1. BENGKEL PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA) – PELUPUSAN,
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Unit Perolehan dan Pengurusan Aset
Jabatan Pelajaran Perak
2. Aset bermaksud harta benda
kepunyaan atau milikan atau di
bawah bidang kawalan Kerajaan
yang dibeli atau disewa beli dengan
wang Kerajaan, yang diterima
melalui sumbangan atau hadiah
atau diperolehi melalui proses
perundangan
DEFINISI ASET
3. Aset Alih bermaksud aset yang
boleh dipindahkan dari satu tempat
ke satu tempat yang lain termasuk
aset yang dibekalkan atau
dipasang bersekali dengan
bangunan.
DEFINISI ASET ALIH
4. 05/15/14 4
BAGI KEMETERIAN/JABATAN, TADBIR
URUS ASET SANGAT PENTING
KERANA:
KERAJAAN TELAH MENYEDIAKAN
SEJUMLAH PERUNTUKAN YANG BESAR
BAGI PEMBELIAN ASET
KERAJAAN TELAH MENYEDIAKAN
SEJUMLAH PERUNTUKAN YANG BESAR
BAGI PEMBELIAN ASET
5. 05/15/14
KATEGORI ASET KERAJAAN
HARTA MODAL
a) Aset Alih yang harga perolehan
asalnya RM1,000 dan ke atas setiap
satu pada masa perolehan.
b) Aset alih yang memerlukan
penyelenggaraan secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal.
c) Penyelenggaraan secara berjadual
merujuk kepada aset yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah
dinyatakan dalam manual/buku
panduan pengguna.
INVENTORI
(a)Aset Alih yang harga perolehan
asalnya kurang daripada RM1,000
setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan berjadual.
(b)Perabot, hamparan, hiasan,
langsir dan pinggan mangkuk
tanpa mengira harga perolehan
asal.
10. 05/15/14
KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA
KANGSAR
10
Tatacara Yang Perlu Dipatuhi/ Diikuti Oleh
Pegawai Awam Dalam Menguruskan Harta
Modal Dan Inventori
14. 05/15/14 14
OBJEKTIF PELUPUSAN
i.Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak
boleh diguna atau tidak perlu;
ii. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
iii. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik;
iv.Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke
Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
OBJEKTIF PELUPUSAN
i.Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak
boleh diguna atau tidak perlu;
ii. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
iii. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik;
iv.Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke
Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.
15. JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi
khidmat sokongan
Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan
aset
Rosak dan tidak boleh
digunakan
Tiada alat ganti
Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi
Keupayaan aset tidak lagi
di peringkat optimum
Melebihi keperluan
Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan
18. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
KEW.PA-16
KERAJAAN MALAYSIA
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
ASET ALIH KERAJAAN
Kementerian/Jabatan :
Alamat :
No. Siri Pendaftaran Aset :
(KEW.PA-2/PA-3)
No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan(km)/ :
Tempoh penggunaan(jam)
Jenis, Jenama dan Model :
Tahap Penyampaian
Perkhidmatan(%) :
No. Chassis/Siri Pembuat :
Jumlah Kos Penyelenggaraan
Terdahulu :
No. Enjin :
Anggaran Kos Penyelenggaraan
Semasa :
No. Pendaftaran
(kenderaan) : Nilai Semasa :
Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki :
Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :
19. LAPORAN PEMERIKSAAN
Butir-butir penambahbaikan yang perlu :-
1. ………………………………………………………………………...……………
2. …..…………………….………………………………………...………………….
3. ….………………………………………………………..………………………….
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan
atas sebab-sebab berikut :-
1. ……………………………………………………………..………………………
2. ………………………………………………………….………………………….
3. …………………………………………………………………...……………….
……………………………………………… ………………………………………………
(Tandatangan) (Tandatangan)
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
Cop : Cop :
Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun.
Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM …………………………………….
……………………………………………… Cop :
(Tandatangan)
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
sambungan…
21. 05/15/14 21
b) TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia
Pelupusan Jabatan;
Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari
tarikh diarah oleh Jabatan;
Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak
dilupus telah dikeluarkan;
Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.PA-17);
Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan
Menandatangani Kew.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan
Jabatan.
b) TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia
Pelupusan Jabatan;
Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari
tarikh diarah oleh Jabatan;
Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak
dilupus telah dikeluarkan;
Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.PA-17);
Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan
Menandatangani Kew.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan
Jabatan.
22. LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN
(KEW.PA-17)
BIL
JABATAN /
BAHAGIAN
KETERANGAN
ASET
UNIT KUANTITI
TARIKH
PEMBELIAN
TEMPOH
DIGUNAKAN/
SIMPANAN
HARGA
PEROLEHAN ASAL
NILAI SEMASA
NYATAKAN
KEADAAN
ASET
DENGAN
JELAS
SYOR
KAEDAH
PELUPUSAN
DAN
JUSTIFIKASI
SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH
(RM) (RM) (RM) (RM)
JUMLAH
KESELURUHAN
24. TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN
(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga
Pemeriksa mengikut KEW.PA-15;
(b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan
(KEW.PA16);
(c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa
Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17);
(d) Menyemak dan pastikan permohonan lengkap
dan teratur;
25. TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN
(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan
(KEW.PA-18);
(k) Memperoleh Sijil Pelupusan Aset
(KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang
telah dilaksanakan;
(l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa
Melulus; dan
(m) Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset
(KEW.PA-20) ke Perbendaharaan.
27. 05/15/14 27
PELANJUTAN TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
i.Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah
dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua(2) minggu
sebelum tamat tempoh pelulusan;
ii.Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja; dan
iii.Sekiranya tindakan tidak dapat diselesaikan, maka
kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah
dikemukakan kerana pengurang nilai semasa aset dan
kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
28. 05/15/14 28
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
i.Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah
dikemukakan kepada Kuasa Melulus;
ii.Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat
tempoh kelulusan; dan
iii.Sekiranya tempoh tempoh pelupusan telah tamat,
kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah
dikemukakan.
29. KAEDAH PELUPUSAN
Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)
Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)
Jualan Lelong Pindahan
Jualan Sisa Hadiah
Tukar Barang
(Barter Trade)
Musnah (tanam/ bakar/
buang/ tenggelam)
Kaedah lain yang difikirkan sesuai
30. PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN
TENDER
• Gunakan KEW.PA-21
• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (KEW.PA-22)
• Maklumat seperti dalam KEW.PA-21 diiklankan melalui
sekurang-kurangnya 1 akhbar utama
• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17
• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
maksima RM10,000
31. TENDER
• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan dimasukkan
dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan
waktu tutup yang ditetapkan
• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai
Pengawal untuk membuka dan menjadual tender
• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan
• Tawaran disenaraikan dalam KEW.PA-23
• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua
Jabatan.
32. TENDER
• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.
Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan
iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain
• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika
kurang, rujuk Perbendahraan
• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah
memastikan bahawa beliau atau pegawai-pegawai yang
mengurus tender tidak mempunyai apa-apa kepentingan
persendirian atau terletakhak
33. TENDER
• Pegawai dari Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset
tidak dibenarkan menyertai tender
• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit
tender tidak akan dikembalikan
• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk
membolehkannya menimbang tawaran lain
• Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula
atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan
• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa
semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus
34. SEBUT HARGA
• Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/ orang perseorangan
• Kenyataan Tawaran Sebut Harga menggunakan KEW.PA-24
• Tawaran sebut harga menggunakan KEW.PA-25
• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17
• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
maksima RM5,000
35. SEBUT HARGA
• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan
dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu tutup
yang ditetapkan
• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan
• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal
• Jawatankuasa Pembuka Sebutharga menyenaraikan
tawaran menggunakan Borang KEW.PA-26
36. SEBUT HARGA
• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual
Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat
perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk
pertimbangan dan keputusan
• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah
memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai
sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak
37. SEBUT HARGA
• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta
merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran,
deposit tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga
menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut
harga semula.
• Pegawai Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak
dibenar menyertai sebut harga
38. LELONG
• Dilaksanakan ke atas aset berikut:
Mempunyai nilai pasaran
Kuantiti yang banyak
Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya
39. LELONG
• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai
tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di
KEW.PA-27
• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17
dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong
• Urusan lelong diadakan di ruang terbuka atau di dewan
40. LELONG
• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu
mendaftar. Bayaran deposit 5% dari harga simpanan
atau maksima RM1,000
• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7
hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh
lelongan
• Jika harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada
harga simpanan, rujuk kepada Perbendaharaan
41. JUALAN SISA
• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam
bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam
(besi, tembaga, dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang
mempunyai nilai jualan
• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:
- Tender
- Sebut harga
- Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu
permit)
• Kenderaan yang telah dilupus secara jualan sisa tidak boleh didaftar
semula
42. TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender
terhad
• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:
(a) Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak
yang pakar dalam bidang berkenaan
(b) Aset yang mempunyai unsur keselamatan
43. TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:
(c) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik
(d) Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar
(e) Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan
mempunyai lesen dan kemahiran
(f) Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset
baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat
lepas jualan
44. TUKAR BELI (TRADE-IN)
• Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diguna
dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh
Kementerian/ Jabatan dan tiada Kementerian/
Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal
atau pembekal yang berniaga dalam bidang
berkaitan
45. TUKAR BELI (TRADE-IN)
• Dilaksanakan berasaskan:
(a) Aset yang sama jenis
(b) Aset perlu dikeluarkan sebelum
pengganti dipasang
(c) Penggantian aset disahkan oleh Jabatan
Teknikal
(d) Harga jualan dirunding antara
Kementerian/ Jabatan dengan pembekal
46. TUKAR BELI (TRADE-IN)
• Dilaksanakan berasaskan:
(e) Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.
(f) Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh
aset yang akan diganti
(g) Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan
dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset
yang dibeli
(h) Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai
syarat dalam dokumen pelawaan tender/ sebutharga
dan juga dalam perjanjian perolehan
47. TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi
dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian
tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/
kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan dan
dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi
kenderaan/ perkakasan komputer yang lain
48. TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
• Dilaksanakan berasaskan:
- Aset yang sama jenis dan kegunaannya;
- Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya
oleh Pegawai Teknikal; dan
- Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih
dan penjimatan.
• Alat/ komponen tukar ganti yang dipasang kepada
aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B
KEW.PA-2
49. PINDAHAN
• Dilaksanakan antara Kementerian/ Jabatan bagi
aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal
tetapi tidak diperlukan kerana:
- Melebihi keperluan
- Tidak diperlukan selepas projek siap
- Obsolete/ obsolescent
50. PINDAHAN
• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
- Permohonan atau keperluan Kementerian/
Jabatan
- Tidak dikenakan apa-apa bayaran
- Kos pengendalian ditanggung oleh penerima
51. • Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
- Daftar aset diserah kepada Kementerian/
Jabatan penerima
- Aset yang diterima secara pindahan hendaklah
dilupus oleh Kementerian/ Jabatan
- Surat Akuan Penerimaan hendaklah
dikemukakan kepada Kuasa Melulus
PINDAHAN
52. HADIAH
Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah:
• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal
tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan; atau
• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai
bahan latihan atau pameran
53. HADIAH
Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:
• Antara Kementerian/ Jabatan Kerajaan bagi tujuan
latihan atau pemeran
• Dari Kementerian/ Jabatan Kerajaan kepada mana-mana
organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain
yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan
54. HADIAH
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
• Permohonan atau keperluan penerima
• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh
penerima
• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat
permohonan Kementerian/ Jabatan, organisasi, pertubuhan
sukarela atau badan-badan lain
55. HADIAH
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan
berasaskan:
• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan
kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Aset
(KEW.PA-19)
• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan
atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja
56. MUSNAH
Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi
aset yang tiada nilai jualan/ nilai sisa atau aset yang
berunsur keselamatan dengan cara:
• Ditanam
• Dibakar
• Dibuang
• Ditenggelam
57. MUSNAH
Langkah-langkah yang perlu diambil:
• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut, dll.
• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa
berkenaan
• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah
ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu
• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek
dan sebagainya
• Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) hendaklah
disediakan
59. PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat,
Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan
peraturan berkenaan
60. TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN
PELUPUSAN
•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/
Jabatan pada aset dipadamkan
•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya
pendaftaran kenderaan dibatalkan
•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli
kecuali pelupusan secara jualan sisa
•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus
dikecualikan daripada semua jenis cukai
63. TAFSIRAN KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi
dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana
alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian
pegawai awam.
68. KUASA MELULUS
PERBENDAHARAAN
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih
RM200,000 atau jumlah keseluruhannya lebih
RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus
kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan
yang melibatkan kecurian, penipuan dan
kecuaian pegawai awam
69. Kementerian
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang
RM200,000 atau jumlah keseluruhannya kurang
RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira
untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang
melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian
pegawai awam
Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)
KUASA MELULUS
KEMENTERIAN/ JABATAN
70. Jabatan
Peringkat Negeri:
Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000
atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000 bagi
semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali
kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan
kecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus: Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri
71. SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN
KAEDAH ALTERNATIF KEPADA
TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN
NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK)
YANG HILANG
5 FEBRUARI 2009
72. • Kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang
nilai semasanya tidak melebihi RM5,000 diberi pengecualian
daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik
mengikut nilai semasa tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
(i) Bayaran balik ini terhad untuk walkie talkie, kamera digital,
kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel
digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone;
(ii) Kuasa Melulus bayaran balik ialah Ketua Pengarah
Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian;
73. (iii) Nilai semasa bagi bayaran balik adalah berdasarkan kepada
nilai semasa berlaku kehilangan aset. Penentuan nilai ini
adalah berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh
pegawai yang mahir dalam nilaian aset tersebut dan
diperakukan oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan di
peringkat Jabatan atau Kementerian;
(iv) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan
hendaklah melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari
waktu kehilangan diketahui;
(v) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal (KEW.
PA-28) seperti mana yang ditetapkan dalam Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset
Alih Kerajaan;
74. (vi) Laporan Polis dan Laporan Awal hendaklah dikemukakan
kepada Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha
Kementerian untuk pertimbangan dan kelulusan
bayaran balik dan hapus kira. Sebelum meluluskan apa-apa
bayaran balik dan hapus kira pegawai yang diberi
kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang
disediakan oleh Ketua Jabatan;
(vii) Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan
dalam Kod Hasil 76106 (Denda Pegawai Awam);
75. (viii) Bayaran balik hendaklah direkod dalam Buku
Perkhidmatan pegawai berkenaan;
(ix) Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar
Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar lnventori (KEW.PA-
3); dan
(x) Selepas tindakan bayaran balik dan hapus kira selesai,
satu laporan hendaklah dikemukakan kepada
Perbendaharaan
77. • Sebagai memudahkan dan menambah baik lagi sistem
penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya dilaksanakan
perkara-perkara berikut:
(i) Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi
dan ICT dengan nilai semasanya tidak melebihi RM5,000 yang
belum diputuskan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib termasuk
kes-kes sebelum Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5
Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna pakai
kaedah bayaran balik;
(ii) tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang
pegawai atau beberapa orang pegawai yang
bertanggungjawabatas kehilangan itu sekiranya terdapat
unsur-unsur kecurian,penipuan atau kecuaian; dan
78. (iii)skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan untuk meliputi
semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000
kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti
senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan komponen
strategik atau aset yang digunakan atas maksud kepentingan
negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan
kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua
tindakan surcaj dan tatatertib.
79. URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab
sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
T
U
G
A
S
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang
Melalui DaftarHarta Modal (KEW.PA-2) dan
DaftarInventori KEW. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada
Ketua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis
kepada Pegawai Pengawal.
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat
menggunakan contoh format KEW.PA-29.
80. URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
T
U
G
A
S
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir(KEW.PA-30) daripada
Jawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhirbagi mendapat ulasan dan syor
daripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemakdan memastikan dokumen bagi permohonan
hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa
Melulus dalamtempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.
81. PROSES HAPUS KIRA
1. MELAPORKAN KEHILANGAN
(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan
dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas
kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan
berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari
waktu kehilangan diketahui.
82. 2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)
(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal.
Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan,
Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai
atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.
83. LAPORAN AWAL KEHILANGAN
ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-28)
Nyatakan:
1. Keterangan Aset Yang Hilang
(a) Jenis Aset :
(b) Jenama dan Model:
(c) Kuantiti:
(d) Tarikh Perolehan:
(e) Harga Perolehan Asal :
2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku
3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui
4. Cara bagaimana kehilangan berlaku
84. 5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/
mengguna aset yang hilang
6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab
ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.
7. Sama ada seorang pegawai telah ditahan kerja
8. No. Rujukan dan Laporan Polis
sambungan…
85. 9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku
10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.
11. Catatan:
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Cop Jabatan
sambungan…
86. (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku
hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari
bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana
kehilangan aset berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)
87. (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada
Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara,
Ketua Audit Negara dan wakil tempatan
Ketua Audit Negara.
2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)
88. (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
- Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
bukan daripada bahagian/unit yang sama;
- Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai
yang terlibat;
- Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih
kanan sebagai Pengerusi.
3. JAWATANKUASA PENYIASAT
89. (c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia,
Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai
dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat
dengan kehilangan itu di negara berkenaan
sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
3. JAWATANKUASA PENYIASAT
90. Kepada:
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)
KEW. PA-29
No. Rujukan Fail:)
Tarikh:
PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan……………………………………….(nama aset) di……………………………….Kementerian
/Jabatan /PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal …………………………………………….)
2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut
daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas
Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah
dikembalikan sebelum …………………………..(tarikh).
Tandatangan :…………………………………….
Nama Pegawai Pengawal :…………………………………….
Kementerian/Jabatan :……………………………………..
s.k. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
91. 4.TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PENYIASAT
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan
2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.
3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
92. 4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa
Penyiasat
5.Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA)
dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak
berulangnya kejadian kehilangan.
8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
93. (a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan
Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia
Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan
dari tarikh pelantikan.
Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh
dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan
Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.
5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)
94. LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-30)
Nyatakan:
1. Keterangan Aset Yang Hilang
(a) Jenis Aset :
(b) Jenama dan Model:
(c) Kuantiti:
(d) Tarikh Perolehan:
(e) Anggaran Nilai Semasa:
2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh Sebenar berlaku
(c) Tempat Kejadian
(d) Bagaimana kehilangan diketahui
(e) Bagaimana kehilangan berlaku
95. 3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima.
Jika ada, sila sertakan.
4. Nama pegawai yang:
(i) Secara langsung menjaga aset tersebut
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu
sambungan…
96. 5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:
(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan:
(ii) Tugasnya serta senarai tugas
(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan
peraturan atau arahan tertentu.
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya.
(Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.
sambungan…
97. 6. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan,
Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah
berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti.
Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
7. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah
berulangnya kejadian ini.
8. Rumusan Siasatan
sambungan…
98. 9. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak
dengan memberikan justifikasi.
Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : Ahli
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
sambungan…
99. 10. Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal
Syor:
Ulasan:
Tandatangan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop Kementerian :
sambungan…
100. (c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen
sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar
Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan
dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang
ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis
belum diperolehi.
sambungan…
101. (e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil
siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
sambungan…
102. (f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil
siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
mengarahkan siasatan semula.
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa
Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk
menjalankan siasatan.
sambungan…
103. (g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai
Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 2 bulan dari tarikh
Laporan Awal dikemukakan.
sambungan…
104. 6.Tindakan Kementerian/ Jabatan Selepas Kelulusan
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta
Modal atau Inventori.
(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa
Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset
(KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
105. (c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak
Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib
kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan.
sambungan…
106. KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KP(BPPA)300-15/2 Jld. 3 (29).bertarikh 6 Julai 2007
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.
Bil Jenis Aset No. Pendaftaran
1.
2.
Tandatangan Ketua Jabatan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Kementerian/Jabatan :
107. KEW. PA-32
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/ TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN : …………………….
KEMENTERIAN :…………………………………………………………
Bil
Ruj.
Kelulusan
Perbendah
araan
Kementerian/
Jabatan
Jenis
Aset
Punca
Kehilangan
Nilai
Perolehan
Asal (RM)
Nilai
Semasa
(RM)
Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib
Amaun
Surcaj
(RM)
Tarikh
Dikenakan
Jenis
Hukuman
Tarikh
Dikenakan
Tanda Tangan : …………………………………
(Pegawai Pengawal)
Nama :
Jawatan :
Kementerian/Jabatan :
108. KEW. PA-33
LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN : …………………….
Bil
Kementerian/
Jabatan
Keterangan
Aset
Alih
Tarikh
Hapus Kira
Kuantiti
Anggaran Nilai
Semasa
Sebab
Dihapus kira
Harga Asal
(RM)
Catatan
Seunit Jumlah
*Laporan ini mengandungi keseluruhan kes kehilangan yang berlaku pada tahun semasa samada yang telah
diluluskan atau masih dalam tindakan. Sila nyatakan di ruang Catatan jika ia merupakan kes yang melibatkan surcaj/ tatatertib.
Tanda Tangan : …………………………………
(Pegawai Pengawal)
Nama :
Jawatan :
Kementerian/Jabatan :
110. Terima AsetTerima Aset
Tentukan
Kumpulan Aset
Tentukan
Kumpulan Aset
Daftar AsetDaftar Aset
Kemaskini KEW.PA-4
atau KEW.PA-5
Kemaskini KEW.PA-4
atau KEW.PA-5
Cetak
KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
Cetak
KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
Cetak
Label Aset
Cetak
Label Aset
Kemaskini
KEW.PA-7
Kemaskini
KEW.PA-7
Tempatkan AsetTempatkan Aset
Simpan Daftar
Aset
Simpan Daftar
Aset
Terima Aset bersama punca
maklumat
Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis
aset)
Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal
(KEW.PA-2)
Inventori (KEW.PA-3)
Kemaskini senarai daftar aset
(Mengikut tahun semasa)
Cetak dan kemaskini KEW.PA-7
(Senarai aset mengikut lokasi)
Simpan kad untuk tujuan
kemaskini
Pengesahan
Pegawai
Pengesahan
Pegawai
Rekod
Pergerakan
Rekod
Pergerakan
Rekod
Penempatan
Rekod
Penempatan
Rekod
Pemeriksaan
Rekod
Pemeriksaan
Rekod
Penyelenggaraan
Rekod
Penyelenggaraan
Proses
Kehilangan
Proses
Kehilangan
Proses
Pelupusan
Proses
Pelupusan
KawalandanPemantauanSPA
Database
KESIMPULAN
112. Unit Perolehan dan Pengurusan Aset ,
Jabatan Pelajaran Perak
Jalan Tun Abdul Razak
30640 Ipoh Perak
No. Tel : 05-5015024/5028
No. Faks : 05-5270598
