2. Giriş : Tüm projelerde müşteri talepleri ile proje ekibinin beklentileri zaman geçtikçe değişir ve artar. Eğer proje yöneticisi bu talep ve benlentilerin tamamına müsade ederse projenin zamanlaması yada maliyeti tahminlerin dışına taşar. Eğer aşağıdaki proje değişmezlerinden birinde değişiklik olursa proje dengelemeye gidilmesi gerekir. Zaman Para Kaynaklar İK Ekipman, materyal...
3. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ KURUM SEVİYESİ
4. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 1. Projeyi yeniden hesaplamak 2. Görev tahsislerini değiştirmek 3. Projeye yeni insanlar eklemek 4. Şirket içi uzman kullanarak üretkenliği arttırmak 5. Şirket dışı uzman kullanarak üretkenliği arttırmak 6. Tüm projeyi taşerona vermek 7. Zamanlamayı parçalara ayırmak 8. Mesai yapmak
5. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 1. Projeyi yeniden hesaplamak Pozitif : Projeyi yeniden gözden geçirdiğinizde maliyeti düşürebilir yada zamanlamayı esnetebilirsiniz. Negatif : Edinilen yeni bilgilerin projeyi hızlandırması yada ucuzlatması çok düşük ihtimaldir. En iyi uygulama : Proje süresince hesaplamaları sürekli gözden geçirmek yeni çıkan şartlar için projeyi dengelemeye gerek bırakmayacaktır.
6. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 2. Görev tahsislerini değiştirmek Pozitif : Bu “numara”nın güzelliği toplam işçilik maliyeti değişmeden zamanlamayı öne çekebilmektir. Ek ekipman veya işçilik gerektiği durumlarda da toplam zamanlama öne çekilerek maliyet dengelenebilir. Negatif : Gereksiz işçilik maliyetleri eklenip projenin genel verimliliği azalabilir. En iyi uygulama : Kritik yolu mümkün olduğunca kısaltmalı ve daha çok insanın çalıştığı görevlere denk getirmeye özen göstermeli.
8. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 3. Projeye yeni insanlar eklemek Pozitif : Zamanlama öne çekilecektir. Çünkü aynı işi yapabilen eleman sayısı artacaktır. Negatif : Zamanlamayı öne çekerken maliyet arttırılacaktır. Aynı zamanda koordinasyon ve iletişimde de sorunlar yaşanabilir. En iyi uygulama : Yazılım geliştirme gibi projeler de ne kadar çok eleman o kadar iyi proje söylemi geçeli değildir. Ancak inşaat projesinde duvar örme gibi bir görevde kullanılabilen en çok eleman seçilebilir.
9. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 4. Şirket içi uzman kullanarak üretkenliği arttırmak Pozitif : Böyle bir durumda zamanlamadan kazanılabileceği gibi ortaya çıkan ürün daha cost-effective olacaktır. Negatif : Firmanın tüm “star” oyuncularını aynı projeye ataması diğer projelerin zorlanmasını yada gerçekleşmesini engeller. En iyi uygulama : Performansı daha yüksek olan elemanları projelere dengeli dağıtılmalı ve uzmanlıklarından faydalanmalıdır.
10. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 5. Şirket dışı uzman kullanarak üretkenliği arttırmak Pozitif : Firma dışından getirilen uzmanın projeye sağlayacağı kalite ve zamanlamayı öne çekmesi maliyetinin üzerinde olacaktır. Negatif : Riskleri ikiye ayırabiliriz ; a. Tedarikçi riskleri b. Bilgi kayıpları En iyi uygulama : Dışarıdan uzman kiralamadan önce tedarikçi konusunda iyi araştırma yapılmalı ve sağlam anlaşmalar düzenlenmeli. Projenin bitiminde dökümantasyon ve bilgi iletimi sağlanmalı.
11. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 6. Tüm projeyi taşerona vermek Pozitif : Tüm projeyi büyük uzmanlığı olan bir taşerona vermek ortaya çıkacak ürünün performasının yüksekliği ve zamanlamanın kısa olması nedeniyle çok avantajlıdır. Negatif : Bu seçenek çok büyük riskler ile birlikte gelir. Proje yöneticisinin bir çok yetkisi elinden gider. Firma uzmanlık kazanamaz. Projenin tamamı bitmeme riske altına girer. En iyi uygulama : Bu seçenek en yüksek getiri/risk oranına sahip seçenektir. Taşeron ile yapılacak anlaşma ile riskler azaltılmalıdır. Aynı zamanda çok iyi dökümantasyon ile bilgi kaybı engellenmelidir.
12. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 7. Zamanlamayı “sıkıştırmak” (crashing)
13. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 7. Zamanlamayı “sıkıştırmak” (crashing) Pozitif : Kritik yol üzerindeki görevleri sıkıştırıp daha kısa sürede yapmak toplam maliyeti düşürür. Negatif : Sıkıştırma işlemi tabloda belirtildiği kadar başarılı olmayabiliri. En iyi uygulama : Crash table iyi oluşturulmalı ve sadece kritik yol üzerinde yapılmalı.
14. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ 8. Mesai yapmak Pozitif : Yeni insan katıp koordinasyon ve kominikasyonu bozarak zamanlamayı öne çekmektense mesai yapmak çoğu zaman daha iyi bir seçenektir. Negatif : Mesai saatleri normal iş saatlerinden ortalam %50 dahaa pahalıdır. Bu nedenle masrafları arttırabilir. Aynı zamanda proje ekibinde moralsizliğe yol açar. En iyi uygulama : Burada rol proje yöneticisine düşer. Ekibin mesaiye vereeceği tepkiyi en iyi o bileceği için kararı onun vermesi sağlanmalıdır.
15. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 1. Ürün kapsamını düşürmek 2. Sabitlennmiş teslim belirlemek 3. Hızlı izleme yapmak 4. Proje teslimini fazlara bölmek 5. İki kez yapma yöntemi 6. Kar beklentilerini değiştirmek
16. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 1. Ürün kapsamını düşürmek Pozitif : Projeyi zaman ve paradan tasarruf sağlayarak kurtarabilir. Negatif : Bir ürünün fonksiyonelliğinin ve performansının düşmesi demek değerinin düşmesi demektir. En iyi uygulama : Genellikle IT projelerinde yüksek beklentiler nedeniyle gereksiz fonksiyonel ürünler ortaya çıkar. Beklentiler ile fonksiyonellik ortak oranda paylaştırılmalı.
17. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 1. Ürün kapsamını düşürmek
18. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 2. Sabitlenmiş teslim belirlemek Pozitif : Teslim zamanı kesin olduğu için her görev sonunda ürün kapsamı yeniden gözden geçirilir. Bu şekilde o tarihe en kaliteli ürün çıkarılmış olur. Negatif : Her ürün yapım aşamasındayken fonksiyonellik değişime uygun değildir. Örneği ev inşaatı sırasında zamanı yetiştirmek için 3 odadan 1 inden fedakarlık edelim denemez. En iyi uygulama : IT projeleri bu metod için uygun ürünlerdir. Ürünler moduler dizayn edilerek rahatlıkla proje dengelenebilir.
19. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 3. Hızlı izleme yapmak Pozitif : Bu yöntem ile proje zamanlamasında %40 a varan oranlarda kısaltma sağlanabilir. Negatif : Tasarım ve üretimin bir arada yürümesi çok riskli bir süreçtir. Tahminin dışında gelişen hataların çıkma olasılığı yüksektir. En iyi uygulama : Üretim modüler yapılmalı. %15-30 arasında bir zaman kazancı gözlenmelidir.
20. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 4. Proje teslimini fazlara bölmek Pozitif : Faydası birden çoktur. Acil istenen bölümler hemen kullanılabilir. Üretime geri dönüş olacağı için üretim kalitesi artar. Parçalı teslimde ödemede parçalı alınacağı için nakit akışı rahatlar. Negatif : Tüm ürünler parçalı teslimat için uygun değildir. Aynı zamanda parçalı teslimatta aynı işleri tekrar yapmak gerekebilir buda artı maliyet demektir. En iyi uygulama : Farklı fazlarda teslim edilecek moduler parçalardaki işleri tekrar yapmamaya dikkat edilerek teslimat parçalara bölünmelidir.
21. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 5. İki kez yapma yöntemi Pozitif : Bu yöntemde en büyük avantaj müşteri ürünü hemen alır, kullanmaya başlar. İkinci avantaj ise ilk üretimden öğrenilen hatalar ikincide tekrarlanmaz. Negatif : Çok pahalı bir seçenektir. En iyi uygulama : Sadece çok çok acil ve ilk üründeki hataların müşterinin hayatını zora sokmayacağı durumlarda kullanılmalıdır.
22. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ 6. Kar beklentilerini değiştirmek Pozitif : Bu yöntemde maliyetler düşeceği için zamanlama ve kaliteden ödün verilmesine gerek kalmaz. Negatif : Proje firmaya yarar sağlayacak düzeyinde altında bir karlılıkta kalabilir. En iyi uygulama : Sadece stratejik kararlar doğrultusunda kar indirimi düşünülmelidir.
23. PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ KURUM SEVİYESİ Bu seviyedeki kararlar proje yöneticisi üzerindedir. Yönetim katının firmanın makro hedefleri doğrultusunda proje üzerinde etkili olmalarını ifade eder.
