Dokumen tersebut memberikan panduan penulisan laporan yang efektif. Beberapa poin pentingnya adalah (1) menentukan tujuan dan audiens laporan, (2) merencanakan struktur dan isi laporan, serta (3) mengumpulkan dan menganalisis data secara komprehensif untuk mendukung poin-poin utama laporan. Studi kasus dan foto diperlukan untuk memperkuat argumen laporan secara visual.
4. 4
Apakah karena…
• Ini bagian dari perjanjian dengan donor
• Pendonor tidak akan kirim uang jika kita tidak melapor
• Ini adalah pekerjaan saya jadi saya harus lakukan
• Sepertinya penting untuk memberitahukan kepada pendonor apa
yang sudah dilakukan
5. 5
Menulis laporan membawa anda untuk…
• Memikirkan perbedaan apa yang
sudah terjadi
• Untuk siapa itu terjadi dan
• Kenapa itu bisa terjadi
7. 7
Menulis laporan membawa anda untuk…
• Memberikan para mitra kesempatan
untuk mengetahui apa yang anda
sudah lakukan, memahami pekerjaan
yang anda lakukan dan mengerti
tantangan dan kesuksekan dalam
melakukan apa yang anda lakukan.
10. There are no
secrets to
success. It is
the result of
preparation,
hard work,
and learning
from failure.
Colin Powell
PENTINGNYA PELAPORAN
11. Apa itu Laporan??
11
• Sebuah pernyataan atau tulisan
tentang yang anda telah observasi,
dengarkan, lakukan atau selidiki.
• Sebuah pernyataan tentang sesuatu
hal yang khusus dalam bentuk
dokumen resmi SETELAH
pertimbangan dan penyelidikan yang
menyeluruh oleh sebuah organisasi
atau individu.
12. JENIS PELAPORAN
12
1. LAPORAN FORMAL – terstruktur dan panjang. Biasanya jangka
waktu Triwulan, Semesteran, Tahunan, dan Laporan Akhir.
2. LAPORAN INFORMAL – lebih pendek, melalui email, update
singkat, memo dll.
3. Ada laporan yang Online pakai aplikasi khusus dan yang tepat
waktu (Real Time)
------------ FOKUS UNTUK LAPORAN FORMAL ------------
13. STRUKTUR LAPORAN
13
1. PENDAHULUAN – Latarbelakang, alasan kenapa anda melakukan
apa yang anda lakukan.
2. ISI LAPORAN (Body) – biasanya bicara tentang METODE
• Apa yang anda lakukan?
• Bagaimana anda melakukannya?
• Kapan anda melakukannya?
• Dimana anda melakukannya?
14. STRUKTUR LAPORAN
14
3. HASIL – Apa yang telah terjadi? Apa yang tidak terjadi? Bagian ini
sangat penting. Apa yang terjadi sebagai dampak dari apa yang anda
lakukan?
4. KESAKSIAN – Bukti dari apa yang anda sudah lakukan. Cerita Sukses.
Studi Kasus(Case Studies)
5. KESIMPULAN/PENUTUP – Apa yang telah anda pelajari? Apa yang
ingin anda lakukan berikutnya?
16. MENGETAHUI TUJUAN DARI LAPORAN
16
• Kenapa anda menulis laporan ini?
• Apa yang anda ingin sampaikan melalui
laporan ini?
• Apa saja yang menjadi “highlight” laporan ini?
17. KENALI SIAPA YANG AKAN MEMBACA LAPORAN
17
• Kenapa anda menulis laporan? Ini sangat penting untuk
menjawab …. Kepada siapa anda menulis laporan ini?
• Tujuan anda menulis laporan adalah untuk orang dapat
memahami dengan jelas dan mengerti dengan jelas!
Bahkan jika dia adalah orang yang memiliki sedikit
pengetahuan / tidak memahami apa yang anda lakukan
selama ini.
18. KENALI SIAPA YANG AKAN MEMBACA LAPORAN
18
Apa yang diharapkan dari laporan anda??
-- ini dapat menjawab perspektif Donor tertentu.
-- sudah ada permintaan sebelumnya dari Donor.
19. RENCANAKAN LAPORAN ANDA
19
• Buatlah sebuah rencana untuk laporan anda.
• Baca terlebih dahulu syarat/kebutuhan dan tuntutan.
• Catatlah semua garis besar laporan anda dan periksa semua
informasi yang anda sudah miliki.
20. RENCANAKAN LAPORAN ANDA
20
• Tetapkan batas waktu. Taati waktunya.
• Berikan batas waktu untuk setiap bagian laporan. Hindari
membuat semua dengan terburu buru.
• Catat/ buat daftar semua bagian dengan poin poin. Ini membantu
anda melihat informasi yang tidak perlu untuk dilaporkan.
• Lakukan dokumentasi
21. DOKUMENTASI
21
• Apa itu Dokumentasi??
- Ini adalah sebuah bukti atau catatan tentang
sebuah kejadian/event dalam bentuk audio,
tulisan ataupun gambar.
• Kenapa perlu Dokumentasi??
- Menyimpan data untuk referensi di masa
yang akan datang
- Untuk bahan analisa dan pembelajaran yang
memimpin kepada perkembangan.
- Untuk membangun kredibilitas
22. TUJUAN DOKUMENTASI
22
1. Memastikan dan mencatat kemajuan
terkait hasil dan target yang diharapkan.
2. Menyorot (highlight) keberhasilan dan
kegagalan.
3. Menggambarkan pembelajaran untuk
memperbaiki proses.
4. Menilai apakah output sesuai dengan
input
23. CARA DOKUMENTASI
23
Sering sekali cara untuk dokumentasi melibatkan metode riset
seperti…
1. Wawancara
2. Surfei
3. PRA
4. Studi Kasus
5. Mengumpulkan Data
24. PENGUMPULAN DATA
24
Data PRIMER – data yang diperoleh secara
langsung, tangan pertama, seperti wawancara.
Data SEKUNDER - data yang sudah ada
sebelumnya seperti hasil surfei pemerintah dll.
25. PENGUMPULAN DATA
25
Data Kwantitatif – Menjelaskan hal
dengan konkrit memakai angka,
mudah di hitung, jumlah. Seperti
Manajemen Sistim Informasi (MIS)
atau Daftar Data, Metric.
26. PENGUMPULAN DATA
26
Data Kwalitatif - Lebih menjelaskan,
tidak konkrit, kadang opini. Bisa
didapat dengan observasi, penjelasan
hasil surfei, mengartikan data dan
analisa.
27. PENGUMPULAN DATA
27
Bagaimana caranya untuk mengumpulkan data??
Menulis…Memperhatikan…Menulis jurnal harian…KOBO…Surfei
SELALU BUKA MATA UNTUK MELIHAT
DAN TELINGA UNTUK MENDENGARKAN!!!
28. PENGUMPULAN DATA
28
Kapan dan seberapa sering ini dilakukan??
SETIAP HARI!!! Khususnya bagi Project Officer dan KPP setiap
kali berkunjung ke lapangan.
Dan lakukan konsolidasi dengan kebutuhan laporan.
29. ANALISA DATA
29
Setelah mengumpulkan DATA, DATA ini perlu di ANALISA!!!
ANALISA DATA ADALAH PROSES ATAU UPAYA UNTUK
MENGELOLA DATA MENJADI SEBUAH INFORMASI.
INI YANG KITA LAPORKAN!
30. TEKNIK ANALISA DATA
30
VARIABEL & TABEL
Variabel merupakan karakteristik tunggal
dari populasi sasaran.
Contoh:
Nilai variabel ukuran rumah tangga
tertentu adalah jumlah orang dalam
rumah tangga tersebut.
31. TEKNIK ANALISA DATA
PERSENTASE
Persentase adalah statistik yang sederhana dan gampang hubungan.
Persentase memberi gambaran tentang bagaimana variabel dalam
sampel didistribusikan ke kategori
Contoh:
Angka Literasi = Jumlah orang yang bisa membaca (7 tahun ke atas) x 100
Jumlah populasi (7 tahun ke atas)
Pertanyaan wawancara:
1. Ada berapa orang di dalam rumah tangga ini yang berusia 7 tahun ke atas?
2. Ada berapa yang bisa membaca dan menulis?
31
32. PIKIRKAN SELURUH LAPORAN ANDA
32
• Analisa dan renungkan data yang anda kumpulkan. Ini
sangat penting untuk menghasilkan laporan yang baik!
• Laporkan hal yang benar terjadi dengan penjelasan.
(Pisahkan antara fakta dan opini anda)
• Analisa dan diskusikan hasil dengan tim, khususnya
semua petugas lapangan.
--- MENULIS LAPORAN ADALAH UPAYA SEBUAH TIM ---
33. PIKIRKAN SELURUH LAPORAN ANDA
33
• Pikirkan dan renungkan dampak langsung dan tidak
langsung dari hasil yang didapat.
• TANYAKAN – Bagaimana mungkin?
- Kenapa itu bisa terjadi?
- Kenapa itu tidak terjadi?
- Apa yang mempengaruhi itu bisa terjadi?
- Apa yang terjadi karena hal itu?
34. KETERAMPILAN BERFIKIR UNTUK LAPORAN
34
• Mengumpulkan dan menyusun informasi yang relevan untuk
mengembangkan sebuah argumen dan sudut pandang.
• Evaluasi secara kritis semua sumber informasi
• Menterjemahkan sebuah data
• Menyimpulkan
• Melihat beberapa informasi dari berbagai perspektif
• Mengenali tantangan dan rintangan
36. 36
APA ITU STUDI KASUS
• Kesaksian
• Cerita perubahan
• Hasil kerja
• Bisa tentang seseorang atau kelompok
37. 37
1. Perkenalkan siapa orang nya. (Sebaiknya tidak panjang
karena ini bukanlah sebuah BIOGRAPHY!)
2. Ceritakan keadaan SEBELUM intervensi. (Tidak perlu
berlebihan namun tepat dan sesuai. Menulis dengan
penuh belas kasihan.
3. INTERVENSI Apa yang KITA telah lakukan? Fokus di bagian
ini (Spesifik, Jujur dan Jelas)
38. 38
4. Ceritakan keadaan SETELAH intervensi. Bagaimana keadaan
sekarang? Apa yang terjadi? Perlu memikirkan faktor
keberlanjutan. Apakah keadaan ini akan tetap berlanjut?
Menulislah dengan penuh semangat!!
Kita sedang MERAYAKAN!!!
5. Pakailah sebagian kutipan dari orang orang hebat.
6. Sebaiknya 1 Studi Kasus setiap outcome atau komponen.
39. 39
7. Jika indicator sebuah komponen banyak, buatlah minimum
3 studi kasus. (Tunjukkan yang mencapai indicator yang
banyak, penerima manfaat yang banyak dan yang utuh.)
8. Fokuslah kepada kelompok rentan (Perempuan, Orang
dengan disabilitas, Lansia, Anak anak) tapi jangan juga batasi
diri anda untuk hanya ini. Perlu keseimbangan juga.
42. 42
• Berfikir secara KREATIF / BERBEDA
• Perlu ada titik focus (Orang atau Tempat / Orang dan Tempat)
• Hilangkan semua yang mEnGgAnGgu foKus anda.
• Bicaralah dengan orang itu supaya mereka dapat merasa rileks dan
bisa TERSENYUM (senyuman membuat sebuah perbedaan)
• CANDID (foto ekspresi yang natural, tidak ada ber“pose”)
• COVER PICTURE (Pakailah 1 foto yang dapat menyimpulkan dampak
program)
