1. LA NEGOCIACIÓ I EL
FINANÇAMENT
PER FER ESDEVENIMENTS
Propietat de Dolors Guillén Mena
2. LA NEGOCIACIÓ AMB PATROCINADORS I PROVEÏDORS
Els moments de negociació es generen amb els possibles patrocinadors de
l’esdeveniment i amb els proveïdors just abans de la fase de contractació.
PATROCINADORS
Els patrocinadors, sponsors o auspiciants corporatius son persones o empreses
que col·laboren econòmicament amb l’esdeveniment amb finalitats
publicitàries.
Solen participar en actes afins a la seva activitat per difondre els seus
productes o serveis, estimular les vendes i obtenir un efecte de recordatori de
marca.
La contribució pot ser pagant una quantitat de diners convinguda o bé fent-se
càrrec d’alguna necessitat de l’esdeveniment (ex. Pagar la impressió de les
invitacions...).
La relació de l’organitzador amb el patrocinador és una relació comercial de
reciprocitat, ja que ambdós aconsegueixen una part de benefici de l’acció.
2
Propietat de Dolors Guillén Mena
3. LA NEGOCIACIÓ AMB PATROCINADORS I PROVEÏDORS
PROPOSTA DE PARTICIPACIÓ
Per accedir a les dotacions econòmiques per part dels patrocinador hem de
realitzar una proposta de participació de valor i hem d’especificar:
- La temàtica de l’acte i el públic assistent (segment i quantitat possible)
- Llistat d’empreses lligades a la temàtica i al nostre públic
- Carpeta corporativa que ha de contenir:
- Dades del briefing
- Material addicional de l’activitat
- Plànols de l’exposició comercial (si existeix)
- Repercusió social en mitjans de comunicació
- Coordinar reunions amb els gerents de cada empresa
- Fer un seguiment de cada reunió
- Establir categories de sponsorització: diamant, or, plata, col·laboradors...
3
Propietat de Dolors Guillén Mena
4. LA NEGOCIACIÓ AMB PATROCINADORS I PROVEÏDORS
QUE ELS HI PODEM OFERIR?
- Accés total a tots els assistents que formen part del seu segment de
mercat, facilitant al patrocinador fer contactes comercials amb ells.
- Espai amb stand en l’àmbit de l’event.
- Espai de publicitat en el programa de l’esdeveniment i en la web o les xarxes
socials creades específicament.
- Un cop finalitzat l’esdeveniment, la base de dades dels inscrits actualitzada.
A CANVI DE...
- Una quantitat «X» de diners.
- Fer-se càrrec d’alguna necessitat o acció de l’esdeveniment:
- Simposi patrocinat
- Espai publicitari a la web de l’empresa
- Compra de paquets d’inscripcions per oferir als seus clients
- Pagament d’alguna necessitat: impressió de fulletons, contractacions...
- Pagament d’algun espai o activitat dintre de l’esdeveniment: bar, festa... 4
Propietat de Dolors Guillén Mena
5. LA NEGOCIACIÓ AMB PATROCINADORS I PROVEÏDORS
PROVEÏDORS
Seran proveïdors del nostre esdeveniment qualsevol persona física o empresa
que ens doni serveis o productes relacionats amb l’objecte de la nostra
organització.
La selecció de proveïdors és un punt clau i hem de intentar treballar sempre
amb els mateixos (si el servei/producte funciona) per fer créixer la relació de
confiança i facilitar la negociació de serveis.
La negociació amb un proveïdor es realitza al moment de contractar el servei.
Algunes de les coses que poder negociar són:
- Descompte per quantitat
- Descompte per pagament al comptat
- Mostres i demostracions
- Horaris i terminis d’entrega
- Forma d’entrega i transports
- Contractes de ràpel al descompte 5
Propietat de Dolors Guillén Mena
6. ASPECTES FINANCERS
DESPESES FIXES
Totes aquelles que tindrem que assumir independentment del número
d’assistents:
- Lloguer local o sala i equipament tècnic.
- Despeses de pre-planificació: secretaria i equip.
- Difusió i promoció.
- Assegurances d’equipament i personal
- Contractació d’activitats o shows.
DESPESES VARIABLES
Depenen del número d’assistents a l’esdeveniment:
- Material d’acreditació o documentació pels assistents.
- Merchadising, regals, invitacions, catering...
- Despeses de personal extra: hostesses, seguretat, assistents...
- Servei de transfer (si fos necessari)
6
Propietat de Dolors Guillén Mena
7. ASPECTES FINANCERS
DESPESES IMPREVISTES
Qualsevol esdeveniment ha de comptar amb els factors sorpresa i els
imprevistos durant el desenvolupament de la seva organització. És necessari
tenir una compta prevista del 10-15% dels ingressos.
INGRESSOS
Per poder pal·liar totes les despeses haurem de tenir en compte una sèrie
d’ingressos per anar cobrint tots els pagaments.
La majoria d’ingressos vindran de:
- Venda d’entrades (si l’esdeveniment és de pagament)
- Recolçament financer dels patrocinadors
- Recolçament del sector públic si s’escau: subvencions
- Publicitat de tercers en les comunicacions de l’esdeveniment
- Crowdfunding (donacions col·lectives, tipus www.verkami.com )
Guia completa de plataformes de Crowdfunding a Espanya:
http://www.crowdacy.com/crowdfunding-espana
7
Propietat de Dolors Guillén Mena
