Jurnal pdp vol 4 no 2 ekka pengembangan sistem informasi ekspor barang

38
Pengembangan Sistem Informasi Ekspor Barang
(Development of Information System of Export Goods)
Ekka Pujo Ariesanto Akhmad
Jurusan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga, Program Diploma Pelayaran,
Universitas Hang Tuah
Abstrak: P.T. “R” Surabaya, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengurusan
transportasi. Sebelumnya sistem informasi ekspor perusahaan sebagian dikerjakan secara semi manual,
yaitu pencatatan user, shipper, consignee, perusahaan pelayaran menggunakan tulis tangan dan
sebagian pengolahan data pemesanan dan pengiriman menggunakan program Microsoft Office Word
dan perhitungan faktur menggunakan program Microsoft Office Excel. Sistem informasi ekspor
manual perusahaan memiliki kelemahan antara lain proses pemesanan, pengiriman, penghitungan
faktur memerlukan waktu yang lama karena tabel shipper, consignee, shipping line yang terpisah atau
tidak terpadu. Hal ini mengakibatkan pemrosesan data terlambat. Perusahaan ingin mengembangkan
sistem informasi ekspor berbasis komputer. Analisis sistem informasi ekspor menggunakan analisis
kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economy), kendali (control), efisiensi
(efficiency), layanan (service) dan analisis kebutuhan sistem. Analisis sistem tersebut mampu
mengenali kelemahan sistem informasi ekspor yang lama dan memberikan usulan perbaikan pada sub
sistem; user, grup, login, pemesanan, pengiriman, pembayaran, dan laporan. Desain sistem informasi
ekspor yang telah dibuat dapat menggambarkan Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) level 0,
DFD level 1, Entity Relational Diagram (ERD), dan Model Relasional untuk sub sistem; user, grup,
login, pemesanan, pengiriman, pembayaran, dan laporan. Hasil dari perancangan sistem ini dapat
menyediakan informasi mengenai laporan; user terdiri dari pengguna dan grup, pemesanan terdiri dari
pengirim, penerima, pihak yang diberitahu, pemesanan, barang, dan stuffing, pengiriman terdiri atas
perusahaan pelayaran, peti kemas, kapal pengangkut, kapal penjemput, pengiriman, serta pembayaran.
Kata kunci: jasa pengurusan transportasi, sistem informasi, ekspor, analisis sistem, desain sistem
Abstract: P.T. "R" Surabaya, a company that specializes in transportation management services.
Previous export enterprise information systems mostly done semi-manually, ie the recording of the
user, the shipper, consignee, shipping companies using handwritten and partial ordering and delivery of
data processing using Microsoft Office Word and calculating invoices using Microsoft Office Excel.
Manually export enterprise information system has the disadvantage, among others, the process of
ordering, delivery, invoice calculation requires a long time for a table shipper, consignee, shipping line
that is separate or no integrated. This resulted in a data processing late. The company wants to develop
a computer-based information system exports. Analysis of export information system using analysis of
performance, information, economy, control, efficiency, service and the analysis of system
requirements. Analysis of the system is able to recognize the weaknesses of the old export information
systems and propose improvements to the sub-systems; user, group, login, ordering, delivery, payment,
and reporting. Export information system design that has been made to describe the Context Diagram,
Data Flow Diagrams (DFD) level 0, level 1 DFD, Entity Relational Diagram (ERD), and the Relational
Model for sub-systems; user, group, login, ordering, delivery, payment, and reporting. The results of
this system design can provide information about the report; user consists of a user and group,
consisting of ordering the shipper, the consignee, the notify party, ordering, goods, and stuffing,
shipping consist of shipping companies, container, container ship, ship pickup, delivery, and payment.
Keywords: transportation management services, information system, export, system analysis, system
design,
Alamat korespondensi:
Ekka Pujo Ariesanto Akhmad, Program Diploma Pelayaran, Universitas Hang Tuah, Jalan A. R.
Hakim 150, Surabaya. e-mail: jurnal_pdp@yahoo.co.id
PENDAHULUAN
PT. “R” Surabaya memberikan
layanan di bidang jasa pengurusan
muatan internasional (international
freight forwarding), ekspedisi muatan
kapal laut, pengurusan jasa kepabeanan,
dan penyewaan truk dan perangkat
generator (trucking and generator set
leasing).
Perusahaan ekspedisi muatan
kapal laut (EMKL) adalah perusahaan
yang membantu pemilik barang

39 Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 4, Nomor 2, Maret 2014
membukukan muatan pada agen
pelayaran, mengurus dokumen dengan
Bea Cukai dan instansi terkait lainnya,
dan membawa barang dari gudang
pemilik barang ke gudang di dalam
pelabuhan di pelabuhan muat.
Sedangkan di pelabuhan bongkar
EMKL membantu pemilik barang
mengurus pemasukan barang dengan
bea cukai, menerima muatan dari
pelayaran, dan membawa barang dari
pelabuhan ke gudang pemilik barang
(Suyono, 2005:239).
Sejak dua tahun terakhir PT. R
memberikan layanan ekspor barang
kepada eksportir dengan cara semi
manual, yaitu pencatatan user, shipper,
consignee, perusahaan pelayaran
menggunakan tulis tangan dan sebagian
pengolahan data pemesanan dan
pengiriman menggunakan program
Microsoft Office Word dan perhitungan
faktur menggunakan program Microsoft
Office Excel.
Prosedur ekspor yang berlaku di
perusahaan adalah sebagai berikut.
a. Shipper mengirimkan S/I (Shipping
Instruction) kepada pihak Freight
Forwarder (PT. R) yang berisi
perintah untuk melakukan
pengiriman barang ke luar negeri.
b. Setelah diterimanya S/I, PT. R
mengirimkan S/I booking
c. Pihak Shipping Line akan
mengeluarkan Delivery Order
(D/O) yang ditujukan kepada pihak
forwarder. DO tersebut digunakan
sebagai bukti untuk pengambilan
kontainer kosong di Depo kontainer
milik Shipping Line.
(untuk
membooking kapal) kepada pihak
Perusahaan Pelayaran (Shipping
Line).
d. Selanjutnya D/O yang dikeluarkan
oleh pihak Shipping Line
diteruskan kepada Shipper.
e. Shipper menyerahkan D/O tersebut
kepada perusahaan Ekspedisi
Muatan Kapal Laut (EMKL) yang
telah ditunjuk oleh forwarder,
kemudian EMKL mengambil
kontainer kosong ke depo untuk
kemudian dibawa ke gudang
shipper untuk dilaksanakan stuffing
f. Setelah EMKL menerima D/O maka
selanjutnya kontainer kosong
dibawa ke gudang Shipper.
(pemasukan muatan ke dalam
kontainer). Dalam prakteknya, D/O
akan diambil langsung oleh EMKL
ke Shipping Line dengan
menggunakan S/I yang telah dibuat
oleh forwarder. D/O dapat
dikeluarkan apabila Shipper telah
membayar uang jaminan kepada
EMKL.
g. Apabila kontainer telah berada di
gudang Shipper, maka dilakukan
stuffing
h. Stuffing dilakukan sesuai dengan
jenis pengiriman yang diinginkan
oleh Shipper, yaitu apakah FCL
barang ke dalam kontainer.
(Full Container Load) atau LCL
(Less than Container Load).
Apabila FCL, maka seluruh
kontainer tersebut hanya diisi satu
jenis barang milik satu shipper saja.
Tetapi apabila LCL, maka hanya
beberapa ruang
i. Pada akhir stuffing barang ke dalam
kontainer, khusus untuk barang-
barang ekspor furnitur harus
dilakukan fumigasi (sterilisasi
hama) dengan maksud agar barang-
barang tersebut benar-benar steril
(bebas dari hama dan bakteri) oleh
perusahaan fumigasi yang
memenuhi kualifikasi yang telah
ditunjuk oleh forwarder. Setelah
fumigasi selesai, perusahaan
fumigasi menerbitkan
saja yang diisi
dengan muatan ke dalam kontainer
tersebut.
j. Setelah selesai stuffing, Shipper
menyerahkan data hasil stuffing
berupa Packing List dan Invoice
kepada EMKL, yang kemudian
oleh EMKL akan dibuatkan
Pemberitahuan Ekspor Barang
Fumigation
Certificate.

Ekka Pujo A. A.: Pengembangan Sistem Informasi Ekspor Barang 40
(PEB), kemudian bersama dengan
kelengkapan dokumen lainnya
seterusnya dibawa ke Kantor
Pelayanan Bea Cukai untuk
mendapatkan fiat muat.
k. Jika sudah disetujui oleh pihak
Kantor Pelayanan Bea Cukai, maka
kontainer yang sudah ada isinya
tersebut sudah dapat dinaikkan ke
atas kapal. Tetapi apabila
keberangkatan kapal tertunda,
sehingga harus menunggu beberapa
lama, maka kontainer tersebut akan
disimpan/ditumpuk sementara di
Container Yard.
1. Kepada forwarder, Shipping Line
akan menyerahkan data muat
barang dalam bentuk S/I receive
m. Hasil dari koreksi tersebut
dikembalikan kepada shipper untuk
diteliti kebenaran isinya, yang
kemudian apabila sudah tidak ada
kesalahan sama sekali
dikembalikan kepada forwarder.
untuk dikoreksi yang kemudian
akan dijadikan dasar dalam
pembuatan draft Bill of Lading.
n. Forwarder kemudian membuat S/I
receive ke Shipping Line sebagai
dasar pembuatan B/L. B/L
berfungsi sebagai bukti penerimaan
barang oleh forwarder dari shipper.
o. Setelah pembuatan B/L selesai
kemudian akan diserahkan kepada
forwarder (dengan syarat pihak
forwarder telah menyelesaikan
administrasi atau pembayaran jasa
angkut pelayaran kepada shipping
line)
p. Forwarder kemudian akan
membuat House B/L untuk
diserahkan kepada shipper.
q. Setelah shipper menerima House
B/L dari forwarder, selanjutnya
Original House B/L akan dikirim
ke Consignee (penerima barang di
pelabuhan tujuan) sebagai bukti
untuk mengambil kargo di
pelabuhan tujuan.
r. Pihak forwarder akan mengirimkan
original Master B/L dari Shipping
Line ke agen forwarder di luar
negeri.
s. Pihak Shipping Line akan membuat
Manifest yang berisi data barang
yang dimuat di atas kapal,
selanjutnya manifest dikirim ke
agen forwarder di luar negeri
(pelabuhan tujuan pengiriman).
t. Setelah shipment (kapal) sampai di
negara tujuan, agen shipping line di
luar negeri akan membuat
pemberitahuan kedatangan barang
(Arrival Notice)
u. Agen forwarder di luar negeri akan
membuat pemberitahuan
kedatangan barang yang kemudian
ditujukan kepada pihak
ke agen forwarder
di luar negeri atau Notify Party.
v. Kemudian Consignee akan
menyerahkan Original House B/L
ke agen forwarder di luar negeri
yang kemudian untuk ditukar
dengan Delivery Order (D/O).
Consignee.
w. Agen forwarder di luar negeri
kemudian menyerahkan original
Master B/L ke agen Shipping Line
di luar negeri untuk selanjutnya
ditukarkan dengan D/O guna
mengambil kontainer di Container
Yard.
x. Pihak agen di luar negeri akan
menyerahkan D/O dari shipping
line tersebut kepada pihak
Consignee.
y Consignee akan menyerahkan D/O
beserta kelengkapan dokumen
pendukung lain diantaranya
Packing List, Invoice, COO
(Certificate of Origin) ke pihak
Custom Broker (jasa kepabeanan)
yang selanjutnya oleh Custom
Broker dibawa ke pihak Custom
(Kepabeanan) untuk memperoleh
fiat keluar.
(Sahudiyono, 2008:24-27).
Sistem ekspor PT. R mempunyai
kelemahan antara lain proses
pemesanan, pengiriman, penghitungan

faktur memerlukan waktu yang lama
karena tabel (data store) shipper,
consignee, shipping line yang terpisah-
pisah atau tidak terpadu. Informasi
penelusuran kontainer disampaikan ke
shipper hanya lewat e-mail, telepon,
atau sms.
Perusahaan akan mengembangkan
sistem ekspor barang dengan
berbantuan komputer berbasis internet
untuk kepentingan pemesanan,
pengiriman, dan pembayaran barang di
perusahaan. Sistem tersebut diberi
nama Sistem Informasi Ekspor Barang.
Sistem harus dapat mengeluarkan faktur
(invoice), laporan pemesanan, dan
laporan pengiriman barang.
Dari latar belakang masalah di
atas dapat dirumuskan masalah yakni,
Bagaimana membuat analisis
sistem informasi ekspor barang?
Bagaimana menyusun desain/
perancangan sistem informasi ekspor
barang?
Pengembangan sistem informasi
ekspor barang mempunyai beberapa
batasan sebagai berikut.
1. Pengembangan sistem hanya
dilakukan pada tahap analisis dan
desain sistem informasi ekspor.
2. Perancangan dilakukan pada
subsistem; user, grup, login,
pemesanan, pengiriman,
pembayaran, dan laporan.
3. Perancangan tidak dilakukan pada
pembuatan dokumen pendukung
ekspor, misal: Shipping Instruction,
Delivery Order, Pemberitahuan
Ekspor Barang (PEB), COO, Bill of
Lading (B/L).
4. Perancangan dilakukan pada
laporan yang dihasilkan oleh sistem
informasi ekspor, yaitu pemesanan,
pengiriman, dan pembayaran.
5. Perancangan sistem tidak
menyangkut konfigurasi dari
komponen-komponen perangkat
lunak dan perangkat keras sistem.
Tujuan penelitian ini adalah ingin
mengetahui analisis dan desain sistem
informasi ekspor untuk mengolah dan
membuat laporan; user terdiri dari
pengguna dan grup, pemesanan terdiri
dari pengirim, penerima, pihak yang
diberitahu, pemesanan, barang, dan
stuffing, pengiriman terdiri atas
perusahaan pelayaran, peti kemas, kapal
pengangkut, kapal penjemput,
pengiriman, serta pembayaran di
perusahaan jasa pengurusan transportasi
berbasis internet.
Pengertian ekspor
Menurut Ahsjar (2007:1),
kegiatan ekspor adalah perdagangan
dengan cara mengeluarkan barang dari
dalam ke luar wilayah Pabean suatu
negara ke negara lain dengan
memenuhi ketentuan yang berlaku.
Tahapan pelaksanaan ekspor
Pusat Data dan Informasi
Departemen Perindustrian dan
Perdagangan RI (1999), menerangkan
bahwa, tahapan-tahapan yang harus
ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan
ekspor, sebagai berikut.
1. Mencari pelanggan atau importir
(buyers) baik melalui kontak dagang di
luar negeri maupun perwakilan importir
(buying agent) yang ada di dalam
negeri.
2. Persiapan ekspor
Tahapan-tahapan yang harus
dilakukan eksportir setelah menerima
surat pesanan, kontrak penjualan (sales
contract), dan letter of credit (jika
pembayaran melalui L/C) dari importir
adalah sebagai berikut.
- Memproduksi (bagi eksportir
produsen) atau mengadakan barang
(memesan barang pada produsen atau
membeli barang di pasar umum) sesuai
dengan spesifikasi yang tertera dalam
surat pesanan dan L/C.
- Mengepak barang-barang untuk
diekspor sesuai ketentuan yang
ditetapkan.
- Menyiapkan pengapalan barang dan
memberikan shipping marks sesuai
surat pesanan atau kebiasaan yang
berlaku secara internasional.

- Menunjuk perusahaan ekspedisi
(freight-forwarder) yang akan
mengurus dan memesan (booking)
ruang kapal ( shipping space).
- Menunjuk surveyor yang akan
melakukan pemeriksaan mengenai jenis
barang, jumlah barang, spesifikasi
teknis, klasifikasi barang, jenis
kemasan, merek kemasan, harga satuan
dan harga total, dan pemenuhan
ketentuan di bidang ekspor guna
menerbitkan survey report atau clean
report of finding. Hasil pemeriksaan
(survey report) ini digunakan sebagai
dasar pembuatan dokumen bill of
lading, commercial invoice, dan
packing list serta measurement list oleh
eksportir.
3. Menyiapkan dokumen-dokumen
ekspor sesuai ketentuan yang berlaku
dalam perdagangan internasional.
4. Transportasi
Pengiriman barang yang telah
siap diekspor dapat dilakukan melalui
laut atau udara sesuai ketentuan yang
telah disepakati.
Transportasi Laut
Pengiriman barang melalui
transportasi laut adalah cara yang lazim
digunakan eksportir mengingat biaya
yang relatif murah dibandingkan
dengan transportasi udara. Pengurusan
pengiriman/pengapalan barang dapat
dilakukan melalui jasa agen pelayaran
(forwarding agent) apabila eksportir
belum berpengalaman atau tidak cukup
waktu untuk mengurusnya.
Adapun langkah-langkah yang
harus dilakukan oleh eksportir atau
agen pelayaran sebelum barang
dikapalkan adalah sebagai berikut.
- mengumpulan data dan informasi
mengenai biaya pengiriman,
- menentukan perusahaan pelayaran
serta kapal pengangkut,
- memesan ruang kapal (shipping
space),
- mendaftarkan kargo pada shipping
note dan mengirimkannya ke
perusahaan pelayaran,
- mengisi formulir customs entries
dan mengirimkannya ke pabean,
- mengirim barang ke pelabuhan
dengan consignment note,
- menerima bill of lading dari
perusahaan pelayaran,
- membayar biaya pengiriman,
- mengesahkan bill of lading serta
mengirimkan copy-nya ke
perusahaan pelayaran dan importir,
atau bank perantara yang
disepakati.
5. Pembayaran barang ekspor melalui
L/C (Negosiasi Dokumen)
Apabila barang sudah
dikapalkan/dikirim ke negara tujuan
dan eksportir menerima bill of lading
atau air waybill dari maskapai
pelayaran/penerbangan, maka eksportir
dapat mengurus pembayaran barang
yang diekspor tersebut ke advising bank
(bank di dalam negeri) yang diberi
kuasa oleh importir untuk
membayarkan shipping document.
Adapun dokumen-dokumen yang
tercakup dalam shipping document ini
antara lain adalah sebagai berikut.
- Bill of exchange (draft dan wesel)
- Salah satu dari bill of lading (clean-
ocean on board bill of lading;
combined transport bill of lading;
air waybill of lading; atau post-
office report),
- Commercial invoice
- Insurance policy (polis asuransi)
- Consular invoice
- Packing list, weight note, dan
measurement list
- Inspection certificate atau surveyor
report
- Manufacturer’s certificate
- Certificate of origin (COO)
Apabila semua dokumen yang
dipersyaratkan dalam L/C telah
dipenuhi oleh eksportir, maka advising
bank akan membeli/membayar wesel
yang diajukan eksportir tersebut sesuai
dengan jumlah yang tercantum dalam
L/C. Advising bank dapat melakukan
pembayaran dalam bentuk:

- At sight, yaitu bank langsung
melunasi pada saat dokumen
pengapalan diperlihatkan,
- Defered payment, yaitu bank akan
melunasi pembiayaan di kemudian
hari sesuai dengan waktu yang
disepakati,
- Bank mengaksep wesel yang
ditarik dan melunasinya pada saat
jatuh tempo.
Advising bank atau negotiating bank
bersedia membayar eksportir dengan
kompensasi dokumen pengapalan
adalah karena bank tersebut telah diberi
wewenang oleh importir untuk
membayarkan L/C sesuai ketentuan
yang telah disepakati, serta adanya bill
of lading yang memberikan hak
kepemilikan atas barang yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
Setelah negotiating bank
membayar L/C, bank ini selanjutnya
mengirimkan dokumen pengapalan
tersebut kepada bank pembuka L/C
(issuing/opening bank) untuk
mendapatkan ganti pembayaran
(reimbursement) yang telah dibayarkan
kepada eksportir. Kemudian opening
bank akan meminta importir untuk
menebusnya sesuai dengan cara
pembayaran yang ditetapkan dalam
L/C. Dengan demikian, importir akan
memperoleh dokumen pengapalan
untuk digunakan dalam penyelesaian
bea masuk dan pengambilan barang
dari perusahaan pelayaran.
Pengertian analisis sistem
Analisis sistem dapat
didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-
kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan-
perbaikannya (Jogiyanto, 2001:129).
Menurut Al Fatta (2007:47),
analisis sistem informasi terbagi
menjadi tiga tahap analisis yaitu
kelemahan sistem yang sedang berjalan,
kebutuhan sistem baru, dan kelayakan
sistem yang meliputi kelayakan teknik,
hukum, ekonomi, operasional, dan lain-
lain.
Pengertian desain sistem
Menurut Jogiyanto (2001:197),
desain sistem dapat diartikan sebagai
berikut.
1. Tahap setelah analisis dari siklus
pengembangan sistem.
2. Pendefinisian dari kebutuhan-
kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun
implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu
sistem dibentuk.
5. Desain sistem dapat berupa
penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah
ke dalam satu kesatuan yang utuh
dan berfungsi.
6. Desain sistem termasuk
menyangkut konfigurasi dari
komponen-komponen perangkat
lunak dan perangkat keras dari
suatu sistem.
Tahap desain sistem mempunyai
dua tujuan utama, yaitu
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada
pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang
jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram
komputer dan ahli-ahli teknik
lainnya yang terlibat.
METODE PENELITIAN
Analisis kelemahan sistem yang
sedang berjalan menggunakan kerangka
PIECES yang menguraikan analisis ke
dalam enam fokus analisis kelemahan
yaitu kinerja (performance), informasi
(information), ekonomi (economy),

kendali (control), efisiensi (effiency),
dan layanan (service) (Yaqin, 2013).
Analisis kebutuhan sistem baru
meliputi analisis kebutuhan sistem
fungsional dan non fungsional. Analisis
kebutuhan sistem non fungsional terdiri
dari operasional, keamanan, informasi,
dan kinerja.
Pendekatan desain sistem yang
akan dilakukan dalam penelitian ini
adalah secara atas-turun (top down).
Perancangan dimulai dari bentuk yang
paling global, yaitu Diagram Konteks
kemudian diagram konteks ini
diturunkan sampai bentuk yang paling
detil.
Menurut Pohan (1997:174)
langkah-langkah secara lebih rinci dari
strategi perancangan untuk desain
sistem informasi ini adalah sebagai
berikut.
1. Pertama Diagram Konteks dibuat,
diagram konteks yaitu model yang
menggambarkan hubungan sistem
dengan lingkungan. Untuk
menggambarkan diagram konteks,
deskripsikan data apa saja yang
dibutuhkan sistem dan dari mana
sumbernya serta informasi apa saja
yang akan dihasilkan sistem dan ke
mana informasi tersebut akan
diberikan.
2. Setelah berhasil menggambarkan
diagram konteks, diagram konteks
ini diturunkan menjadi bentuk yang
lebih detil, yaitu Data Flow
Diagram (DFD) level 0. Untuk
menurunkan diagram konteks
menjadi DFD level 0, analisis
sistem untuk mendefinisikan proses
apa saja yang terdapat dalam sistem.
3. Bila terdapat proses dalam DFD
level 0 yang dirasa kurang detil,
proses tersebut diturunkan untuk
mendapatkan DFD level 1 dari
proses tersebut. Jika masih
ditemukan proses yang kurang detil,
maka tahap ini diulang sampai
seluruh proses yang ada dirasakan
cukup detil.
4. Dari diagram konteks, dapat dilihat
informasi apa saja yang mengalir
dari dan ke dalam sistem. Bentuk
detil dari informasi tersebut
digambarkan sebagai formulir dan
struktur informasi tersebut
dituliskan sebagai Kamus Data
(Data Dictionary).
5. Untuk setiap proses paling detil dari
DFD yang telah dibuat, proses dapat
dideskripsikan secara lebih jelas
dengan menggunakan Spesifikasi
Proses.
6. Langkah berikutnya adalah
pembuatan Entity Relationship
Diagram (ERD) dan Model
Relasional sistem serta kelengkapan
model relasional yaitu definisi
atribut, yang merupakan rancangan
basis data dari sistem.
Desain sistem informasi ekspor
akan digambarkan dengan Diagram
Konteks, Data Flow Diagram (DFD)
terdiri dari DFD level 0 sistem ekspor
barang dan DFD level 1 proses laporan
ekspor barang (Widjaja, 2007).
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis sistem yang sedang berjalan
Hasil analisis PIECES yang
dilakukan pada sistem informasi ekspor
PT ”R” adalah sebagai berikut.
Jenis Analisis Kinerja (Performance)
Kelemahan sistem lama
Sistem informasi ekspor secara
manual berpotensi menimbulkan
kesalahan dalam pemrosesan data.
Selain itu, pemrosesan data akan
memakan banyak waktu.
Sistem yang diajukan
Sistem berbasis komputer, yaitu
menggunakan perangkat lunak untuk
proses perhitungan faktur secara
otomatis.
Jenis Analisis Informasi (Information)
Sistem informasi ekspor manual
menyebabkan proses informasi
berlangsung lama.

Teknologi berbasis komputer
maka proses informasi akan
berlangsung cepat.
Jenis Analisis Ekonomi (Economy)
Dalam jangka panjang biaya yang
dibutuhkan akan cukup besar karena
harus mengeluarkan biaya untuk
menggaji karyawan bagian pemesanan,
pengiriman, dan pembuatan faktur.
Dalam jangka pendek, biaya yang
dibutuhkan akan cukup besar. Tetapi
untuk jangka panjang lebih sedikit,
karena hanya mengeluarkan biaya
perawatan komputer.
Jenis Analisis Kendali (Control)
manual akan sulit melakukan kendali
karena pemrosesan data dilakukan oleh
manusia, sehingga kemungkinan
terjadinya kesalahan sangat besar.
Sistem berbasis komputer akan
memudahkan kendali sehingga
kemungkinan terjadinya kesalahan
dapat ditekan.
Jenis Analisis Efisiensi (Efficiency)
manual kurang efisien karena perlu
melakukan dokumentasi secara manual.
Sistem berbasis komputer lebih
efisien karena dokumentasi akan
dilakukan secara otomatis.
Jenis Analisis Layanan (Service)
Pelayanan pada eksportir akan
memakan banyak waktu karena harus
menunggu pemrosesan data.
Pelayanan pada eksportir akan
lebih cepat karena pemrosesan dan
pengecekan data dilakukan dengan
komputer.
Analisis Kebutuhan Sistem
Fungsional
Sistem harus bisa menampilkan
pendataan pengirim (shipper), penerima
(consignee), perusahaan pelayaran
(shipping line) dan pengguna (user).
a. Pengguna dapat memasukkan nama
pengguna dan memilih grup
pengguna.
b. Pengguna grup shipper atau
consignee dapat menampilkan
telusur kontainer sesuai kode
pemesanan atau kode faktur.
c. Pengguna grup shipper dapat
menerima file house bl dari
forwarder.
d. Sistem harus bisa menampilkan
jenis pembayaran, status bayar, dan
tanggal jatuh tempo.
e. Pengguna grup shipper dapat
memproses faktur sesuai tujuan
ekspor.
f. Pengguna grup shipper atau
consignee dapat menerima faktur
sesuai jenis pembayaran.
g. Pengguna grup shipper, consignee
atau admin ekspor dapat
menampilkan jadwal kapal.
h. Pengguna grup shipper atau
consignee dapat menampilkan
pemesanan dan faktur.
i. Pengguna grup admin ekspor dapat
menampilkan, mengubah, atau
mencetak laporan pengguna, grup,
pengirim, penerima, pihak yang
diberitahu, perusahaan pelayaran,
pemesanan, pengiriman, barang,
stuffing, kontainer, kapal
pengangkut, kapal penjemput, dan
pembayaran setiap bulannya.
Analisis Kebutuhan Sistem Non
Fungsional
1. Operasional
a. Menggunakan sistem operasi
Windows XP SP 2.
b. Menggunakan processor Intel
Pentium IV atau yang lebih
tinggi.
c. Menggunakan memori 256
hingga 512 MB RAM.

d. Printer jenis tinta untuk
mencetak laporan dan faktur.
2. Keamanan
Keamanan sistem informasi ekspor
dilengkapi kata sandi (password)
untuk sistem aplikasi maupun basis
datanya sehingga hanya dapat
diakses oleh admin saja, sedangkan
pengguna biasa tidak bisa.
3. Informasi
a. Digunakan untuk
menginformasikan apabila
password yang digunakan salah.
b. Digunakan untuk menampilkan
pemesanan atau faktur.
4. Kinerja
Waktu untuk memproses
pemesanan dan faktur dibatasi satu
menit ditambah cetak laporan atau
faktur.
Diagram konteks dan DFD levelled
Diagram konteks dibuat oleh
analis sistem setelah menganalisa
terlebih dahulu sistem informasi yang
akan dibuat. Diagram konteks sistem
ekspor barang dapat dilihat pada
gambar 1.
Aliran informasi akan
digambarkan dengan Data Flow
Diagram (DFD).
DFD level 0 sistem informasi
ekspor barang dapat dilihat pada
gambar 2 dan DFD level 1 proses
laporan sistem informasi ekspor barang
dapat dilihat pada gambar 3.
Pengirim
1
SI Ekspor
Barang
Perusahaan
Pelayaran
Penerima
Pengguna
data pengirim;
data pesanan;
bayar
info telusur kontainer;
house bill of lading
data pengguna
bayar;
data kontainer
faktur;
info telusur kontainer
data penerima & pihak yang diberitahu;
data pesanan;
bayar
identifikasi & verifikasi
pengguna
data perush pelayaran;
data kapal;
master bill of lading
Gambar 1. Diagram konteks sistem informasi ekspor barang
Flow_64
Flow_63
Flow_62
Flow_61
Flow_60
Flow_58Flow_57
Flow_47
Flow_41
1
Pencatatan
Pengguna
2
Pencatatan
Grup
4
Pemesanan
Penerima
Pemesanan
Pengguna
Pengirim
Penerima
Perusahaan
Pelayaran
data penerima
& pihak yang
diberitahu
telusur kontainer
data login
pengguna
data pengguna
faktur
identifikasi
& verifikasi
pengguna
data pesanan
5
Pengiriman
6
Pembayaran
7
Laporan
data grup
Grup
Pengguna
simpan grup
simpan pengguna
3
Login
telusur kontainer
faktur
data pemesanan
Faktur
data faktur
house bl
data pesanan
data pengirim
master bl
data perusahaan pelayaran
data kapal pengangkut
Gambar 2. DFD level 0 sistem ekspor barang

Flow_154
Flow_153Flow_152
Flow_129
Flow_126
Flow_124
Flow_105
Flow_102
Flow_80 Flow_73
Flow_72Flow_70
Flow_69
Pengirim
1
Laporan
Pengirim
7.1
Data pengirim
Penerima
2
Laporan
Penerima
7.2
Data penerima
3
Pemesanan
4
Pihak yang
diberitahu
4
Laporan
Pihak yang
diberitahu
7.3
Data pihak
yang diberitahu
Barang
5
Laporan
Barang
7.5
Data barang
Pemesanan
6
Laporan
Pemesanan
7.6
Data pemesanan
Pengguna
Faktur
7
Pembayaran
6
8
Laporan
Faktur
7.7
Peti Kemas
10
Lap Peti
Kemas
7.9
Kapal
Pengangkut
11
Lap Kapal
Pengangkut
7.10
Pengiriman
12
Laporan
Pengiriman
7.12
13
Pengiriman
5
14
Laporan
Stuffing
7.4
Stuffing
Data stuffing
Perusahaan
Pelayaran
15
Lap Persh
Pelayaran
7.8
Kapal
Penjemput
16
Lap Kapal
Penjemput
7.11
Gambar 3. DFD level 1 proses laporan
Proses
DFD Levelled mencakup proses-
proses sebagai berikut.
1. Pencatatan pengguna
2. Pencatatan grup
3. Login
4. Pemesanan
5. Pengiriman
6. Pembayaran
7. Laporan
7.1 Laporan Pengirim
7.2 Laporan Penerima
7.3 Laporan Pihak yang diberitahu
7.4 Laporan Stuffing
7.5 Laporan Barang
7.6 Laporan Pemesanan
7.7 Laporan Faktur
7.8 Laporan Perusahaan Pelayaran
7.9 Laporan Peti Kemas
7.10 Laporan Kapal Pengangkut
7.11 Laporan Kapal Penjemput
7.12 Laporan Pengiriman
Data Store
DFD Levelled mempunyai data
store/tabel sebagai berikut.
• Grup
• Pengguna
• Pengirim
• Penerima
• Perusahaan_Pelayaran
• Pihak_yang_diberitahu
• Pemesanan
• Stuffing
• Barang
• Pengiriman

• Peti_Kemas
• Kapal_Pengangkut
• Kapal_Penjemput
• Faktur
Formulir dan Data Dictionary
Setiap informasi yang merupakan
data masukan maupun keluaran
digambarkan bentuk formulirnya. Data
dictionary digunakan untuk melihat
bentuk/struktur dari data dan informasi
yang terlibat dalam sistem.
Spesifikasi Proses (Process
Specification)
Proses dari DFD dapat
dideskripsikan lebih jelas dengan
menggunakan Spesifikasi Proses.
Entity Relationship Diagram dan
Model Relasional
Entity Relationship Diagram
(ERD) dibuat untuk menggambarkan
hubungan antar setiap data dari sistem.
Model yang digunakan sebagai acuan
dari pembuatan ERD adalah DFD (data
store) serta Data Dictionary. Setelah
ERD digambarkan, lalu ERD tersebut
dideskripsikan dengan model relasional.
Entity Relationship Diagram
Rancangan Entity Relationship
Diagram (ERD) dari sistem informasi
ekspor barang berbasis komputer dapat
dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. ERD sistem informasi ekspor barang
Model Relasional
Model relasional di bawah ini
menggambarkan ERD di atas (nama
entity disebutkan setelah daftar untuk
setiap tabel, setelah tanda *).
Grup(kode_grup, nama_grup) * Grup
Pengguna(nama_pengguna, password,
kode_grup) * User
Pengirim(kode_pengirim, jenis_kode,
nama, alamat, negara, telepon, fax, e-
mail) * Shipper
User Grup
1
Kapal Penjemput
Consignee
Shipper
Order
Faktur
n
n1
1
Notify Party
Stuffing
Barang
Pengiriman
Shipping Line
n
1
n
1 1 n
n
n
1
n1
1
n
Kapal Pengangkut
1
n
Kontainer
n 1

Penerima(kode_penerima, jenis_kode,
nama, alamat, negara, telepon, fax, e-
mail) * Consignee
Perusahaan_Pelayaran(kode_perush_p
elay, jenis_kode, nama, alamat, negara,
telepon, fax, e-mail) * Shipping Line
Pihak_yang_diberitahu(kode_pihak_ya
ng_diberitahu, jenis_kode, nama, alamat,
negara, telepon, fax, e-mail) * Notify
Party
Pemesanan(kode_pemesanan,
tanggal_pemesanan, kode_pengirim,
kode_penerima, kode_perush_pelay,
kode_pihak_yang_diberitahu, pel_muat,
pel_bongkar, pel_transit, master_bl,
house_bl, status_pengiriman) * Order
Stuffing(kode_stuffing, kode_barang,
kode_pemesanan, jumlah_barang)*
Stuffing
Barang(kode_barang, nama_barang,
harga_barang) * Barang
Pengiriman(kode_pengiriman,
kode_perush_pelay, kode_pemesanan,
kode_peti_kemas,
kode_kapal_pengangkut) * Pengiriman
Peti_Kemas(kode_peti_kemas,
jenis_peti_kemas, no_seal_peti_kemas)
* Kontainer
Kapal_Pengangkut(kode_kapal_penga
ngkut, nama_kapal_pengangkut) * Kapal
Pengangkut
Kapal_Penjemput(nama_kapal_penjem
put) * Kapal Penjemput
Faktur(kode_faktur, kode_pemesanan,
jenis_bayar, status_bayar, jumlah_bayar,
tgl_jatuh_tempo) * Faktur
Model relasional dan definisi
atribut akan digunakan untuk
pendefinisian tabel-tabel yang digunakan
dalam sistem.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Analisis sistem informasi ekspor
barang menggunakan analisis kinerja
(performance), informasi (information),
ekonomi (economy), kendali (control),
efisiensi (efficiency), layanan (service)
dan analisis kebutuhan sistem. Analisis
sistem tersebut mampu mengenali
kelemahan sistem informasi ekspor
barang yang lama dan memberikan
usulan perbaikan pada sub sistem; user,
grup, login, pemesanan, pengiriman,
Desain sistem informasi ekspor
barang yang telah dibuat dapat
menggambarkan Diagram Konteks, Data
Flow Diagram (DFD) level 0, DFD level
1, Entity Relational Diagram (ERD), dan
Model Relasional untuk sub sistem; user,
grup, login, pemesanan, pengiriman,
Saran
Perusahaan dapat menggunakan
analisis dan desain sistem informasi
ekspor barang berbasis komputer ini
untuk melanjutkan tahap pengembangan
sistem berikutnya, yaitu tahap
implementasi sistem informasi ekspor
barang.
Perusahaan dapat pula
menggunakan analisis dan desain sistem
informasi ekspor barang berbasis
komputer ini untuk pengembangan
sistem informasi impor barang.
DAFTAR PUSTAKA
Ahsjar, Djauhari. 2007. Pedoman
Transaksi Ekspor & Impor.
Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi
untuk Keunggulan Bersaing
Perusahaan dan Organisasi
Modern. Ed. 1. Yogyakarta: Andi.
Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis &
Desain Sistem Informasi:
Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis. Ed. 2. Cet.
2. Yogyakarta: Andi.
Pohan, Husni Iskandar dan
Kusnassriyanto Saiful Bahri. 1997.
Pengantar Perancangan Sistem.
Jakarta: Penerbit Erlangga.
Pusat Data dan Informasi. 1999.
Panduan Bagi Eksportir Pemula
Dalam Melaksanakan Ekspor.

Jakarta: Departemen Perindustrian
dan Perdagangan Republik
Indonesia.
Sahudiyono. 2008. Mekanisme
Pelaksanaan Ekspor-Impor
Barang Melalui Perusahaan
Freight Forwarder. BAHARI
Jogja Vol. VIII No. 12/2008.
Suyono, R. P. 2005. Shipping:
Pengangkutan Intermodal Ekspor
Impor Melalui Laut. Ed. 3, Cet. 1.
Jakarta: Penerbit PPM.
Widjaja, Ronald. 2007. Perancangan
dan Pembuatan Sistem Informasi
Jasa Pengiriman Barang Pada
Perusahaan Forwarding PT ”X”
Berbasis Web. Jurusan Teknik
Informatika Fakultas Teknologi
Industri Universitas Kristen Petra.
Yaqin, M. Ainul. 2013. Analisis
PIECES.http://yaqinov.wordpress.
com/2013/10/16/analisis-pieces/
(Ditulis tanggal 16 Oktober 2013)

Jurnal pdp vol 4 no 2 ekka pengembangan sistem informasi ekspor barang

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Jurnal pdp vol 4 no 2 ekka pengembangan sistem informasi ekspor barang

Similar to Jurnal pdp vol 4 no 2 ekka pengembangan sistem informasi ekspor barang (14)

Jurnal pdp vol 4 no 2 ekka pengembangan sistem informasi ekspor barang