UF0322 Apunts

Certificat de Professionalitat
Activitats de gestió administrativa
ADGx0x08
MF0233_2: OFIMÀTICA.
UF0322: Aplicacions informàtiques de
Bases de dades relacionals.
50 hores.
1. INTRODUCCIÓ I CONCEPTES
GENERALS DE L'APLICACIÓ DE BASE
DE DADES.
Aplicacions Informàtiques de Bases de Dades Relacionals.
Què és una base de dades.
• És un conjunt de dades referents a uns temes
determinats i organitzades per a un ús concret.
• Tenen una estructura coherent.
• Són accessibles des d'una aplicació o Sistema
Gestor de Base de Dades (DBMS).
• A través del DBMS es poden recuperar les
dades actualitzades pels usuaris sense afectar
ni l'estructura del conjunt ni les altres dades.
Formador: Antonio Carrasco 3
1-Conpetes generals
1
2
3

Tipus de bases de dades.
• Un Sistema Gestor de Bases de Dades
Relacionals (RDBMS) organitza les dades en
forma de taules.
• Les relacions entre dues taules s'aconsegueix
incloent en una de les taules que es volen
relacionar la clau principal de l’altre taula.
1-Conpetes generals
Microsoft Access 2010
• És una aplicació informàtica que constitueix
un Sistema Gestor de Base de Dades
Relacional (RDBMS).
• Les dades es troben emmagatzemades en
taules que estan relacionades entre elles.
• Està orientada per a ús personal i per a petites
empreses en un entorn multiusuari.
• El número d’usuaris simultanis recomanat està
al voltant d’un màxim de 25 (255 nominals).
1-Conpetes generals
Entrada i sortida de l'aplicació.
1-Conpetes generals
4
5
6

1-Conpetes generals
A diferència d’altres aplicacions ofimàtiques, el
primer pas per crear una nova base de dades és
anomenar-la i indicar la seva ubicació.
1
2
1-Conpetes generals
Tancar la base de dades activa i
romandre dins d’Access
Sortir d’Access
1-Conpetes generals
7
8
9

La finestra de l'aplicació.
1. Barra de títol.
2. Barra d’eines
d’accés ràpid.
3. Fitxa.
4. Franja d’opcions.
5. Comando.
6. Grup de
comandos.
7. Panel de
navegació.
8. Àrea de treball.
9. Obre un quadre de
diàleg de grup.
1
2
3
5
4
6
7 8
9
1-Conpetes generals
• Ajust automàtic de la franja d’opcions.
1-Conpetes generals
• Access ofereix fitxes addicionals segons
l’objecte que està seleccionat.
1-Conpetes generals
10
11
12

Quadre de diàleg estès
del grup de comandos
1-Conpetes generals
• L’aplicació consta de quatre elements bàsics:
–Taules
–Consultes
–Formularis
–Informes
Elements bàsics de la base de dades.
1-Conpetes generals
Taules.
• Són els objectes principals d’Access.
• Es poden crear en quantitat il·limitada.
• S’utilitzen per emmagatzemar les dades.
• Cada taula conté informació sobre un tema
particular de la base de dades.
• Tots els demés objectes es construeixen a
partir de les taules.
1-Conpetes generals
13
14
15

Vistes o consultes.
• Permeten obtenir informació d’una o més
taules.
• Hi ha diversos tipus de consultes:
– Consultes de selecció, per recuperar dades que
acompleixin determinades condicions o criteris
sense modificar les taules.
– Consultes d’acció, per modificar dades de les
taules que acompleixin determinats criteris.
– Consultes específiques de SQL, mitjançant
programació.
1-Conpetes generals
Formularis.
• S’utilitzen per oferir a l’usuari una interfície
ràpida i senzilla d’editar (introduir, modificar,
eliminar) les dades dels registres de taules i
consultes.
• Es basen en el nom dels camps de taules o en
els resultats de consultes.
• Permeten la cerca ràpida de dades i l’aplicació
de filtres i ordres per efectuar accions.
1-Conpetes generals
Informes o reports.
• El seu objectiu es presentar les dades d’una
taula o consulta per imprimir-los o visualitzar-
los en el monitor.
• Permeten afegir funcions per fer ordenacions i
agrupacions i pel càlcul de totals.
• També permeten crear etiquetes estàndard o
personalitzades.
1-Conpetes generals
16
17
18

Diferents maneres de crear una base
de dades: a partir d’una plantilla.
• El comando Nuevo del menú Archivo permet triar la
plantilla que es farà servir per crear una nova base de
dades.
• Plantilles disponibles:
– Plantilles on-line de l’Office.com
– Plantilles locals
• DESTACADA
• PERSONAL (plantilles pròpies)
1-Conpetes generals
de dades: a partir de zero.
• El comando Nuevo del menú Archivo permet
triar el comando Base de datos en blanco.
1-Conpetes generals
de dades: a partir de zero.
• Després de definir la ubicació i el nom de la
nova base de dades, Access mostra una taula
en blanc per poder començar a configurar-la.
1-Conpetes generals
19
20
21

Obrir una base de dades.
1. Fes clic a la
pestanya
Archivo.
2. Selecciona
l’opció Abrir.
3. Tria on s’ha
de cercar
l’arxiu desat.
4. Fes clic sobre
el nom de
l’arxiu per
obrir-lo.
1-Conpetes generals
Obrir una base de dades.
• Si la base de dades no ha estat creada per l’usuari o
prové d’una ubicació diferent de l’ordinador local, és
possible que aparegui el missatge
per tal de protegir l’equip de virus que poguessin
contenir les macros.
• Si es confia que l’arxiu és segur, el pas necessari per
continuar és fer clic sobre Habilitar contenido.
1-Conpetes generals
Desar una base de dades.
• En qualsevol moment es pot desar
l’arxiu fent clic sobre la icona del
disquet de la Barra de herramientas
de acceso rápido...
• ...o bé seleccionar l’opció Guardar
del menú Archivo.
1-Conpetes generals
22
23
24

• Es pot desar un objecte modificat
amb un altre nom (Guardar como):
1
2
3
1-Conpetes generals
• També es pot desar la base de
dades amb un altre format, un altre
nom i/o una altra ubicació.
1
2
3
1-Conpetes generals
Tancar una base de dades.
• El comando Cerrar tanca la base de
dades activa, però deixa oberta
l’aplicació Access.
• Si hi havia algun objecte obert al que
s'haguessin fet modificacions,
Access preguntarà si es volen desar
els canvis fets abans de tancar la
base de dades.
1-Conpetes generals
25
26
27

Còpia de seguretat.
• L’opció de còpia de seguretat afegeix una data al nom
de l’arxiu per mantenir un històric de les dades:
Archivo  Guardar como  Guardar base de datos como 
 Avanzadas  Realizar copia de seguridad de la BBDD
1-Conpetes generals
Eines de recuperació i manteniment.
• L’ús continu de la base de dades provoca que, amb el
temps, es degradi el contingut i augmenti el volum
de l’arxiu que es guarda al disc.
• Per reparar la base de dades s’utilitza l’opció
1-Conpetes generals
2. CREACIÓ I INSERCIÓ DE DADES
EN TAULES.
28
29
30

Concepte de registres i camps.
• Els registres formen les files d’una taula.
• Els registres es componen de diversos camps.
• Els camps formen les columnes d’una taula i
tenen una capçalera amb el nom del camp.
Camp
Registre
Dada
2-Taules
• Utilitzar els comandos del grup Tablas de la
fitxa Crear.
1. El comando Tabla en crea una per introduir dades
directament en la Vista Hoja de datos.
2. El comando Diseño de tabla crea una taula en
Vista Diseño per definir les propietats dels camps.
3. El comando Listas SharePoint permet sincronitzar
dades ubicades en llistes d’un lloc compartit.
Diferents maneres de crear taules.
2-Taules
Elements d'una taula.
• Al crear una nova taula en Vista Hoja de datos, l’aplicació
presenta per defecte els següents elements:
1. Nom provisional de la
taula (fins que no es desi).
2. Nom del camp que
identifica els registres
(Id) auto-incremental.
3. Camp proposat per afegir
i definir (fent-hi clic).
4. Registre nou (Nuevo) on
s’introduiran les dades
del primer registre.
1
2
3
4
2-Taules
31
32
33

Elements d'una taula.
1. Nom de la taula.
2. Camp actiu.
3. Barra de cerca.
4. Anar al 1er registre.
5. Anar al registre previ.
6. Registre actiu.
7. Anar al següent registre.
8. Anar al darrer registre.
9. Crear un registre nou.
10. Indicador d’aplicació de filtre.
11. Cercar una dada a la taula.
12. Darrer registre.
13. Noms dels camps.
14. Control per tancar la taula.
1
2
3
4
5 6
7
8
9
11
10
12
13
14
2-Taules
Propietats dels camps.
1. Relació de camps.
2. Tipus de dades dels
camps.
3. Selector del tipus de
dada del camp.
4. Descripció dels camps
(opcional).
5. Conjunt de propietats
del camp seleccionat.
6. Ajuda relativa al valor
opcional de la
propietat
seleccionada.
7. Control per tancar la
taula.
8. Indicador de camp
amb clau principal.
1 2
3
4 7
8
6
5
3
2-Taules
Introducció de dades en la taula.
• Des de la Vista Hoja de datos, el procediment és:
1. Crear tots els camps amb el seu nom i el tipus de
dades del camp.
I. Clic sobre Haga clic para agregar.
II. Triar el tipus de dada i polsar [Enter].
III. Escriure el nom del camp i polsar [Enter].
IV. Continuar amb el següent camp fins definir-los tots i
polsar la fletxa de direcció cap a la dreta [] per
començar a introduir dades.
2. Introduir les dades com es faria a una taula de Word.
2-Taules
34
35
36

Moviments pels camps i
registres d'una taula.
• Per desplaçar-se sobre les dades es poden
utilitzar les tecles de direcció ( ↑ → ↓ ← ).
• El camp seleccionat d’un determinat registre
apareix marcat amb la dada que conté en
mode invers (blanc sobre ombrejat fosc).
• Per desplaçar-se o cercar un registre es pot
utilitzar la barra de cerca:
2-Taules
Eliminació de registres d'una taula.
• Obrir la taula i col·locar el punter sobre el requadre de
l’esquerra del registre a eliminar.
• Polsar la tecla [Supr] o bé...
1Clic dret
2-Taules
2Clic esquerre
Modificació de registres d'una taula.
a) Obrir la taula
b) Cercar el registre
c) Seleccionar el camp a modificar amb el
punter o
d) Utilitzar les tecles de direcció per accedir a
l’interior del camp a modificar.
2-Taules
37
38
39

Còpia i moviment de dades.
• Seleccionar la dada i utilitzar:
a) El Menú contextual.
b) El Portapapeles (porta-retalls).
c) Les combinacions de tecles:
 Copiar: [Ctrl] + C
 Retallar: [Ctrl] + X
 Enganxar: [Ctrl] + V
• Moure una selecció és la combinació de
retallar més enganxar.
2-Taules
Cerca i substitució de dades.
• Obrir la taula i utilitzar els comandos del grup Buscar
de la fitxa Inicio.
2-Taules
Creació de filtres.
• Seleccionar el camp i, a partir del grup de
comandos ‘Ordenar y filtrar’,
2-Taules
40
41
42

Ordenació alfabètica de camps.
• Activar la fletxa del camp i
triar el tipus d’ordenació:
– Alfabètic (A a Z)
– Alfabètic invers (Z a A)
• Si el camp es de data:
– Cronològic (A a Z)
– Cronològic invers (Z a A)
• Si el camp és numèric (o
moneda):
– De menor a major (A a Z)
– De major a menor (Z a A)
2-Taules
Formats d'una taula.
• Access té un conjunt limitat de formats per
aplicar a les taules i al text que aquestes
contenen.
• Els formats són accessibles des de la fitxa
Inicio:
2-Taules
Creació d'índexs en camps.
• Un índex emmagatzema la ubicació
de registres basant-se en el camp o
camps que es vulguin incloure en
l’índex.
• Els índexs acceleren les cerques i
consultes, però el seu ús pot alentir
el rendiment en el moment d’afegir
o actualitzar dades.
2-Taules
43
44
45

Creació d'índexs en camps.
És convenient definir índexs sobre els camps de les
taules en els següents supòsits:
• Si es preveu que s’emmagatzemaran molts valors
diferents dins el camp.
• Si es preveu que s’anirà a cercar valors que s’han
emmagatzemat en el camp.
• Si es preveu que s’ordenaran els valors del camp.
• Si el tipus de dada del camp és:
– Text curt, Text llarg, Número, Data/hora, Autonumèric,
Moneda, Sí/No o Enllaç (URL).
2-Taules
3. REALITZACIÓ DE CANVIS EN
L'ESTRUCTURA DE TAULES I CREACIÓ
DE RELACIONS.
Modificació del disseny d'una taula.
• Per canviar l’estructura d’una taula s’ha de fer des de
la Vista Diseño.
Vista Hoja
de datos
Vista
Diseño
3-Relacions entre taules
46
47
48

Formats d'una taula.
• Access té un format predeterminat de camp per cada
tipus de dada (text, número, moneda, etc.).
• S’haurà de canviar el format (en Propiedades del
campo) només si es desitja modificar el disseny de la
presentació del Tipo de datos predeterminada.
• Tipus de
dades:
Canvi del nom d'una taula.
• La taula ha d’estar tancada.
• Seleccionar amb el botó dret del ratolí la taula
de la relació d’objectes de l’esquerra.
• Triar l’opció del menú contextual.
Eliminació d'una taula.
• La taula ha d’estar tancada.
• Seleccionar la taula de la relació d’objectes del
Panel de Navegació i:
a) Tecla [Supr] Suprimir
b) Inicio  Registros  Eliminar
c) Menú contextual  Eliminar
49
50
51

Còpia d'una taula.
• És possible obtenir una còpia [Ctrl] + C a partir
d’una taula:
– Una rèplica exacta amb totes les dades (Estructura
y datos).
– Només de l’estructura de la taula amb les
definicions dels camps (Estructura solamente).
– El quadre de diàleg següent apareix a l’enganxar:
• [Ctrl] + V 
Exportació d’una taula.
• Access ofereix diverses destinacions
d’exportació de les taules i/o les seves dades.
• Seleccionar la taula per Exportar i triar l’opció
adequada des de la fitxa Datos externos.
Exportació a un full Excel
52
53
54

Exportació a un arxiu de text
Exportació per combinar amb Word
Exportació a un document Word
55
56
57

• Access permet incorporar dades a la base de
dades oberta des d’altres aplicacions.
• Seleccionar l'origen de les dades i, si escau, la
taula on han d’inserir-se les dades que
s’importin.
Importació de taules.
Des d’un full Excel
Des d’un arxiu de text
• Access permet la importació de arxius de text amb
format:
– TXT: arxius amb text ‘pla’ (sense format)
– CSV: arxius amb dades separades per comes.
– TAB: arxius amb dades separades per tabulacions.
– ASC: arxius amb dades amb caràcters ASCII
• En qualsevol cas, Access farà una primera
aproximació per assignar la estructura d’una nova
taula o adaptar les dades a una taula existent i
presentarà una vista prèvia de les dades.
58
59
60

• Si es volen importar dades des d’un document de
Word, s’haurà de fer amb un pas intermedi:
– Desar les dades amb un arxiu de text ‘pla’ o amb les
dades separades per comes o tabulacions.
– Utilitzar el mètode anterior per importar dades.
Des d’un arxiu de Word
Creació de relacions entre taules.
• La potència de les sistemes gestors de bases de
dades relacionals (SGBDR) es fonamenten en les
relacions que es poden establir entre les taules que
la componen.
• Per aprofitar aquesta potència s’ha de seguir el
procediment d’identificar totes les dades d’un
registre a partir de una dada representativa.
– Per exemple, totes les dades d’una empresa a partir del
seu C.I.F. (Nom de l’empresa, Direcció postal, Telèfon, etc.)
Concepte del camp clau principal.
• La clau principal s'assigna a un camp i té un valor
únic per a cada fila (registre) d’una taula d’Access.
• Identifica inequívocament un registre de la taula
(no poden haver dos valors de la clau iguals).
• Pot estar composta per un camp o més.
61
62
63

La clau externa
• És el camp d’una taula (B) que té el mateix
valor que la clau principal d’una altra taula (A).
• S’identifica (o s’afegeix si cal) una clau externa
(un camp) en una taula (B) per poder establir
relacions entre les dues taules (A i B).
Clau externa
Clau principal Clau principal
Relació
Tipus de relacions entre taules.
• Tres tipus de possibles relacions entre taules:
a) Un a un (1  1):
• Relacions on les taules relacionades tenen ambdues
una clau principal coincident.
• Cada registre d'una de les taules ha de coincidir amb un
sol registre de l'altra taula.
b) Un a diversos (1  n):
• Relacions on per a cada un dels registres de la taula que
conté la clau principal hi poden haver diversos registres
de la taula que conté la clau externa.
• Són les més habituals.
64
65
66

c) Diversos a diversos (n  n):
• Relacions on per a cada registre d'una taula hi poden
haver diversos registres relacionats a l'altra taula i a
l'inrevés. Cal crear una taula intermèdia.
Taula
intermèdia
La integritat referencial
• És un sistema de regles que utilitza Access per
assegurar que les relacions entre registres de
dues taules relacionades siguin vàlids i que no
s’esborrin o canviïn de forma accidental.
4. CREACIÓ, MODIFICACIÓ I ELIMINACIÓ
DE VISTES O CONSULTES.
67
68
69

Consultes o vistes
• Són els objectes de les bases de dades que permeten
extreure la informació d’una o de diverses taules que
estan relacionades.
• Es poden utilitzar amb tres finalitats:
a) Mostrar dades: consultes de selecció (Seleccionar).
b) Modificar dades en consultes d’acció:
 Consultes d’actualització (Actualizar).
 Consultes de creació de taula (Crear tabla).
 Consultes de dades afegides (Anexar).
 Consultes d’eliminació (Eliminar).
c) Agrupar dades: consultes de resums ( ∑ Totales).
4-Consultes
Consultes de selecció.
• Tenen la finalitat de mostrar les dades d’una o
més taules que compleixin uns criteris
determinats.
• El resultat de la consulta és una taula virtual
que es crea de nou cada cop que s’executa la
consulta amb les dades actualitzades.
• També es poden crear consultes sobre els
resultats d’altres consultes.
4-Consultes
Consultes d’actualització.
• S’utilitzen per modificar els camps d’aquells
registres d’una taula que compleixen una
determinada condició, amb un valor comú.
• Per executar la consulta s’ha polsar Ejecutar.
• El valor amb el què s’actualitza un camp pot
ser fixe o bé pot ser el resultat d’una expressió
o fórmula que efectuï un càlcul amb valors
dels camps previs del registre.
4-Consultes
70
71
72

Consultes de creació de taula.
• Les dades que recuperen aquestes consultes
queden registrats en una nova taula.
• S’ha de definir el nom de la nova taula quan es
dissenya la consulta.
• Cada cop que s’executa es crea la taula i, si ja
existeix, es sobreescriu després de confirmar.
• S’utilitzen com taules temporals per elaborar
informes puntuals que després s’eliminen.
4-Consultes
Consultes de dades afegides.
• Són similars a les consultes de creació de
taula, però el resultat té com a destinació una
taula que ja existeix.
• S’ha d’identificar els camps que recolliran les
dades que es volen afegir.
• Els nous registres s’afegiran al final de la taula
de destinació.
• Els valors del camps a afegir poden ser fixes o
calculats.
4-Consultes
Consultes d’eliminació.
• Aquestes consultes s’utilitzen per esborrar els
registres d’una taula que compleixin una
determinada condició.
• Si no s’inclou un criteri o condició a una
consulta d’eliminació s’eliminaran tots els
registres de la taula quan s’executi la consulta.
• Els registres eliminats no es poden recuperar.
4-Consultes
73
74
75

Consultes de resums.
• Permeten agrupar el resultat d’una consulta
pel valor d’un o diversos camps.
• També permeten utilitzar funcions com la
Suma o fer servir expressions per calcular el
valor resultant total dels registres amb els
camps que s’han agrupat.
4-Consultes
Creació de consultes.
• L’Asistente para consultas permet crear quatre
tipus addicionals de consultes que poden ser
d’utilitat.
4-Consultes
• Des de la fitxa Crear, triar fer-ho amb Diseño
de consulta o amb l’Asistente para consultas.
• L’opció Diseño de consulta obre el quadre
que permet seleccionar les taules i/o
consultes, que han de formar part del disseny
de la nova consulta, i el tipus de consulta.
4-Consultes
76
77
78

• Es poden recuperar
dades d’una o més
taules relacionades.
• Les taules i les seves
relacions es mostren
junt amb la graella de
selecció de camps i
registres.
4-Consultes
• La graella de selecció incorpora a la Consulta
de selecció els camps de les taules dels quals
ens interessa recuperar les dades.
– A l’exemple, s’efectua una consulta que mostra el
nom i cognoms dels alumnes que fan el curs de
Word (Campo: Nombre Curso; Criterios: ″Word″).
Selecció de registres de taules.
4-Consultes
Graella de selecció
Modificació de registres.
• La modificació dels registres (dades de les
taules)s’efectua a través de les consultes
d’acció.
• Per iniciar el procés:
1. Seleccionar la taula o consulta origen de la qual
s’obtindran els registres per efectuar l’acció.
2. Triar el tipus de consulta d’acció: Crear tabla,
Anexar, Actualizar o Eliminar.
• Per finalitzar el procés des de Diseño de la
consulta la consulta d’acció s’ha d’executar.
4-Consultes
79
80
81

• A partir del disseny d’una nova consulta, en una
consulta per Crear tabla, s’haurà de definir el
Nombre de la tabla que es vol crear...
... i incloure el(s) criteri(s) que seleccionaran els
registres de què constarà la nova taula.
Consultes d’acció: Crear taules.
Origen Destinació
4-Consultes
• Per afegir registres des d’una taula d’origen a una
de destinació, al seleccionar Anexar s’ha
d’introduir el nom de la taula de destinació a la
què s’afegiran nous registres...
... i els camps de destinació de les dades.
Consultes d’acció: Annexar dades.
Origen Destinació
4-Consultes
• En una consulta per actualitzar (Actualizar)
dades, s’ha d’incloure a la graella el nom de la
taula i dels camps que s’han d’actualitzar junt
amb el nou valor o l’expressió que el calculi.
– Per exemple, la consulta següent augmentarà en 5 el
número d’Horas dels cursos d’Internet:
Consultes d’acció: Actualitzar dades.
Origen Destinació
4-Consultes
82
83
84

• El tipus de consulta Eliminar suprimirà els
registres d’una taula que coincideixin amb el
criteri que s’especifiqui.
– A l’exemple, s’eliminaran tots els registres de la taula
Nuevos cursos on el text del camp Nivel coincideixi
(criteri) amb el text Avanzado:
Consultes d’acció: Eliminar dades.
Origen Destinació
4-Consultes
• Per agrupar registres i operar numèricament amb
els seus camps s’utilitza la línia Total que es pot
afegir a la graella de selecció des del grup
Mostrar u ocultar de la fitxa Diseño (∑ Totales).
– A l’exemple, la consulta compta els Alumnes que viuen
en els diferents CP (la consulta Agrupa els CP).
Agrupar i obtenir totals.
4-Consultes
Desament d'una consulta.
Un cop dissenyada una consulta es pot desar:
a) Obrir el menú contextual de la pestanya de la
consulta, seleccionar Guardar i després
anomenar-la.
b) Tancar la finestra i anomenar-la.
a) b)
4-Consultes
85
86
87

• Les consultes de selecció s’executen, un cop
desades, fent doble clic al panel de navegació.
• En Vista Diseño, és possible visualitzar la
informació sobre la que s’executarà una
consulta d’acció fent clic sobre VerResultados.
• Les consultes d’acció s’executen:
– En Vista Diseño fent clic sobre Ejecutar.
– Des del panel de navegació, fent doble clic
sobre la consulta d’acció seleccionada.
Execució d'una consulta.
4-Consultes
Impressió de resultats de la consulta.
• Per obtenir una vista prèvia del resultat d’una
Consulta de selecció, seleccionar la consulta i:
Archivo  Imprimir  Vista preliminar
• Utilitzar les eines de configuració abans de
seleccionar Imprimir.
4-Consultes
Modificació dels criteris de consulta (I).
• Per modificar els criteris de selecció cal entrar en
Vista Diseño de la consulta.
• Obrir el menú contextual de l’objecte que es
mostra al panel de navegació i seleccionar l’opció
Vista Diseño per mostrar la graella de selecció:
4-Consultes
88
89
90

Modificació dels criteris de consulta (II).
• També es pot afegir un paràmetre (o criteri
variable) que s’haurà de definir a l'executar-se la
consulta: el resultat és una consulta paramètrica.
4-Consultes
• Per eliminar una consulta no pot estar
executant-se ni estar oberta en Vista Diseño.
• Es pot eliminar:
a) Des de la fitxa Inicio  Registros  Eliminar.
b) Obrint el menú contextual de l’objecte situat al
panel de navegació i seleccionant l’opció Eliminar.
Eliminació d'una consulta.
4-Consultes
5. CREACIÓ DE FORMULARIS PER INTRODUIR
I MOSTRAR REGISTRES DE LES TAULES
RESULTATS DE CONSULTES.
91
92
93

Formularis.
• Presenten al monitor
les dades que estan
emmagatzemades a
les taules de manera
estètica i eficaç.
• Faciliten la inserció
de registres i la
modificació de les
dades dels camps.
5-Formularis
Creació de formularis.
Per crear formularis seguir els passos:
1. Seleccionar la taula o consulta que conté els
camps que tindrà el formulari i
2. Accedir a la fitxa Crear i, dins el grup
Formularios, seleccionar algun dels següents
procediments:
5-Formularis
• Formulario genera automàticament un
formulari basat en tots els camps de la taula o
consulta seleccionada i el presenta en pantalla
amb Vista Presentación.
• Asistente para formularios és similar a
l’anterior però permet triar els camps que
mostrarà el formulari.
• Más formularios permet seleccionar diversos
tipus de disposició dels camps per generar un
formulari que es mostra en Vista Presentación.
5-Formularis
94
95
96

Creació d’un formulari amb l’assistent.
a) Seleccionar la taula o la consulta en el quadre
i seleccionar els camps que ha d’incloure.
5-Formularis
b) Seleccionar la distribució dels camps:
- Tabular
- En columnes
- Justificado - Hoja de datos
5-Formularis
c) Anomenar el nou formulari i obrir-lo...
... o modificar-lo en Vista Diseño.
5-Formularis
97
98
99

• Hi ha tres formes de visualitzar un formulari:
– Vista Formulario presenta el formulari amb dades.
– Vista Presentación mostra el formulari amb dades
semi-finalitzat per acabar de personalitzar. Té un
conjunt d’eines propi a la cinta d’opcions.
– Vista Diseño mostra el formulari amb els camps
sense dades i permet modificar la posició i totes
les propietats dels elements que componen el
formulari. Té un conjunt d’eines propi a la cinta
d’opcions.
5-Formularis
Personalització de formularis.
• La Vista Presentación disposa els camps de forma
agrupada i permet aplicar formats i estils al
conjunt d’elements del formulari.
5-Formularis
Personalització de formularis.
• Amb Vista Presentación es pot fer un seguit de
canvis ràpids com són:
– Canviar la mida de tots els camps o etiquetes de
camp (nom del camp) actuant sobre un de sol.
– Canviar el format de text d’una etiqueta de camp.
– Canviar el format de diverses etiquetes
seleccionades amb el ratolí i la tecla [Ctrl].
• Hi ha modificacions que no es poden fer en
aquesta vista i s’ha d’entrar a Vista Diseño.
5-Formularis
100
101
102

Creació de subformularis.
• Un subformulari és un formulari contingut en
una altre formulari principal, del qual depèn.
• Tenen la seva utilitat quan es mostren dades
de taules que guarden relació 1n.
• El formulari principal mostra únicament un
registre mentre que el subformulari visualitza
els registres que estan relacionats amb el
formulari principal.
5-Formularis
a) Per crear-ne un, seleccionar una de les taules
que conté registres que s’hi desitja incloure,
iniciar el procés amb l’Asistente para formularios
i seleccionar els registres.
5-Formularis
b) Seleccionar la segona taula, al mateix quadre de
diàleg, i fer l’operació de selecció de registres.
c) Seguir el procés i seleccionar l’opció adient:
5-Formularis
103
104
105

d) Seguir el procés per triar el tipus de formulari
per al subformulari (tabular o hoja de datos).
5-Formularis
Formulari
Subformulari
Emmagatzematge de formularis.
• Un cop creat i finalitzada la personalització del
formulari:
– S’ha d’anomenar el nou objecte formulari.
– El formulari s’incorpora als elements de la base de
dades que es presenten al panel de navegació.
• Per presentar de nou el formulari només cal
fer doble clic sobre l’objecte del panel de
navegació.
5-Formularis
Modificació de formularis.
• La Vista Diseño permet entrar a modificar les
propietats de cada un dels elements de què es
compon un formulari i la seva posició.
• Per entrar en Vista Diseño, obrir el menú
contextual de l’objecte situat al panel de
navegació i seleccionar l’opció corresponent.
• L’àrea de treball mostra una quadrícula amb
els camps inclosos i un panel lateral que
permet visualitzar i modificar les propietats.
5-Formularis
106
107
108

Eliminació de formularis.
• Per poder eliminar un formulari, el formulari ha
d’estar tancat.
• El formulari s’eliminarà seleccionant-lo i:
– Premen la tecla [Supr].
– Des de la fitxa Inicio  Registros  Eliminar.
• També es pot eliminar obrint el menú contextual
de l’objecte situat al panel de navegació i
seleccionant l’opció Eliminar.
5-Formularis
Impressió de formularis.
• Seleccionar el formulari a imprimir en el panel
de navegació de l’esquerra i seleccionar...
Archivo  Imprimir  Vista Preliminar
per canviar les opcions d’impressió abans
d’obtenir una copia impresa dels registres que
pot mostrar el formulari.
5-Formularis
Inserció d'imatges i gràfics.
• És possible inserir imatges des d’arxius als què
es pugui accedir amb l’Explorador d’arxius.
• Obrir el formulari i seleccionar el comando
Imagen en el grup Controles de la pestanya
Diseño de la cinta d’opcions de Vista Diseño.
• Cercar la imatge que es vol inserir amb
l’Explorador.
• Traçar un àrea rectangular amb el
ratolí en el lloc on s’hagi d’inserir.
5-Formularis
109
110
111

6. CREACIÓ D'INFORMES REPORTS PER
A LA IMPRESSIÓ DE REGISTRES DE LES
TAULES RESULTATS DE CONSULTES.
• L’objectiu dels informes és obtenir el resultat final
d’agrupacions i ordenacions de les dades que són
a les taules o que s’han extret amb una consulta.
• La generació d’un informe fa que es presenti en
pantalla el resultat, en quatre vistes possibles:
– Vista Informes: presenta el resultat de l’informe.
– Vista preliminar: mostra tal com quedarà imprès.
– Vista Presentación: permet canviar la distribució.
– Vista Diseño: permet modificar totes les propietats.
Informes.
6-Informes
• Access ofereix a la pestanya Crear un conjunt
d’eines al grup Informes per poder crear-los:
a) Informe: Seleccionar la taula o consulta i, al fer clic
sobre el comando Informe, es mostra el resultat en
Vista Presentación de forma automàtica.
b) Diseño de informe i Informe en blanco: obren una
finestra per dissenyar un informe des de zero en
Vista Diseño i Vista Presentación, respectivament.
Creació d'informes senzills.
6-Informes
112
113
114

Assistent per fer informes.
• El procés per crear un informe amb l’assistent
comença per activar-lo i:
1. Seleccionar les taules i/o consultes que han de
servir per elaborar-lo.
2. Seleccionar els camps que ha d’incloure l’informe
6-Informes
3. Seleccionar un camp d’agrupació si es desitja que
l’informe els creï.
6-Informes
4. Establir els criteris d’ordenació dins les
agrupacions (si s’han definit)
6-Informes
115
116
117

5. Indicar l’orientació del paper i la distribució de
les dades segons tres estils d’agrupació...
...i indicar si s’ha de realitzar l’ajust per què
càpiguen totes las dades en una pàgina.
En pasos Bloque Esquema
6-Informes
6. Per finalitzar, indicar el nom del nou informe i si
es vol que, a continuació, s’obri en Vista Diseño
per acabar d’ajustar-lo.
6-Informes
Personalització d'informes.
• Des de les vistes Presentación i Diseño és
possible aplicar Temas seleccionant l'opció
corresponent a la pestanya Diseño de
qualssevol de les dues vistes.
• També permet afegir encapçalaments i peus
de pàgina a l’informe.
6-Informes
118
119
120

Creació de subinformes.
• Un subinforme és un informe que està dins un
informe principal.
• Les dades que mostra un subinforme
complementen les dades de l’informe principal.
• Les dades dels dos informes han d’estar
relacionades amb una relació definida a la base
de dades.
6-Informes
Creació de subinformes.
• Amb l’informe principal creat i obert en Vista
Diseño:
– Seleccionar el control Subformulario/Subinforme del
conjunt de Controles de la pestanya Diseño.
– S’inicia un assistent que permet seleccionar la taula o
consulta relacionada amb les dades de l’informe
principal.
– Seleccionar els camps que ha d’incloure el subinforme.
– Definir el camp vinculat entre els dos formularis.
– Anomenar el subinforme per emmagatzemar-ho.
6-Informes
Emmagatzematge d'informes.
• Per desar un informe creat:
a) Obrir el menú contextual de la pestanya de
l’informe a l’àrea de treball i seleccionar Guardar.
b) Fer clic sobre el comando Guardar de la base de
dades (disquet de la Barra d’eines d'accés ràpid).
c) Utilitzar la combinació de teclat Ctrl+G.
• Els informes es generen cada cop que
s’executa l’objecte del panel de navegació.
6-Informes
121
122
123

Modificació d'informes.
Eines de disseny per donar acabat als informes:
6-Informes
Eliminació d'informes.
• Per eliminar un informe, ha d’estar tancat i es
poden seguir tres mètodes:
a) Obrir el menú contextual de l’informe situat al
panel de navegació i seleccionar Eliminar.
b) Seleccionar l’informe del panel de navegació i
prémer la tecla [Supr].
c) Seleccionar l’informe del panel de navegació i fer
clic sobre:
Inicio  Registros  Eliminar
6-Informes
Impressió d'informes.
• Per realitzar la impressió:
a) Obrir el menú contextual de l’informe del panel
lateral i seleccionar l’opció adequada.
b) Seleccionar l’objecte del panel lateral i
Archivo  Imprimir  Vista preliminar
c) Des de l’informe obert, seleccionar Vista
preliminar des de la part dreta de la barra
d’estat.
d) Seleccionar impressió ràpida des de la barra
d’eines d’accés ràpid.
6-Informes
124
125
126

Inserció d'imatges i gràfics.
• A l’igual que els formularis, els informes poden
incorporar imatges inserides des d’arxius.
• La vista més convenient per inserir imatges és la
Vista Diseño:
1. Obrir el formulari en Vista Diseño.
2. Des del grup Controles de la pestanya Diseño fer clic a
Insertar imagen i triar una amb l’explorador.
3. Senyalar la ubicació de la imatge obrint
un rectangle amb el ratolí sobre l’àrea de l’informe.
6-Informes
Aplicació de canvis amb Word.
• Per aplicar formats a un informe que Access
no permet donar, es poden exportar els
resultats a un document Word (format RTF).
Datos externos  Exportar  Más  Word
• Els informes s’exporten amb dades tabulades i
sense imatges.
6-Informes
Formador: Antonio Carrasco
Aplicacions informàtiques de
Bases de dades relacionals
127
128
129

UF0322 Apunts

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (12)

Similar to UF0322 Apunts

Similar to UF0322 Apunts (20)

More from Antonio Carrasco Vidal

More from Antonio Carrasco Vidal (8)

UF0322 Apunts