Marmara Üniversitesinde yaptığım sunum

1. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Proje Kapsam Yönetimi
Metin Örnek, PMP, MBA, Scaled Agilist
18.03.2017

2. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Kapsam
Projenin sonunda
elde edilecek
ürünün oluşturulma
süreçlerinde
yapılacak tüm
çalışmalardır

3. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
İhtiyaçların
Toplanması

4. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Bir projede ihtiyaçların toplanması zordur…

5. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
… ama başarılı bir proje için …

6. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
… çok önemlidir …

7. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Müşteriler, ihtiyaçlarını söylemek için fazla zaman
ayırmak istemezler

8. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Doğru ihtiyaçları toplamak için doğru insanlarla
konuşun …

9. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Mutlaka onay alın …

10. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Tüm ihtiyaçları alırsanız; hayatınız daha kolaylaşacaktır
Daha az
değişiklik
Kalite
artışı
Daha az
toplantı
ihtiyacı
Daha az
çatışma
BEFORE AFTER

11. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Erken davranın
Müşteriler ihtiyaçlarını;
siz daha projeden haberdar olmadan önce
belirlemiştir

12. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Erken davranın
Genellikle, ihtiyaçları yerine
size isteklerinden bahsederler
İHTİYAÇ
İSTEK

13. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Erken davranın
Projenin başında
İsteklerini söylemeye başlamadan önce
İhtiyaçlarına odaklanıp, dile getirmeleri için
erken davranın

14. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
İhtiyaçlar, İstekler, Arzular
Arzular
İsteklerİhtiyaçlar

15. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Müşteriye Sorun
Proje tamamlandığında,
başarılı olduğunu nasıl bileceksiniz?
Proje tamamlandığında
ortaya nasıl bir sonuç çıkacağını
hayal ediyorsunuz?

16. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Teslimatlar
Projenin bir parçası olarak üretilen ürünlerdir

17. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Alternatiflerin Belirlenmesi
Alternatiflerin belirlenmesi, projede yapılacak işleri
yapmak için değişik yaklaşımlar üretmeye yönelik
tekniklerin kullanılmasıdır.
Bunun için genel yönetim teknikleri kullanılır. En
yaygın kullanılanları “Beyin Fırtınası” ve “Yanal
Düşünce” (Lateral Thinking) dir.

18. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Sepette 6
yumurta var
6 kişiye birer
yumurta verilecek
Ama sepette bir
yumurta kalacak
Nasıl olabilir?

19. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Meyve suyu ile dolu üç tane,
Ve tamamen boş üç tane bardak var
Sadece bir bardağı hareket ettirerek
Bir dolu bir boş şeklinde sıralayabilir misiniz?

20. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Müşteriye sonuçlardan bahsedin
Müşterinin sonuçlar hakkındaki beklentileri hakkında
ne kadar çok bilgiye sahip olursanız, bunları nasıl
gerçekleştirebileceğinizi daha iyi belirleyebilirsiniz.

21. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Müşteriye sonuçlardan bahsedin
Ayrıca projeye ne gibi eklenti ve değişiklikler geleceği
konusunda öngörülerde bulunabilirsiniz.

22. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Müşteriye sonuçlardan bahsedin
Gereksinimlerin belirsiz ya da eksik olması durumunda
neler olabileceği konusunda müşterinize örnekler verin.

23. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Kelime sayma yöntemi
Müşteri ihtiyaçlarını tariflerken, kelimelerini sayın
3000’den fazla ise
%5 değişir
300’den azsa %50
değişir

24. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Ortak beklenti
Proje takımı ve tarafları proje sonunda
hangi ürünlerin nasıl ortaya çıkacağı
konusunda ortak beklentiyi paylaşıyor
olmalıdırlar.

25. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Tetiğe kim basmak ister?

26. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
İhtiyaç İzleme Matrisi

27. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Kapsamın
Belirlenmesi

28. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Projenin sonunda elde edilecek ürünün oluşturulma
süreçlerinde yapılacak tüm çalışmalardır
Kapsam nedir?
Ne yapılacak?
Ne yapılmayacak

29. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Kapsam Dokümanı
• Kapsam dokümanı çok temel bir dokümandır.
• İş yapma şeklinin en temel parçasıdır.
• İşi tanımlar ve rehberlik eder.
• Proje kapsamı hakkında genel bir uzlaşmayı geliştirir ve teyit eder.

30. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Proje Kapsam Dokümanı
Kapsam dokümanı projenin teslimatlarını ve bunları
elde etmek için gerekli olan çalışmaları detaylandırır.

31. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Proje Kapsam Dokümanı
Ayrıca proje kapsamının taraflar arasında aynı şekilde
anlaşılmasını sağlar ve projenin büyük hedeflerini
tanımlar.

32. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Amaçlar – SMART (BUGÖZ)
Proje Kapsam Dokümanı
Specific
Measurable
Attainable
Realistic
Timely
Belirli
Ulaşılabilir
Gerçekçi
Ölçülebilir
Zamanında

33. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Tanımlamalar
Proje Kapsam Dokümanı
Ne Neden Ne zaman Nerede
Kim Nasıl Kimin İçin Kaça

34. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Diğer Bilgiler
Proje Kapsam Dokümanı
Ne dahil değil ?
Kısıtlar
Varsayımlar
Teslimatlar
Tahmini Bütçe
Tahmini Zaman Planı

35. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
İş Bölümü

36. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Ana proje ürün ve çalışmalarının daha küçük,
yönetilebilir parçalar haline getirilmesi sürecidir
İş Bölümünün Oluşturulması

37. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Rol ve
sorumluluklar,
ne yapılacağının
açıkça bilinmesi
ile belli olur.
Başlangıç Noktası
Rol ve sorumluluklar açıkça belli olmalı

38. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Work Breakdown Structure (WBS)
Bunun için proje beratı ve WBS anahtar elemanlardır

39. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Work Breakdown Structure
İşlerin bir arada olduğu iş paketleri
1.0
1.2 1.3 1.4
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3.1
1.3.2
1.2.3.1
1.2.3.2
Majör proje bileşenleri,
ana teslimatları
oluşturur
Alt teslimatlar, ana teslimatları
destekler
Projeniz en tepede temsil edilir

40. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Sorumlu
Her iş paketinden sorumlu
birisi olmalıdır.
İş paketini bir grup yapıyorsa
da mutlaka bir sorumlu
atanmalıdır.

41. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Haydi Başlayın
Şimdi herkes kimin ne yapacağını biliyor.
Fakat işler istediğimiz gibi yapılmıyor.
Hala kaçırdığımız bir şeyler var.

42. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
İşini Yap
Eğer bir ekip üyesine sadece “işini yap” dersek yeni bir
sıkıntıya da kapı açmış oluruz.

43. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Gold Plate
Genelde insanlar sadece ihtiyaç duyulanı yapmak
yerine yeni iş ve fonksiyonaliteleri de gerçekleştirme
eğilimindedirler

44. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Çabanın Tanımı
Bu sorunu çözmek için iş ile ilgili ortaya konulacak
çabanın tanımı yapılmalıdır.

45. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
WBS Sözlüğü
Böylece hem ekip üyesi hem de Proje Yöneticisinin şu
konularda beklentisi ortak olur
– Çabanın miktarı
– Kalitesi
– Zamanlaması
– Maliyeti

46. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
WBS Dictionary
Project: Task NO: Person responsible:
TASK WORK DESCRIPTION – (What work is authorized)
Task product
Acceptance criteria
Duration Cost Deliverables
Due Date Preceding activity:
Team member assigned:
Succeeding activity:
Team member assigned:
Resources assigned:
Approved by: Project manager Date:

47. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Planı Finalize Etmek
• Son olarak proje planını finalize etmeden ekip üyeleri
ile birlikte kontrol edin.
• Projedeki rol ve sorumlulukların ne kadar belirgin
olduğunu, nelerin daha açık olabileceğini sorun.
• Ekip size beklediğinizden fazlasını anlatacaktır.

48. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Bir proje için iyi bir Kapsam Dokümanı ve WBS
hazırlamak oldukça zordur.
Ancak onlardan daha zor olanı kapsamı onaylamak
ve değişiklikleri minimize etmektir.
Kapsam Onaylama

49. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Başarısız Proje Örneği : FoxMeyer ERP

50. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
FoxMeyer, 1993 yılında,
5 Milyar dolarlık değeriyle,
ABD’nin en büyük 4. İlaç
dağıtım firmasıydı.
Verimliliğini artırmak amacıyla, 35 Milyon dolarlık bir
kurumsal kaynak yönetimi projesi başlattı.

51. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
• Bu proje, bir SAP sisteminin ve bir veri ambarı
otomasyon sisteminin alınması ve Andersen
Danışmanlık firmasına bu iki sistemin entegrasyonu
ve canlıya geçirilmesi çalışmalarının yaptırılmasını
kapsıyordu

52. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Ancak 1996 yılında FoxMeyer battı ve
rakip bir firmaya 80 Milyon dolar gibi
cüz’i bir fiyata satıldı.

53. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Hatanın nedenleri bilindik nedenlerdi.

54. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
FoxMeyer gerçekçi olmayan agresif bir
zaman çizelgesi kurguladı.
Bu plana göre, bütün sistem 18 ay gibi bir
sürede hayata geçirilecekti.

55. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Projeyi kendileri için tehdit olarak gören
veriambarı çalışanları projeye yeterli
desteği vermediler.

56. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Mevcut 3 veriambarı kapatıldıktan sonra,
otomasyona dahil edilecek birinci
veriambarına sabotaj düzenlendi.

57. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Envanterdekilere işçiler tarafından zarar
verildi ve böylelikle siparişler
gerçekleşemedi.

58. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Sonuç olarak, yeni sistem, değiştirilmeye çalışılan eski
sistemden daha az imkan ve kaabiliyetler sunabildi.
1994 yılı itibariyle, SAP sistemi bir gecede ancak
10.000 sipariş işleyebilirken, eski sistemde hizmet
veren main-frame, aynı sürede 420.000 sipariş
işleyebiliyordu.
420.000
10.000
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
400.000
450.000
1993 1994

59. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
FoxMeyer, SAP ve Andersen firmalarını en iyi
elemanlarını projeye atamak yerine, projeyi yeni
yetme elemanları için bir eğitim projesi olarak görmek
ve buna göre davranmakla suçladı.

60. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Hiç kimse başarısız olmak için proje planı yapmaz
Ancak proje olumsuz da sonuçlansa da, mevcut
operasyonlarınızın buna rağmen sorunsuz devam
etmesini mutlaka sağlanmalıdır

61. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Proje öncesi yeterli iş analizi faaliyetleri gerçekleştirilerek
isabetli proje zaman tahminler yapılmalı
ve paydaşlar doğru tespit edilmelidir

62. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Proje süresince paydaş etki analizleri yapılarak
paydaşlara yönelik bilgilendirme
ve değerlendirme aktiviteleri yapılmalıdır

63. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Öneriler
Müşterinize proje
takımında önemli
roller verin
Düzenli
toplantılar
yapın
Müşteri ve
sponsorlara
düzenli olarak
bilgi verin

64. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Öneriler
Bir gereksinim yönetim süreci
geliştirin ve uygulayın
Prototipleme ya da durum
modelleme (case modeling) gibi
tekniklerle kullanıcının projenin
iyice içine girmesini sağlayın
Gereksinimleri yazılı ve güncel
tutun

65. © Metin Örnek (www.metinornek.com)
Öneriler
Yeterli test
edilmesini
sağlayın ve proje
yaşam döngüsü
boyunca testleri
yönetin
Değişiklikleri
sistematik bir
bakış açısıyla
inceleyin
Tamamlanma
tarihlerini
vurgulayarak
ekibi nelerin çok
önemli olduğuna
odaklandırın
Değişikliklerin
ele alınması için
özel kaynak
ayırın