Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота Documentolog

1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА DOCUMENTOLOG

2. documentolog.kz
О КОМПАНИИ
Компания Documentolog является собственником и разработчиком Информационной
системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов
Documentolog.
Участник Специальной экономической зоны «Парк инновационных технологий»
Член Казахстанской Ассоциации IT-компании
Более 65 сотрудников в двух офисах Астаны и Алматы
2
и более
клиентов150 лет на
рынке10 успешных
внедрений100%

3. documentolog.kz
СЭД DOCUMENTOLOG
СЭД Documentolog автоматизирует весь внутренний документооборот компании и
позволяет перевести все бизнес-процессы в 100% электронный формат.
100% Казахстанский продукт
Преднастроенные конфигурации маршрутов (входящие,исходящие и др.)
Конфигурирование бизнес-процессов без программирования (BPMN 2.0)
Мобильные приложения для платформ Android и iOS с поддержкой ЭЦП.
3

4. documentolog.kz
НАШИ КЛИЕНТЫ
4
и еще 150 клиентов.

5. documentolog.kz
РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
1. Подсчет всех затрат компании в год на ведение бумажного
документооборота до внедрения СЭД
2. Подсчет всех затрат компании в год на ведение документооборота
после внедрения СЭД
3. Сравнить расходы компании ДО с расходами компании ПОСЛЕ.
5

6. documentolog.kz
АНАЛИЗ КЛИЕНТОВ
Для получения средних статистических данных мы проанализировали количество
документов, создаваемых в 82 компаниях-клиентах Documentolog за 2016 год.
В расчет были взяты следующие типы документов:
входящие документы
исходящие документы
служебные записки
договора
кадровые документы
заявки в АХО
другие (поручения, протокола и т.д.)
6

7. documentolog.kz
РАСЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ НА 1 СОТРУДНИКА
7
Среднее количество документов на 1 сотрудника в год*
до 20
пользователей
от 20 до 50
пользователей
от 50 до 100
пользователей
от 100 до 500
пользователей
от 500 до 1000
пользователей
от 1000 и более
пользователей
Среднее ко-во
документов на 1
сотрудника в год
Входящие документа 5.0 8.0 14.0 23.0 20.2 13.1 13.9
Исходящие документы 4.0 7.0 11.0 12.3 15.7 23.9 12.3
Служебные записки 8.0 12.0 15.5 19.0 24.4 23.2 17.0
Договора 0.3 0.5 0.9 1.2 1.6 1.3 1.0
Кадровые документы 7.0 8.0 11.0 14.0 16.0 17.0 12.2
Заявки в АХО и ИТ 5.0 10.0 12.0 18.0 23.0 26.0 15.7
Другие 3.0 13.0 26.0 43.0 55.0 74.0 35.7
Всего 32 59 90 131 156 178 108

8. documentolog.kz
РАСЧЕТ ЗАТРАТ КОМПАНИИ
Прямые затраты компании:
расходы на закуп бумаги,
расходы на канцелярские товары,
расходы на печать.
Косвенные затраты компании:
время на согласование документов,
время на копирование документов,
время для принятия решения,
время на поиск и обработку печатных документов,
возможная утеря документов и так далее.
8

9. ПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ
9
Затраты на оформление 1 документа в бумажном ввиде, тг
расходы на бумагу (1)
Прочие
канц
товары (2)
расходы на печать (3)
Всего затраты на 1 документ
(4 = 1 + 2 + 3)
Среднее
кол-во
страниц
в 1 док.
Кол-во
копий на
1
документ
Среднее
кол-во
страниц
на 1
док.,
плюс
копии
Стоимость
1 листа
бумаги
А4, тг
Итого
затраты
20 50 100 500 1,000 1,500 20 50 100 500 1,000 1,500
Входящие
документы
3.1 2.8 8.68 2 17.4 39 69.4 69.4 66.0 62.5 52.1 48.6 126 126 122 119 108 105
Исходящие
документы
2.9 2.1 6.09 2 12.2 39 48.7 48.7 46.3 43.8 36.5 34.1 100 100 97 95 49 46
Служебные
записки
1.6 1.8 2.88 2 5.8 39 23.0 23.0 21.9 20.7 17.3 16.1 68 68 67 66 23 22
Договора 13.9 2.3 31.97 2 63.9 39 255.8 255.8 243.0 230.2 191.8 179.0 359 359 346 333 256 243
Кадровые
документы
1.1 1.3 1.43 2 2.9 39 11.4 11.4 10.9 10.3 8.6 8.0 53 53 53 52 11 11
Заявки в
АХО и ИТ
1.0 1 1 2 2.0 39 8.0 8.0 7.6 7.2 6.0 5.6 49 49 49 48 8 8
Другие 1.0 1.4 1.4 2 2.8 39 11.2 11.2 10.6 10.1 8.4 7.8 53 53 52 52 11 11

10. ПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ. ИТОГ.
10
Итого затраты в компании на работу с документами в "бумажном" виде в год, тг
20
пользователей
50
пользователей
100
пользователей
500
пользователей
1,000
пользователей
1,500
пользователей
Входящие документы 12,581 50,323 171,270 1,365,917 2,188,693 2,057,922
Исходящие документы 7,993 34,968 107,219 586,748 765,601 1,657,912
Служебные записки 10,849 40,685 103,320 622,286 562,119 760,085
Договора 2,152 8,968 31,133 199,879 409,216 473,795
Кадровые документы 7,463 21,323 58,009 365,146 183,040 277,134
Заявки в АХО и ИТ 4,901 24,504 58,329 433,870 184,000 296,400
Другие 3,180 34,455 136,364 1,115,587 616,000 1,181,040
Итого сумма прямых
затрат в год, тенге:
49,119 215,225 665,644 4,689,433 4,908,669 6,704,288
Среднее ко-во документов
на 1 сотрудника в год Количество сотрудников* Все затраты на 1 документ *

11. documentolog.kz
КОСВЕННЫЕ ЗАТРАТЫ
11
Косвенные затраты – это неэффективно использованное рабочее время
сотрудников, за которое компания заплатила в виде ежемесячной заработной
платы.
Мы предлагаем пойти от обратного и оценить эффект от внедрения СЭД на
повышение производительности труда сотрудников.
Полученные цифры можно называть как «полученная выгода» от внедрения СЭД.

12. documentolog.kz
ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ СЭД
Исследование, проведенное лидером в области аналитики TechNavio, показало
процент рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на работу с бумажными
документами (на основе работы 150 компаний):
на их поиск – 20%;
на согласование и утверждение – 20%;
на передачу их между подразделениями – 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении рабочих бумаг – 10%.
Внедрение СЭД повышает производительность сотрудников на 5-30% в
зависимости от функциональности СЭД и количества автоматизированных бизнес-
процессов компании.
12

13. documentolog.kz
РАСЧЕТ УПУЩЕННОЙ ВЫГОДЫ
13
Средняя ЗП по РК за апрель 2017 в
месяц с налогами, тенге
153,296
Повышение производительности
сотрудника при работе с СЭД - min
5% (среднияя статистика - 21%)*
5%
Полученная выгода компании от
повышения производительности
работысотрудников по ФОТ,
тенге в год
20 50 100 500 1,000 1,500
1,839,555 4,598,886 9,197,773 45,988,864 91,977,728 137,966,592

14. documentolog.kz
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СЭД
14
Количество сотрудников в компании: 20 50 100 500 1,000 1,500
Всего расходов ДО
внедрения СЭД
ФОТ (-) 36,791,091 91,977,728 183,955,456 919,777,278 1,839,554,556 2,759,331,834
Прямые затраты в год (-) 49,119 215,225 665,644 4,689,433 4,908,669 6,704,288
Итого 36,840,210 92,192,953 184,621,100 924,466,711 1,844,463,225 2,766,036,122
Всего расходов
ПОСЛЕ после
внедрения СЭД
ФОТ (-) 36,791,091 91,977,728 183,955,456 919,777,278 1,839,554,556 2,759,331,834
"Полученная выгода" от внедрения СЭД,
тенге в год (+)
1,839,555 4,598,886 9,197,773 45,988,864 91,977,728 137,966,592
32% документов для исходящей
корреспонденции (-)
15,718 68,872 213,006 1,500,619 1,570,774 2,145,372
Стоимость использования полного пакета
СЭД Documentolog по модели SAAS,
тенге в год (-)
1,256,000 3,140,000 6,280,000 31,400,000 62,800,000 94,200,000
Экономия компании на КПН(20%) при
модели SAAS
251,200 628,000 1,256,000 6,280,000 12,560,000 18,840,000
Итого 35,972,055 89,890,841 179,781,683 898,908,414 1,797,816,828 2,696,725,242
Итого экономическая эффективность
внедрения СЭД Documentolog для
компании, тенге в год
868,156 2,302,112 4,839,417 25,558,297 46,646,397 69,310,880

15. documentolog.kz
ВЫВОДЫ
Внедрение СЭД позволит Вашей компании:
значительно сократить прямые материальные расходы компании
сократить время на согласование документов,
сократить срок принятия управленческих решений,
повысить исполнительскую дисциплину,
ощутимо повысить производительность труда
сократить время на поиск и копирование документов,
исключить потери документов и гарантировать их сохранность.
15

16. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
www.documentolog.kz
Доверьте свой документооборот профессионалам!