What is the most efficient way of mastering time management and optimizing your workflow? That's the topic of my knowledge-sharing meet-up.

1. Керування часом
Knowledge sharing
meet-up
Володимир Білик • 16.10.2020

2. Навіщо потрібне
керування
часом?
● Оптимізація плину робочого
процесу
● Структурування завдань
● Постановка пріоритетів
● Зменшення стресу
● Чітке бачення прогресу

3. Чому зазвичай
не виходить
керувати часом?
● Неструктуровані завдання
● Нечіткі цілі
● Спонтанна пріоритезація
● Спалахи прокрастинації
● Зовнішні обставини

4. Мій підхід

5. Розбивайте завдання на модулі
Чому?
● Сукупність завдань в
глобальному вимірі чинить
психологічний тиск.
● Кожне завдання має кілька
етапів виконання, цим варто
користуватися.
● Спрощує аналіз роботи та її
подальшу оптимізацію.
Що дає?
● Зосередження на конкретному
завданні замість розфокусу на
надзавданні.
● Простіше працювати з великою
кількістю спонтанних завдань.
● Легше документування
результатів роботи.
● Краще структурування завдань
та графіку.

6. Як розбивати
завдання на
модулі?
● Кожен етап завдання має свою
кінцеву мету. За цим
визначається модуль.
○ SMART - specific measurable.
achievable relevant time-bound
● Досягнення кінцевої мети
уможливлюється досягненням
цілей. За цим визначаються
кроки кожного блоку модуля.

7. Задум
Перевірка валідності
теми, маркетингового
потенціалу, відповідності
цілям та ЦП.
Досліди
Огляд матеріалів, розробка
структури, підбір тез,
підбір джерел, пошук
ключів та семантики.
Чернетка
Компонування базового тексту,
розписування тез, продумування
супроводу - можна дробити на
смислові блоки.
Редакція
Внесення правок, ревізія
структури, сео-оптимізація
матеріалу, пошук відгалужень
Публікація
Верстка матеріалу,
імплементація
супроводу, публікація,
розповсюдження.
Приклад: написання статті

8. Ставте часові обмеження
Чому?
● Відчуття часу
спотворюється під час
роботи. Щось може
затягнути.
● Є ризик прокрастинації.
● Треба встигати робити
заплановане.
Що дає?
● Відчуття нагальності та
змагання мотивує
працювати над модулем
завдання та виконувати
його вчасно.
● Конструктивне
використання часу.
● Більше вільного часу.

9. ● З досвіду можна вирахувати,
скільки часу треба на
виконання завдання.
● До цього додаємо чверть
про запас.
○ Якщо вхідних даних
менше і треба
вигадувати - третина від
орієнтовного часу.
● Виходить реалістичний
термін, за який можна
помірно напружено
виконати частину завдання.
Приклад: написання статті
1. Валідація теми (~30+ хв2+г по кластеру)
2. Оцінка відповідності (~30+ хв)
3. Огляд матеріалів (3+ г~5-10 хв на матеріал)
4. Підбір тезструктури (2+ г~30 хв на тезу)
5. Добір семантики (2+ г сумарно~30хв на
блок)
6. Компонування тексту (2+г1г блок)
7. Розпис тез (3+г~30хв на тезу)
8. Продумування супроводу (~10хв на виріб +
30хв на виробництво)
9. Внесення правок (~1гв залежності від
обсягу зворотнього зв’язку)
10. Оптимізація (1+г - супровідна семантика)
11. Верстка (~30хв+10хв супровід)
12. Публікація + просування (~15хв включно з
написанням підводки)

10. За допомогою
яких інструментів
можна ефективно
слідкувати за
часом?
1. Google Calendar - для загального
плану
2. Toggl - для документованого
слідкування за часом. Я ним роблю
базові заміри.
3. Marinara Pomodoro - для потокового
вимірювання відрізків.
4. Todoist Trello - для контролю
завдань та документації прогресу
5. LinkDrop - для відкладеного читання.

11. Уникайте багатозадачності
Чому?
● Багатозадачність швидко
виснажує. Страждає
якість.
● Продуктивність падає
через те, що завдання
робляться уривками та
частково. Це каталізує
скоєння помилок.
Що дає?
● Зосередженість на одній
конкретній задачі
дозволяє довести її до
кінця (модулю).
● Є можливість чітко
планувати послідовність
завдань.

12. Фізичні перерви між завдання
Чому?
● Якщо переходити з
завдання до завдання - є
ризик вигоріти та
втомитися.
● Постійне зосередження
сприяє системному
послабленню уваги. Є ризик
зробити помилку.
Що дає?
● Зміна антуражу сприяє
продуктивності.
● Голова не так
завантажена зайвим.
Легше зосередитися на
наступному завданні.

13. ● 60хв/5хв - х4
● 60хв/10хв - х2
● 60хв/30хв - х1
Мій підхід до перерв між завданнями. Плюс обід.
● Бажано відійти від комп'ютера. Наприклад, вийти випити
води, чаю, кави, погуляти, послухати музику, зробити нотатку
в щоденник, нагенерувати ідеї по роботі.

14. Пріоритезація завдань
● 60% - заплановане (статус
апдейт+поточна переписка)
● 20% - передбачені
невизначені (термінова
вакансія, редагування
листів, дзвінок)
● 20 % - спонтанні (зовнішня
публікація, екстрена
комунікація, запити,
ситуативна переписка)
Як?
● 1-2 основних завдання (на першу та
другу половину дня. Особливо - з
чітким дедлайном.
○ Зазвичай це по два модулі.
● 2 передбачених завдання -
продивитися аналітику, зробити
звіт, інтерв’ю і так далі.
● 2 спонтанних.

15. “If it’s your job to eat a frog, it’s best
to do it first thing in the morning.
And if it’s your job to eat two frogs,
it’s best to eat the biggest one first.”
Mark Twain

16. Як боротися з
відволіканням?
1. Дотримуйтеся плану та
пріоритетів.
2. Вимкніть звукові сповіщення
на час пріоритетних завдань.
Асинхронна комунікація на те і
є.
3. Сторонні шуми =
звукоізолюючі навушники.
4. Стіл без барахла.
5. Багатозадачність йде лісом.

17. Питання є?

18. Дякую за увагу!