1. Collectiemanagement InformatierondeBibnet als aankoopcentrale voor veelgevraagde collectie 30 april 2010

2. PROGRAMMA Intro | Doel | Aanleiding Meest ontleend in Vlaanderen Verhaal van de collectioneur Rendement veelgevraagde collectie Offertevraag | Bibnet aankoopcentrale Informele discussie in functie van selecteren, verwerken & etiket

3. Doelstelling kader Informele voorbereiding voor offertevraag voor Vlaamse Snelcollectie* volwassenen. Bibnet treedt daarmee op als sectorale aankoopcentrale voor één specifiek collectieperceel met extra dienstverlening inzake bestellen, verwerking en levering Bibliotheken vrij om gedurende raamovereenkomst in te tekenen volgens gewenste periode Bibliotheken vrij van overheidsopdracht voor dit collectieperceel. * In praktijk ook ‘Sprintercollectie’ genoemd

4. Doelstelling inhoud . Bibnet als aankoopcentrale zorgt daarmee voor: Eerste Vlaamse standing order mét keuzemogelijkheid van titels voor openbare bibliotheken voor veel gevraagde volwassenencollectie fictie en deels non fictie optimale individuele selectiemogelijkheid bij voorafbestelling levering kastklaar één week na publicatie Van januari 2011 tot december 2013

5. Bibliotheken rond de tafel Aanwezig Antwerpen Gent Brussel Hasselt Genk Kortrijk Sint-Niklaas Turnhout Zaventem Elsene Geel verontschuldigd Puurs Lier Leuven Mol Sint-Gillis-Waas

7. kopen zelf aan en maken kastklaar

8. op drie dagen kastklaar in rekkenKortingen voor reguliere aankoop van 17% tot 29% Waarom hier aanwezig? “Ik wil met Sprintercollectie beginnen en kom voor informatie/inspiratie” “Ik ben overtuigd en ik doe mee” “Het is belangrijk dat we duidelijk omschrijven wàt we willen, zodat leveranciers de kwaliteit bieden die we wensen” “Er gebeurt eens wat.” Regelmatig gehoordOok om in te zetten voor aanschaf reguliere collectiezónderspeciale uitleenvoorwaarden

9. Initiatief om uit te besteden komt vanuit sector Initiatief van Turnhout Pilootproject met 5 Vlaamse bibliotheken Gelanceerd in 2009 Ondersteuning van provincies Antwerpen en Limburg Eind 2009  50 bibliotheken maken via leverancier Medio Europe van dienst ‘Vlaamse Sprinter’ Bestaand concept Leverancier stelt op jaarbasis beperkt aanbod samen dat verwacht wordt ‘populair’ te zijn of worden. Bibliotheek selecteert minimum % van de titels uit dat aanbod. Boeken kastklaar geleverd week na publicatie

10. Naar sectorale aanpak Bibnet wil bestaande succesvolle uitbestede collectiedienst optimaliseren en vlot beschikbaar maken voor alle Vlaamse bibliotheken. Stapsgewijs naar centrale ondersteuning voor lokale collectievorming met maximale sectorale kwaliteitsbewaking en aandacht voor diversiteit aan behoeften bij bibliotheken Aanschaf lokale basiscollectie via geautomatiseerde collectiecyclus. De beoogde collectiedienst gaat van (laten) selecteren tot kastklaar leveren

11. Wàt is veelgevraagd*?cijfers 2009 voor 120 bibliotheken in provincies & VGC Top 20 auteurs fictie *Met veelgevraagd wordt hier bedoeld: meest ontleend.

12. voor 120 bibliotheken in provincies en VGC Pieter Aspe absolute top met 13 titels

13. top 20 per provincie verschillen auteurs en variatie groep 120 versus lokaal (niet tot groep 120)

14. Accenten per provincie

15. Meest gevraagd non fictie voor 63 bibliotheken in provincies Antwerpen, Oost-Vlaanderen & Vl. Brabant3 meest ontleende titels

16. Top 20 per provincie voor 63 bibliotheken

17. Top 50 non fictie voor 63 bibliotheken in 3 provincies Grote variatie aan titels

18. Eten en drinken Rijbewijs Lifestyle (mode & afslanken) Landen & Reizen Sexualiteit Wonen BV’sEsoterie Guinness book of records Autobiografie Informatica

19. Collectioneurs Diverse concepten uit praktijk om veelgevraagde collecties samen te stellen en uit te lenen

20. SPRINTER 1 week € 0,50 1 week € 0,50 Sprinters in de HOB Gestart in 2005 tijdens de bibliotheekweek Waarom? onzeklantenwildensnellerpopulairetitelskunnenuitlenen (onderzoek VCOB) Aanbod: zo’n 50 à 60 titels Budget: € 8500, waarvanongev. 60% wordtgerecupereerd Uitleen: € 0,5 ; 1 week Wekelijkseinterne sprintermeeting: bronnenwordengeraadpleegd, voorstellenwordenbekeken op hun ‘sprintergehalte’, onrendabele sprinters wordenafgevoerd. Goedeafspraken met de boekhandel, snelle levering Record aanmakenenkelvooruitleen, minimaleverwerking

21. Kortrijk• Sprinter? Klanten bepalen: vanaf 2 reservaties.• Aantal exemplaren? • Principe: verscheidenheid, dus één exemplaar per boek. • Vanaf een 3e reservatie één exmplaar extra in collectie [max. 3 exemplaren]. • Merk op: in elk der 10 buurtbibliotheken ook één exemplaar. • Conclusie: min. 11, max. 13 exemplaren.• Sprinters enkel in de centrale bibliotheek.• Bij élke uitlening wordt flyermeegegeven meegegeven. accent ligt niet op snel na publicatie, maar op wat klanten aangeven als

23. 5 exemplaren per titel enkel in hoofdbibliotheek (1 week ontlenen)

24. waarvan minstens 1 exemplaar in gewone uitleen (4 weken)Alle filialen krijgen één exemplaar even snel in de reguliere collectie

25. Rendement van veelgevraagde collecties? Hoge uitleencijfers betekenen niet noodzakelijk het succes van de collectie. Indicatie bij veelgevraagde collecties op basis van aanwezigheidspercentage en uitleenfrequentie

26. AanwezigheidspercentageVlaanderen Hoeveelheid collectie (%) dat klant aantreft tijdens bezoek.75% permanente aanwezigheid van de collectie is een te benaderen globale richtlijn opdat de klant voldoende aanbod zou hebben. Het gemiddelde aanwezigheidspercentage voor Vlaanderen is 82% Met een aanwezigheid van 65% blijft de tevredenheid quasi even groot. Minder dan helft van de collectie aanwezig, is te vermijden. 76% tevredenheid collectieaanbod 74% tevredenheid collectieaanbod

27. Aanwezigheidspercentageveelgevraagd Aangezien het om veelgebruikte collectie gaat, is het logisch dat deze in mindere mate op de plank staat, of aanwezig is. Het aanwezigheidspercentage voor veelgevraagde collecties in Vlaanderen ligt binnen de bevraagde groep 120 bibliotheken steevast onder 50% indien de reguliere uitleentermijn van toepassing is. Onderstaande grafiek toont met de kortste staven een reëel aanwezigheidspercentage van minder dan 30% bij de meest ontleende titels fictie in een grootstedelijke bibliotheek met reguliere uitleentermijn (1 x per maand). De langste staven geven ter indicatie aan wat potentieel het aanwezigheidspercentage – of permanent keuzeaanbod - zou zijn indien deze collectie op wekelijkse basis zou ontleend worden.

28. Pieter Asperegulier 120 bibs Lange staven = potentieel aanwezigheidspercentage wekelijkse uitleentermijn Korte staven = reëel aanwezigheidspercentage maandelijkse (reguliere) uitleentermijn

29. 5 meest ontleende fictiecentrumbib 5 toptitels met 5 exemplaren per titel in centrumbibliotheek aan reguliere uitleentermijn van een maand. Aangezien deze collectie quasi permanent ontleend is, treft de bezoeker op jaarbasis gemiddeld minder dan 10% van deze toptitels aan op de plank. Potentieel aanwezigheidspercentage indien toptitels wekelijks ontleend zouden worden

30. Aanbod bij wekelijkse uitleentermijn Aanwezigheidspercentage van +80% in grootstedelijke bibliotheek van populaire collectie met wekelijkse uitleentermijn (sprinter). . Indien deze collectie maandelijks ontleend zou worden, biedt dat een beduidend lager aanwezigheidspotentieel

31. uitleenfrequentie Uitleenfrequentie of gebruikscoëfficiënt (BIOS) = uitleningen/bezit Of aantal keer per jaar dat een exemplaar ontleend wordt. indien elk exemplaar in reguliere collectie één maal per maand ontleend wordt, is de maximale uitleenfrequentie 12. Vlaams gemiddelde uitleenfrequentie is 2.18

32. Aantal exemplaren Meest ontleende collectie Fictie Gemiddeld 3.45 exemplaren in bezit per bibliotheek (op 120 bibliotheken) Meest ontleende collectie Non Fictie Gemiddeld 1.41 exemplaren in bezit per bibliotheek (op 63 bibliotheken)

33. Aankoopcentrale Bibnet voert procedure Sectorale raamovereenkomst voor periode van 3 jaar In werking vanaf januari 2011 Eender welke bibliotheek kan vanaf dan gedurende 3 jaar, of kortere periodeintekenen voor bedrag en aantallen naar keuze, zonder zelf aankoopprocedure te voeren.

34. Offertevraagprijs én kwaliteit Beoordeling Preventiefbewijs leveren voor realiseren gelijkaardige dienst niet afhankelijk zijn van één bepaalde klant Prijs boekenprijs korting prijs voor verwerking prijs voor levering Voldoen aan kwaliteitseisen7 categorieën

35. Omschrijving van het voorwerp AANZET voor kwaliteitseisen Collectieprofiel Selecteren Bestellen Kastklaar maken Etiket Leveren Facturatie

36. Resultaat van de discussie met aanwezige bibliotheken

37. 1. collectieprofiel Het collectieprofiel wordt gedetailleerd beschreven in het lastenboek. Algemene aanzet Minimaal 200, maximaal 300 titels per jaar Nederlandstalig en vertalingen - Wat populair of veelgevraagd is, zowel in bibliotheek als boekhandels. - Indicatie: persaandacht, gerenommeerde auteurs, promotie door uitgevers, sequels van eerdere successen. - Focus verduidelijken met niet exhaustieve lijst NUR-codes op basis van veelgevraagd in Vlaamse bibliotheken. Meer fictie dan non fictie. Verhoudingspercentage vermelden = te overwegen Geen herdrukken, tenzij in zeer beperkte mate owv relevantie Geen pockets Geen buitengewone formaten of met gadgets

38. 2. Titels selecteren Aanbod door leverancier Aanvullend op het collectieprofiel moet de leverancier bijkomende selectiecriteria hanteren op basis van actuele verkoopcijfers bij Vlaamse boekhandels, voor zover het om schaalgrootte gaat die relevant is voor Vlaanderen. Leverancier biedt minimaal 3 weken voor verwachte publicatie online een aantrekkelijk vormgegeven overzicht van titels met zoveel mogelijk metadata. Deze lijst wordt volgens vaste periodieke bestelrondes aangeboden, minimaal per maand - maximaal per kwartaal. Hulp voor bibliotheken bij selecteren uit aanbod door leverancierMinimum vereisten voor metadata. Leverancier dient alle beschikbare metadata aan te bieden. Deze data dienen worden aangevuld tot vervolledigd hoe dichter bij publicatiedatum (uitgeversinfo, cover, korte inhoud, genre…).

39. 3. bestellen Hoeveelheid Bibliotheken zijn niet verplicht een bepaald percentage titels, noch aantal exemplaren af te nemen. Vrijheid om slechts één exemplaar van één titel te bestellen. Webshop Bestellen moet online gebeuren, rechtstreeks vanuit een aantrekkelijk vormgegeven titeloverzicht mét modaliteiten van klassieke webshop (bijv. winkelkarretje) Bevestigen van bestelling via website Bestelinformatie moet vanop de bestelwebsite via CVS geëxporteerd kunnen worden naar bibliotheeksysteem (bijvoorbeeld eigen bestelmodule) Afprint kunnen maken van bestelling

40. 4. kastklaar maken Plastificeren glanzend, sterk klevend en krasvrije folie Versterken van het boek door extra innaaiing Aanbrengen RFID-label (ISO-norm 15471) Aanbrengen rugetiket volgens aanwijzingen Bibnet Aanbrengen verwijderbaar label op voorzijde GEEN barcode Mogelijkheid om NIET te laten kastklaar maken, indien bibliotheek daarvoor kiest.

41. 5. etiket Voor fictie Biblioprint (bibliotheken hebben abonnement nodig voor rechten pictogrammen) Bovenaan genre icoon Genre benaming Eerste vier letters van de achternaam auteur, zonder omzetting. (unanieme beslissing door aanwezige bibliothecarissen na uitgebreide discussie) Voor non-fictie Label volgens Vlaamse SISO OF ZIZO classificatie Verder dient de leverancier alvorens kastklaar maken één fysiek exemplaar naar het bibliografisch centrum van Bibnet te zenden, alwaar het gecatalogiseerd wordt en de informatie voor etiket wordt bepaald.

42. 6. leveren Maximaal 7 kalenderdagen na publicatie, kastklaar. Bepaling bij wettelijke feestdagen Op adres dat aangegeven wordt door bibliotheek Uitsluitend op dinsdag, woensdag of donderdag op overeen te komen tijdstip Bij elke levering zit een leveringsnota Terugzenden van werken die bij levering beschadigd zijn

43. 7. facturatie Periodiek en wijze van factureren te bepalen met elke bibliotheek/gemeente afzonderlijk Aan adres opgegeven door bibliotheek Met vermelding van de door bibliotheek opgegeven administratieve gegevens Klantprofiel via webshop met stand van zaken van reeds besteed budget