Qualche spunto relativo al Project Management e come introdurlo in azienda.

1. 32 | gennaio 2017
Project Management,
questo sconosciuto!
Project Management: l’approccio corretto per
applicarlo in azienda
Premessa
Ricordo una vignetta in cui il Project Management era
paragonato al “sesso all’età adolescenziale”: tutti ne
parlano, tanto che sembra che tutti “lo facciano”, allo-
ra tutti dichiarano di farlo, ma in realtà nessuno sa
come farlo!
Mi fece sorridere, ma ancora oggi vi trovo un fondo di
verità, pensando alle molte persone che lo dichiarano
fra le proprie competenze (lo si trova quasi sempre nei
curricula!), ma poi approfondendo...
Il Project Management come
buon senso applicato
Ma qual è la questione? Viene inteso in maniera
distorta o proprio non c’è un’idea chiara di cosa sia?
È proprio così difficile capire di cosa si tratti? È possi-
bile darne una definizione facile ed immediata?
La mia risposta è sì, è molto facile: il Project Manage-
ment è buon senso applicato!
Di fronte a quest’affermazione mi aspetterei una rea-
zione del tipo: “Allora è vero che ce l’hanno tutti, basta
avere buon senso!”.
Consideriamo però che la definizione diventa meno
banale quando ci si sofferma sulla parola “applicato”,
e la si intende in maniera rigorosa, non come un buon
proposito, che poi lascia il tempo che trova. E allora le
cose cambiano. Come spunto di riflessione amo citare
il Manzoni, che scriveva “Il buon senso c’era; ma se ne
stava nascosto per paura del senso comune”.
Ed è proprio qui la differenza, anche oggi, nella vita
professionale tanto quanto nella vita privata, nell’af-
frontare progetti tutti noi vorremmo usare pienamen-
te – e fino in fondo – il buon senso, e invece usiamo
l’abitudine, il consueto, … il senso comune, appunto.
Tanto che invece di “gestire” i progetti, li rincorriamo
affannosamente o il più delle volte ne veniamo travolti
e li subiamo.
Concentriamoci sul contesto lavorativo: il Project
Management è un approccio strutturato alla gestio-
ne di progetti (non le operations, che sono diverse),
che poggia sul buon senso, cioè sul fatto che ci sono
approcci, metodi, processi, tecniche e strumenti, che
negli anni si sono dimostrati più che validi, per far in
modo che i progetti siano completati con successo,
cioè con la qualità desiderata, nei tempi e nei costi
pattuiti. Nulla di più.
Mi trovo spesso a dialogare con persone, ma anche
organizzazioni intere, convinte che per gestire i pro-
getti ci voglia “solo” determinazione (o esasperata
perentorietà!), clausole contrattualistiche, molta fur-
bizia, … o addirittura basti un software!
La mia opinione è diversa, e condivisa da molti colle-
ghi che, come me, dopo aver provato a gestire progetti
come appena descritto, hanno capito che non funzio-
na, si fatica da morire e si producono scarsi risultati.
Quando avvertiamo come sintomo che i progetti sono
sempre in ritardo, i costi esplodono, si fanno e rifan-
no le cose, insomma, quando manca il controllo delle

2. 33gennaio 2017 |
ORGANIZZAZIONE E RISORSE UMANE
cose e delle persone, la diagnosi è “carenza di Project
Management”, quello vero.
Qual è la cura? Beh, confrontarsi con chi lo sa fare dav-
vero, con un pizzico di umiltà, magari studiare un po’,
provare un approccio diverso (quello giusto), applicarsi
e vedere che funziona, caspita se funziona!
Attenzione, il Project Management non è una bacchet-
ta magica, e soprattutto non è un rimedio efficace se i
progetti sono già compromessi, in quei casi si riuscirà
al massimo a contenere i danni.
Gli approcci corretti al Project
Management
Ma quali sono gli approcci corretti per innescare un
cambiamento? Quali gli ostacoli?
Eccone una carrellata:
• il Project Management richiede un cambio di
approccio, soprattutto per le persone cosiddette
“d’azione”, quelle che cominciano subito a fare,
piuttosto che pianificare il come fare. Pianificare
bene un progetto, piuttosto che buttarvisi a
capofitto, fa risparmiare soldi e tempo!
• il Project Management è un metodo, anche
standardizzato, di gestire attività, ma va adattato
al contesto, al settore, al tipo e alla dimensione
di progetto. Tutte le organizzazioni beneficiano
dell’introduzione di metodi che aumentano l’effi-
cacia (raggiungimento di obiettivi) e l’efficienza
(non sprecare risorse), vanno però contestualizza-
ti, non usati a caso;
• il cambiamento toccherà diversi comportamen-
ti ed è bene che avvenga in maniera graduale,
e non tutto insieme. Altrimenti il rischio è che
forzando le cose si “ingessi” l’organizzazione e
quindi si salti alla conclusione – errata – che il
Project Management non funziona;
• l’intera organizzazione deve essere coinvolta
nel cambio di approccio; il progetto è costituito
da un insieme di attività condotte da diverse
persone all’interno dell’azienda, evitando incom-
prensioni e modi di operare incoerenti, altrimenti
si genera solo confusione. Il Project Management
serve per fare chiarezza, a beneficio di tutti;
• il Project Management non deve essere confuso
con l’uso di un software di gestione progetti;
i software o strumenti in genere supportano un
metodo condiviso; essi sono utilissimi, spe-
cialmente quando i progetti hanno dimensioni
rilevanti, ma non possono sostituire il metodo,
la corretta comunicazione, il ragionamento, … il
buon senso!
• infine è determinante il supporto dei vertici
aziendali nell’infondere carica e spinta al cam-
biamento. È necessario un contributo illuminato,
in mancanza del quale la macchina progettuale
avrà il freno a mano tirato.
Il Project Management, quando viene
percepito come scomodo?
Aggiungo qualche considerazione, poiché nella mia
esperienza ho notato che ci sono casi in cui il Project
Management – a torto – può essere percepito come
scomodo.
I casi principalmente sono:
• quando si temono i controlli formali, la supervi-
sione, che possono mettere in evidenza lacune
di competenza o scarsa volontà. Il Project Man-
agement toglie gli equivoci e chiarisce il “chi
fa che cosa”, e questo - mi chiedo - non è un
bene?!;
• quando si preferisce lavorare in maniera creati-
va, fantasiosa, libera; il Project Management,
per quanto flessibile, innegabilmente ha com-
ponenti di rigidità e ciò comporta che alcune at-
tività siano condotte con rigore. Ma vorrei tran-
quillizzare, proprio e solo nelle attività in cui è
Il Project Management
è un approccio
strutturato alla
gestione di progetti
che poggia sul buon
senso, cioè sul fatto
che ci sono approcci,
metodi, processi,
tecniche e strumenti,
che negli anni si sono
dimostrati più che
validi

3. 34 | gennaio 2017
meglio non usare creatività!
• quando la direzione teme di perdere il controllo,
perché il Project Management prevede che og-
nuno si assuma la propria responsabilità, con
delle opportune deleghe, che rendono il tutto
efficace ed efficiente, liberando tempo e au-
mentando i risultati.
Nonostante sia forte il desiderio di far meglio le cose,
Ing. Cristiano Ottavian
Ingegnere gestionale, con-
sulente e formatore presso
aziende, trainer in Business
School. Già direttore di una Cor-
porate Academy, progetta e real-
izza percorsi formativi a suppor-
to dell’efficacia ed efficienza dei
modelli di business. In ambito
Project Management è certifi-
cato PMP, Prince2. Associato al PMI e membro del
comitato editoriale del PMI-Northern Italy Chapter.
Co-autore de “Il Glossario dei termini di Project
Management”.
Si occupa di innovazione, sviluppo prodotto e pro-
cesso, cambiamento organizzativo e ottimizzazione
di processi, progettazione della distribuzione di
prodotti e servizi. Conduce progetti in aziende di
diversi settori, in Italia, in Europa e Medio Oriente.
è normale che l’abitudine sia più forte, e che la quotid-
ianità ed il contesto inducano a ripetere le stesse cose
nel medesimo modo, anche gli errori.
Alcune resistenze al cambiamento sono naturali e
logiche, altre emozionali e irrazionali. Per fornire un
semplice aiuto a superare questa “paura dell’ignoto”,
pensiamo a questo: se il Project Management (quello
vero!) non migliorasse le cose, cioè producesse qualità
deprecabile, scadenze non rispettate, costi fuori con-
trollo, allora, perché se ne parla tanto? Certo, implica
un po’ di impegno, ma sembra ne valga proprio la pena.
Tornando alla metafora e provocazione iniziale, forse è
il caso di provare a farlo davvero, e magari ci piace e ci
darà soddisfazione!
Il Project Management
richiede un cambio di
approccio, soprattutto
per le persone
cosiddette “d’azione”,
quelle che cominciano
subito a fare.
Pianificare un
progetto, piuttosto
che buttarvisi a
capofitto, fa rispar-
miare soldi e tempo!

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