Power point Sistem informasi PT. Aerofood

1. Modul ke:
Fakultas
Program Studi
Implementasi Sistem infomasi Manajemen
pada PT. AerofoodACS
Disusun Oleh :
Dimas Luhur
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Hapzi Ali, MM, CMA
07
Ekonomi dan
Bisnis
S-1
MANAJEMEN

2. Abstract
Makalah ini direncanakan untuk menyediakan informasi bagi masyarakat
mengenai konsep sistem informasi manajemen suatu perusahaan. Di
dalamnya, berbagai praktek dan pilihan dipertimbangkan untuk perencanaan
dan implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) PT AEROFOOD
ACS. Penemuan dalam karya ilmiah didasarkan pada berbagai tinjauan
mengenai implementasi SIM perusahaan yang sudah diterapkan. Terkait hal
ini, berbagai perusahaan memerlukan suatu layanan atau fasilitas untuk
memberikan informasi untuk setiap karyawan, manager, dan pihak umum
secara cepat dan akurat. Hal ini diwujudkan melalui penggunaan website
setiap perusahaan.
SIM didefinisikan melalui informasi mengenai konsep dan berbagai aspek
pendukung yang diperlukan untuk membangun SIM perusahaan. Karya
ilmiah ditutup melalui kesimpulan dan saran bagi pihak PT AEROFOOD
ACS untuk lebih memahami dan mengimplementasikan SIM secara lebih
baik.

3. BAB I
PENDAHULUAN
Dalam beberapa tahun terakhir ini, jumlah maskapai penerbangan
Indonesia bertumbuh cukup pesat. Data statistik menunjukkan sampai akhir
tahun 2004, di Indonesia terdapat 15 maskapai penerbangan yang melayani
rute domestik dan 5 di antara maskapai penerbangan ini melayani rute
internasional. Jasa transportasi udara makin digemari karena memudahkan
pergerakan antar daerah dan negara dalam waktu yang relatif singkat. Menurut
Badan Pusat Statistik, jumlah penumpang pesawat udara (domestik dan
internasional) pada tahun 2004 yang menggunakan fasilitas bandar udara
Soekarno-Hatta dan Halim Perdana Kusuma saja meningkat sebesar 33,08%
jika dibandingkan dengan tahun 2003.
Kebutuhan akan jasa transportasi udara yang meningkat ini disertai
dengan permintaan akan jasa pelayanan penyedia makanan (jasa boga) bagi
maskapai maskapai penerbangan. Layanan jasa boga ini lebih dikenal dengan
nama inflight catering. Inflight caterer (penyedia jasa boga) mengolah bahan-
bahan makanan menjadi makanan siap saji yang nantinya makanan ini akan
dikonsumsi oleh penumpang pengguna jasa maskapai penerbangan. Inflight
caterer pada dasarnya merupakan perusahaan yang bergerak dalam
perdagangan makanan.

4. Perumusahan Masalah
•Bagaimanakah manajemen persediaan yang diterapkan oleh
perusahaan?
•Bagaimanakah proses pembelanjaan bahan baku yang
dilakukan oleh perusahaan?
•Faktor-faktor apakah yang dipertimbangkan perusahaan
dalam menentukan daftar belanja bahan baku?
•Faktor-faktor apa yang diperhatikan oleh perusahaan untuk
mengawasi mutu produk yang diproduksi?

5. Tujuan
•Membandingkan sistem manajemen yang diterapkan
oleh PT ACS dengan teori-teori manajemen persediaan.
•Mengkaji bentuk kegiatan proses pembelanjaan bahan
baku yang dijalankan PT ACS.
•Mengidentifikasi faktor-faktor pembelanjaan bahan
baku.
•Mengidentifikasi faktor-faktor yang harus diterapkan
dalam mempertahankan mutu produk.

6. VISI DAN MISI PT. AEROWISATA
•Visi;
“The most preferred Indonesian hospitality business group”.
•Misi;
•“Menyediakan dan menawarkan solusi profesional untuk
memenuhi kebutuhan dan keinginan segmen-segmen hospitality
yang profitable akan produk dan jasa yang berkualitas, inovatif dan
berkesinambungan”.
•“Menjaga dan meningkatkan hubungan kepercayaan bisnis kepada
seluruh segmen customer dan client Aerowisata” (“Maintain and
develop trustee relationship to all business group client or customer
segment”).
•“Memberikan nilai tambah dan hasil yang optimal kepada seluruh
stakeholders” (“Deliver value added and optimal return to all
stakeholders”)

7. BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Sejarah Maskapai Penerbangan dan Jasa Katering
Maskapai penerbangan pertama kali dibentuk setelah Perang Dunia I (1914-
1918) oleh kumpulan veteran pilot militer di Amerika dan Eropa. Tujuan utama
adalah untuk menghantar surat-surat dan dokumen-dokumen antar daerah dan
negara. Kemudian berkembang menjadi alat tranportasi untuk penumpang dan
dokumen (kargo).
Dengan disertai perkembangan teknologi industri aviasi, pesawat modern
saat ini dilengkapi dengan fasilitas tempat duduk dan toilet untuk penumpang.
Pesawat terbang menjadi alat transpotasi yang umum dipakai oleh penumpang.
Penumpang menjadi prioritas utama karena kondisi ini menjanjikan keuntungan
bagi perusahaan penerbangan. Untuk lebih menarik konsumen, perusahaan
penerbangan melengkapi pelayanan jasa transportasi salah satunya dengan menu
makanan yang menarik menyerupai restoran-restotan terkenal. Dining in the
air (Restoran di Udara) menjadi tren buat kalangan ekonomi kelas atas.
Jasa katering untuk maskapai penerbangan kemudian dibentuk di akhir tahun
1930-an hampir secara serentak di Amerika dan Eropa, perusahaan - perusahaan ini
muncul karena pihak maskapai penerbangan menilai bahwa penyediaan makanan
ini akan lebih efisien dan relatif lebih murah apabila dihibahkan ke pihak lain di
luar maskapai penerbangan.

8. Gambaran umum inflight caterer (jasa katering maskapai
penerbangan)
menjelaskan keseluruhan proses kegiatan memasak, mulai dari
persiapan bahan makanan, pengolahan dan penyajian dan juga meliputi
penyedian alat transportasi dan penghantaran. Industri jasa katering
maskapai penerbangan bertujuan utama untuk menyediakan makanan dan
minuman kepada maskapai penerbangan untuk dikonsumsi oleh
penumpang selama penerbangan. Produk makanan dan minuman
dipersiapkan dan dikelola di dapur khusus kemudian dipindahkan ke
bandara udara untuk kemudian dimuat ke pesawat. Semua makanan dan
peralatan dan siap untuk diberangkatkan tepat pada waktunya sesuai
dengan jadwal penerbangan. Keterlambatan jadwal penerbangan yang
disebabkan oleh masalah katering merupakan masalah yang harus
dihindari oleh penyedia jasa penerbangan (Mc Cool, 1995).

9. Ketenagakerjaan
Saat ini PT ACS memiliki tenaga kerja tetap sejumlah 1351 orang
dan tidak ada tenaga kerja kontrak, tenaga kerja kontrak biasanya
hanya dipekerjakan untuk musim-musim tertentu seperti musim
lebaran, lebaran haji dan musim liburan sekolah dimana permintaan
akan jasa layanan penerbangan meningkat yang mempengaruhi
permintaan akan produksi makanan. Untuk departemen Operasional,
jumlah tenaga kerja pria lebih banyak dibandingkan dengan jumlah
tenaga kerja wanita, hal ini disebabkan karena tenaga kerja pria
dianggap lebih mudah menyesuaikan diri terhadap perubahan jam kerja
dan tuntutan jam lembur.
Bagian Operasional bekerja 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Jam
kerja dibagi-bagi (shifting) masing-masing pekerja akan bekerja selama
8 jam sehari dalam 7 hari kerja, tiap pekerja memiliki hak untuk libur
selama 2 hari yang tentu saja dilakukan secara bergantian.

10. Jadwal Jam Kerja Bagian Operasional PT ACS
Pembagian jam kerja ini dilakukan untuk menyokong produksi
makanan yang dilakukan terus-menerus. Masing-masing shift sebelum
jam kerjanya berakhir harus membuat laporan mengenai hal-hal apa
yang sudah dilakukan dan apa yang belum dan harus dilakukan. Dengan
laporan ini maka tidak ada pekerjaan yang dilakukan dua kali, dan
proses produksi berlangsung lancar dan terorganisasi.
Sedangkan bagian Admistrasi memiliki jam kerja yang lebih teratur,
08.30-16.30 setiap hari dari hari Senin sampai dengan hari Jumat, Sabtu
dan Minggu merupakan hari libur. Setiap tenaga kerja memiliki hak atas
cuti tahunan masing-masing selama 12 hari kerja dan jaminan asuransi
Jamsostek berupa asuransi jiwa dan asuransi kesehatan. Pelatihan
karyawan, khususnya yang bekerja di bagian operasional dilakukan
secara berkala demi menjamin keterampilan tenaga kerja terhadap
perubahan tehnologi di bidang perusahaan katering. PT ACS selain
mengadakan perbandingan dengan perusahaan katering yang lebih besar
di luar negeri seperti Thailand dan Singapura, juga mengadakan seminar
untuk kalangan sendiri yang biasanya bahan pelatihan didapat
dariInternational Flight Catering Association

11. Fasilitas Produksi
Produksi dilakukan di dapur, dapur dibagi atas hot kitchen, cold
kitchen danbakery/pastry. Makanan di masak di hot kitchen, kapasitas
makanan yang diproduksi dihot kitchen adalah 35.000 porsi per hari.
Sedangkan bagian bakery dapat memproduksi 3000 roti per shift. Untuk
penyediaan air, PT ACS menggunakan air PAM. Listrik disediakan
dengan menggunakan jasa PT PLN, untuk keadaan darurat, PT ACS juga
memiliki 2 generator listrik. Untuk proses produksi, PT ACS juga
memiliki 3 buah blast chiller untuk membantu proses pendinginan
makanan yang sudah jadi.

12. Proses Produksi
Produk yang dihasilkan oleh PT Aerowisata Catering Service
berupa makanan yang nantinya akan dikonsumsi oleh penumpang selama
penerbangan. Jumlah porsi makanan yang akan diproduksi sudah
ditentukan satu hari sebelumnya sesuai dengan informasi yang diberikan
oleh maskapai penerbangan (AMOS = Airlines Meal Order Sheet). Jumlah
porsi makanan ini disesuaikan dengan jumlah penumpang yang akan
diangkut oleh karenanya informasi dapat berubah sewaktu-waktu ini.
Adapun proses produksi yang dilakukan dibagi menjadi 3 bagian utama,
yaitu (Lampiran 6):
•Proses Pembersihan dan Persiapan (pre-production)
•Proses Pemasakan dan Pendinginan
•Proses Pengemasan

13. Pengawasan Mutu Produk Jadi
Dalam setiap proses pemasakan dilakukan pengawasan mutu dan
pemeriksaan makanan. Setelah makanan dimasak, sampel makanan
diambil dan kemudian diperiksa. Pemeriksaan terhadap bahan makanan
ini diutamakan kepada pemeriksaan microbiologyyang
berupa salmonella dan shigella, E-coli, coliform, staphylacoccus
aereous, yeast(jamur), mold (kapang), bacillicus cereus.
Struktur Organisasi Perusahaan
Pemeriksaan mikrobiologi ini membutuhkan sampel makanan untuk
dikarantina selama 4-5 hari, karena bakteri-bakteri ini diperkirakan baru
muncul 4-5 hari. Oleh karena itu pengawasan mutu dalam setiap tahapan
proses produksi sangat penting diperhatikan. Hasil pemeriksaan ini
disimpan dan didokumentasikan dan akandipergunakan sebagai bahan
pembanding apabila ada umpan balik (complaint) dari pihak maskapai
penerbangan.

14. Pengelolahan Bahan Baku
Perusahaan katering menggunakan sistem makanan beku agar
makanan tetap segar dan berkualitas baik meskipun produk makanan
tersebut disimpan dalam waktu yang cukup lama sebelum dikonsumsi,
terutama untuk penerbangan jarak jauh. Sistem makanan beku ini pertama
kali ditemukan oleh Bert Snowden (Amerika, 1945), proses produksi
makanan ini disebut sistem masak beku (cookchill system).
Dalam proses ini bahan makanan dipersiapkan jauh hari sebelum
produk makanan ini dibutuhkan. Untuk keperluan penerbangan, biasanya
bahan baku makanan ini disiapkan sehari lebih awal.

15. Sistem Penyimpanan Bahan Baku
Menurut Dittmer (2002), sistem penyimpanan bahan baku
memilik 5 faktor yang harus diperhatikan:
•Kondisi Lingkungan dan Perlengkapan
•Pengaturan Letak Barang di dalam Gudang
•Lokasi Gudang
•Keamanan Gudang
•Penanggalan dan Harga

16. Persediaan
persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukan
segala sesuatu atau sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam
antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Persediaan ini meliputi
persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk
akhir dan bahan-bahan lain yang menjadi bagian keluaran produk
perusahaan. Persediaan merupakan elemen utama dari modal kerja, atau
aktiva yang selalu berputar dan mengalami perubahan.

17. Manfaat dan Fungsi Persediaan
Manfaat persediaan menurut Leenders (1989) adalah:
1. Fungsi pemutus (the decoupling function) dalam proses
produksi, jika perusahaan tidak menyimpan persediaan akan
terjadi banyak penundaan dan inefisiensi.
2. Menyimpan sumberdaya.
3. Proteksi terhadap inflasi.
4. Ketika suplai dan permintaan yang tidak biasa terjadi, maka
persediaan sangat penting khususnya untuk produksi yang
penjualannya tergantung pada musim atau keadaan tertentu.
5. Memanfaatkan diskon kuantitas.
6. Menghindari kehabisan stok..

18. Jenis Persediaan
Menurut Handoko (1991), persediaan dapat dibedakan menurut urutan pengerjaan
produk antara lain:
•Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang
berwujud yang digunakan dalam proses produksi.
•Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased part component stock),
yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang
diperoleh dari perusahaan lain dimana secara langsung dapat dirakit menjadi
suatu produk.
•Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies stock), yaitu persediaan
barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan
bagian atau komponen barang jadi.
•Persediaan barang dalam proses (work in process stock), yaitu persediaan
barang-barang yang keluar dari tiap bagian dalam proses produksi atau telah
diolah menjadi suatu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi
barang jadi.
•Persediaan barang jadi (finished goods stock), yaitu persediaan barang-
barang yang telah diolah dalam pabrik dan siap dijual kepada konsumen.

19. Sistem Persediaan
Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan
pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat
persediaan yang harus dijaga,kapan persediaan harus diisi dan berapa
besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan
menjamin tersedianya sumbersumber daya yang tepat, dalam kuantitas
yang tepat, pada waktu yang tepat (Stevenson, 1990). Sistem dan model
persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui penentuan
apa, berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal (Anoraga, 1997).

20. BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Manajemen persediaan PTAerowisata Catering Service dibangun
berdasarkan kondisi dan permasalahan yang dihadapai perusahaan (bottom up)
bukan hanya berdasarkan teori. Teori yang ada dijadikan garis besar dan panduan
yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Manajemen persediaan yang
memberikan hasil optimal dan efektif dalam penerapannya, adalah manajemen
persediaan yang selalu berubah mengikuti perkembangan kondisi eksternal dan
internal perusahaan, karena sejalan dengan perubahan tersebut, bentuk
manajemen persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan juga akan berubah.
PTAerowisata Catering Service dalam perencanaannya, menggunakan
sistem perencanaan manual dibantu dengan program komputer (sistem
perencanaan mundur). Walaupun skala usahanya besar, namun dengan jumlah
permintaan produksi yang bisa dikatakan berubah-ubah setiap harinya, PTACS
membutuhkan fleksibilitas apabila ada perubahan perencanaan. Variasi jenis
persediaan yang saling berkaitan dan struktur organisasi yang kompleks lebih
mudah diikuti perkembangannya dengan sistem perencanaan manual. Demikian
juga apabila ada umpan balik yang diterima dari pihak produksi maka perubahan
perencanaan sangat mudah untuk dilakukan.

21. Saran
Saran bagi PTAerowisata Catering Service, yang pertama terus menerus
mengadakan perbandingan dengan perusahaan inflight catering manca negara lain
dalam efisiensi manajemen persediaan. Dengan menganalisa kembali manajemen
persediaan dalam jangka waktu tertentu, maka inovasi-inovasi baru yang lebih
efektif dapat membantu PT ACS dalam perkembangannya di masa mendatang.
Kedua, efisiensi prosedur pembuatan purchase request (PR) dengan
mengurangi/memperpendek rantai pihak-pihak yang menyetujui pembuatan PR.
PihakCost Controller dan Store Manager perlu mendapat informasi mengenai
bahan baku yang dipesan dan yang akan diterima namun tidak perlu terlibat dalam
penyetujuan pembuatan PR (PR approval). Pada akhir bulan
pihak Cost Controller akan mengadakan pengecekkan mengenai biaya-biaya, dari
informasi yang sudah ada akan dibandingkan dengan kondisi yang sebenarnya.
Demikian juga pihak Store Manager hanya akan membutuhkan informasi
mengenai jumlah bahan baku yang dipesan untuk dibandingkan dengan jumlah
bahan baku yang sebenarnya diterima di gudang.
Ketiga, pihak Purchasing seharusnya memiliki tanggung jawab untuk
menindaklanjuti pemesanan bahan baku yang tidak sesuai dengan jumlah yang
dipesan (sesuai dengan PR dan PO), sehingga pihak kitchen planning lebih
berkonsentrasi kepada perencanaan pembelian dan memenuhi feed back dari bagian
produksi. Pihak purchasing seharusnya bertindak lebih aktif dalam menindaklanjuti
perbedaan jumlah pesanan dan jumlah bahan baku yang sebenarnya diterima.

22. DAFTAR PUSTAKA
Adam, Everette E. Jr & Ronald J. Ebert. 1992. Production and Operations
Management. Prentice Hall. USA.
Situs Emirates Airlines Catering. http://www.ekflightcatering.com
Situs Balai Pusat statistik Jakarta. http://www.bps.jakarta.go.id
Situs PT Aerowisata Catering Service. http://www.aerowisata.com
Stevenson, William J. 1990. Production/Operation Management. Second
Edition. Prentice Hall. USA.

23. Terima Kasih
Fakultas Ekonomi dan Bisnis