Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.

Bartłomiej Juszczyk
właściciel Agencji Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb

Komunikacja wewnętrzna w firmie,
PR niedoceniany.
Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca
świata.

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> bartlomiej@juszczyk.com

O wspieraniu komunikacji wewnętrznej dwa
słowa.

czy pracown
ik może być am
b asadorem ma
rk i?

czy to już propaganda czy jeszcze komunikacja?

nikacji?
cić w odze komu
czy popuś


Co to jest Intranet?

To nic innego, jak sieć komputerowa ograniczająca się
do komputerów w firmie.

Do intranetu dostęp mają zazwyczaj tylko pracownicy
danej firmy, posiadający do tego odpowiednie
uprawnienia.

Intranet przypomina Internet, z tym jednak
zastrzeżeniem, że jest ograniczony do wąskiej grupy
osób.

Intranet umożliwia przeglądanie zastrzeżonych dla danej
firmy stron internetowych (np. wewnętrznego bloga),
poczty e - mail itp.


Funkcje Intranetu

Sys Biuletyn informacyjny ta i
tem
i klien
kom ług
uni
kac obs
em
ji g
rup S yst
owe M
j CR

Panel, gdzie pracownicy
mogą znaleźć wszelkie System
wymiany
pomiędz da
informacje związane z y poszcz nych
działalnością firmy: plany działami ególnym
firmy i
rozwoju, dokumenty, logotypu
itd.
czyli...

Intranet jest po prostu systemem
zarządzania komunikacją i informacją
wewnętrzną

Zalety Intranetu

• Umożliwia szybkie rozprzestrzenianie informacji istotnych
dla pracowników firmy
• W sieci Intranet można umieszczać wzory umów, regulamin
pracowniczy oraz inne informacje związane z organizacją
firmy
• Intranet podzielony na poziomy ogranicza tym samym
wstęp części pracowników do określonych kategorii
informacji nieprzeznaczonych dla nich.
• Obecnie coraz częściej intranet wychodzi poza firmę
(można się zalogować do zasobów firmy z Internetu, znając
swój login i hasło)


Równie łatwo się pogubić

1.Skoro intranet wyrósł z innych systemów wewnętrznych w
firmach…
2.… częstokroć bywa tylko zestawem procedur,
wewnętrznym CRM’em, narzędziem martwym.
3.Problem ów wynika z braku zaplanowania jasnej struktury i
ustalenia celu intranetu…

4.… jak również późniejszej „aktualizacji”.
5.Czy zatem intranet może stać się bardziej demotywatorem
niż narzędziem informacji?


CASE


I. Sytuacja wyjściowa

•Agencja reklamowa, około 40 osób zatrudnionych, obszar
działania – cała Polska
•Kilka dywizji wyspecjalizowanych w: tradycyjnej reklamie,
interactive, technologiach, PR, marketingu
wyszukiwarkowym
•Różnorodność działów, płaska struktura, sporo stanowisk
samodzielnych (specjalistycznych)
•Proces rozwoju – od firmy jednoosobowej po obecny kształt
•Stały progres w zatrudnieniu, obsługiwanych Klientach,
nowych narzędziach, przychodach (kryzys niestraszny)
•Specyficzna kultura organizacyjna


I. Sytuacja wyjściowa - komunikacja

mowaniu
otw artość w infor
Szczerość i

w sz y o d
aturalna począ
Komunikacja n
startu firmy

Narzędzia: mailing,
spotkania integracy
sporadyczne spotkan jne,
ia całego składu firm
y


II. Problem

Usprawnienie komunikacji wewnętrznej, czyniąc ją nie
narzędziem propagandy, nie sztywnym systemem, ale
żyjącym organizmem

Zagrożenia:
•Utrata kontroli nad przesyłanymi treściami
•Chaos komunikacyjny
•Oderwanie ludzi do pracy na rzecz czytania intranetu
•Niechęć i złe postrzeganie intranetu
•Anonimowość


III. Proces wdrożenia intranetu

• Analiza sytuacji wyjściowej – badanie wśród pracowników
• Opracowanie funkcjonalności intranetu
• Ustalenie architektury informacji
• Wskazanie zespołu redakcyjnego
• Opisanie metod pomiaru efektywności rozwiązania
• Opracowanie strategii promocji intranetu wewnątrz firmy
oraz metody wdrożenia
• Prace wdrożeniowe – dopuszczenie pracowników do
postępów
• Szkolenie użytkowników intranetu
• Czytelne wskazanie zasad użytkowania
• Uruchomienie portalu


Jak wdrażać Intranet?

• Decyzję o wdrożeniu intranetu podejmuje kierownictwo
firmy. Sama inicjatywa często bywa oddolna.

• Wdrożenie powinno uwzględniać bieżącą obsługę
procesów, obieg dokumentów w firmie oraz nawyki
pracowników

• W proces projektowania Intranetu powinny być
zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o
działaniu przedsiębiorstwa jako całości.

• Należy uwzględnić aspekty techniczne oraz organizacyjne.
Nieocenione jest wsparcie kadry zarządzającej.

• Ważne – udział PR w budowaniu intranetu.


IV. Założenia systemu

• Łączenie treści formalnych (50%) z nieformalnymi (50%)
• Koncepcja luźnej strony informacyjnej
• Dopuszczenie anonimowości – rzecz zaufania
• Stały rozwój
• Aktualizacja dwutorowa (blog i news)
• Włączenie na tyle dużo treści formalnych i wiedzowych, by
intranet był traktowany poważnie
• Nieprzenoszenie ruchu do intranetu


IV. Założenia systemu - technologicznie

• Przyjazny system zarządzania treścią
• Zabezpieczenia dostępu ograniczone do pracowników
• Monitoring ruchu po IP
• Monitorowanie odwiedzalności
• Wdrażanie kolejnych rozwiązań
• Możliwość definiowania uprawnień dla grup pracowników
oraz personalizowanie dla nich informacji
• Możliwość nieograniczonej rozbudowy struktury intranetu
• Szeroki wachlarzu dostępnych gotowych rozwiązań
funkcjonalnych

• System jest absolutnie otwarty na rozbudowę


V. Co znajduje się w sieci Intranet

Aplikacje standardowe (najważniejsze: podział na dwa obszary):

• baza dokumentów
• biuletyn informacyjny
• struktura organizacyjna
• wewnętrzna książka teleadresowa (wraz z wyszukiwarką)
• zarządzanie urlopami i nieobecnościami
• terminarz korporacyjny
• baza wiedzy
• sondy i ankiety


V. Co znajduje się w sieci Intranet
b logi
Niestandardowe aplikacje: tualności
Informacje i ak
galeria
Kalendarz imprez fir
m owych

• galeria zdjęć pracowników, fotografii ze wspólnych imprez
• opis ludzi
• mapa przedstawiająca schematyczną strukturę firmy
• skrzynka pomysłów, gdzie pracownicy mogą zamieszczać
swoje sugestie dotyczące rozwoju firmy, wspólnych imprez
oraz spotkań itd.
• blogi redagowane przez team leaderów poszczególnych
marek, działów czy zarządu
• dział aktualności, gdzie zamieszczane będą różne
informacje dotyczące pracowników oraz życia firmy, a także
ogłoszenia o dowolnej tematyce
• informacje o aktualnie prowadzonej rekrutacji
• okolicznościowy kalendarz, roczne plany rozwojowe, cele
firmy itd.

VI. Korzyści

Kodeks etyczny, który stał się nim faktycznie

Baza wiedzy – wykorzystywana i rozbudowywana przez ludzi

Opis struktury oraz nowych rekrutacji

Kalendarz urlopów

Anonimowa skrzynka pomysłów


Bazę wiedzy każdy rozbudowuje samodzielnie; struktura firmy
pomaga się „nie zgubić”


Pełna i jedyna wiarygodna identyfikacja wizualna firmy oraz jej
marek


Moduł galerii – dokumentuje dla „potomnych” wydarzenia w firmie


Kalendarz zasobów stał się również miejscem powiadomień
o urlopach, L4, urodzinach, ważnych wydarzeniach w firmie


System blogów wewnętrznych:
• 9 blogów
• Dowolność komentowania i
polemik
• Odwiedzany codziennie
• Wpisy cytowane w
wewnętrznych rozmowach
• Odwiedzany codziennie przez
90% ludzi w firmie
• Zintegrowany z mikroblogiem
• Przez 2,5 roku 162 wpisy moje i
ok. 250 wpisów pracowników
• Zdecydowanie
najskuteczniejsze źródło
przekazywnaia informacji


Intranet pozwala przełamać dystans komunikacyjny w firmie.
Każdy z działów ma inny system organizacji, inną strukturę, a
nawet ...poczucie humoru….


… czasami dość specyficzne.


Przykładowe zastosowania
Intranetu w innych firmach


Efekty wdrożenia Intranetu
• Jasne określenie reguł i procedur obowiązujących w firmie

• Zapewnienie dostępu pracowników do aktualnych informacji

• Stworzenie ogólnodostępnej bazy dokumentów

• Oszczędność w wykorzystaniu materiałów biurowych

• Skrócenie czasu oraz monitorowanie zadań wykonywanych przez
pracowników

• Szybsza adaptacja nowych pracowników

• Skrócenie czasu szkoleń wewnętrznych (samoszkolenie
pracowników)

• Zarządzanie informacją z jednego źródła daje możliwość jej
aktualizacji oraz modyfikacji

 Pracownicy stają się ambasadorami marki mając przekonanie do
jej uczciwości komunikacyjnej względem nich samych

Dziękuję! :)
Bartłomiej Juszczyk
bartlomiej@juszczyk.com

www.adweb.pl

Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (9)

Similar to Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.

Similar to Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata. (20)

More from Grupa Adweb

More from Grupa Adweb (12)

Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.