1. CFGS AGÈNCIES DE VIATGES i GESTIÓ D’ESDEVENIMENTS
M6: GESTIÓ DE PRODUCTES TURÍSTICS
UF2: ORGANITZACIÓ I GESTIÓ
D’ESDEVENIMENTS
NF1 Esdeveniments. Mercats, tipologia i serveis més característics
ANA DE LA TORRE
3. • Organitzadors de Congressos
• Planificadors independents d’esdeveniments
(Wedding planners)
• Organitzadors Professionals de Congressos
• Empreses de Gestió en Destí (DMC)
• Empreses especialitzades en viatges d’incentiu
• Agències de Viatges
• Agències de viatges especialitzades en
esdeveniments
• Agències de comunicació
• Travel Managers
4.
5. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
Els organitzadors d’esdeveniments poden ser empreses o
particulars que decideixen portar a terme l’esdeveniment o
es pot contar amb l'experiència i professionalitat de
personal qualificat com agencies d’organitzadors
d’esdeveniment o operadors professionals d’esdeveniment.
OPC (Operadors Professionals de Congressos)
AGENCIES DE VIATGES ESPECIALITZADES
ASSOCIACIONS EMPRESARIALS
SPAIN CONVENTION BUREAU
Operadors
professionals
d’esdevenimen
ts
6. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
OPC (Operadors Professionals de Congressos)
AGENCIES DE VIATGES ESPECIALITZADES
ASSOCIACIONS EMPRESARIALS
SPAIN CONVENTION BUREAU
Operadors
professionals
d’esdevenime
nts
Aquest professionals faciliten la tasca de gestió i organització de l’esdeveniment,
cosa que fa que facilita la comunicació entre diferentes parts i evita l’encariment
dels serveis.
City marketing
Aquelles ciutats seu d’esdeveniments. Consisteix en
establir una estratègia de comunicació per obtenir que la
imatge d’una ciutat com seu sigui difosa, reconeguda i
acceptada per la ciutadania i demés agents implicats.
S’utilitzen recursos com :
1. Publicitat: campanya, logotip, eslògan, fulletons,..
2. Promoció : rebaixa d’impostos, menor cost,…
3. Relacions públiques : per fomentar la imatge de
l’alcaldia i equip del govern de la seu.
8. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
OPC (Operadors Professionals de Congressos)
AGENCIES DE VIATGES ESPECIALITZADES
ASSOCIACIONS EMPRESARIALS
SPAIN CONVENTION BUREAU
Operadors
professionals
d’esdevenime
nts
Un cop s’ha iniciat la campanya de captació d’esdeveniments, hi han organismes i
empreses que poden estar interessades en recolzar i promocionar la realització
d’un esdeveniment concret en una seu.
Existeixen dos tipus de
recolzament :
- La col·laboració sense ànim de lucre :
organismes i empreses públiques com ministeris,
conselleries, diputacions, ajuntaments,..
- El patrocini . Per recolzar econòmicament la
financiació d’un esdeveniment, per obtenir un
benefici. Organismes i empreses privades.
9. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
Operadors Professionals Existeixen 2 tipologies empresarials
a/ Agència de viatges especialitzada Business Travel Dept.
Agència de viatges amb un departament específic dedicat a l’organització
d’esdeveniments – DMC
BESTOURS – VIAJES ATLANTA(Atlanta dmc)- ULTRAMAR EVENTS DIVISION- MUNDITRAVEL-
IBERIA CONGRESS
b/OPC / PCO (Professional Organizer of Congresses)
Empresa especialitzada en esdeveniments en general i congressos..
No funcionen com AAVV
Funcions : contactar amb els proveïdors de serveis de l’esdeveniment (hotels, àpats,
lloguer d’autocars, guies, hostesses, traductors,…) i atendre als assistents de
l’esdeveniment com arribada fins la sortida.
BAC EVENTS, BLUE 360º , D-COMPANY INCENTIVOS, MOMENTUM,
SPANISH HERITAGE
10. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
Operadors Professionals
OPC / PCO (Professional
Organizer of Congresses)
Un OPC és un Organitzador
Professional de Congressos que
gestiona, planifica i desenvolupa
congressos i reunions.
Les seves accions
es basa en les relacions i contactes amb
tot tipus d´empreses i sectors que poden
veure´s implicats en l´organització de
qualsevol acte social o corporatiu
(hostesses, traductors, càtering, transport,
allotjament, infrastructures, grafisme i
publicitat...)
S'encarrega, per exemple, de la gestió d'inscripcions, de la coordinació amb
els proveïdors, de fer reserves d'allotjament, del disseny, la impressió i la
distribució de material o d'organitzar els actes socials.
11. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
OPC / PCO (Professional Organizer of Congresses)
és donar resposta en els següents àmbits:
Assessorament en tots els aspectes relacionats amb qualsevol
esdevenimentPlanificació del projecte
Màrketing i relacions públiques
Gestió de recursos humans, econòmics i logístics
Contractació de proveïdors
Regidoria d´activitats
Localització de seus
Gestió hotelera
Definició del protocol i tractaments VIPS
Serveis de secretaria tècnica i atenció a congressistes i participants
Coordinació del comitè d´honor i ponents
Relació amb els mitjans de premsa
Control pressupostari
Tancament i valoració final
12. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
OPC / PCO (Professional Organizer of Congresses)
Desenvolupen amb total eficàcia i eficiència la preparació, la realització i la
clausura del congrés oferint servei en :
Secretaria Tècnica: Gestió de la candidatura, contractació de la
seu i sales, gestió de l´allotjament, audiovisuals, hostesses, control i
processament d´inscripcions, restauració, disseny de la pàgina web,
gestió on-site, control pressupostari, patrocini i esponsorització...
Secretaria Científica: Contacte amb professionals i ponents,
recerca i contractació de ponents, coordinació de processos enviament
extractes, ponències i comunicacions, tractaments VIP...
Secretaria Turística: Transport de congressistes i ponents,
trasllats entre les diverses seus, programació de visites turístiques i
excursions, creació d´un complet programa social per a congressistes i
acompanyants, activitats complementàries...
Secretaria d’exposició : Organitza tots els mitjans tècnics i
humans que requereixen l’esdeveniment
13. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
Secretaria Científica: Contacte amb
professionals i ponents, recerca i contractació de ponents, coordinació
de processos enviament extractes, ponències i comunicacions,
tractaments VIP...
Funcions
secretaria
cientifica :
Elabora el programa d’esdeveniments
Busca els ponents i es relaciona amb ells per
l’elaboració de les ponències, xerrades,
exposicions,..
Coordina les comunicacions amb els ponents
Coordina la recepció de treballs i ponencies i la
seva traducció, edició i publicació
Arxiva, controla i classifica la doc que es genera
14. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
Secretaria Científica: Contacte amb
professionals i ponents, recerca i contractació de ponents, coordinació
de processos enviament extractes, ponències i comunicacions,
tractaments VIP...
PONENCIES PAPERS en argot professional
d’esdeveniments
Quan l’elecció d’un ponent es fa per invitació, es sol elaborar un llistat de ponents
de prestigi que podrien venir al esdeveniment i participar en el programa.
Quan l’elecció dels ponents es lliure, s’obre un
termini (12 mesos abans) perquè les persones
interessades puguin presentar els seus treballs i
ponències.
ABSTRACTS
CALL FOR PAPERS
Resum de totes les ponències
17. Els pòsters són presentacions gràfiques d'un treball científic, tecnològic o
professional. Almenys un dels autors del pòster haurà d'estar present durant
l'exposició del mateix per explicar i debatre el contingut amb el públic present.
Per presentar aquest tipus de propostes ha d'enviar-se un resum/abstract que
no podrà excedir les 450 paraules
POSTERS
19. Organitzador Professional de Congressos
Fletaments d'Avions, Jet Privats, Creuers, Velers.
Congressos.
Road Show
Juntes generals i extraordinàries.
Reunions.
Team Building
Activitats especials i Gimcanes lematitzades.
Esdeveniments Gastronòmics.
Rutes etnològiques.
Festes.
Tornejos de Golf.
Animació i espectacles.
Els OPC organitzen qualsevol altre esdeveniment corporatiu que pugui
necessitar:
20. ACTIVITAT
http://www.aag.org/cs/annualmeeting/call_for_papers
Llegeix l’article en anglès de l’ AAG ANNUAL MEETINGS
Call for Papers and Organized Sessions
1. Trobeu les paraules i busqueu el significat de : call for papers, abstract,
illustrated paper, interactive short paper, poster presentation, panelist,
guidelines, submit.
1. Busqueu “ pautes de presentació de posters i de abstracts” a Internet
21. GENERADORS
D’ESDEVENIMENTS
Operadors Professionals Existeixen 2 tipologies
empresarials
a/ Agència de viatges especialitzada Business
Travel Dept.
Agència de viatges amb un departament específic dedicat a
l’organització d’esdeveniments – DMC
BESTOURS – VIAJES ATLANTA(Atlanta dmc)- ULTRAMAR EVENTS DIVISION-
MUNDITRAVEL- IBERIA CONGRESS
b/OPC / PCO (Professional Organizer of
Congresses)
Empresa especialitzada en esdeveniments en general i
congressos..
BAC EVENTS, BLUE 360º , D-COMPANY INCENTIVOS, MOMENTUM,
SPANISH HERITAGE
22.
23. FUNCIONS
Confecció de la Candidatura.
Elaboració del Projecte de Viabilitat.
Disseny i creació de la Imatge i Documents corporatius del Congrés.
Divulgació del Congrés.
Construcció del web del Congrés.
Gestió i Cobrament d'Inscripcions.
Confirmació de Serveis i Inscripcions.
Elaboració del Dossier de Exposició Comercial.
Distribució del Dossier d'Exposició Comercial.
Gestió de l'Exposició Comercial, incloent:
Venda.
Facturació.
Gestió de Necessitats dels estands.
Coordinació en el muntatge i desenvolupament de l'Exposició Comercial.
Elaboració de llistes i informes.
Gestió Integral de Serveis Administratius.
Secretaria en Seu.
Muntatge i lliurament de documentació.
24. FUNCIONS
Secretaria Tècnica :
Confecció del Cronograma Científic.
Implantació i desenvolupament del sistema en línia de Gestió de Comunicacions i
Ponències.
Informació de Normes de Enviament de Comunicacions.
Confirmació d'acceptació / Rebuig dels "Abstracts".
Actualització constant del Programa Científic.
Elaboració, impressió i lliurament de certificats, diplomes i Premis Científics.
Petició de Crèdits a SEAFORMEC.
Contractació i supervisió del sistema de control d'Acreditació.
Coordinació de les Sessions Científiques en Seu.
Coordinació del Disseny, Maquetació i la publicació del:
Programa del Congrés.
Llibre d'Abstracts i Ponències.
25. FUNCIONS
S’ encarreguen de la contractació i gestió de:
La Seu del Congrés.
Els Espais per Esdeveniments Socials.
L'Animació i Espectacles.
El personal de seguretat, Hostesses, Magatzem, etc ...
Els Serveis Audiovisuals i Informàtica, garantint sempre la tecnologia més avançada i innovadora aplicada
als congressos.
El Catering i Restauració, oferint a més la gestió del Seating Pla.
El Gabinet de Premsa.
La Cartelleria, Retolació, Senyalítica i Decoració.
La Impremta i Reprografia.
El Protocol.
També poden oferir aconseguir les millors condicions Li podem oferir els millors preus en els serveis:
Allotjament amb condicions especials per als participants
Negociació amb les companyies aèries com Transportistes Oficials del Congrés.
Contractació de preus especials en Vols i Tarifes de Grups.
Comunicació i gestió de necessitats d'allotjament i transport de ponents.
Trasllats en Autobusos i Cotxes Privats.
Creació i contractació Pre i Post Congrés.
26. AGÈNCIA DE VIATGES
ESPECIALITZADA
http://www.viatgesitinerari.net/qui-som/
Exemple d'agències de viatges amb departament especialitzat en
l`organització de viatges d’Incentiu
DADES SOBRE LES AAVV RECEPTIVES 2005
Les agències de viatge receptives, totals o parcials, estan especialitzades en un
52,1% en el negoci vacacional, el 17,7% ho està en
congressos/incentius/convencions i el 30,2% en ambdues activitats.
Aquestes darreres dediquen el 59,3% a l’activitat vacacional i el 40,7% a
congressos/incentius/convencions.
27. Activitat : AGÈNCIA DE VIATGES
ESPECIALITZADA
VIAJES ATLANTA(Atlanta dmc)
http://www.atlanta.es/es/
MONDIAL CITY TRAVEL
http://www.mondial-congress.com/es/
AMERICAN EXPRESS- BARCELÓ BUSINESS TRAVEL
https://www.americanexpress.com/spain/amexbarcelo/viajes.shtml
http://www.barceloviajes.com.ar/eventos.asp
VIBO VIAJES
http://www.vibocongresos.com/
VIAJES EL CORTE INGLÉS
http://www.viajeselcorteingles.es/VECI/web_empresas/congresos/paginas/queofrecemos.htm
28. PROFESSIONAL ORGANIZER OF
CONGRESSES
MCI Group
http://www.mci-group.com/
Pacific World
http://www.pacificworld.com/
Bacus eventos
http://www.bacuseventos.com/
Last Lap
http://www.lastlap.com/
Eventisimo
http://www.eventisimo.com/
32. Organismes sense ànim de lucre que tenen com a objecte principal la
captació de turisme de negocis per un nucli , zona turística o país
determinat.
Són organismes de creació o participació pública dels que formen part les
Cambres de Comerç, Ajuntaments i altres entitats en col·laboració amb
empreses professionals del sector turístic i entitats públiques i privades
turístiques.
Es una mena d’oficina de congressos que facilita informació actualitzada i
objectiva de les infraestructures i serveis d’un nucli/zona/territori per a
l’organització de Congressos, Convencions i viatges d’incentiu.
Un representant de cada gremi . Es reuneixen 4 cops a l’any per reorientar
les directrius
CONVETION BUREAU
33. CONVENTION BUREAU
SERVEIS QUE OFEREIXEN
1.- Assessorament d’organització, faciliten informació i contacte amb auditoris, sales de
reunions, establiments d’allotjament, etc. per organitzar una reunió
2.- Recolzament en les presentacions de les candidatures del nucli, Confecció del dossier
tècnic, cessió de material gràfic i audiovisual, recolzament logístic en la presentació
coordinació de visites d’inspecció
3.- Recolzament Institucional en recepcions i visites especials, benvingudes i presentacions
nacionals o internacionals
http://www.youtube.com/watch?v=jfzA3ram
vMI
38. Cantabria; Santander
País Basc ;Bilbao, San Sebastián, Vitòria
La Rioja ;Logroño
Navarra ; Pamplona
Astúries . Oviedo, Gijón, Aviles
Galicia; A Coruña, Santiago, Pontevedra,
Aragó ;Saragossa
Catalunya ;Girona, Barcelona, Sitges, Tarragona, Lleida
Comunitat Valenciana; Valencia ,Benidorm Alacant, Elche
Murcia
Madrid , Alcalá de Henares
Extremadura; Càceres, Badajoz
Castella – La Manxa; Conca, Toledo, Ciudad Real
Castella – Lleó; Lleó, Zamora, Salamanca, Àvila, Valladolid
Balears; Mao, Palma Mallorca
Canàries; Sta Cruz Tenerife, Las Palmas, GC Arrecife,
Fuerteventura
Huelva Sevilla Còrdova, Cadis Torremolinos Málaga ,Granada,
Almería
El SCB agrupa 49
destinacions de
congressos.
39. OBJECTIUS
Promoure el intercanvi d’experiències i informació d’aquest sector
entre els municipis SCB
Realitzar accions de promoció conjunta a nivell nacional i
internacional .
Elaborar un calendari de congressos anual.
Assessorar i donar informació sobre els destins més adequats per
a la realització d’un esdeveniment en funció del nombre
d’assistents.
Realitzar estudis de mercat sobre el sector i ajudar en les
estratègies de màrqueting de les ciutats.
Realitzar accions promocionals nacionals i internacionals i
elaborar materials promocionals
Realitzar jornades i seminaris de fiormació dirigides al personal
tècnic de les entitats participants.
40. Per recolzar aquest bon posicionament i fomentar aquest potencial, la Generalitat ha creat
el Catalunya Convention Bureau (CCB),des del febrer 2010, una nova entitat de
l’Agencia Catalana de Turisme per recolzar i promoure el turisme de negocis.
Teballen 4 persones (1 freelance). Es financia amb taxa turística + pressupost general +
quota participants.
CATALUNYA CONVENTION
BUREAU
41. AGÈNCIA CATALANA DE TURISME
L’Agència Catalana de Turisme és l'ens de promoció turística, adscrit al Departament
d’Innovació, Universitats i Empresa de la Generalitat de Catalunya, que vetlla per la
imatge i la millora del desenvolupament turístic de Catalunya.
CATALONIA CONVENTION BUREAU
El Catalunya Convention Bureau (CCB) té com objectiu recolzar la
comercialització de l’oferta catalana de turisme de reunions.
El CCB és un model organitzatiu basat en la coparticipació, la codecisió i la
corresponsabilitat dels membres per a la definició d’estratègies i accions de
promoció del sector català, públic i privat,del turisme de reunions.
el CCB disposa d’un equip de professionals a Barcelona i d’una xarxa de 9
Centres de Promoció Turística (CPT) repartits em els principals països
emissors de turisme a Catalunya.
http://www.youtube.com/watch?v=J6ZfnI9JByE
43. Objectius CCB
1. Posicionar la marca Catalunya en el mercat global de
turisme de reunions.
2. Potenciar l’ús i el desenvolupament de la indústria del
turisme de reunions a Catalunya i de les seves infraestructures,
aglutinant i coordinant el teixit empresarial i les entitats
vinculades a aquesta activitat.
3. Promocionar, difondre i donar suport a la comercialització
de Catalunya com a seu de congressos, convencions i viatges
d’incentius.
4. Aglutinar, ordenar i coordinar el sector i l’activitat del
turisme de reunions a Catalunya.
5. Crear sinèrgies de promoció amb els diferents ens de
promoció turística de Catalunya i amb les empreses del sector,
tot integrant i compaginant interessos.
6. Ser el referent del turisme de reunions a Catalunya.
44. A qui va adreçat :
El CCB va adreçat a tots els professionals, empreses, entitats i
organismes que estiguin relacionats amb el foment, la
promoció, l’atracció, l’organització i la prestació de serveis per
a reunions a Catalunya, congressos, convencions i viatges
d’incentius d’empreses.
Definició del Pla d’Accions i Objectius del CCB.
Desenvolupament d’eines de màrqueting específiques en
suport online i offline de comunicació i comercialització del
CCB.
Assistència a fires i salons especialitzats.
Participació i organització de workshops, famtrips, presstrips
i presentacions comercials.
Premsa i publicitat.
Captació de congressos, convencions i viatges d’incentius
d’empreses.
Realització d’acords estratègics amb organitzadors i agents
als mercats nacionals i internacionals.
Cerca d’aliances amb el sector català, generant sinèrgies
Público – privades.
Suport a l’organització d’esdeveniments.
Assessorament i serveis de suport als membres del CCB.
Què fa el CCB :
45. CONVENTION BUREAU A
CATALUNYA
Aran Natura Convention Bureau
www.visitvaldaran.com
Baix Llobregat Meetings & Events
in Barcelona
www.turismebaixllobregat.com
Barcelona Convention Bureau
www.barcelonaconventionbureau.c
om
Barcelona Province Convention
Bureau
www.barcelonaprovincecb.cat
Castelldefels Meetings &
Incentives
www.castelldefelsturisme.com
Girona Convention Bureau
www.gironaconventionbureau.com
Lleida Event & Convention Bureau
www.turismedelleida.com
Santa Susanna Turisme de
Reunions
www.stasusanna-online.com
Sitges Convention Bureau
www.sitgescb.cat
Tarragona Convention Bureau
www.tarragonacb.org
48. BARCELONA CONVENTION BUREAU
És un programa especialitzat de Turisme de Barcelona del qual
formen part l’Ajuntament de Barcelona, la Cambra de Comerç,
Indústria de Barcelona i la Fundació de Promoció de Barcelona
(Turisme de Barcelona) juntament amb algunes empreses del
sector turístic de Barcelona com: el Gremi d’Hotels de Barcelona
Es va fundar l’any 1983 i va ésser un dels primers Conventions
Bureau d’Espanya per la tradició de Barcelona com a centre de
reunions
FUNCIONS PRINCIPALS
• Referent per a planificadors i organitzadors de TR
• Promoció externa de Barcelona com a destinació de TR i de les
empreses turístiques del sector a Barcelona
49. El BCB té actualment més de 300 membres
associats. Tots han superat un procés d’anàlisi,
selecció i control de qualitat que garanteix la seva
professionalitat i especialització en congressos,
convencions i/o viatges d’incentiu.
Membres
- Participació en fires especialitzades a l’estand del BCB.
- Participació activa a les seves activitats de promoció:
acompanyar el BCB en promocions puntuals fora de Barcelona
contactar amb els participants de grups de familiarització
- Inclusió i inserció de publicitat a les seves eines de promoció
(guia de congressos, CD-ROM, pàgina web).
- Accés al calendari confidencial de congressos.
- Accés a la base de dades del BCB, amb més de 12.000
registres de contractes comercials.
- Tramitació de peticions de serveis de clients.
- Suport tècnic en la presentació de candidatures de congressos.
- Butlletí Mensual de Notícies.
- Participació a l’Assemblea Anual de membres.
Serveis pels
membres
50.
51. Activitat: CONVENTION BUREAU
Escolliu-ne un Convention Bureau de Catalunya del següent llistat i
feu una presentació
Aran Natura Convention Bureau
Baix Llobregat Meetings & Events in Barcelona
Barcelona Convention Bureau
Barcelona Province Convention Bureau
Castelldefels Meetings & Incentives
Costa Daurada Convention Bureau
Girona Convention Bureau
Lleida Event & Convention Bureau
Santa Susanna Turisme de Reunions
Sitges Convention Bureau
Tarragona Convention Bureau
DATA DE PRESENTACIÓ :
Durada màxima:5 minuts
Activitat en grups
52. Activitat: CONVENTION BUREAU
PAUTES:
Nom i data de creació
Municipis
Informació corporativa (composició,objectius, linees,
estratègies, etc)
Serveis
De quins organismes forma part
Empreses
DATA DE PRESENTACIÓ :
Durada màxima:5 minuts
Activitat en parelles
54. PRINCIPALS ASSOCIACIONS
INTERNACIONALS DE MICE
International Congress & Convention Association (ICCA)
International Association of Congress Centres (IAPC)
Meeting Professionals International (MPI)
Society of Incentive & Travel Executives (SITE)
International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO)
Global Association of the Exhibition Industry (UFI)
Federación Española de Asociac de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos -
OPC SPAIN
Asociacion de Ferias Españolas (AFE)
Associación Española de Palacios de congresos
Spain Incentives and Meetings Association (SIMA)
Associació Catalana d’Empreses Organitzadores de Congresos i Reunions-OPC
55. CONEGUEM LES ASSOCIACIONS
A partir de la relació d’entitats enumerades
anteriorment, la vostre professora us assignarà una
entitat i haureu de buscar la següent informació
Constitució
Objectius
Composició
Seu
Funcions o activitats que realitzen
Durada màxima:5 minuts
Activitat en grup
treballsehtb@gmail.com
59. Organització privada i
sense ànim de lucre
Utilitat pública
Representació, coordinació,
defensa i activitats firals
Constitució 1964; 33 socis
28 són Organitzadors Firals
Públics i Privats i
5 Membres Col·laboradors.
60. Convertir-se en un centre real de representació i
serveis tant pels associats com per empreses i
entitats usuaries de la fira; AFE es constitueix com
la Patronal Sectorial.
Dinamitzar l’AFE com promotor de la imatge del sector firal.
Potenciar el seu prestigi a través d’activitats i gestions
que facin que l’Associació es converteixi en un
referent social i institucional.
Promoure la internacionalització.
63. Congrés Internacional de Fires Espanyoles
Edició del Calendari Anual de Fires
Publicació de les Dades Estadístiques de les manifestacions
firals
Elaboració d'un directori d'associats
Preparació de cursos, seminaris, jornades de formació...
Promou i participa en…