nilai Harian, Nilai Ujian, dan Nilai Sertifikat
kemudian Next

29. sekarang pilihlah tampilan entry Form yang diinginkan, untuk saat ini kita
pergunakan tampilan yang umum dipakai yaitu Columnar kemudian Next
sekarang memilih tampilan background yang diinginkan, sat ini kita memilih
International lalu Next

30. berilah nama Form tersebut dengan Data Siswa Entry
sekarang kita memiliki Form Data Siswa Entry

31. pilih anak panah dari Icon View pada Toolbar Form View dan pilihlah Design
View
pastikan Icon Control Wizard aktif pada Toolbox

32. Maximize-kan terlebih dahulu Form Data Siswa Entry, untuk memudahkan
pekerjaan
pindahkan Toolbox agar bersatu dengan Toolbar yang lain

33. pilihlah Icon Label Pada Toolbox
Drag-lah sehingga tergambar kotak untuk memasukkan Label

34. ketikkan DATA SISWA ENTRY pada kotak label kemudian pilih Icon Properties
pada Toolbar Form Design
setelah tampil Window Proerties dari label kita cari dan rubah pilihan Special
Effect pada Tab All menjadi Raised

35. kemudian ubah pula Font Name pada Tab All menjadi Courier New
ubahlah Font Size pada Tab All menjadi 14

36. rubah Font Weight pada Tab All menjadi Heavy
kita tentukan Text Align pada Tab All menjadi Center kemudian Close-lah
Window Properties tersebut

37. dan kita memiliki Form dengan Label yang kita harapkan
pilihlah Icon Image pada Toolbox untuk menyisipkan gambar

38. drag ke tempat di mana kita akan membubuhkan objek gambar
Browse-lah di mana lokasi gambar yang akan dibubuhkan berada

39. klik kanan objek gambar dan pilih Special Effect: Sunken
pilih Icon Command Button pada Toolbox guna membuat tombol perintah

40. drag pada bagian Form Footer di mana akan diletakkan Command Button
jika keluar panel Wizard pilihlah Categories: Record Operation -> Action: Add
New Record -> Next

41. Command Button dapat dibubuhi teks dengan cara memilih Text -> ketiklah kata
yang kita inginkan -> Next
atau membedakan Command Button dengan gambar yang di lekatkan dengan
cara memilih Picture -> pilih gambar atau cari pada tombol Browse -> Next

42. kemudian Finish
tombol untuk menambahkan data baru telah terdapat dalam Form

43. tambahkan Command Button:
1. Simpan Data (Save)
Categories: Record Operation -> Action: Save Record -> Next
2. Hapus Data (Delete)
Categories: Record Operation -> Action: Delete Record -> Next

44. 3. Cari Data (Find)
Categories: Record Navigation -> Action: Find Record -> Next
4. Tutup Data (Close)
Categories: Form Operation -> Action: Close Form -> Next

45. Save Form tersebut
kemudian File -> Close

46. Double Click Form Data Siswa Entry
untuk berpindah dari Field satu ke Field yang lain menggunakan Mouse atau
tombol Tab  pada Keyboard

47. isilah dengan data sebagai berikut:
9. Report
Pilih Tab Report pada Objects dan gunakan pilih Create report by using wizard
pilih Query: Data Siswa pada Menu Pulldown Tables/ Queries

48. masukkan semua Available Field dari Query tersebut
kemudian Next

49. pada bagian Grouping Level, langsung Next
begitupun pada bagian Sort Order, langsung Next

50. pada bagian Lay Out Report, pilih Justified dengan Orientasi kertas Portrait,
kemudian Next
di bagian Style, memilih Background dari Report Print Out

51. Pada bagian judul kita dapat merubah judul Report menjadi
LAPORAN NILAI SISWA
Kemudian Finish dan tunggu beberapa saat
maka akan tampil Print Preview dari Report, kemudian Close
10. Macros

52. Pilih Tab Macros pada Objects -> New
pada kolom Action tarik Menu Pulldown dan cari Open Form

53. pada Form Name kita pilih Form Data Siswa Entry pada Menu Pulldown
Save

54. simpan dengan nama Macro: Entry Data dan kemudian Close
buat Macro kedua dengan Action: Open Report

55. pilih Laporan Nilai Siswa Pada Report Name
Save dengan nama Macro: Print Laporan kemudian Close

56. 11. Visual Form
Kembali ke Tab Form di Objects -> Create form in design view
Drag Form tersebut agar tergeser

57. Berilah Label: PENGOLAHAN LAPORAN NILAI SERTIFIKAT
dengan Properties; Special Effect: Sunken, Font Name: Courier New, Font Size: 18, Font
Weight: Heavy, Text Align: Center.
pilihlah Macros pada Objects dengan tanpa menutup Form yang sedang diedit

58. Drag Macro Entry Data ke Detail Form tadi
kemudian berikutnya adalah Macro: Print Laporan

59. maka Design View Form tersebut adalah sebagai berikut
Save dengan nama Pengolahan Laporan Nilai Sertifikat

60. bukalah dalam Form View
Visual Form sederhana dari Access telah dibuat

61. cobalah memilih tombol Entry Data untuk menampilkan Form Entry
kemudian pilih Print Laporan apabila kita memerlukan Print Out dari Data-data
tersebut dengan Print Preview sebagai berikut

62. 12. Tambahkanlah Command Button berikut ini pada Form Pengolahan Laporan Nilai
Sertifikat
a. Lihat Laporan, dengan Categories: Report Operations, dan Action: Preview Report
b. Tutup Aplikasi , dengan Categories: Aplication, dan Action: Quit Aplication

63. 13. Membuat Shortcut ke Desktop
Form Pengolahan Nilai Sertifikat ini akan menjadi Beta (Visual Form) dari
Aplikasi ini. Save dan Close-lah Form tersebut dan kemudian sorot Form
Pengolahan Laporan Nilai Sertifikat pada Form List lalu klik kanan dan pilih
Create shortcut
pilih Create Shortcut

64. Browse lokasi Shortcut akan berada
pilih Desktop sebagai tempat Shortcut

65. Ubahlah nama Shortcut sesuai dengan harapan lalu OK
jika aplikasi ini terhubung pada jaringan tulis nama Network secara identik
kemudian OK

66. keluarlah dari aplikasi Microsoft Access dengan memilih File -> Exit
14. Pengolahan Laporan Nilai Sertfikat Siap digunakan